Cómo cobrar antes: recordatorios y gestión de cobros en Fube

Emitir la factura es la parte fácil. Lo difícil viene después: saber quién te debe, recordar a qué cliente ya escribiste y redactar el enésimo correo incómodo sin sonar ni blando ni agresivo. Cuando facturas a docenas de clientes, ese seguimiento se cae por el camino y el dinero que ya facturaste tarda semanas de más en llegar a tu cuenta. Esta guía te enseña a usar la gestión de cobros de Fube para ver de un vistazo lo pendiente y lo vencido, mandar recordatorios escalonados a tus clientes y acortar tu plazo medio de cobro sin tener que estar encima.

Antes de empezar

La gestión de cobros no está en el plan gratuito. Es un módulo de los planes de pago —Pro, Business y Elite—, así que necesitas uno de ellos para activarla; en el plan gratuito la verás bloqueada. Con eso resuelto, conviene tener lo básico a mano:

• Tus facturas emitidas con su fecha de vencimiento: es lo que Fube usa para saber cuándo una factura ha vencido.
• La ficha del cliente con un email válido, porque los recordatorios van por correo.
• Decidida tu política de cobro: cuántos días de margen das y cada cuánto insistes.

Paso 1 — Mira lo pendiente y lo vencido

Antes de automatizar nada, conviene ver el panorama. Entra en Tesorería › Gestión de cobros y verás cuatro cifras arriba: el total vencido en euros, los recordatorios pendientes —los que están programados o por enviar—, el número de facturas vencidas y los clientes en riesgo.

Cada factura lleva además un estado de pago: Pendiente de pago (emitida y aún sin cobrar), Vencida (ha pasado su fecha de vencimiento sin cobrarse), Parcialmente pagada, Pagada y algún estado más específico que verás más abajo. Filtra tu listado de facturas por estado para separar de un golpe lo que solo está pendiente de lo que ya se te ha pasado de plazo: eso último es justo lo que la gestión de cobros va a reclamar por ti.

Si cobras parte de tus facturas por domiciliación bancaria, te interesa entender cómo encaja eso; lo tienes en las páginas de domiciliaciones SEPA y métodos de cobro.

Paso 2 — Activa y configura los recordatorios

Entra en Tesorería › Gestión de cobros › Configuración. Lo primero que verás son dos interruptores separados, y entender la diferencia es la clave de todo:

• Habilitar recordatorios: controla que Fube cree los avisos para tus facturas vencidas.
• Envío automático: controla que Fube los mande solo.

Puedes combinarlos a tu gusto. Si dejas activada la creación pero desactivado el envío automático, Fube prepara cada recordatorio y lo deja en estado Programado para que lo revises y lo envíes tú uno a uno. Es la forma prudente de empezar: ves qué escribiría Fube antes de que nada salga a tus clientes.

Desde esa misma configuración ajustas las reglas del seguimiento. Estos son los valores por defecto, todos editables:

• Días de gracia: el retraso mínimo que tiene que acumular una factura antes de que Fube cree nada (3).
• Días entre recordatorios: la distancia entre un nivel y el siguiente (7).
• Máximo de recordatorios por factura: el tope de avisos por impago (4).
• Límite diario de envíos: cuántos recordatorios manda Fube al día por empresa (50).
• Nivel inicial: hoy no tiene ningún efecto — sigue leyendo.

El límite diario importa más de lo que parece. Cuando el envío automático alcanza el tope de ese día, los recordatorios que quedan no se pierden pero tampoco salen: se quedan Programados hasta la tanda siguiente. Si arrastras 80 facturas vencidas y ves 30 avisos que no se han mandado, casi siempre es esto y no un fallo.

Y «Nivel inicial» es un campo muerto. Se guarda y se puede editar, pero el cálculo de la escalada no lo consulta: sea cual sea el valor, la secuencia arranca siempre por el recordatorio amistoso. Lo que sí desplaza el arranque son los días de gracia, los días entre recordatorios y el campo Días tras vencimiento de cada plantilla.

En el mismo sitio configuras cómo se ve el correo: el nombre del remitente que verá tu cliente, un email de respuesta al que lleguen sus contestaciones —el correo sale siempre desde una dirección de Fube por seguridad y entregabilidad, así que ese email se usa como responder a— y si quieres recibir una copia oculta de cada aviso, que viene activada de serie.

Paso 3 — Entiende la escalada de tonos

Fube no manda siempre el mismo correo: sube el tono solo si hace falta. Hay cinco niveles ordenados de menos a más firme: Recordatorio amistoso → Recordatorio formal → Recordatorio urgente → Último aviso → Aviso pre-legal. Mientras el cliente no pague, Fube va pasando al siguiente respetando los días que configuraste. Cada correo incluye el número de factura, el importe pendiente y la fecha de vencimiento.

La aritmética es sencilla y conviene conocerla, porque explica por qué a veces los avisos no salen cuando esperabas: cada nivel tiene un umbral igual a su posición multiplicada por los días entre recordatorios. Con los valores por defecto:

Los días de gracia son un suelo, no la fecha del primer aviso. Con la configuración por defecto el primer recordatorio cae el día 7 porque el umbral del nivel amistoso es 7, no porque la gracia sean 3: subir la gracia de 3 a 5 no cambia nada. Solo empieza a morder cuando la pones por encima del primer umbral.

Y como los umbrales son múltiplos, bajar los días entre recordatorios comprime la secuencia entera, no solo el hueco entre dos avisos: con 5 días, la escalada pasa a ser 5, 10, 15 y 20.

El quinto nivel, el Aviso pre-legal, queda fuera con el máximo por defecto de 4: solo entra en juego si subes ese tope. Y aun subiéndolo tiene una salvaguarda: requiere tu aprobación manual, de serie. Fube lo prepara, pero no lo envía sin tu visto bueno, para que ninguna comunicación delicada salga a tus espaldas. Puedes cambiarlo, pero la idea es que las palabras mayores las decidas tú.

Si quieres que los avisos suenen a tu voz, crea plantillas por nivel desde Tesorería › Gestión de cobros › Plantillas. Cada plantilla tiene además un campo Días tras vencimiento que sustituye al umbral calculado de su nivel, que es la forma de adelantar o retrasar un tramo suelto sin tocar la configuración general. Lo tienes entero en cómo escribir tus emails de reclamación.

Paso 4 — Haz el seguimiento

Con todo configurado, el seguimiento deja de ser una tarea pendiente. Una vez al día Fube revisa qué facturas han pasado de su vencimiento sin cobrarse y va creando el recordatorio que toca; los que estén listos se procesan cada hora. Tú lo gestionas todo desde Tesorería › Gestión de cobros › Recordatorios: ves los que están Programados, los Enviados, si alguno Falló y los que quedaron en Pagado porque la factura se cobró.

Antes de mandar cualquier aviso puedes previsualizarlo tal y como lo recibirá el cliente o enviarte una prueba a ti mismo. Hazlo la primera vez, siempre.

Un recordatorio que se queda en Programado teniendo el envío automático activado no es un error. Hay dos motivos legítimos, y merece la pena reconocerlos antes de ponerse a buscar el fallo:

Cuando el cliente paga, no tienes que ir cancelando avisos a mano: al registrar un cobro que salda la factura entera, todos sus recordatorios pendientes y programados pasan a Pagado. Dos precisiones que evitan sustos: un cobro parcial no cambia nada —los recordatorios siguen su curso, así que si has pactado un pago fraccionado, cancélalos tú— y los ya enviados se quedan como están, porque reflejan que el correo salió y eso siguió siendo cierto.

Cada email lleva además un enlace de baja. Si el cliente lo pulsa, sus recordatorios quedan desactivados en su ficha y deja de recibirlos; puedes reactivarlos tú desde ahí.

Paso 5 — Ajusta cliente a cliente

No todos los clientes merecen el mismo trato, y la ficha de cada uno es donde se afina. Ahí tienes cinco ajustes propios: activar o desactivar sus recordatorios, activar o no su envío automático, darle más días de gracia que al resto (hasta 90), fijar un email de destino distinto y escribir unas notas.

Cuidado con las notas: son para ti, no para tu cliente. El campo se llama «Notas para recordatorios» y el texto de ayuda del formulario promete que se incluirán en los avisos, pero no llegan a ningún correo: el recordatorio se compone con el número de factura, el importe pendiente, el vencimiento, los días de retraso y los intereses, y la nota no está entre esos datos. Si pactas un aplazamiento con alguien y lo apuntas ahí, la reclamación estándar le sale igual el día que toque y nada te avisa. Para que eso no pase, desactívale los recordatorios o súbele los días de gracia: esas dos sí mandan.

Lo que dejas vacío lo hereda de la empresa, y lo que rellenas manda sobre ella: un cliente con los recordatorios desactivados no recibe nada aunque estén activados a nivel general, y al revés.

La misma ficha te da lo que necesitas para decidir a quién reclamar antes. Arriba hay una franja con ocho cifras del cliente —total facturado, pendiente de cobro, total vencido, lo facturado el año actual y el anterior, los días medios de pago, el número de facturas y el último cobro con su fecha—. Las dos que de verdad mandan aquí son total vencido y días medios de pago: la primera te dice cuánto está en juego y la segunda si ese cliente es lento de siempre o se ha torcido ahora. Tienes el detalle en la página de ficha del cliente.

Paso 6 — El registro de deudores

Cuando los impagos dejan de ser un caso suelto, la pantalla que quieres es Tesorería › Gestión de cobros › Deudores. No hay que crear nada: una vez al día Fube repasa las facturas emitidas vencidas y sin cobrar, las agrupa por cliente y actualiza el registro de cada uno con su deuda total, cuántas facturas debe, su media y su máximo de días de retraso, cuántos recordatorios le has mandado y las fechas del primer impago, del último y del último pago recibido.

Lo más útil es el nivel de riesgo, que Fube calcula solo con tres criterios. Basta con cumplir uno para subir de nivel:

Por debajo del primer umbral, el nivel es Bajo.

Tres cosas que conviene saber de esta pantalla:

• Enviar un recordatorio no cambia el nivel. Sube el contador de recordatorios, que no es ninguno de los tres criterios.
• Cuando el cliente salda su deuda, el nivel baja a Bajo pero la media de retraso no se pone a cero: conserva el último valor calculado. Puedes ver a un cliente sin deuda con una media alta; es histórico, no un aviso.
• Las notas internas no se pueden escribir desde la aplicación. El campo existe y la ficha lo enseña si tiene contenido, pero hoy no hay formulario para rellenarlo. Si necesitas dejar constancia de un acuerdo de pago, usa las notas del propio cliente, sin olvidar que tampoco ésas viajan al correo: son un recordatorio para ti.

Los intereses de demora, y el número que se reclama

Si activas el cálculo de intereses en la configuración, Fube los añade al recordatorio, proporcionales a los días de retraso. Y aquí hay un detalle que vale dinero.

El tipo por defecto ya no es un número inventado. El interés de demora en operaciones comerciales lo fija el artículo 7 de la Ley 3/2004 —el tipo de la última operación principal de financiación del BCE del semestre anterior, más ocho puntos— y lo publica cada semestre en el BOE la Secretaría General del Tesoro. Una configuración nueva en Fube nace con el tramo vigente: para el segundo semestre de 2026, el 10,40 %. No hace falta que lo actualices a mano cada seis meses.

Y si no fijas un tipo pactado, el cálculo va más fino todavía: reparte el periodo de retraso por semestres y aplica a cada tramo el tipo que publicó el Tesoro para ese semestre. Una deuda de más de seis meses cruza al menos un cambio de tipo, y son justo las que acaban en reclamación.

Lo que sí es tuyo es decidir si reclamas. Si tu contrato pacta otro tipo, escríbelo en la configuración y se aplicará ése a todo el periodo. Y confirma con tu asesoría antes de reclamar intereses a un cliente con el que quieras seguir trabajando.

Casos límite y errores comunes

Algunas situaciones que conviene tener claras de antemano:

• Un adeudo SEPA te vuelve devuelto: existe un estado propio, Devuelta, distinto de «Pendiente», para que distingas un impago normal de un cobro que sí se intentó y rebotó. Pero no se pone solo: Fube no recibe de tu banco los ficheros de devoluciones, así que si un recibo te vuelve, lo sabrás por el banco y serás tú quien refleje el estado. No esperes un aviso.
• No quiero que nada salga solo: deja activada la creación de recordatorios y desactivado el envío automático. Tendrás todos los avisos Programados y serás tú quien pulse enviar en cada uno.
• Un cliente paga a medias: la factura queda en Parcialmente pagada y los recordatorios siguen su curso con el importe que sigue pendiente. Si has pactado el fraccionamiento, cancélalos tú o desactiva los recordatorios de ese cliente.
• Un email rebota: el recordatorio queda en Fallido. Corrige la dirección en la ficha del cliente y vuelve a enviarlo.
• Te faltan avisos y no sabes por qué: repasa el máximo por factura (por defecto 4) y el límite diario (50). Son los dos topes que cortan en silencio.

Preguntas frecuentes

¿Está la gestión de cobros en el plan gratuito? No. Es un módulo de los planes Pro, Business y Elite. En el plan gratuito puedes facturar y ver el estado de pago de tus facturas, pero los recordatorios automáticos y la escalada requieren un plan de pago. Lo ves plan a plan en precios.

¿Los recordatorios se envían solos sin que yo me entere? Solo si tú lo decides. Hay dos interruptores: uno crea los recordatorios y otro los envía. Si dejas el envío automático desactivado, los avisos quedan en estado Programado para que los revises y mandes uno a uno.

¿Y el aviso pre-legal? No quiero mandarlo por error. Por defecto exige tu aprobación manual: Fube lo crea pero no lo manda sin tu visto bueno. Además, con el máximo de recordatorios por defecto ni siquiera llega a crearse.

¿Qué pasa cuando el cliente por fin paga? Al registrar un cobro que salda la factura entera, sus recordatorios pendientes y programados pasan a Pagado. Un cobro parcial no los toca.

¿Se envían recordatorios los fines de semana? Sí, el proceso corre todos los días. Si no quieres, desactiva el envío automático y manda tú.

¿Puedo pausar los recordatorios de un cliente concreto? Sí, desde su ficha, con un interruptor. Se reanudan cuando lo vuelvas a activar.

Empieza a cobrar antes

El dinero que ya facturaste no es tuyo hasta que está en tu cuenta. Configurar la gestión de cobros una vez te ahorra perseguir cada impago y acorta el tiempo que tardas en cobrar, sin convertirte en el malo de la película. Si aún no tienes cuenta, créala gratis y, cuando lo necesites, activa la gestión de cobros en un plan Pro, Business o Elite. Tienes el detalle en la página de gestión de cobros.