Cómo cobrar antes: recordatorios y gestión de cobros en Fube

Emitir la factura es la parte fácil. Lo difícil viene después: saber quién te debe, recordar a qué cliente ya escribiste y redactar el enésimo correo incómodo sin sonar ni blando ni agresivo. Cuando facturas a docenas de clientes, ese seguimiento se cae por el camino y el dinero que ya facturaste tarda semanas de más en llegar a tu cuenta. Esta guía te enseña a usar la gestión de cobros de Fube para ver de un vistazo lo pendiente y lo vencido, mandar recordatorios escalonados a tus clientes y acortar tu plazo medio de cobro sin tener que estar encima.

Antes de empezar

La gestión de cobros no está en el plan gratuito. Es un módulo de los planes de pago —Pro, Business y Elite—, así que necesitas uno de ellos para activarla; en el plan gratuito la verás bloqueada. Con eso resuelto, conviene tener lo básico a mano:

• Tus facturas emitidas con su fecha de vencimiento: es lo que Fube usa para saber cuándo una factura ha vencido.
• La ficha del cliente con un email válido, porque los recordatorios van por correo.
• Decidida tu política de cobro: cuántos días de margen das y cada cuánto insistes.

Paso 1 — Mira lo pendiente y lo vencido

Antes de automatizar nada, conviene ver el panorama. Cada factura lleva un estado de pago: Pendiente de pago (emitida y aún sin cobrar), Vencida (ha pasado su fecha de vencimiento sin cobrarse), Parcialmente pagada, Pagada y algún estado más específico que verás más abajo. Filtra tu listado de facturas por estado para separar de un golpe lo que solo está pendiente de lo que ya se te ha pasado de plazo: eso último es justo lo que la gestión de cobros va a reclamar por ti.

Si cobras parte de tus facturas por domiciliación bancaria, te interesa entender cómo encaja eso; lo tienes en las páginas de domiciliaciones SEPA y métodos de cobro.

Paso 2 — Activa y configura los recordatorios

Entra en Tesorería › Gestión de cobros y abre la configuración de recordatorios. Lo primero que verás son dos interruptores separados, y entender la diferencia es la clave de todo:

• Habilitar recordatorios: controla que Fube cree los avisos para tus facturas vencidas.
• Envío automático: controla que Fube los mande solo.

Puedes combinarlos a tu gusto. Si dejas activada la creación pero desactivado el envío automático, Fube prepara cada recordatorio y lo deja en estado Programado para que lo revises y lo envíes tú uno a uno. Es la forma prudente de empezar: ves qué escribiría Fube antes de que nada salga a tus clientes.

Desde esa misma configuración ajustas las reglas del seguimiento. Estos son los valores por defecto, todos editables:

• Días de gracia: cuánto esperas tras el vencimiento antes del primer aviso (3).
• Días entre recordatorios: el descanso entre un aviso y el siguiente (7).
• Máximo de recordatorios por factura: el tope de avisos por impago (4).
• Nivel inicial: con qué tono arranca la primera comunicación (Amistoso).

Paso 3 — Entiende la escalada de tonos

Fube no manda siempre el mismo correo: sube el tono solo si hace falta. Hay cinco niveles ordenados de menos a más firme: Amistoso → Formal → Urgente → Último aviso → Pre-legal. Mientras el cliente no pague y siga sin responder, Fube va pasando al siguiente nivel respetando los días que configuraste entre recordatorios. Cada correo incluye el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento.

El último nivel, el Pre-legal, tiene una salvaguarda: por defecto requiere tu aprobación manual. Fube lo prepara, pero no lo envía sin tu visto bueno explícito, para que ninguna comunicación delicada salga a tus espaldas. Puedes cambiar ese comportamiento, pero la idea es que las palabras mayores las decidas tú.

Si quieres que los avisos suenen a tu voz, crea plantillas por nivel desde Tesorería › Gestión de cobros › Plantillas. Si no creas ninguna, Fube usa textos por defecto redactados para la mayoría de situaciones.

Paso 4 — Haz el seguimiento y el escalado

Con todo configurado, el seguimiento deja de ser una tarea pendiente. Fube revisa periódicamente qué facturas han pasado de su vencimiento sin cobrarse y, respetando tus días de gracia, va creando el recordatorio que toca. Tú lo gestionas todo desde la lista de recordatorios: ves los que están Programados, los Enviados, si alguno Falló y los que quedaron en Pagado porque la factura se cobró.

Antes de mandar cualquier aviso puedes previsualizarlo tal y como lo recibirá el cliente o enviarte una prueba a ti mismo. Y cuando el cliente paga, no tienes que ir cancelando avisos a mano: al registrar el cobro de la factura, todos sus recordatorios pendientes pasan a Pagado automáticamente.

No todos los clientes merecen el mismo trato, así que desde la ficha de cada cliente puedes afinarlo: desactivar sus recordatorios por completo, darle más días de gracia que al resto o fijar un email de destino distinto. Es lo que necesitas cuando negocias un aplazamiento con alguien. Tienes el detalle en la página de clientes.

Casos límite y errores comunes

Algunas situaciones que conviene tener claras de antemano:

• Un adeudo SEPA te vuelve devuelto: si domicilias el cobro y el banco devuelve el recibo, la factura no vuelve a quedar simplemente "Pendiente": pasa al estado Devuelta. Es un estado propio para que distingas de un vistazo un impago normal de un cobro que sí se intentó y rebotó —y que normalmente conviene tratar con más urgencia—.
• Intereses de demora: si activas la opción, Fube añade al recordatorio los intereses de demora proporcionales a los días de retraso, sobre una tasa anual configurable (8 % por defecto). El tipo legal en operaciones comerciales lo publica el Banco de España cada semestre conforme a la Ley 3/2004; trata el 8 % solo como valor de partida que tú ajustas y confírmalo con tu asesoría.
• No quiero que nada salga solo: deja activada la creación de recordatorios y desactivado el envío automático. Tendrás todos los avisos Programados y serás tú quien pulse enviar en cada uno.
• Un cliente paga a medias: la factura queda en Parcialmente pagada y el recordatorio refleja el importe que sigue pendiente al crearse.

Preguntas frecuentes

¿Está la gestión de cobros en el plan gratuito? No. Es un módulo de los planes Pro, Business y Elite. En el plan gratuito puedes facturar y ver el estado de pago de tus facturas, pero los recordatorios automáticos y la escalada requieren un plan de pago.

¿Los recordatorios se envían solos sin que yo me entere? Solo si tú lo decides. Hay dos interruptores: uno crea los recordatorios y otro los envía. Si dejas el envío automático desactivado, los avisos quedan en estado Programado para que los revises y mandes uno a uno.

¿Y el aviso pre-legal? No quiero mandarlo por error. Por defecto, el nivel Pre-legal exige tu aprobación manual: Fube lo crea pero no lo manda sin tu visto bueno. Es una salvaguarda pensada para que ninguna comunicación delicada salga sin que la hayas leído.

¿Qué pasa cuando el cliente por fin paga? Al registrar el cobro de la factura, todos sus recordatorios pendientes pasan al estado Pagado automáticamente. No tienes que ir cancelándolos uno a uno.

¿Qué pasa si un adeudo SEPA me lo devuelven? La factura pasa al estado Devuelta, distinto de "Pendiente". Así sabes que el cobro se intentó y rebotó, y puedes tratarlo con la prioridad que merece —incluido mandar el recordatorio que corresponda—.

Empieza a cobrar antes

El dinero que ya facturaste no es tuyo hasta que está en tu cuenta. Configurar la gestión de cobros una vez te ahorra perseguir cada impago y acorta el tiempo que tardas en cobrar, sin convertirte en el malo de la película. Si aún no tienes cuenta, créala gratis y, cuando lo necesites, activa la gestión de cobros en un plan Pro, Business o Elite. Tienes el detalle en la página de gestión de cobros.