Cuándo usar una factura simplificada (y el límite de 400 €)

Cuándo usar una factura simplificada (y el límite de 400 €)

Llega un cobro pequeño a un particular —una sesión suelta, una consulta puntual, un extra de poco importe— y pedir NIF y dirección para una operación de pocos euros frena la venta. Para eso existe la factura simplificada: la versión breve de la factura, con menos datos del cliente y la misma validez fiscal. Esta guía es para autónomos y comercios que quieren saber cuándo procede, qué significa el límite de 400 € y cómo emitirla en Fube paso a paso.

Antes de empezar te conviene tener configurada una serie para tus simplificadas (Fube trae una serie propia, separada de las facturas ordinarias) y, si vas a cobrar con varios métodos, tus métodos de pago habituales. No necesitas dar de alta al cliente: en una simplificada sus datos son opcionales.

Qué es una factura simplificada y cuándo procede

La factura simplificada es un documento con plena validez fiscal que sustituyó al antiguo ticket. Tiene menos requisitos formales que la factura completa: puede no llevar todos los datos del destinatario. A cambio, el reglamento de facturación limita su uso a operaciones por debajo de cierto importe.

El umbral general es de 400 € (IVA incluido). Existe además un límite ampliado de hasta 3.000 € en sectores concretos autorizados por el RD 1619/2012 (por ejemplo, determinadas ventas al por menor, hostelería, transporte de personas o aparcamiento, entre otros). No es una lista que tú definas: la fija el reglamento. Si tienes dudas sobre si tu actividad encaja en alguno de esos supuestos, conviene confirmarlo con tu asesoría antes de emitirla.

Hay operaciones para las que no procede una simplificada y toca emitir una factura ordinaria:

• Cuando el cliente pide expresamente factura completa.
• Ventas intracomunitarias y exportaciones.
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo.

Pasos para emitir una factura simplificada en Fube

1. Abre una simplificada nueva en su serie

Desde el listado de Ventas, crea un documento del tipo factura simplificada. Fube lo abre en su serie FS propia, con numeración correlativa separada de las facturas ordinarias. El panel muestra el número provisional mientras está en borrador; el número definitivo se asigna al emitir. Si necesitas otra serie o cambiar la numeración, puedes hacerlo desde la configuración de series; tienes el detalle en la guía de crear una serie de facturación.

2. Indica la fecha de operación y, si quieres, el cliente

La fecha de operación es la fecha en que se realiza la venta o el servicio; si no la especificas, Fube usa la fecha de hoy. El cliente es opcional: en la mayoría de las simplificadas no hace falta seleccionarlo. Solo conviene indicarlo cuando el destinatario va a necesitar la factura para deducir el IVA (ver más abajo). Para los cobros sueltos a particulares, lo normal es dejarlo en blanco.

3. Añade las líneas y revisa el importe

Describe lo que cobras y añade los conceptos con cantidad, precio y su tipo de impuesto. Fube calcula el subtotal y los impuestos en cada línea. Si trabajas con IVA, IGIC o IPSI, los tipos disponibles son los reales de cada territorio; puedes repasar cómo se aplican en la guía de impuestos en tus facturas.

Si el subtotal supera los 400 €, Fube muestra un aviso informativo recordándote que las simplificadas tienen límites de importe y que verifiques si el documento se ajusta a los requisitos de tu actividad o sector. Es un aviso: no bloquea la emisión, porque en algunos sectores el límite llega hasta 3.000 €. La decisión de emitirla o pasar a factura ordinaria es tuya.

4. Guarda como borrador o emite

Mientras está en borrador, el documento sigue editable. Al emitir, Fube asigna el número definitivo y deja el documento cerrado. A partir de ahí no se modifica ni se borra: una factura emitida se corrige siempre con una rectificativa.

5. Comparte el PDF

Una vez emitida, descarga el PDF o envíalo. La factura simplificada también pasa por Verifactu: en Fube cada factura se envía a la AEAT de serie, con su huella encadenada, y el PDF incluye el código QR de verificación. No es algo que actives o desactives a voluntad: forma parte de cómo Fube emite. Tienes el contexto completo en la guía para empezar con Verifactu y en la página de facturas simplificadas.

Casos límite y errores a evitar

• Tu cliente quiere deducir el IVA. Para que una simplificada sirva al destinatario para deducir, debe incluir su NIF y los datos que el reglamento exige. Si sabes que el cliente lo va a necesitar, pídele el NIF e indícalo al emitir; si no, valora emitir directamente una factura ordinaria.
• El cliente pide factura completa después. Una simplificada ya emitida no se "convierte". Se emite una nueva factura ordinaria con sus datos y se anula la simplificada mediante una rectificativa. No es una conversión de un clic: con Verifactu, lo emitido no se altera.
• El importe ronda el límite. Si superas los 400 € y no estás seguro de pertenecer a un sector con el límite ampliado a 3.000 €, lo prudente es emitir una factura ordinaria o consultarlo con tu asesoría. Fube no te impide emitir, pero el umbral lo marca el reglamento, no la herramienta.
• Cobros pequeños que se repiten. Si tienes abonos o cuotas de poco importe a particulares, puedes apoyarte en las facturas recurrentes para no crearlas a mano cada vez.

Preguntas frecuentes

¿El límite es siempre 400 €? El umbral general es de 400 € (IVA incluido), pero el reglamento admite hasta 3.000 € en sectores concretos autorizados. No es un único límite absoluto: depende de tu actividad. Confírmalo con tu asesoría si tienes dudas.

¿Una factura simplificada tiene la misma validez que una completa? Sí, tiene plena validez fiscal. La diferencia es que exige menos datos formales del destinatario y está limitada por importe.

¿La simplificada también lleva QR de Verifactu? Sí. En Fube cada factura, también la simplificada, se envía a la AEAT y el PDF incluye su código QR de verificación.

¿Puedo usar una simplificada para una venta intracomunitaria o una exportación? No. Esas operaciones requieren factura ordinaria, igual que cuando el cliente pide expresamente factura completa o hay inversión del sujeto pasivo.

Empieza a emitir

Si llevas tus cobros pequeños con tickets sueltos o documentos a mano, pasarte a la factura simplificada te deja todo numerado, ordenado y listo para Verifactu desde el primer día. Puedes crear una cuenta gratis y emitir la primera en minutos, o ver antes los planes y precios.

Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.