Cuándo usar una factura simplificada (y el límite de 400 €)

Cuándo usar una factura simplificada (y el límite de 400 €)

Llega un cobro pequeño a un particular —una sesión suelta, una consulta puntual, un extra de poco importe— y pedir NIF y dirección para una operación de pocos euros frena la venta. Para eso existe la factura simplificada: la versión breve de la factura, con menos datos del cliente y la misma validez fiscal. Esta guía es para autónomos y comercios que quieren saber cuándo procede, qué significa el límite de 400 € y cómo emitirla en Fube paso a paso.

Antes de empezar te conviene tener configurada una serie para tus simplificadas (Fube trae una serie propia, separada de las facturas ordinarias) y, si vas a cobrar con varios métodos, tus métodos de pago habituales. No necesitas dar de alta al cliente: en una simplificada sus datos son opcionales.

Qué es una factura simplificada y cuándo procede

La factura simplificada es un documento con plena validez fiscal que sustituyó al antiguo ticket. Tiene menos requisitos formales que la factura completa: puede no llevar todos los datos del destinatario. A cambio, el reglamento de facturación limita su uso a operaciones por debajo de cierto importe.

El umbral general es de 400 € (IVA incluido), según el artículo 4.1 del RD 1619/2012. Existe además un límite ampliado de hasta 3.000 € (IVA incluido) para los sectores que enumera el artículo 4.2 del mismo reglamento:

• Ventas al por menor.
• Hostelería y restauración.
• Transporte de viajeros.
• Peluquerías y centros de belleza.
• Aparcamientos y estacionamientos.
• Instalaciones deportivas.
• Revelado fotográfico.
• Lavado de vehículos.
• Autopistas de peaje.

No es una lista que tú definas ni que Fube interprete: la fija el reglamento, y encajar en ella depende de tu actividad real. Si tienes dudas, confírmalo con tu asesoría antes de emitir.

Hay operaciones para las que no procede una simplificada y toca emitir una factura ordinaria:

• Cuando el cliente pide expresamente factura completa.
• Ventas intracomunitarias y exportaciones.
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo.

Pasos para emitir una factura simplificada en Fube

1. Abre una simplificada nueva en su serie

Entra en Ventas › Facturas simplificadas y crea una nueva. Fube la abre en su serie propia —típicamente con prefijo FS—, con numeración correlativa separada de la de tus facturas ordinarias. El panel muestra el número provisional mientras está en borrador; el número definitivo se asigna al emitir.

El listado tiene tres pestañas: Emitidas, Anuladas y Borradores. Si guardas sin emitir y luego no encuentras el documento, está en la tercera.

Si necesitas otra serie o cambiar el formato de la numeración, la entrada Series cuelga del mismo grupo del menú, dentro de Ventas › Facturas simplificadas —no de Configuración—. El paso a paso está en la guía de crear una serie de facturación.

2. Indica la fecha de operación y, si quieres, el cliente

La fecha de operación es la fecha en que se realiza la venta o el servicio; si no la especificas, Fube usa la fecha de hoy. El cliente es opcional: en la mayoría de las simplificadas no hace falta seleccionarlo. Solo conviene indicarlo cuando el destinatario va a necesitar la factura para deducir el IVA (ver más abajo). Para los cobros sueltos a particulares, lo normal es dejarlo en blanco.

3. Añade las líneas y revisa el importe

Describe lo que cobras y añade los conceptos con cantidad, precio y su tipo de impuesto. Fube calcula el subtotal y los impuestos en cada línea. Si trabajas con IVA, IGIC o IPSI, los tipos disponibles son los reales de cada territorio; puedes repasar cómo se aplican en la guía de impuestos en tus facturas.

Si el importe total —con el IVA incluido— supera los 400 €, Fube muestra un aviso informativo recordándote que las simplificadas tienen límites de importe y que verifiques si el documento se ajusta a los requisitos de tu actividad o sector. Es un aviso: no bloquea la emisión, porque en algunos sectores el límite llega hasta 3.000 €. La decisión de emitirla o pasar a factura ordinaria es tuya.

Fíjate en que la comparación es sobre el total, no sobre la base, igual que en el reglamento. Es la confusión más fácil de tener, porque el importe que tecleas al añadir los conceptos es la base:

O sea que con el 21 % te sales del umbral a partir de unos 330 € de base. Si sueles moverte cerca de esa cifra, mira el total antes de emitir.

Y una comodidad que conviene conocer: con la simplificada ya guardada, ese mismo aviso trae un botón Emitir como factura ordinaria, que crea en ese momento una factura completa en borrador con los datos de la simplificada y te abre su edición. Si al llegar al total decides que este cobro pide factura entera, no tienes que rehacerla desde cero. Toma lo que la simplificada tenga guardado, así que guarda antes los últimos cambios. Y la simplificada no desaparece: si vas a emitir la ordinaria, no la emitas también.

Un matiz importante sobre el aviso: Fube no conoce tu sector. El umbral que vigila es siempre 400 €, para todo el mundo. Si tú estás en uno de los sectores del artículo 4.2, el aviso te saltará igualmente y podrás ignorarlo con conocimiento de causa; y si no lo estás, que Fube te deje emitir no significa que proceda.

4. Elige el formato: ticket o factura

Es el campo que más gente pasa por alto y el que decide qué recibe el cliente. En el bloque de información adicional hay un selector Formato con dos valores:

Viene puesto en Ticket, que es lo que quieres en un mostrador y lo que no quieres si el documento va por email a un cliente que lo va a archivar. Cámbialo antes de emitir: es una propiedad del documento y define su maquetación.

5. Guarda como borrador o emite

Mientras está en borrador, el documento sigue editable. Al emitir, Fube asigna el número definitivo y deja el documento cerrado. A partir de ahí no se modifica ni se borra: una factura emitida se corrige siempre con una rectificativa.

6. Comparte el PDF

Una vez emitida, descarga el PDF o envíalo. La factura simplificada también pasa por Verifactu: en Fube cada factura se envía a la AEAT de serie, con su huella encadenada, y el PDF incluye el código QR de verificación. No es algo que actives o desactives factura a factura: una vez completada la activación inicial de Verifactu —un paso previo de una sola vez, sin el cual no se puede emitir—, forma parte de cómo Fube emite. Tienes el contexto completo en la guía para empezar con Verifactu y en la página de facturas simplificadas.

Casos límite y errores a evitar

• Tu cliente quiere deducir el IVA. Para que una simplificada sirva al destinatario para deducir, debe incluir su NIF y los datos que el reglamento exige. Si sabes que el cliente lo va a necesitar, pídele el NIF e indícalo al emitir; si no, valora emitir directamente una factura ordinaria.
• El cliente pide factura completa después. Sí hay un atajo, y es de un clic: en el menú de una simplificada ya emitida tienes Convertir a… → Convertir a factura, que crea al momento una factura ordinaria en borrador con el cliente, las líneas y los importes, y te abre su edición. Ahora bien, convertir no anula la simplificada: crea un documento nuevo y el original sigue emitido. Si dejas los dos vivos, la misma operación queda facturada dos veces. Lo correcto es completar la factura ordinaria con los datos fiscales del cliente, emitirla, y después anular la simplificada —con Anular factura o con una rectificativa, según lo que te pida tu asesoría—.
• El importe ronda el límite. Si el total con IVA supera los 400 € y no estás seguro de pertenecer a un sector con el límite ampliado a 3.000 €, lo prudente es emitir una factura ordinaria o consultarlo con tu asesoría. Fube no te impide emitir, pero el umbral lo marca el reglamento, no la herramienta.
• Cobros pequeños que se repiten. Si tienes abonos o cuotas de poco importe a particulares, puedes apoyarte en las facturas recurrentes para no crearlas a mano cada vez.

Preguntas frecuentes

¿El límite es siempre 400 €? El umbral general es de 400 € (IVA incluido), pero el reglamento admite hasta 3.000 € en sectores concretos autorizados. No es un único límite absoluto: depende de tu actividad. Confírmalo con tu asesoría si tienes dudas.

¿Una factura simplificada tiene la misma validez que una completa? Sí, tiene plena validez fiscal. La diferencia es que exige menos datos formales del destinatario y está limitada por importe.

¿La simplificada también lleva QR de Verifactu? Sí. En Fube cada factura, también la simplificada, se envía a la AEAT y el PDF incluye su código QR de verificación.

¿Puedo convertir una simplificada emitida en factura ordinaria? Sí, desde su menú: Convertir a… → Convertir a factura, que crea la factura ordinaria en borrador y te abre su edición. Pero la conversión no anula la simplificada: tendrás que anularla aparte para no duplicar la operación.

¿Por qué mi factura simplificada sale en formato ticket estrecho? Porque el campo Formato viene en Ticket por defecto, y ese formato son 80 mm sin cabecera ni pie. Cámbialo a Factura en el propio documento si quieres el PDF en hoja completa.

¿Puedo usar una simplificada para una venta intracomunitaria o una exportación? No. Esas operaciones requieren factura ordinaria, igual que cuando el cliente pide expresamente factura completa o hay inversión del sujeto pasivo.

Empieza a emitir

Si llevas tus cobros pequeños con tickets sueltos o documentos a mano, pasarte a la factura simplificada te deja todo numerado, ordenado y listo para Verifactu desde el primer día. Puedes crear una cuenta gratis y emitir la primera en minutos, o ver antes los planes y precios.