Cómo archivar los documentos de tus empleados en Fube

Cómo archivar los documentos de tus empleados en Fube

El contrato está en el correo de la gestoría, el modelo 145 en una carpeta compartida, el certificado de retenciones en el escritorio de alguien y la nómina de marzo no aparece. Cuando llega una inspección, o simplemente cuando alguien pide su copia, esa dispersión se paga en horas.

El expediente documental de Fube es el sitio donde deja de estar disperso: cada documento cuelga de una persona y de una categoría, y quien tiene derecho a verlo lo tiene siempre a mano. Esta guía te lleva de montar las categorías a archivar el parte de jornada mensual, que es la pieza que casi nadie sabe que está ahí.

Antes de empezar

Es una zona administrativa: los documentos del equipo los gestiona quien tiene permiso sobre el área de personal. Cada trabajador ve los suyos y sólo los suyos, y no puede subir ni borrar nada.

Ten presente también que los ficheros ocupan espacio del almacenamiento de tu plan. Si vas a subir el histórico de contratos de veinte personas, mira el margen que tienes en precios antes de empezar.

Paso 1 — Monta primero las categorías

Es tentador subir el primer contrato y pensar en la organización después. No lo hagas: la categoría es obligatoria en cada documento, así que si no las creas antes acabarás metiéndolo todo en la primera que se te ocurra.

Ve a Equipo > Documentación > Categorías documentales y crea las que necesites. Cada una tiene nombre, descripción, un color con el que se distingue en los listados, un orden y un interruptor de activa.

Con cuatro o cinco vas sobrado: Contratos, Nóminas, Certificados, Prevención de riesgos, Formación. Más granularidad de la cuenta se convierte en un menú por el que nadie navega.

Paso 2 — Sube el documento y asígnalo a su persona

Ve a Equipo > Documentación > Documentos de empleados y pulsa Subir documento.

Además del fichero, hay dos datos que deciden dónde acaba —el empleado y la categoría— y una fecha de asignación, que es obligatoria y es la que ordena el expediente: es la fecha de referencia del documento, no la del día que lo subes. Un contrato firmado en enero que subes en septiembre lleva la fecha de enero.

El título es lo que verá la persona en su lista, así que escríbelo pensando en ella: Contrato indefinido 2026 se entiende; escaneo_004.pdf no.

Hay también una fecha de vencimiento opcional. Conviene saber qué es y qué no: se guarda en el documento, pero no aparece como columna del listado ni dispara ningún aviso. Sirve para dejar constancia de hasta cuándo vale un certificado, no como recordatorio de renovación.

Paso 3 — Archiva el parte de jornada del mes

Esta es la parte que no es un archivo muerto, y la que resuelve una obligación legal.

Cada mes, el registro de jornada de cada trabajador se puede congelar en PDF y guardar como un documento suyo. No es lo mismo que descargar el parte: la descarga es una copia que se genera al vuelo, y esto deja constancia archivada del mes, que es lo que exige el deber de conservación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Para hacerlo:

1. Ve a Equipo > Empleados > Empleados y abre la ficha de la persona.
2. Entra en su pestaña Estadísticas.
3. Pulsa Archivar parte de jornada.

Fube congela el PDF del mes que estés viendo y lo guarda entre los documentos de esa persona, bajo una categoría llamada Registro de jornada que se crea sola la primera vez que archivas algo. No tienes que prepararla.

Dos cosas que quitan miedo a pulsar el botón:

• Es idempotente. Archivar el mismo mes dos veces no crea dos documentos: si ya está archivado, se queda el que hay.
• Nunca pisa lo que has subido tú. El archivado sólo toca los documentos que ha generado él mismo; los que subes a mano son intocables para el sistema.

Paso 4 — Comprueba que la persona lo tiene

Un expediente que sólo ve RRHH resuelve la mitad del problema. Cada trabajador ve sus documentos —agrupados por categoría y con los más recientes arriba— desde la app Fube Time, en Más > Documentos, y se los descarga desde ahí sin pedírselos a nadie.

Merece la pena decirlo tal cual: la pantalla de documentos de la aplicación web es administrativa. Si le dices a alguien "míralo en Fube" y no encuentra nada, es que lo está buscando en el sitio equivocado.

Casos límite y errores comunes

• Renovación de contrato. Sube el anexo como un documento nuevo, con su fecha de asignación. El contrato anterior se queda en el expediente: no lo sustituyas, que el histórico es precisamente lo que da valor a esto.
• Quieres borrar un documento. Se puede, desde el menú de acciones de su fila. Piénsalo dos veces con lo laboral: contratos y nóminas se conservan durante el plazo legal aplicable —normalmente cuatro años— y borrar es definitivo.
• Has subido un documento a la persona equivocada. Edítalo y cambia el empleado; no hace falta volver a subir el fichero.
• No encuentras la categoría «Registro de jornada» al crearla a mano. No la crees: aparece sola la primera vez que archivas un parte de jornada.
• Los recibos de nómina firmados. Los calcula tu gestoría y los archivas aquí, asignados a cada persona. La preparación del mes va por otro sitio, en la guía para preparar las nóminas con periodos e incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Cómo organizo los documentos por tipo?

Con las categorías: una por tipo de documento, y cada fichero asignado a la suya. Es el único eje de organización del expediente, junto con la persona.

¿Hay límite de almacenamiento?

Sí, el del plan de tu empresa: los documentos del equipo consumen del mismo espacio que el resto de adjuntos. Lo consultas en tu suscripción, y las cifras de cada plan están en precios.

¿El empleado puede subir sus propios documentos?

No. El expediente lo alimenta RRHH; el trabajador lo consulta y descarga, nada más.

¿Qué diferencia hay entre descargar el registro de jornada y archivarlo?

La descarga te da un PDF del momento, que se regenera cada vez. Archivarlo congela ese PDF y lo guarda como documento de la persona, con fecha y sin posibilidad de que cambie después. Para conservar la constancia del mes, la vía es archivar.

¿Y las nóminas? ¿Las genera Fube?

No. Fube reúne los datos del mes y tu gestoría calcula y emite los recibos; esos recibos firmados son lo que archivas aquí.

Un expediente por persona, y se acabó buscar

Montar las categorías es cosa de diez minutos, y a partir de ahí cada contrato, cada certificado y cada parte de jornada tiene un sitio y una persona. Cuando alguien pida su copia, o cuando llegue la inspección, la respuesta será abrir una ficha en vez de rastrear un correo de hace dos años.

Tienes el detalle del módulo en empleados, dentro del Control horario y RRHH de Fube. Si aún no lo usas, crea tu cuenta gratis y sube el primer contrato.