Del pedido y el albarán a la factura en Fube

Si vendes productos, manejas tres documentos que se parecen pero no son lo mismo: el pedido, el albarán y la factura. Confundirlos lleva a errores típicos —cobrar por un albarán, pensar que un pedido ya es una factura— que con Verifactu cuestan una rectificativa. Esta guía te explica, sin jerga, qué es cada uno, qué validez tiene y cómo llegan de verdad a la factura en Fube (que no es una línea recta: hay dos caminos, y cada uno tiene su trampa).

Antes de empezar

Tres ideas que ordenan todo:

• Solo la factura tiene validez fiscal. El pedido y el albarán son documentos de trabajo: organizan la venta y la entrega, pero no cobran ni declaran nada. El que cuenta para Hacienda —y para Verifactu— es la factura.
• El pedido no se convierte en albarán. En Fube el pedido se factura directamente. El albarán es un documento independiente que usas cuando necesitas acreditar entregas; no es un paso intermedio obligatorio entre el pedido y la factura.
• Hay dos formas de llegar a la factura, y no se comportan igual. Desde un pedido la factura se emite en el acto; agrupando albaranes obtienes un borrador que revisas antes de emitir. Elige sabiendo eso.

Paso 1 — El pedido: lo que acuerdas

El pedido recoge lo que tu cliente te ha encargado: cliente, líneas, cantidades, precios y descuentos. Es interno y no tiene efecto fiscal; sirve para tener el encargo ordenado y seguir su estado. Lo encuentras en Inventario > Pedidos de venta.

Un pedido pasa por estados, y el estado decide qué puedes hacer con él:

Dos reglas que conviene saber antes de que te sorprendan. Solo se eliminan los pedidos en borrador: en cualquier otro estado, Fube responde "Solo se pueden eliminar pedidos en estado borrador" y la salida es cancelarlo, no borrarlo. Y un pedido que ya tiene factura no puede volver a borrador ni admite cambios de fondo —solo de estado—, porque devolverlo a borrador abriría la puerta a borrarlo y dejar su factura sin origen.

Si vendes online, los pedidos también entran desde tu tienda mediante las integraciones de ecommerce, pero no aparecen en el instante en que el cliente compra: Fube sincroniza cada cinco minutos, así que cuenta con ese margen antes de ir a buscar un pedido recién hecho.

Paso 2 — El albarán: lo que entregas

El albarán (o nota de entrega) acredita lo que has entregado y cuándo. Es la prueba de que la mercancía salió y llegó, pero no tiene validez fiscal: no es una factura ni la sustituye. Vive en Inventario > Albaranes, con su serie propia —Fube crea una por defecto con el prefijo AL y el año delante del número, del estilo AL260001—.

Su utilidad está en el día a día de quien entrega en varias veces: registras cada entrega como un albarán y, cuando el cliente lo recibe, lo marcas como aceptado para dejar constancia de la conformidad. El listado separa por eso mismo los albaranes en cuatro pestañas —Todos, Aceptados, Pendientes y Sin facturar—, que es como ves de un vistazo qué entregas te falta cerrar. Tienes el detalle en albaranes.

Dónde está la conversión. En la ficha de un albarán sin facturar tienes el botón Facturar; el resto de destinos están en el submenú Convertir a..., dentro de Más. En el listado, el mismo submenú cuelga del menú de acciones (⋮) de su fila, con tres destinos: presupuesto, factura proforma y factura. Cada uno crea el documento al momento y te abre su edición.

Dónde se configura. La serie y la plantilla del albarán se ajustan en Albaranes > Series y Albaranes > Preferencias, dentro del propio módulo. No hay un apartado global de "Series y numeración" ni de "Preferencias > Albaranes" en Configuración: cada tipo de documento lleva los suyos.

Paso 3 — La factura: lo que cobras

La factura es el documento legal que cobra lo pactado y entregado, y la única que pasa por Verifactu. A ella se llega por dos caminos que se comportan de forma distinta:

Desde un pedido: se emite en el acto. Con el pedido en uno de los cuatro estados que lo permiten, pulsas Generar factura, confirmas y ya está: Fube hereda el cliente, las líneas, los descuentos y los impuestos, resuelve la serie y emite la factura ahí mismo, con su registro de Verifactu incluido. No hay borrador que revisar ni paso intermedio: a partir de ese clic la factura es un documento fiscal y solo se corrige con una rectificativa. El propio diálogo te lo avisa —"Estás a punto de emitir una factura"—, y conviene leerlo. Si necesitas revisar antes, revisa el pedido.

Desde uno o varios albaranes: obtienes un borrador. Si has ido entregando por partes, seleccionas los albaranes de ese cliente y los agrupas en una factura que sí puedes revisar antes de emitir: Fube la crea en borrador y te abre su edición. Lo vemos en el paso siguiente.

Ordinaria o simplificada: la regla real

Al facturar un pedido, Fube no te pregunta el tipo. Lo decide con dos condiciones a la vez:

Ese tercer caso es el que sorprende. Por encima de 400 € la factura simplificada no es válida (RD 1619/2012), y sin NIF tampoco se puede emitir una ordinaria, así que Fube no inventa un documento inválido: se para y te lo dice, con el número del pedido y el importe, pidiéndote que añadas el NIF del cliente. No es un fallo: es el único desenlace correcto. Añade el NIF a la ficha del cliente y vuelve a facturar.

Si nunca has emitido una factura en Fube, la guía de crear tu primera factura te lleva por el proceso completo.

Paso 4 — Agrupa varios albaranes en una factura

Este es el caso clásico del proveedor que sirve varias veces al mes y factura una sola vez al final. En Fube:

1. Registras cada entrega como un albarán y lo marcas como aceptado cuando el cliente lo recibe.
2. Filtras los albaranes por cliente y seleccionas los que quieres facturar.
3. En el menú de la selección, eliges Agrupar en factura: Fube crea en ese momento una factura en borrador con las líneas y los descuentos de todos los albaranes seleccionados, y con una descripción que empieza por sus números —«Albaranes: 0002, 0007»— seguida de la descripción de cada uno, si la tiene. Y te abre su edición.
4. Desde ese momento los albaranes quedan enlazados a la factura y dejan de salir en la pestaña Sin facturar. Repasa el borrador y ajusta lo que haga falta.
5. Emites la factura cuando la tengas lista.

Así tu cliente recibe una factura que refleja todas las entregas del periodo, sin que tengas que copiar líneas a mano.

Todos los albaranes tienen que ser del mismo cliente. Una factura pertenece a un único destinatario, así que si mezclas clientes en la selección Fube no crea nada y te lo dice: "Son de clientes distintos: una factura es de un solo cliente". Por eso el paso de filtrar por cliente no es una recomendación de orden, es el paso que hace que funcione.

Lo que cuenta como facturado, y lo que Fube no te impide. Un albarán sale de Sin facturar en cuanto existe la factura que lo agrupa, aunque siga en borrador; si borras ese borrador, vuelve a la pestaña. Si eliges desde la pestaña Todos un albarán que ya tiene factura, al agruparlo —o al convertirlo con Facturar o Convertir a... > Convertir a factura— Fube no crea nada todavía: te abre antes el formulario de la factura, con todo relleno y el aviso de cuáles ya están facturados. Si sigues y lo guardas, se crea: facturarlo otra vez es decisión tuya. Y si al borrador le faltara algún dato que Fube no puede poner solo, pasa lo mismo: se abre el formulario para que lo completes. Y una cosa de antes: los albaranes que agrupaste antes de esta mejora no quedaron enlazados, así que siguen saliendo como pendientes y sin aviso; esos, compruébalos a mano antes de volver a agruparlos.

Cuál de todos usar

Cuando dudes qué documento emitir, la pregunta útil es qué necesitas que haga:

Los cuatro últimos no cobran ni declaran: son pasos previos. Los cuatro primeros sí, y una vez emitidos no se editan ni se borran —solo se rectifican—.

Casos límite y errores comunes

• Cobras por un albarán. El albarán no cobra ni declara: si necesitas cobrar, emite la factura (desde el pedido o agrupando albaranes). El albarán solo acredita la entrega.
• Facturas el pedido creyendo que revisarás después. No hay después: se emite al confirmar el diálogo. Si el pedido tiene algo mal, arréglalo antes de pulsar Generar factura.
• Agrupas los mismos albaranes dos veces. Nadie te va a avisar. Factura por cortes limpios y no vuelvas sobre un periodo ya cerrado.
• El cliente no tiene NIF y el pedido pasa de 400 €. La facturación falla a propósito. Añade el NIF a la ficha del cliente y repite; no hay forma válida de emitir ese documento sin él.
• Quieres una factura por pedido y otra más. Un pedido genera una factura (ordinaria o simplificada). Si necesitas dividir el cobro en varias facturas, trabaja con albaranes y agrúpalos como prefieras.
• Te equivocas en una factura ya emitida. Con Verifactu no se edita ni se borra: se corrige con una factura rectificativa. El pedido o el albarán de origen no cambian; desde el pedido facturado, la acción disponible pasa a ser Generar factura rectificativa (devolución).
• Esperas que el pedido cree el albarán solo. No ocurre: son documentos independientes. El pedido va directo a factura; el albarán lo creas cuando lo necesitas.
• Buscas un pedido de la tienda que acaba de entrar. Dale cinco minutos: la sincronización es periódica, no instantánea.

Preguntas frecuentes

¿El albarán sirve como factura? No. El albarán acredita la entrega pero no tiene validez fiscal. Para cobrar y declarar necesitas la factura.

¿Puedo facturar varias entregas juntas? Sí. Registras cada entrega como albarán y, al cierre, seleccionas los albaranes de ese cliente y los agrupas en una única factura. Esos albaranes quedan enlazados a la factura y dejan de salir en Sin facturar. Si luego seleccionas uno de ellos desde Todos para facturarlo otra vez, Fube te avisa antes, pero no te lo impide.

¿El pedido se convierte primero en albarán y luego en factura? No. El pedido se factura directamente. El albarán es un documento aparte que usas cuando necesitas dejar constancia de las entregas.

¿Factura ordinaria o simplificada? Fube emite una simplificada solo cuando se cumplen las dos condiciones: el cliente no tiene NIF de facturación y el total no supera los 400 €. Con NIF, ordinaria. Y sin NIF por encima de 400 €, ni una ni otra: la operación se detiene y te pide el NIF.

¿Puedo facturar varios pedidos de golpe? Sí. Selecciona los pedidos en el listado y usa Generar facturas en lote. Fube salta los que ya tienen factura y te dice cuántas ha generado —o cuántas han fallado, que suele ser por lo del NIF y los 400 €—. Recuerda que también aquí las facturas se emiten, no se quedan en borrador.

¿Y los presupuestos y proformas? También llegan a la factura: cuando el cliente acepta un presupuesto o una proforma, puedes convertirlo en factura. Son ofertas previas, sin efecto fiscal hasta que facturas. El recorrido está en convertir un presupuesto en factura.

Empieza a vender ordenado

Tener claro qué es cada documento te quita de encima los errores caros: el pedido ordena el encargo, el albarán acredita la entrega y la factura cobra y declara. En Fube facturas un pedido de un clic —sabiendo que ese clic emite— o agrupas albaranes cuando entregas por partes. Crea tu cuenta gratis y monta tu primer pedido para verlo de punta a punta.