Cómo planificar turnos y cuadrantes de tu plantilla en Fube

Cómo planificar turnos y cuadrantes de tu plantilla en Fube

Cuando el equipo crece y aparecen varios centros, jornadas distintas y refuerzos puntuales, la hoja de cálculo del cuadrante empieza a fallar: una celda mal copiada deja a alguien con dos turnos a la misma hora y otra deja un día sin cubrir. Esta guía es para responsables de equipo, encargados de tienda o de RRHH que quieren montar la planificación semanal con orden y que cada persona sepa cuándo le toca, sin perseguir versiones de un Excel que caduca solo.

Antes de empezar conviene tener listo lo siguiente:

• Acceso con permisos de planificación horaria (la gestión de turnos y cuadrantes forma parte del módulo de control horario y RRHH, incluido en el plan Elite; el desglose está en precios).
• Los empleados de tu equipo dados de alta.
• Al menos un centro de trabajo creado, porque cada cuadrante se planifica para un centro concreto y sin él no deja guardar.

En Fube hay tres piezas que conviene distinguir desde el principio: el horario (la regla de jornada estable de una persona), el turno (una jornada concreta en una fecha concreta) y el cuadrante (el conjunto de turnos de un centro para un periodo). Los pasos siguientes recorren ese camino de arriba abajo.

Paso 1 — Define los horarios de jornada

Ve a Equipo > Planificación > Horarios. El horario es la plantilla de fondo: lo que se espera de una persona en una semana normal, y lo que Fube usa para decidir si un día tiene defecto o exceso de horas.

El campo que decide de verdad es el horario semanal por días, y es obligatorio: no puedes guardar un horario sin él. Ahí activas o desactivas cada día de la semana y, para los activos, eliges entre dos formas:

• Turno continuo — una franja de entrada y salida con una pausa opcional dentro. Es la jornada típica con parada para comer.
• Jornada partida — varios tramos independientes (mañana de 09:00 a 14:00 y tarde de 16:00 a 19:00, por ejemplo). Pulsa Añadir tramo para sumar franjas; no pueden solaparse entre sí.

Puedes alternar entre los dos modos con el selector de cada día y las horas se conservan: una pausa se convierte en dos tramos y viceversa. Y es este reparto —no las horas semanales— el que decide qué días son laborables para cada persona: de ahí sale el cómputo de las vacaciones y el saldo diario de horas.

Lo demás son reglas que se apoyan encima:

Dos avisos sobre estos campos que ahorran un disgusto. El primero: permitir teletrabajo no desactiva la geolocalización. Son dos controles distintos y se aplican los dos — si esa persona tiene activado Requiere geolocalización en su ficha, se le seguirá pidiendo la ubicación y se seguirá comprobando contra la geovalla del centro, teletrabaje o no. Si quieres que alguien fiche desde casa sin validar dónde está, lo que hay que apagar es el interruptor de su ficha.

El segundo: el horario predeterminado sí se aplica. Quien no tenga horario propio ni asignación por periodo hereda el predeterminado de la empresa, y a quien das de alta sin horario se le estampa ese mismo. Aun así, conviene asignar el horario en la ficha de cada persona desde Equipo > Empleados > Empleados, porque el predeterminado es un suelo, no una decisión.

Paso 2 — Crea plantillas de turno reutilizables

Ve a Equipo > Planificación > Plantillas de turno. Una plantilla es un patrón de jornada con horas concretas que aplicarás una y otra vez: en lugar de teclear «09:00–14:00» para cada persona, la defines una vez y la reutilizas.

Al crearla indicas un nombre —único dentro de tu empresa—, un color para distinguirla en el planificador, la hora de inicio y la de fin, y opcionalmente el inicio y fin de la pausa. No hay límite en cuántas crees.

Paso 3 — Abre el cuadrante del centro

En Equipo > Planificación > Cuadrantes, crea uno nuevo. Tres datos son obligatorios y Fube no deja guardar sin ellos:

• Un nombre («Tienda centro · semana 26»).
• El centro de trabajo. Cada cuadrante pertenece a un único centro, de modo que las distintas ubicaciones se planifican por separado sin mezclarse.
• El periodo que cubre, con su fecha de inicio y de fin.

El cuadrante nace en estado Borrador. Y aquí conviene deshacer un malentendido antes de que te cueste tiempo: ese estado no oculta nada.

Paso 4 — Planifica los turnos sobre el cuadrante

Desde el planificador semanal del cuadrante, asigna turno a turno, persona a persona y día a día. Cada turno lleva:

• La fecha, la hora de entrada y la de salida.
• Opcionalmente, un descanso (inicio y fin) y unas notas.
• Opcionalmente también, la plantilla de turno en la que se apoya y un horario de referencia.

Un turno existe por sí mismo: puedes crear turnos sueltos desde Equipo > Planificación > Turnos para cubrir una baja puntual o reforzar un día concreto, sin abrir un cuadrante entero.

Cada turno avanza por su propio estado —Programado, En curso, Completado, Cancelado o Ausente—, de modo que ves de un vistazo cómo va la jornada planificada.

Los solapes no se avisan: se impiden. Si asignas a una misma persona dos turnos que se pisan en el tiempo, Fube no guarda el segundo y te devuelve el error en ese momento, diciéndote con qué turno choca. No hay ninguna pantalla de conflictos que repasar después ni un cuadrante que se pueda publicar con solapes dentro: si el turno está guardado, es que no se solapa. Lo que Fube no comprueba son los topes legales de jornada, los descansos mínimos entre turnos ni los máximos de convenio: esa revisión sigue siendo tuya o de tu asesoría laboral.

Paso 5 — Publica el cuadrante y entiende qué hace publicar

Cuando el cuadrante está cuadrado, ábrelo desde el listado y usa Publicar cuadrante. El estado pasa a Publicado y queda registrado quién lo publicó y cuándo.

Eso es exactamente lo que hace, y conviene saber lo que no hace:

• No cambia quién ve los turnos. Los turnos de la empresa son visibles para cualquiera con permiso de lectura de planificación, y el rol Empleado lo trae de serie —su descripción es, literalmente, «self-service: fichajes, vacaciones y turnos»—. Un cuadrante en borrador es tan visible como uno publicado. Si necesitas que el equipo no vea la planificación mientras la montas, la palanca no es el estado del cuadrante: es el rol que tenga esa persona. Puedes repasarlo en la guía de invitar al equipo y asignar roles.
• No hay un segundo ciclo de publicación. Una vez publicado, la opción Publicar cuadrante desaparece del menú y el cuadrante se queda en Publicado. Si después cambias turnos, los cambios son inmediatos —los ve todo el que veía el cuadrante— y no hay nada que volver a publicar.

Así que publicar es, en la práctica, firmar el cuadrante: dejar constancia de que esa planificación se dio por buena, quién la cerró y en qué momento. Es útil para un histórico defendible, no para controlar la visibilidad. Tienes el detalle del módulo en horarios y turnos.

Casos límite y errores comunes

• Falta el centro de trabajo. El cuadrante lo exige; créalo primero desde centros y departamentos.
• Nombre de plantilla repetido. Los nombres de plantilla de turno son únicos por empresa. Si reutilizas uno, Fube no deja guardar: usa otro.
• Refuerzo de un solo día. No abras un cuadrante: crea un turno suelto para esa persona y esa fecha.
• Un turno no se guarda y no ves por qué. Casi siempre es un solape con otro turno de la misma persona ese día. El mensaje de error te dice con qué franja choca.
• Has borrado un horario que tenía gente asignada. Fube te deja borrarlo: no hay ninguna comprobación que lo impida. Los empleados que lo tuvieran se quedan sin horario propio y pasan a heredar el predeterminado de la empresa; si el que borraste era justamente el predeterminado, se quedan sin jornada prevista y su saldo diario cuenta cero horas. Antes de borrar, reasigna.
• El listado de horarios no dice cuánta gente usa cada uno. No hay contador: sus columnas son el nombre, las horas semanales, la flexibilidad, el teletrabajo, si es el predeterminado y si está activo. Para saber quién usa qué, filtra por horario en el listado de empleados.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un horario de un turno?

El horario es la regla de jornada estable de una persona: sus días laborables, sus horas y su flexibilidad. El turno es una jornada concreta en una fecha concreta. Planificas la semana real con turnos y dejas los horarios como plantilla de fondo.

¿Puedo planificar varios centros a la vez?

No en el mismo cuadrante: cada uno se asocia a un único centro. Crea un cuadrante por ubicación.

¿Cuándo ve el equipo su planificación?

Desde que existe. La visibilidad depende del rol de cada persona, no del estado del cuadrante.

¿Cómo configuro una jornada partida?

En el horario semanal del horario, activa el día, elige Jornada partida y añade un tramo por cada franja. Cada tramo tiene su entrada y su salida, y no pueden solaparse.

¿Cómo se calculan las horas extra en un horario flexible?

Contra la jornada semanal pactada, no día a día: un día más largo no genera horas extra por sí solo mientras el total de la semana se mantenga dentro de las horas pactadas. En un horario no flexible, el exceso se mide contra la jornada prevista de cada día.

¿Puedo eliminar un horario que tiene empleados?

Sí, y por eso conviene tener cuidado: Fube no lo impide y los empleados afectados se quedan sin horario propio. Reasígnalos antes.

¿La planificación de turnos cubre el registro horario obligatorio?

No por sí sola. La planificación organiza el trabajo previsto; el registro de jornada obligatorio se cumple con los fichajes reales de entrada y salida. Ambas cosas viven en el mismo módulo y puedes comparar lo planificado con lo fichado en los balances y la bolsa de horas.

Empieza a planificar con orden

Define bien la jornada de cada persona día a día, reutiliza tus plantillas de turno y deja que Fube te impida los solapes en el momento de crearlos. Puedes ver cómo encaja todo en la página de control horario y RRHH o crear tu cuenta para montar tu primer cuadrante.