Cómo convertir un presupuesto en factura en Fube (paso a paso)

El cliente te ha dicho que sí. Tienes el presupuesto montado —con su cliente, sus líneas, sus precios y sus descuentos— y lo último que quieres es volver a teclearlo entero en una factura. Esta guía te explica, paso a paso, cómo convertir un presupuesto en factura en Fube sin perder ni una línea, y qué pasa exactamente con la numeración y lo fiscal cuando lo haces.

Antes de empezar

Tres ideas que conviene tener claras para no llevarte sorpresas:

• El presupuesto no tiene efecto fiscal; la factura sí. El presupuesto es una oferta comercial: lo editas, lo reenvías y lo negocias con libertad, y no cuenta para Hacienda. La factura que sale de él, en cambio, es un documento fiscal: lleva su número de serie y entra en el flujo conforme a Verifactu en cuanto la emites.
• La conversión no emite la factura: deja un borrador. Convertir crea al momento una factura nueva en borrador con los datos del presupuesto y te abre su edición. Tú la revisas y la emites cuando todo esté correcto. La conversión por sí sola no manda nada ni reserva número definitivo.
• Verifactu hace falta para emitir, no para convertir. Si tu cuenta está sujeta a Verifactu y aún no has completado su configuración, la conversión crea el borrador igual, y arriba verás el aviso "Puedes preparar facturas, pero aún no emitirlas". El requisito vuelve a salir, ya como bloqueo, cuando pulses Emitir. Lo único que no te deja ni convertir es un plan que no incluye el módulo de Verifactu: entonces Fube no crea nada y te enseña "Casi listo para facturar". Lo cuenta la guía de cómo empezar con Verifactu.

Si lo que te interesa no es el recorrido por las pantallas sino qué implica convertir —cuándo se devenga el IVA, por qué la numeración no se rompe y dónde encaja el albarán en la cadena—, eso lo desarrolla el artículo convertir un presupuesto en factura: del sí del cliente al cobro.

Si nunca has emitido una factura en Fube, antes de seguir te puede venir bien la guía de crear y emitir tu primera factura, que cubre el formulario de factura de principio a fin. Y si quieres ver el panorama completo de la herramienta de presupuestos, ahí tienes el detalle de cómo se crean, se comparten y se siguen.

Paso 1 — Abre el presupuesto que quieres facturar

Localiza el presupuesto en tu listado de presupuestos y ábrelo. Puedes convertirlo tanto si lo tienes marcado como aceptado como si sigue pendiente. La única excepción es un presupuesto rechazado: queda bloqueado y no se puede convertir. Si en su día lo diste por rechazado y el cliente ha cambiado de opinión, primero devuélvelo a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo.

Si tu cliente lo aceptó desde su portal del cliente, te habrá llegado el aviso a la campana y por correo, y en el presupuesto verás, encima del PDF, la tarjeta Respuesta del cliente: quién lo aceptó, cuándo y su nota. Aceptarlo no lo convierte en nada: este paso sigue siendo tuyo. Y si lo rechazó desde ahí, queda bloqueado igual que si lo hubieras marcado tú.

Si el presupuesto ya caducó, no pasa nada. Cuando su fecha de validez ha quedado atrás, Fube crea la factura igual y te lo advierte en el mismo aviso del borrador —«Este presupuesto caducó el …: comprueba que los precios y las condiciones siguen en pie»—, pero no te lo impide: un cliente que acepta tarde es un caso normal y facturarlo es legítimo. El aviso está para que no conviertas un presupuesto de hace dos años sin enterarte; repasa que los precios y las condiciones sigan en pie antes de emitir.

Paso 2 — Pulsa "Convertir en factura"

En la ficha del presupuesto tienes el botón Convertir en factura. Es lo mismo que la opción Convertir a... del menú de acciones —el de su fila en el listado, o Más en la ficha—, que despliega los tipos de documento a los que puedes pasarlo:

• Convertir a factura — el caso de esta guía.
• Convertir a factura proforma — si todavía no es una venta cerrada y quieres mandar una proforma intermedia.
• Convertir a albarán — si lo que necesitas es acreditar una entrega antes de facturar.

Pulsa Convertir en factura (o Convertir a factura en el menú). La proforma y el albarán también se crean al momento, con su número —esos documentos no tienen borrador—, y se abren para que los repases.

Las opciones que veas dependen de tus permisos: cada destino (factura, proforma, albarán) requiere permiso para crear ese tipo de documento. Si una no aparece, es cuestión de permisos, no de que el presupuesto no se pueda convertir. Y si el submenú Convertir a... no aparece en absoluto, mira el estado: un presupuesto rechazado no ofrece ningún destino.

Paso 3 — Revisa el borrador que Fube acaba de crear

Al pulsar, Fube crea la factura en borrador en ese mismo momento y te abre su edición, con el aviso "Borrador creado: repásalo y emítelo". No hay un formulario intermedio que guardar: el borrador ya existe, y si sales sin tocar nada, te espera en tus facturas en borrador. Lleva lo que había en el presupuesto: el cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos) y sus textos. Además, la factura queda enlazada a su presupuesto de origen, para que la trazabilidad entre la oferta y la venta no se pierda.

Cuándo sí se abre un formulario antes. Si al borrador le falta algún dato que Fube no puede poner solo, no se crea nada: se abre la pantalla de conversión con todo relleno y un aviso que te pide completarlo y guardarlo. Completas lo que falte, guardas, y entonces se crea el borrador.

Lo que no se arrastra es lo que es propio del presupuesto y no de la factura: su número, su estado y su serie de presupuestos no pasan a la factura. La factura tomará su número desde tu serie de facturas y su fecha cuando la emitas, no antes.

Los datos fiscales del cliente salen del presupuesto. Al crear el borrador, Fube le pone los datos del cliente tal y como los recogió el presupuesto: si el cliente cambió de domicilio o de razón social después de que le mandaras la oferta, la factura nace con los que el presupuesto capturó en su día, que es lo que corresponde fiscalmente.

Si en el borrador cambias el cliente, al guardarlo la factura toma los datos fiscales del cliente nuevo —nombre, NIF y dirección, tal como están en su ficha— y deja los del presupuesto. Mientras el cliente sea el mismo, se quedan los que capturó el presupuesto, por mucho que guardes el borrador.

No hay facturación parcial. La conversión arrastra todas las líneas del presupuesto. Si solo quieres facturar una parte, convierte igual y borra en el borrador los conceptos que no vayas a cobrar antes de emitir: lo que quites no queda "pendiente" en el presupuesto original ni genera una segunda factura.

Revisa el borrador con calma. Puedes ajustar cualquier línea, añadir o quitar conceptos, cambiar el cliente o tocar los impuestos antes de seguir. Es una factura editable, todavía no emitida.

Paso 4 — Emite la factura cuando esté correcta

Cuando el borrador refleje lo que vas a cobrar, emítelo como cualquier otra factura de Fube. En ese momento —y solo en ese momento— la factura toma su número de serie, su fecha, y queda registrada con QR y huella encadenada, y se envía a la AEAT dentro del flujo conforme a Verifactu. Si la configuración de Verifactu sigue pendiente, al pulsar Emitir Fube te lo dice —"Necesitas Verifactu para emitir"— y te deja configurarlo ahí mismo; el borrador se mantiene. Tienes el detalle de ese envío en la página de envío a la AEAT con Verifactu.

Ten presentes los plazos de obligación de Verifactu, siempre los dos: 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Si quieres prepararte con tiempo, la guía de cómo empezar con Verifactu te explica cómo dejarlo todo a punto.

Casos límite y errores comunes

• Crees que convertir ya emite la factura. No. Convertir deja un borrador editable; la factura no es fiscal hasta que la emites. Hasta entonces puedes corregir lo que quieras.
• Un presupuesto se convierte en factura una sola vez. Si vuelves a intentarlo sobre uno que ya tiene su factura, Fube lo rechaza: "Este documento ya ha sido convertido en una factura. No se puede convertir de nuevo". Es a propósito: convertir dos veces facturaría la misma operación dos veces. Si necesitas otra factura para ese cliente, duplica el presupuesto y convierte la copia.
• El presupuesto estaba rechazado. Un presupuesto rechazado no se factura: ni el botón ni el submenú de conversión aparecen, y si llegas a pedirlo, Fube no crea nada y te avisa: "Este presupuesto está rechazado y no se puede facturar". Para facturarlo, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo).
• Te sale "Casi listo para facturar" y no se crea nada. No es un fallo del presupuesto: tu plan no incluye el módulo de Verifactu. Si lo que falta es sólo su configuración, no verás esta pantalla: el borrador se crea con el aviso "Puedes preparar facturas, pero aún no emitirlas".
• El presupuesto origen no cambia. Al convertir no se modifica ni se borra el presupuesto: sigue ahí, con su número y su estado. Solo se crea una factura nueva enlazada a él.
• Quieres un paso intermedio. Si la venta aún no está cerrada del todo, convierte primero a proforma (o a albarán si vas a entregar antes de cobrar) y deja la factura para cuando toque. La proforma también se convierte después en factura.
• Lo mismo vale para las proformas y los albaranes. Si trabajas con proformas, su menú Convertir a... ofrece pasarlas a factura, a albarán o de vuelta a presupuesto. El albarán, por su parte, se convierte a presupuesto, a proforma o a factura. La única diferencia: si el albarán ya tiene factura, Fube no crea nada todavía y te abre su pantalla de conversión con el aviso de que ya está facturado, para que decidas si lo facturas otra vez.

Preguntas frecuentes

¿Convertir un presupuesto emite la factura automáticamente? No. La conversión crea una factura en borrador con los datos del presupuesto. La revisas y la emites tú; hasta ese paso no se reserva número definitivo ni se envía nada.

¿Qué se copia del presupuesto a la factura? El cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos), junto con los datos fiscales del cliente tal como los recogió el presupuesto. La factura queda además enlazada al presupuesto de origen. El número, el estado y la serie del presupuesto no se trasladan: la factura usa tu serie de facturas y toma fecha al emitirse.

¿Puedo facturar un presupuesto que marqué como rechazado? No mientras siga rechazado: un presupuesto rechazado queda bloqueado para la conversión. Si el cliente cambia de opinión, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo a factura como cualquier otro.

¿Puedo juntar varios presupuestos en una sola factura? No directamente: los presupuestos se convierten de uno en uno. Si necesitas agrupar, el camino es convertirlos primero en albaranes y agrupar después esos albaranes en una única factura, como explica la guía del pedido y el albarán a la factura.

¿Puedo convertirlo a otra cosa que no sea una factura? Sí. Desde el menú Convertir a... del presupuesto también puedes crear una factura proforma o un albarán. Eliges el destino según en qué punto esté la venta.

Factura tus presupuestos sin reescribir nada

Tener el presupuesto aceptado y pasarlo a factura sin volver a montar el documento es de las cosas que más tiempo ahorran cuando vendes a menudo. En Fube lo haces desde el propio presupuesto, revisas el borrador y emites cuando esté listo, con el origen siempre enlazado. Si aún no lo usas, crea tu cuenta gratis y monta tu primer presupuesto para verlo de punta a punta.