Cómo convertir un presupuesto en factura en Fube (paso a paso)

El cliente te ha dicho que sí. Tienes el presupuesto montado —con su cliente, sus líneas, sus precios y sus descuentos— y lo último que quieres es volver a teclearlo entero en una factura. Esta guía te explica, paso a paso, cómo convertir un presupuesto en factura en Fube sin perder ni una línea, y qué pasa exactamente con la numeración y lo fiscal cuando lo haces.

Antes de empezar

Tres ideas que conviene tener claras para no llevarte sorpresas:

• El presupuesto no tiene efecto fiscal; la factura sí. El presupuesto es una oferta comercial: lo editas, lo reenvías y lo negocias con libertad, y no cuenta para Hacienda. La factura que sale de él, en cambio, es un documento fiscal: lleva su número de serie y entra en el flujo conforme a Verifactu en cuanto la emites.
• La conversión no emite la factura: deja un borrador. Convertir crea una factura nueva en borrador, ya rellenada con los datos del presupuesto. Tú la revisas y la emites cuando todo esté correcto. La conversión por sí sola no manda nada ni reserva número definitivo.
• Verifactu tiene que estar configurado antes, no después. Esto sorprende a mucha gente: si tu cuenta ya está sujeta a Verifactu y no has completado su configuración, la pantalla de conversión no se abre. En su lugar verás "Casi listo para facturar" con un botón que te lleva a los ajustes. No es un error ni un problema del presupuesto: es un requisito previo de toda la facturación. Lo cuenta la guía de cómo empezar con Verifactu.

Si lo que te interesa no es el recorrido por las pantallas sino qué implica convertir —cuándo se devenga el IVA, por qué la numeración no se rompe y dónde encaja el albarán en la cadena—, eso lo desarrolla el artículo convertir un presupuesto en factura: del sí del cliente al cobro.

Si nunca has emitido una factura en Fube, antes de seguir te puede venir bien la guía de crear y emitir tu primera factura, que cubre el formulario de factura de principio a fin. Y si quieres ver el panorama completo de la herramienta de presupuestos, ahí tienes el detalle de cómo se crean, se comparten y se siguen.

Paso 1 — Abre el presupuesto que quieres facturar

Localiza el presupuesto en tu listado de presupuestos y ábrelo. Puedes convertirlo tanto si lo tienes marcado como aceptado como si sigue pendiente. La única excepción es un presupuesto rechazado: queda bloqueado y no se puede convertir. Si en su día lo diste por rechazado y el cliente ha cambiado de opinión, primero devuélvelo a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo.

Si el presupuesto ya caducó, no pasa nada. Cuando su fecha de validez ha quedado atrás, Fube te lo advierte al entrar en la conversión —con la fecha y los días transcurridos— pero no te lo impide: un cliente que acepta tarde es un caso normal y facturarlo es legítimo. El aviso está para que no conviertas un presupuesto de hace dos años sin enterarte; repasa que los precios y las condiciones sigan en pie antes de emitir.

Paso 2 — Elige "Convertir a..." y selecciona Factura

En el menú de acciones del presupuesto hay una opción Convertir a... que despliega los tipos de documento a los que puedes pasarlo:

• Convertir a factura — el caso de esta guía.
• Convertir a factura proforma — si todavía no es una venta cerrada y quieres mandar una proforma intermedia.
• Convertir a albarán — si lo que necesitas es acreditar una entrega antes de facturar.

Pulsa Convertir a factura.

Las opciones que veas dependen de tus permisos: cada destino (factura, proforma, albarán) requiere permiso para crear ese tipo de documento. Si una no aparece, es cuestión de permisos, no de que el presupuesto no se pueda convertir. Y si el submenú Convertir a... no aparece en absoluto, mira el estado: un presupuesto rechazado no ofrece ningún destino.

Paso 3 — Revisa el borrador de factura prellenado

Fube te lleva al formulario de creación de factura ya rellenado con lo que había en el presupuesto: el cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos). Además, la factura queda enlazada a su presupuesto de origen, para que la trazabilidad entre la oferta y la venta no se pierda.

Lo que no se arrastra es lo que es propio del presupuesto y no de la factura: su número, su estado y su serie de presupuestos no pasan a la factura. La factura tomará su número desde tu serie de facturas y su fecha cuando la emitas, no antes.

Los datos fiscales del cliente viajan tal y como estaban en el presupuesto. Si el cliente cambió de domicilio o de razón social después de que le mandaras la oferta, la factura conserva los datos que el presupuesto capturó en su día, que es lo que corresponde fiscalmente. La excepción es si tú mismo cambias de cliente en el formulario de conversión: entonces manda el cliente nuevo, con sus datos actuales.

No hay facturación parcial. La conversión arrastra todas las líneas del presupuesto. Si solo quieres facturar una parte, convierte igual y borra en el borrador los conceptos que no vayas a cobrar antes de emitir: lo que quites no queda "pendiente" en el presupuesto original ni genera una segunda factura.

Revisa el borrador con calma. Puedes ajustar cualquier línea, añadir o quitar conceptos, cambiar el cliente o tocar los impuestos antes de seguir. Es una factura editable, todavía no emitida.

Paso 4 — Emite la factura cuando esté correcta

Cuando el borrador refleje lo que vas a cobrar, emítelo como cualquier otra factura de Fube. En ese momento —y solo en ese momento— la factura toma su número de serie, su fecha, y queda registrada con QR y huella encadenada, y se envía a la AEAT dentro del flujo conforme a Verifactu. Si la activación de Verifactu sigue pendiente, el borrador se queda como está: Fube responde "No se puede emitir la factura porque Verifactu no está activo. Comprueba la configuración de Verifactu". Tienes el detalle de ese envío en la página de envío a la AEAT con Verifactu.

Ten presentes los plazos de obligación de Verifactu, siempre los dos: 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Si quieres prepararte con tiempo, la guía de cómo empezar con Verifactu te explica cómo dejarlo todo a punto.

Casos límite y errores comunes

• Crees que convertir ya emite la factura. No. Convertir deja un borrador editable; la factura no es fiscal hasta que la emites. Hasta entonces puedes corregir lo que quieras.
• Un presupuesto se convierte en factura una sola vez. Si vuelves a intentarlo sobre uno que ya tiene su factura, Fube lo rechaza: "Este documento ya ha sido convertido en una factura. No se puede convertir de nuevo". Es a propósito: convertir dos veces facturaría la misma operación dos veces. Si necesitas otra factura para ese cliente, duplica el presupuesto y convierte la copia.
• El presupuesto estaba rechazado. Un presupuesto rechazado queda bloqueado: al intentar convertirlo verás el aviso "Este presupuesto ha sido rechazado y no se puede convertir en una factura". Para facturarlo, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo).
• Te sale "Casi listo para facturar" en vez del formulario. No es un fallo del presupuesto: tu cuenta tiene la configuración de Verifactu pendiente (o el plan no incluye el módulo). Complétala y vuelve a entrar; el presupuesto sigue intacto.
• El presupuesto origen no cambia. Al convertir no se modifica ni se borra el presupuesto: sigue ahí, con su número y su estado. Solo se crea una factura nueva enlazada a él.
• Quieres un paso intermedio. Si la venta aún no está cerrada del todo, convierte primero a proforma (o a albarán si vas a entregar antes de cobrar) y deja la factura para cuando toque. La proforma también se convierte después en factura.
• Lo mismo vale para las proformas y los albaranes. Si trabajas con proformas, su menú Convertir a... ofrece pasarlas a factura, a albarán o de vuelta a presupuesto. El albarán, por su parte, se convierte a presupuesto, a proforma o a factura.

Preguntas frecuentes

¿Convertir un presupuesto emite la factura automáticamente? No. La conversión crea una factura en borrador con los datos del presupuesto. La revisas y la emites tú; hasta ese paso no se reserva número definitivo ni se envía nada.

¿Qué se copia del presupuesto a la factura? El cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos), junto con los datos fiscales del cliente tal como los recogió el presupuesto. La factura queda además enlazada al presupuesto de origen. El número, el estado y la serie del presupuesto no se trasladan: la factura usa tu serie de facturas y toma fecha al emitirse.

¿Puedo facturar un presupuesto que marqué como rechazado? No mientras siga rechazado: un presupuesto rechazado queda bloqueado para la conversión. Si el cliente cambia de opinión, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo a factura como cualquier otro.

¿Puedo juntar varios presupuestos en una sola factura? No directamente: los presupuestos se convierten de uno en uno. Si necesitas agrupar, el camino es convertirlos primero en albaranes y agrupar después esos albaranes en una única factura, como explica la guía del pedido y el albarán a la factura.

¿Puedo convertirlo a otra cosa que no sea una factura? Sí. Desde el menú Convertir a... del presupuesto también puedes crear una factura proforma o un albarán. Eliges el destino según en qué punto esté la venta.

Factura tus presupuestos sin reescribir nada

Tener el presupuesto aceptado y pasarlo a factura sin volver a montar el documento es de las cosas que más tiempo ahorran cuando vendes a menudo. En Fube lo haces desde el propio presupuesto, revisas el borrador y emites cuando esté listo, con el origen siempre enlazado. Si aún no lo usas, crea tu cuenta gratis y monta tu primer presupuesto para verlo de punta a punta.