Cómo convertir un presupuesto en factura en Fube (paso a paso)

El cliente te ha dicho que sí. Tienes el presupuesto montado —con su cliente, sus líneas, sus precios y sus descuentos— y lo último que quieres es volver a teclearlo entero en una factura. Esta guía te explica, paso a paso, cómo convertir un presupuesto en factura en Fube sin perder ni una línea, y qué pasa exactamente con la numeración y lo fiscal cuando lo haces.

Antes de empezar

Dos ideas que conviene tener claras para no llevarte sorpresas:

• El presupuesto no tiene efecto fiscal; la factura sí. El presupuesto es una oferta comercial: lo editas, lo reenvías y lo negocias con libertad, y no cuenta para Hacienda. La factura que sale de él, en cambio, es un documento fiscal: lleva su número de serie y entra en el flujo conforme a Verifactu en cuanto la emites.
• La conversión no emite la factura: deja un borrador. Convertir crea una factura nueva en borrador, ya rellenada con los datos del presupuesto. Tú la revisas y la emites cuando todo esté correcto. La conversión por sí sola no manda nada ni reserva número definitivo.

Si nunca has emitido una factura en Fube, antes de seguir te puede venir bien la guía de crear y emitir tu primera factura, que cubre el formulario de factura de principio a fin. Y si quieres ver el panorama completo de la herramienta de presupuestos, ahí tienes el detalle de cómo se crean, se comparten y se siguen.

Paso 1 — Abre el presupuesto que quieres facturar

Localiza el presupuesto en tu listado de presupuestos y ábrelo. Puedes convertirlo tanto si lo tienes marcado como aceptado como si sigue pendiente. La única excepción es un presupuesto rechazado: queda bloqueado y no se puede convertir. Si en su día lo diste por rechazado y el cliente ha cambiado de opinión, primero devuélvelo a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo.

Paso 2 — Elige "Convertir a..." y selecciona Factura

En el menú de acciones del presupuesto hay una opción Convertir a... que despliega los tipos de documento a los que puedes pasarlo:

• Convertir a factura — el caso de esta guía.
• Convertir a factura proforma — si todavía no es una venta cerrada y quieres mandar una proforma intermedia.
• Convertir a albarán — si lo que necesitas es acreditar una entrega antes de facturar.

Pulsa Convertir a factura.

Las opciones que veas dependen de tus permisos: cada destino (factura, proforma, albarán) requiere permiso para crear ese tipo de documento. Si una no aparece, es cuestión de permisos, no de que el presupuesto no se pueda convertir.

Paso 3 — Revisa el borrador de factura prellenado

Fube te lleva al formulario de creación de factura ya rellenado con lo que había en el presupuesto: el cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos). Además, la factura queda enlazada a su presupuesto de origen, para que la trazabilidad entre la oferta y la venta no se pierda.

Lo que no se arrastra es lo que es propio del presupuesto y no de la factura: su número, su estado y su serie de presupuestos no pasan a la factura. La factura tomará su número desde tu serie de facturas y su fecha cuando la emitas, no antes.

Revisa el borrador con calma. Puedes ajustar cualquier línea, añadir o quitar conceptos, cambiar el cliente o tocar los impuestos antes de seguir. Es una factura editable, todavía no emitida.

Paso 4 — Emite la factura cuando esté correcta

Cuando el borrador refleje lo que vas a cobrar, emítelo como cualquier otra factura de Fube. En ese momento —y solo en ese momento— la factura toma su número de serie, su fecha, y queda registrada con QR y huella encadenada. En Fube, cada factura se envía a la AEAT de serie dentro del flujo conforme a Verifactu; no es algo que tengas que activar. Tienes el detalle de ese envío en la página de envío a la AEAT con Verifactu.

Ten presentes los plazos de obligación de Verifactu, siempre los dos: 1 de enero de 2027 para las sociedades (sujetas al Impuesto sobre Sociedades) y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Si quieres prepararte con tiempo, la guía de cómo empezar con Verifactu te explica cómo dejarlo todo a punto.

Casos límite y errores comunes

• Crees que convertir ya emite la factura. No. Convertir deja un borrador editable; la factura no es fiscal hasta que la emites. Hasta entonces puedes corregir lo que quieras.
• El presupuesto estaba rechazado. Un presupuesto rechazado queda bloqueado: al intentar convertirlo verás el aviso "Este presupuesto ha sido rechazado y no se puede convertir en una factura". Para facturarlo, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo).
• El presupuesto origen no cambia. Al convertir no se modifica ni se borra el presupuesto: sigue ahí, con su número y su estado. Solo se crea una factura nueva enlazada a él.
• Quieres un paso intermedio. Si la venta aún no está cerrada del todo, convierte primero a proforma (o a albarán si vas a entregar antes de cobrar) y deja la factura para cuando toque. La proforma también se convierte después en factura.
• Lo mismo vale para las proformas. Si trabajas con proformas, su menú Convertir a... ofrece pasarlas a factura, a albarán o de vuelta a presupuesto, igual que aquí.

Preguntas frecuentes

¿Convertir un presupuesto emite la factura automáticamente? No. La conversión crea una factura en borrador con los datos del presupuesto. La revisas y la emites tú; hasta ese paso no se reserva número definitivo ni se envía nada.

¿Qué se copia del presupuesto a la factura? El cliente y todas las líneas de detalle (conceptos, cantidades, precios y descuentos). La factura queda además enlazada al presupuesto de origen. El número, el estado y la serie del presupuesto no se trasladan: la factura usa tu serie de facturas y toma fecha al emitirse.

¿Puedo facturar un presupuesto que marqué como rechazado? No mientras siga rechazado: un presupuesto rechazado queda bloqueado para la conversión. Si el cliente cambia de opinión, devuélvelo antes a pendiente o aceptado (o duplícalo) y ya podrás convertirlo a factura como cualquier otro.

¿Puedo convertirlo a otra cosa que no sea una factura? Sí. Desde el menú Convertir a... del presupuesto también puedes crear una factura proforma o un albarán. Eliges el destino según en qué punto esté la venta.

Factura tus presupuestos sin reescribir nada

Tener el presupuesto aceptado y pasarlo a factura sin volver a montar el documento es de las cosas que más tiempo ahorran cuando vendes a menudo. En Fube lo haces desde el propio presupuesto, revisas el borrador y emites cuando esté listo, con el origen siempre enlazado. Si aún no lo usas, crea tu cuenta gratis y monta tu primer presupuesto para verlo de punta a punta.