Cómo configurar los datos fiscales de tu empresa en Fube

Cómo configurar los datos fiscales de tu empresa en Fube

Es la primera pantalla que abres en Fube y la que menos apetece rellenar, pero no es un trámite administrativo: lo que escribes aquí sale impreso en cada factura que emitas y, sobre todo, decide qué impuestos calcula Fube por ti y qué plazos te avisa. Un dato de más en el sitio equivocado no da error en ningún momento; simplemente hace que el programa te ayude en la dirección contraria. Esta guía te lleva campo a campo por lo que de verdad tiene consecuencias.

Antes de empezar

Ten a mano el NIF o CIF de tu actividad y, si tienes sociedad, los datos de tu inscripción en el Registro Mercantil. Nada más: el resto lo puedes completar sobre la marcha, y si eres una sociedad Fube te va a rellenar buena parte solo.

Paso 1 — Abre la configuración de tu empresa

Pulsa Configuración en el menú lateral y, en el grupo Cuenta, abre General. Llegas a la pantalla Configuración de la empresa, dividida en cuatro bloques: datos de facturación, datos de contacto, perfiles fiscales y Registro Mercantil.

Es una configuración de cuenta: la rellenas una vez y la heredan todos tus documentos.

Paso 2 — Di si eres empresa o autónomo

El primer campo, Tipo de entidad, sólo tiene dos respuestas posibles:

• Autónomo — una persona física que factura por su actividad.
• Empresa — una entidad con personalidad jurídica propia: S.L., S.A., cooperativa…

No hay una tercera opción, así que no la busques. La elección condiciona cómo se presenta tu identificación en los documentos.

Paso 3 — El identificador fiscal (y el atajo que casi nadie usa)

Escribe tu NIF o CIF en Identificador fiscal. El campo se pone en mayúsculas solo y descarta cualquier carácter que no sea letra o número, así que no te preocupes por los guiones ni los puntos.

Y aquí está el atajo: si lo que escribes es un CIF de sociedad, Fube consulta los datos públicos de esa sociedad y te ofrece rellenar de golpe la razón social, la calle, el número, el código postal, la ciudad, la provincia y el país — y además te sugiere el tipo de contribuyente que corresponde a la letra del CIF, siempre que no lo hayas elegido tú antes.

Dos advertencias, porque no es magia:

• Con un NIF de autónomo no ocurre nada. El autorrelleno sólo se dispara con un CIF; si eres persona física, rellena los campos a mano.
• Repasa lo que te rellene. Es un punto de partida cómodo, no una verdad revisada: el domicilio del censo puede no ser el que quieres que salga en tus facturas.

Paso 4 — La dirección fiscal decide mucho más de lo que parece

Este es el bloque que más gente rellena en piloto automático, y es el que más consecuencias tiene.

Además de imprimirse en el documento, tu provincia de facturación es lo que le dice a Fube en qué territorio fiscal operas: península y Baleares, Canarias, Ceuta o Melilla. Si no has informado la provincia, Fube mira el código postal —sus dos primeros dígitos son el código de provincia— y, si tampoco lo tiene, se apoya en los perfiles fiscales del paso siguiente.

De ahí sale una cadena de consecuencias que no se ve por ningún sitio:

Rellena la provincia aunque el código postal ya la insinúe. Es el dato bueno; el código postal es la red de seguridad. Y si no informas ninguno de los dos, Fube no filtra nada y te enseña obligaciones que quizá no te tocan: prefiere enseñar de más antes que esconderte un plazo real.

Paso 5 — Perfiles fiscales, y por qué el orden importa

En el bloque Perfiles fiscales eliges los regímenes con los que trabajas: IVA general, IGIC general, IPSI general, y los regímenes especiales que te apliquen —recargo de equivalencia, criterio de caja, bienes usados, agencias de viajes, arrendamiento de local, régimen simplificado— además de las exenciones del artículo 20 y siguientes.

Puedes elegir varios, y el orden es la prioridad: los arrastras para colocarlos, y cuando varios perfiles sean aplicables a una factura, Fube usa el de más arriba. Ponlo así desde el principio; es un arrastre de dos segundos que evita revisar facturas después.

Y aquí está la consecuencia dura, la que conviene conocer antes de que te pille: si declaras únicamente perfiles de IGIC o de IPSI, y ninguno de la familia del IVA, Fube te bloquea la generación del modelo 303 y del 390 y te dice cuál es tu modelo en su lugar. No es un capricho: esos borradores sólo suman líneas de IVA, así que a una empresa canaria le saldrían a cero. Un cero aritméticamente correcto que, presentado, es un requerimiento.

El criterio es deliberadamente prudente: con actividad mixta —algún perfil de IVA junto a los otros— el 303 sí se genera, porque ahí sí tiene sentido.

Paso 6 — El tipo de contribuyente escribe tu calendario fiscal

Justo debajo eliges el Tipo de contribuyente: autónomo en estimación directa, autónomo en módulos, sociedad limitada, sociedad anónima, comunidad de bienes, cooperativa o asociación.

Es el campo que determina qué obligaciones y qué plazos de presentación aparecen en tu calendario fiscal. Si lo dejas en blanco, el calendario no filtra: verás todo, incluido lo que no te toca. Tienes el detalle de cómo funciona en la página del calendario fiscal y en la guía de plazos y avisos de la AEAT.

Paso 7 — Si operas con la Unión Europea, activa el ROI

En el mismo bloque de facturación hay un interruptor: ¿Está dado de alta en el ROI?. Al activarlo aparece un campo nuevo y obligatorio, Número de ROI (VAT), donde va tu NIF-IVA europeo (por ejemplo ESB12345678).

El ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios de la AEAT. Si estás dado de alta y lo declaras aquí, tus operaciones con la UE se tratan como corresponde y entran en el modelo 349. Si no lo estás, deja el interruptor apagado: activarlo sin estar en el censo no te da de alta en nada.

Los dos bloques que puedes dejar para luego

• Datos de contacto. Nombre y apellidos de la persona responsable, un email y un teléfono alternativos, fax y página web. Son para que Fube y tus clientes sepan a quién dirigirse, no entran en el cálculo de nada.
• Registro Mercantil. Registro, tomo, folio, hoja, libro y sección. Si tu sociedad está inscrita, complétalos: hay tipos de documento que los incluyen.

Guarda, y ten clara una cosa

Pulsa Guardar y verás la confirmación. A partir de ese momento los datos nuevos se usan en los documentos que crees.

Los documentos ya existentes no cambian, y el matiz importa: Fube copia los datos del emisor —nombre fiscal, NIF, dirección, email, teléfono— dentro del documento en el momento de crearlo, no al emitirlo. Así que si corriges tu NIF hoy, un borrador que hiciste ayer sigue llevando el antiguo. Revísalo antes de emitirlo, o créalo de nuevo.

Es exactamente lo que tiene que pasar con una factura ya emitida —sus datos son definitivos— pero con los borradores conviene saberlo.

Casos límite y errores comunes

• «Al emitir me dice que complete la dirección fiscal». Falta algún campo del domicilio. Fube no deja emitir sin él porque la dirección del emisor es un dato obligatorio de la factura.
• «Soy autónomo y no me rellena nada». Es lo esperado: el autorrelleno sólo funciona con CIF de sociedad. Rellena a mano.
• «He cambiado de domicilio a Canarias y sigo viendo el 303». Actualiza la provincia de facturación, no sólo la calle, y revisa tus perfiles fiscales: son las dos señales que Fube mira.
• «No me deja generar el 303». Comprueba tus perfiles fiscales: si sólo tienes IGIC o IPSI, el bloqueo es intencionado y el mensaje te dice qué modelo te corresponde.
• «Activé el ROI y no me deja guardar». Con el ROI activo, el número de ROI pasa a ser obligatorio. Rellénalo o vuelve a apagar el interruptor.
• «Cambié el nombre fiscal y la factura de la semana pasada sigue con el viejo». Correcto y deseable: los datos del emisor quedan congelados en el documento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar los datos fiscales más adelante?

Sí, en cualquier momento y sin límite. Sólo afectan a los documentos que se creen a partir de ese momento.

¿Qué pasa si no lo completo todo el primer día?

Puedes usar Fube igualmente, pero te vas a topar con el muro al emitir: sin dirección fiscal completa no hay factura. Y hasta que no elijas tipo de contribuyente, el calendario fiscal te enseñará obligaciones que no son tuyas.

¿El logotipo se pone aquí?

No. El logo, los colores y la tipografía de tus documentos viven en su propia pantalla; lo cuenta la guía de personalizar la apariencia de tus documentos.

¿Y los valores por defecto de IVA, IRPF o los textos de la factura?

Tampoco: eso se configura por tipo de documento, y lo tienes en la guía de valores por defecto de tus documentos.

¿Puedo tener varias actividades con regímenes distintos?

Sí: añade los perfiles fiscales que te apliquen y ordénalos por prioridad. Con actividad mixta Fube no te bloquea ningún modelo.

Deja esta pantalla resuelta el primer día

Son diez minutos que no vas a repetir, y de ellos depende que Fube calcule tus impuestos en la dirección correcta y te avise de los plazos que de verdad te tocan. Rellénala, guarda, y sigue con tu primera serie de numeración y tu primera factura. Puedes ver todo lo que cubre la facturación de Fube o crear tu cuenta gratis y empezar por aquí.