Cómo crear y gestionar mandatos SEPA de domiciliación en Fube

Cómo crear y gestionar mandatos SEPA de domiciliación en Fube

Si cobras cuotas mensuales, mantenimientos o suscripciones, lo cómodo es que el dinero entre solo: el cliente autoriza una vez y tú lanzas el cobro contra su cuenta cuando toca. Esa autorización tiene nombre y forma legal —el mandato SEPA— y es el requisito que el banco comprueba antes de aceptar un adeudo. Sin un mandato activo detrás, el cobro se rechaza.

Esta guía enseña a registrar el mandato en Fube y, sobre todo, a saber qué parte lleva Fube y qué parte llevas tú. Porque hay obligaciones del esquema SEPA que nadie te va a recordar desde la aplicación, y la más cara es la de los 36 meses.

Antes de empezar

El módulo SEPA no está ni en Starter ni en Pro. Lo traen los planes Business y Elite. Si entras en Tesorería y en vez del listado ves una tarjeta presentando el módulo, es el plan: lo confirmas en precios. Si tu plan sí lo incluye y aun así no ves la sección, es cuestión de permisos de tu usuario.

Fube no firma el mandato ni se lo pide al cliente. Lo que hace es registrar los datos del mandato ya firmado —referencia, IBAN, fecha de firma y esquema— para que después puedas colgarle adeudos. El acuerdo con el cliente y su firma ocurren fuera de Fube; aquí dejas constancia de que existen.

Ten a mano:

• La referencia única del mandato (UMR) que vais a usar: un código tuyo de hasta 35 caracteres, distinto para cada mandato.
• El IBAN del deudor, la cuenta del cliente desde la que se cobrará. El BIC/SWIFT es opcional. Si ya tienes guardada una cuenta bancaria en la ficha del cliente, los dos vienen solos.
• La fecha en la que el cliente firmó la autorización.
• La ficha del cliente creada en Fube: el mandato se asocia a un cliente que ya existe.

Paso 1 — Entra en Mandatos

En el menú lateral, abre Tesorería › Domiciliaciones › Mandatos. Ahí ves el listado de los mandatos registrados con su referencia, el IBAN, el esquema y el estado. Pulsa Nuevo mandato.

Paso 2 — Elige el cliente y deja que el IBAN venga solo

El primer campo es el cliente que autoriza la domiciliación. Cada mandato pertenece a un único cliente: es la persona o empresa cuya cuenta vas a cargar.

Al seleccionarlo, Fube copia el IBAN y el BIC de su cuenta bancaria, pero sólo cuando no hay duda de cuál es: si el cliente tiene una única cuenta activa, o si tiene varias y una está marcada como predeterminada. Si tiene varias cuentas activas y ninguna predeterminada, Fube no elige por ti: el campo se queda vacío y te lo dice debajo. No es un fallo del autorrelleno, es una decisión que sólo tú puedes tomar, porque el mandato acredita el cargo contra una cuenta concreta.

Paso 3 — Escribe la referencia del mandato (UMR)

Introduce la referencia del mandato: el identificador único —la Unique Mandate Reference— que viaja en cada adeudo para que el banco sepa a qué autorización corresponde. Es obligatoria y admite hasta 35 caracteres; el propio campo te sugiere una forma, del estilo SEPA-MANDATE-001.

Usa una referencia que reconozcas y que no repitas entre clientes. Y ponla también en el documento que firma el cliente: es lo que ata el papel con el cobro.

Paso 4 — El IBAN del deudor, y el BIC si lo tienes

Escribe el IBAN del deudor, la cuenta de la que se realizarán los cobros. Es obligatorio, tiene entre 15 y 34 caracteres y Fube valida su formato al guardar, así que un dígito mal copiado lo detectas en el momento y no cuando el banco te devuelva el recibo.

El BIC/SWIFT es opcional y admite hasta 11 caracteres. Para cuentas de la zona SEPA el banco suele deducirlo del IBAN.

Paso 5 — Pon la fecha de firma

Selecciona la fecha de firma: el día en que el cliente firmó la autorización. Es obligatoria, y es un dato del mandato, no de hoy. Que coincida con la fecha del documento firmado no es un detalle de orden: es la fecha que acredita cuándo te autorizó el cliente, y es a la que se agarra todo lo demás —los plazos de conservación, y el reloj de los 36 meses que cuentas más abajo—.

Paso 6 — Elige el esquema: CORE o B2B

El esquema SEPA determina el tipo de relación de cobro, y sólo hay dos opciones. La diferencia que importa no es un plazo más corto: es que en B2B el deudor no tiene derecho de devolución.

Los dos plazos del CORE son los del SDD Core Rulebook 2025 v1.1 (apartado 4.3.4, «Time Cycle»): ocho semanas «no-questions-asked» desde la fecha del cargo, y hasta trece meses cuando el deudor sostiene que la operación no estaba autorizada. El SDD B2B Rulebook 2025 v1.1 lo dice con todas las letras en sus apartados 4.2 y 4.3.4: «Refunds are not provided for under the B2B Scheme».

Lo que sí existe en los dos es que el banco del deudor devuelva el adeudo por su cuenta —hasta cinco días hábiles interbancarios después de la liquidación en CORE, tres en B2B—, pero eso es cosa entre bancos, no una reclamación que el cliente pueda presentar. Y a cambio del B2B, el deudor tiene que confirmar el mandato con su banco antes del primer cobro.

Si dudas de cuál corresponde a un cliente, forma parte del acuerdo de domiciliación que pactáis; revísalo con tu asesoría o con tu entidad antes de elegir. Al guardar, el mandato queda registrado en estado Activo.

Lo que el mandato te obliga a guardar, y a avisar

Esto no está en ninguna pantalla de Fube, y es lo que más caro sale cuando falta:

• Conserva el mandato firmado mientras exista y, después de cancelarlo, al menos tanto como dure el plazo de devolución por operación no autorizada: 13 meses desde el último cargo. Es el mínimo del apartado 4.1 del Rulebook; la ley española puede exigirte más tiempo por otras vías, así que consúltalo antes de destruir nada.
• Avisa al deudor con 14 días naturales de antelación antes de cada cobro, salvo que acordéis otro plazo (apartado 4.3.4). El plazo se puede pactar; el aviso, no. Anotarlo en el concepto de la factura o en un email previo acelera mucho la cosa si el cliente reclama después.
• El deudor puede revocar el mandato cuando quiera, avisando a su banco o a ti.

Los 36 meses: es tu obligación, no una alarma de Fube

Si pasan 36 meses sin presentar ningún adeudo contra un mandato —contados desde el último presentado, aunque fuera rechazado o devuelto—, tienes que cancelarlo tú. El apartado 4.2 del mismo Rulebook no deja margen: el acreedor «must cancel the Mandate and is no longer allowed to initiate Collections based on this cancelled Mandate», y para volver a cobrar hace falta un mandato nuevo con una firma nueva.

Fube no lo vigila por ti, y conviene que lo sepas antes de confiarte. El catálogo de estados incluye Expirado, pero ningún proceso lo aplica: un mandato con tres años y medio sin uso sigue apareciendo como Activo. Y el estado tampoco se puede cambiar a mano: el formulario de edición no tiene selector de estado, y el menú del mandato sólo ofrece Editar mandato y Eliminar mandato.

O sea que los tres estados que ves en el listado se comportan así:

Lo que sí está en tu mano es lo práctico: deja de generar adeudos contra ese mandato y registra uno nuevo con la firma nueva. Si sigues cobrando contra un mandato que debería estar cancelado, el banco del deudor puede devolver los adeudos y la razón la tiene él.

Qué puedes hacer con el mandato una vez creado

Un mandato Activo es lo que habilita los cobros. A partir de ahí creas adeudos directos vinculados a ese mandato y los agrupas en una remesa, que Fube valida y exporta como fichero XML para que lo subas a tu banca electrónica. Fube genera y valida ese fichero; no lo envía al banco por ti ni mueve dinero. El módulo entero —mandatos, adeudos, transferencias y remesas— está descrito en SEPA de la Tesorería.

Si esas cuotas las facturas siempre por el mismo importe y periodicidad, combina el mandato con las facturas recurrentes: la factura se genera sola y el cobro se domicilia por SEPA.

Casos límite y errores comunes

• El cliente revoca la autorización. Deja de generar adeudos contra ese mandato de inmediato. Desde la aplicación no puedes marcarlo como revocado, así que si necesitas que quede rastro, apúntalo donde lleves el acuerdo con el cliente. Y si lo marcas revocado desde una integración, cuenta con que de revocado no se vuelve: cuando el cliente autorice otra vez, lo correcto es un mandato nuevo con su fecha de firma, no reactivar el viejo.
• El cliente cambia de banco. Crea un mandato nuevo con el IBAN actualizado. Aunque el formulario te deje editar el IBAN, no reutilices un mandato ya firmado cambiándole la cuenta: la firma del deudor ampara el IBAN original.
• El IBAN no se rellena solo. Ese cliente tiene varias cuentas activas y ninguna marcada como predeterminada. Escríbelo tú, o entra en su ficha y marca la predeterminada.
• Al exportar una remesa te dice que la cuenta del mandato ya no pertenece a su cliente. Pasa cuando la cuenta bancaria vinculada se reasignó a otro cliente después de crear el mandato. El IBAN firmado se conserva; lo que hay que hacer es desvincular esa cuenta del mandato y volver a exportar.
• Quieres borrar un mandato y no te deja. Un mandato con adeudos creados no se puede eliminar: el adeudo no puede quedarse sin la autorización que lo ampara. Deja de usarlo, sin más.
• No existe firma física todavía. Puedes registrar el mandato, pero no domicilies contra él. La copia firmada es la pieza que el banco exige, y la responsabilidad de tenerla es tuya como acreedor.

Preguntas frecuentes

¿Fube le pide la firma al cliente o firma el mandato por mí?

No. Fube registra los datos del mandato para que puedas domiciliar, pero la autorización la firma el cliente fuera de la plataforma. En el formulario sólo dejas constancia de ese acuerdo ya firmado.

¿Caduca un mandato si dejo de domiciliar a ese cliente?

En Fube no. El estado Expirado existe en el catálogo, pero ningún proceso lo aplica: pasados los 36 meses el mandato sigue apareciendo como Activo. Lo que sí caduca es tu derecho a usarlo: el esquema SEPA obliga al acreedor a cancelarlo tras 36 meses sin presentar adeudos y a pedir una firma nueva. Llévalo tú.

¿Puedo cobrar por adeudo directo sin un mandato activo?

No. Cada adeudo se apoya en un mandato SEPA activo, y Fube ni siquiera te deja crear el adeudo si el mandato no lo está. Las transferencias para pagar a proveedores o nóminas, en cambio, no necesitan mandato porque el pago lo inicias tú.

¿Puede un cliente tener varios mandatos activos?

Sí. Por ejemplo, uno por cada cuenta bancaria o por cada producto contratado.

¿Y si me equivoco de mandato al crear un adeudo?

No cuela: Fube comprueba que la factura que domicilias sea del mismo cliente que firmó el mandato. Si no lo es, te lo dice y no guarda. Un mandato sólo autoriza a cargar en la cuenta de quien lo firmó.

Empieza a domiciliar tus cobros

Registrar el mandato es el paso que convierte un acuerdo con tu cliente en cobros que entran por el banco sin perseguir a nadie. Lo demás —adeudos y remesas— se apoya en él. Ten presente lo único que Fube no te va a recordar: guarda el documento firmado, avisa antes de cada cobro y vigila tú los 36 meses.

Si aún no usas Fube, crea tu cuenta y mira en precios qué plan incluye el módulo SEPA. Y si quieres reducir impagos en los cobros que no domicilias, echa un vistazo a la gestión de cobros.