Cómo crear y gestionar mandatos SEPA de domiciliación en Fube

Cómo crear y gestionar mandatos SEPA de domiciliación en Fube

Si cobras cuotas mensuales, mantenimientos o suscripciones, lo cómodo es que el dinero entre solo: el cliente autoriza una vez y tú lanzas el cobro contra su cuenta cuando toca. Esa autorización tiene nombre y forma legal —el mandato SEPA— y es el requisito que el banco comprueba antes de aceptar un adeudo. Sin un mandato activo detrás, el cobro se rechaza. Esta guía está pensada para quien lleva la administración —un perfil tipo Marta, con varios clientes recurrentes— y enseña a registrar y mantener mandatos SEPA en Fube para poder domiciliar cobros sin sustos.

Antes de empezar

El mandato es la autorización que firma el cliente para que cargues importes en su cuenta. Fube no firma ese documento por ti ni lo solicita al cliente: lo que hace es registrar los datos del mandato ya firmado (referencia, IBAN, fecha de firma y esquema) para que luego puedas vincularle los adeudos directos. El acuerdo con el cliente y su firma ocurren fuera de Fube; aquí dejas constancia de que existen.

Conviene tener a mano, antes de crear el registro:

• La referencia única del mandato (UMR) que vais a usar. Es un código tuyo de hasta 35 caracteres; si aún no lo tienes, puedes definir uno claro y consistente (por ejemplo, SEPA-MANDATE-001).
• El IBAN del deudor, es decir, la cuenta del cliente desde la que se cobrará. El BIC/SWIFT es opcional.
• La fecha en la que el cliente firmó la autorización.
• La ficha del cliente ya creada en Fube, porque el mandato se asocia a un cliente existente. Si todavía no lo has dado de alta, hazlo primero desde la gestión de clientes.

Paso 1 — Entra en Mandatos SEPA

En el menú lateral, abre Tesorería › Domiciliaciones › Mandatos. Ahí ves el listado de los mandatos que ya tienes registrados, con su referencia, el IBAN asociado y su estado. Para empezar uno nuevo, pulsa Nuevo mandato. El mandato vive dentro del módulo SEPA de la Tesorería de Fube, junto a los adeudos directos y las remesas que generarás más adelante.

Paso 2 — Asocia el cliente

El primer campo del formulario es el cliente que autoriza la domiciliación. Selecciónalo de tu lista. Cada mandato pertenece a un único cliente: es la persona o empresa cuya cuenta vas a cargar. Si el cliente no aparece, créalo antes desde su ficha y vuelve al formulario.

Paso 3 — Rellena la referencia del mandato (UMR)

Introduce la referencia del mandato. Es el identificador único —la Unique Mandate Reference (UMR)— que viaja en cada adeudo para que el banco sepa a qué autorización corresponde. Fube admite hasta 35 caracteres. Usa una referencia que puedas reconocer y que no repitas entre clientes; mantenerlas ordenadas te ahorrará confusiones cuando gestiones varios mandatos a la vez.

Paso 4 — Indica el IBAN del deudor (y el BIC si lo tienes)

Escribe el IBAN del deudor, la cuenta del cliente de la que se realizarán los cobros. Fube valida el formato del IBAN al guardar, así que un dígito mal copiado lo detectas en el momento y no cuando el banco te devuelva el recibo. El campo BIC/SWIFT es opcional: para cuentas de la zona SEPA, normalmente el banco puede deducirlo del IBAN, pero puedes añadirlo si lo conoces.

Paso 5 — Pon la fecha de firma

Selecciona la fecha de firma: el día en que el cliente firmó la autorización de domiciliación. Es un dato del mandato, no de hoy. Asegúrate de que coincide con la fecha que figura en el documento firmado por el cliente, porque es la referencia temporal del acuerdo.

Paso 6 — Elige el esquema: CORE o B2B

Por último, escoge el esquema SEPA. Determina el tipo de relación de cobro y solo hay dos opciones:

• SEPA Core (CORE) — esquema estándar para particulares y empresas. Según la descripción del propio módulo, permite devoluciones hasta 8 semanas. Es el que usarás en la mayoría de casos.
• SEPA B2B — esquema solo entre empresas, sin derecho a devolución por parte del deudor.

Si dudas de cuál corresponde a un cliente concreto, esto forma parte del acuerdo de domiciliación que pactáis y, en el esquema B2B, de las condiciones que el deudor confirma con su banco; revísalo con tu asesoría o con tu entidad antes de elegir. Guarda el mandato y quedará registrado con estado Activo.

Qué puedes hacer con el mandato una vez creado

Un mandato registrado y Activo es lo que habilita los cobros: a partir de ahí puedes crear adeudos directos vinculados a ese mandato y agruparlos en una remesa, que Fube valida y exporta como fichero XML para que lo subas a tu banca electrónica. Fube genera y valida ese fichero; no lo envía al banco por ti ni mueve dinero: el envío del fichero a la entidad y el cobro los realizas tú desde tu banca. Tienes el recorrido completo de adeudos y remesas en la página de SEPA de la Tesorería.

Si esas cuotas las facturas siempre por el mismo importe y periodicidad, te puede interesar combinar el mandato con las facturas recurrentes, de modo que la factura se genere sola y el cobro se domicilie por SEPA.

Casos límite y errores comunes

• El cliente revoca la autorización. Si el cliente retira el permiso, el mandato deja de poder usarse: pasa a estado Revocado. No borres el historial sin más; el cambio de estado deja constancia de que esa autorización ya no está vigente.
• El mandato lleva mucho sin usarse. Un mandato que no se utiliza durante 36 meses caduca por inactividad y pasa a Expirado. Para volver a cobrar a ese cliente necesitarás un mandato nuevo con una firma nueva.
• IBAN inválido al guardar. Si Fube no acepta el IBAN, repasa que esté completo y bien copiado: la validación de formato es justo lo que evita una devolución posterior del banco.
• No existe firma física todavía. Recuerda que Fube registra el mandato, pero la autorización firmada por el cliente es la pieza que el banco exige. No domicilies cobros con un mandato que no respalde una autorización real.

Preguntas frecuentes

¿Fube le pide la firma al cliente o firma el mandato por mí? No. Fube registra los datos del mandato —referencia, IBAN, fecha de firma y esquema— para que puedas domiciliar, pero la autorización la firma el cliente fuera de la plataforma. En el formulario solo dejas constancia de ese acuerdo ya firmado.

¿Puedo cobrar por adeudo directo sin un mandato activo? No. Cada adeudo directo debe apoyarse en un mandato SEPA activo; sin él, el banco rechaza el cobro. Las transferencias para pagar a proveedores o nóminas, en cambio, no necesitan mandato porque el pago lo inicias tú.

¿En qué se diferencian CORE y B2B? CORE es el esquema estándar, válido para particulares y empresas; según la descripción del propio módulo, admite devoluciones hasta 8 semanas. B2B es solo entre empresas y, en esa misma descripción, no da derecho de devolución al deudor. Las condiciones exactas de cada esquema dependen de tu entidad y del acuerdo de domiciliación; elige según ese acuerdo con cada cliente y consúltalo con tu asesoría o tu banco si tienes dudas.

¿Caduca un mandato si dejo de domiciliar a ese cliente? Sí. Si no se usa durante 36 meses, el mandato pasa a Expirado y tendrás que registrar uno nuevo, con una nueva firma, para reanudar los cobros.

Empieza a domiciliar tus cobros

Registrar el mandato es el paso que convierte un acuerdo con tu cliente en cobros que entran por el banco sin perseguir a nadie. Una vez lo tienes activo, los adeudos y las remesas se apoyan en él. Si aún no usas Fube, créate una cuenta gratis y, cuando lo necesites, registra tu primer mandato desde Tesorería › Domiciliaciones › Mandatos. Si además quieres reducir impagos en los cobros que no domicilias, echa un vistazo a la gestión de cobros.