Cómo dar de alta un proveedor en Fube (y validar su NIF-IVA en el VIES)

Cómo dar de alta un proveedor en Fube (y validar su NIF-IVA en el VIES)

Registrar un gasto va mucho más rápido cuando el proveedor ya está en Fube: eliges su nombre y el resto —NIF, país, datos de pago— viene solo. Y si compras fuera de España, la ficha del proveedor es además donde se decide cómo tributa ese gasto. Esta guía te lleva del alta a la validación del NIF-IVA europeo, que es el paso que más gente se salta y el que más caro sale.

Antes de empezar

No necesitas nada configurado: los proveedores están disponibles desde el primer día. Lo único que conviene tener a mano es el NIF del proveedor, porque sin él el gasto no es plenamente deducible y tendrás que volver a la ficha.

Paso 1 — Crea la ficha, desde el módulo o desde el propio gasto

Hay dos caminos y el segundo es el que usarás casi siempre.

Desde Compras > Proveedores. Pulsa Crear proveedor —o la tecla N, que hace lo mismo—, rellena el formulario y guarda.

Desde un gasto que estás registrando. En el campo Proveedor, escribe el nombre; si no existe, Fube te ofrece Crear nuevo proveedor. Completas los datos mínimos y el proveedor queda seleccionado en el gasto sin que tengas que volver atrás. Es el camino natural cuando llega una factura de alguien nuevo.

Paso 2 — Los cuatro datos que Fube exige

El formulario es largo, pero sólo cuatro campos son obligatorios:

Todo lo demás —email, teléfono, persona de contacto, web, dirección postal, IBAN y BIC para tus pagos, notas internas— es opcional y lo puedes completar después.

Un aviso que ahorra disgustos: verifica el NIF antes de guardar. Un NIF equivocado invalida la deducción del IVA de todos los gastos que le cuelgues, y arreglarlo después no es cambiar un campo: si el proveedor cambia de NIF de verdad, se crea una ficha nueva y no se tocan los gastos ya registrados, porque eso alteraría tus libros.

Paso 3 — Si es de la UE, márcalo como operador intracomunitario

Aquí está lo que diferencia a un proveedor extranjero de uno de Vigo.

Si compras a una empresa de otro país de la Unión Europea, activa en su ficha la marca Operador intracomunitario (ROI) e introduce su NIF-IVA europeo. Con eso, la operación se trata con inversión del sujeto pasivo —tú no pagas IVA al proveedor, lo autorrepercutes y lo deduces— y entra en el modelo 349.

Los tres casos, para que se vea la diferencia de un vistazo:

La retención de IRPF no va aquí. Es el error más común con proveedores nacionales: la retención se indica al registrar cada gasto, en el formulario del gasto, no en la ficha del proveedor. Un autónomo profesional puede facturarte con retención un mes y sin ella otro, y por eso el dato vive en el documento y no en la persona.

Paso 4 — Valida el NIF-IVA en el VIES sin salir de Fube

Este es el paso que la mayoría se salta, y el que evita una regularización.

Antes de aplicar la inversión del sujeto pasivo, el NIF-IVA del proveedor tiene que estar dado de alta en el censo europeo (VIES). Si no lo está, la operación no es una adquisición intracomunitaria exenta y Hacienda te la puede reclamar con recargo.

No hace falta que vayas a la sede del VIES: con la marca ROI activa y el NIF-IVA introducido, lanza la validación desde la propia ficha. Fube consulta el censo y te devuelve:

• Si el NIF-IVA es válido en el momento de la consulta.
• La razón social y la dirección que figuran en el censo, cuando el Estado miembro las publica — hay países que no las exponen.
• La fecha de la consulta, que es lo que te sirve de justificante.

Guarda esa fecha. Y no te alarmes si vuelve válido pero sin nombre ni dirección: eso no significa que el NIF sea malo, sólo que ese país no publica esos campos.

Hazlo antes del primer gasto de ese proveedor, no cuando prepares el 349.

Paso 5 — Encuentra al proveedor después

El listado de Compras > Proveedores busca por nombre, NIF o email, y sus columnas se pueden filtrar y ordenar: el ID, el nombre, los gastos del año en curso y una columna Estado, que es donde ves si el proveedor está dado de alta en el ROI o no. Es un sí o un no: sirve para separar a tus proveedores intracomunitarios del resto de un vistazo.

Desde la ficha de cada uno tienes su historial completo —el total pagado y lo pendiente, los gastos registrados, los pagos realizados y la actividad reciente—, que es donde se ve de verdad cuánto pesa cada proveedor en tu negocio. Tienes el detalle del módulo en proveedores.

Casos límite y errores comunes

• Un gasto sin proveedor identificable. Para tickets simplificados puedes usar un proveedor genérico, pero asume que ese gasto no será plenamente deducible: sin NIF no hay deducción de IVA.
• El proveedor cambia de NIF. Crea una ficha nueva. No edites el NIF de los gastos ya registrados: afectaría a tus libros oficiales.
• Has creado un duplicado. Antes de crear, busca por NIF o por nombre. Si ya hay dos, desactiva el que no uses en vez de borrarlo, y quédate con el bueno.
• Quieres borrar un proveedor y no te deja. Sólo se puede eliminar si no tiene ningún gasto asociado. Si tiene historial, la vía es desactivarlo: desaparece del día a día y los datos se conservan.
• Aplicaste inversión del sujeto pasivo sin validar el VIES. Valida ahora y guarda la fecha. Si el NIF-IVA no era válido, el gasto está mal tratado y conviene revisarlo con tu asesoría antes de presentar el 349.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener proveedores sin NIF?

Puedes crearlos, pero el gasto no será plenamente deducible. Para que Hacienda admita la deducción del IVA hace falta identificar al proveedor.

¿Dónde se aplica la retención de IRPF de un proveedor?

En cada gasto, no en la ficha. Al registrar el gasto eliges la retención que corresponda —el 15 % general, o el 7 % de los nuevos autónomos—.

¿Qué pasa si el VIES dice que el NIF-IVA no es válido?

No apliques la inversión del sujeto pasivo. Pide al proveedor que confirme su alta en el ROI de su país: un NIF-IVA correcto puede no estar habilitado para operaciones intracomunitarias, que es cosa distinta de existir.

¿Para qué sirve el campo «Cuenta contable»?

Es la subcuenta del proveedor en la contabilidad de tu gestoría, y está en el apartado Uso interno de la ficha. Si la dejas vacía, Fube le pone la siguiente libre (400…) la primera vez que el proveedor sale en una exportación a A3 o a Sage 50; si tu gestoría ya lo tiene con otra, escríbela tú, de 6 a 12 dígitos, para que casen. Tienes el detalle en la guía para exportar a A3 y Sage 50 para tu gestoría.

¿Puedo exportar mi lista de proveedores?

Sí. Aplica los filtros que quieras en el listado, abre el menú de acciones y usa Exportar proveedores.

¿Veo lo que le debo a cada proveedor?

Sí. La ficha muestra el total pendiente de pago junto al total ya pagado.

Ten la ficha lista antes de que llegue la factura

Dar de alta un proveedor son treinta segundos, y ahorra el rato de buscar un NIF cuando ya tienes la factura delante. Si además compras en la UE, la validación del VIES es el único paso que no se puede improvisar: hazlo el primer día y guarda la fecha. Crea tu cuenta gratis y registra tu primer gasto con el proveedor ya puesto, o mira cómo registrar y digitalizar gastos para lo que viene después.