Qué hacer cuando la AEAT rechaza o marca una factura en Verifactu

Qué hacer cuando la AEAT rechaza o marca una factura en Verifactu

Emites una factura, aparece un aviso naranja y se te encoge el estómago. La buena noticia es que casi ninguno de esos avisos exige que hagas nada: la mayoría se resuelve sola en minutos, y los que no, se arreglan desde la propia factura sin tocar tu numeración. Esta guía te dice cómo distinguir unos de otros y qué hacer en cada caso.

Antes de empezar

Hay tres sitios donde mirar, y conviene saber para qué sirve cada uno:

• La propia factura. En su detalle hay una tarjeta Verifactu con el estado del envío y, si hubo error, el mensaje que devolvió la AEAT. Es el sitio por el que empezar cuando el problema es de una factura concreta.
• Ventas > Verifactu. El Panel te da las métricas —aceptados, pendientes, rechazados, tasa de aceptación— y las incidencias abiertas; Registros Veri*factu es el histórico completo de envíos.
• Ventas > Verifactu > Listado AEAT. Consulta directamente lo que la Agencia Tributaria tiene registrado, por año, periodo y serie. Es el único de los tres que no te cuenta lo que Fube cree, sino lo que hay al otro lado.

Una advertencia sobre el panel antes de que te asustes: la tabla de registros es un histórico y no se limpia. Un envío rechazado se queda rechazado para siempre aunque la factura se arregle al minuto siguiente, porque la corrección crea un registro nuevo. Por eso la tasa de aceptación se calcula por factura y no por registro: una factura cuenta como aceptada si al menos uno de sus envíos lo fue. Ver rechazos antiguos en la lista no significa que tengas nada pendiente.

Paso 1 — Lee el estado del registro

Cada envío a la AEAT deja un registro con uno de estos cinco estados:

Y por encima del registro está el estado de la factura, que es el que de verdad te dice si te toca actuar: si ves Necesita revisión, hay algo que arreglar; si ves Subsanación automática, el sistema ya se está ocupando.

Paso 2 — "Aceptado con errores" casi nunca es cosa tuya

Este es el estado que más gente asusta y el que menos trabajo da. Significa que la factura está registrada en la AEAT —cuenta, es válida— pero el registro llevaba algún dato que la Agencia señala.

Fube revisa esos casos cada diez minutos y genera una subsanación por su cuenta: un registro nuevo que corrige al anterior y vuelve a salir hacia la AEAT. No tienes que pulsar nada. En el histórico verás aparecer un registro de tipo Subsanación junto al de Alta original.

Hay dos excepciones que conviene conocer, porque explican por qué a veces no pasa nada y está bien que no pase:

• Errores que la propia AEAT excepciona de subsanación. Son dos: el código 2004, un desajuste de sello de tiempo o huso horario, y el 2009, la clave de régimen con el impuesto IPSI. La Agencia los da por válidos tal cual, así que Fube ni siquiera te los muestra como error: el registro queda cerrado.
• El NIF del cliente todavía no está censado. Es el código 2001. La subsanación sólo prospera cuando la AEAT ha dado de alta ese NIF en su censo, lo que suele tardar alrededor de 48 horas; reintentarlo antes reproduce el mismo error, así que Fube espera. Si pasados un par de días sigue igual, contrasta el NIF con tu cliente.

Paso 3 — "Rechazado": corrige la factura y vuelve a enviarla

Un rechazo sí pide acción tuya, y la vía es más cómoda de lo que parece: no hay que crear una factura nueva ni perder el número.

Abre la factura. En su tarjeta Verifactu, junto al mensaje de la AEAT, tienes el botón Subsanar error. Te lleva al formulario de la factura —que en este estado, y sólo en este, vuelve a ser editable—, corriges el dato que la Agencia señaló y guardas con Subsanar incidencias. Fube genera un registro de subsanación y lo envía.

Si prefieres trabajarlo en bloque, el Panel de Verifactu lista todas las incidencias abiertas con un botón Solucionar incidencia que lleva al mismo sitio.

Dos cosas que no vas a encontrar, porque no existen:

• Una marca de "serie compatible con Verifactu". Las series de numeración no tienen ningún campo de Verifactu: Verifactu se activa por empresa, no por serie, y cambiar de serie a mitad de mes no provoca ningún rechazo. Si alguna documentación te manda "habilitar la serie", está desactualizada.
• La opción de editar una factura emitida que fue aceptada. Sólo se puede editar si su alta o su subsanación fueron rechazadas. Si la factura está aceptada y el error es tuyo —importe, concepto, cliente—, lo que toca es una factura rectificativa, no una corrección.

Paso 4 — "Error": Fube reintenta solo, y avisa cuando se rinde

Cuando el problema es de comunicación —la AEAT no responde, devuelve un fallo del servicio—, no hay nada que corregir. Fube lo reintenta por su cuenta, con un proceso que corre cada minuto.

Dos comportamientos que conviene conocer:

• Si los fallos se acumulan, Fube espera más entre intentos. Es deliberado: a partir de tres fallos seguidos, el sistema espacia los envíos —de dos minutos hasta media hora— para no martillear un servicio que está caído. La factura no se pierde; sale en cuanto la AEAT vuelve.
• Los reintentos no son infinitos: son diez. Al décimo intento fallido, el registro deja de reintentarse, queda marcado como Requiere revisión y te llega un aviso, "Verifactu: reintentos agotados". Ahí sí hay que mirarlo: cuando un envío falla diez veces seguidas, la causa casi nunca es la AEAT, sino un dato del emisor —el NIF o los datos fiscales de tu empresa—.

Paso 5 — Anular una factura ya registrada

Si la factura no debería haberse emitido —se emitió por error, la operación no se hizo, está duplicada—, la anulas. No hace falta ninguna rectificativa para eso.

Desde el menú de acciones de la factura, Anular factura. Confirmas, y Fube emite un registro de anulación hacia la AEAT vinculado al original. La factura queda como Anulada y deja de valer a efectos contables y fiscales.

Dos avisos:

• Si la factura ya estaba cobrada, gestiona el reembolso antes de anularla. La anulación no devuelve dinero.
• Anular no es rectificar. Anular retira la factura entera; rectificar corrige importes o datos y deja las dos facturas en tus libros. Si lo que quieres es cambiar un importe, la vía es la rectificativa.

Paso 6 — Contrasta con lo que la AEAT tiene de verdad

Cuando la duda es "¿ha llegado esto realmente?", no te fíes de la pantalla que te cuenta tus propios envíos: pregunta al otro lado.

Ventas > Verifactu > Listado AEAT consulta la sede de la Agencia por año, periodo y serie, y te devuelve lo que ella tiene: fecha de presentación, número de presentación y su propio estado —Correcto, Aceptado con errores o Anulado—. Es la comprobación que zanja cualquier discusión, y la que conviene hacer antes de abrir un ticket.

Casos límite y errores comunes

• La AEAT dice que la factura está duplicada. Si el registro se aceptó igualmente, Fube te lo dice tal cual —"registro ya aceptado en la AEAT, no requiere acción"— y no lo cuenta como error. No reenvíes nada.
• La factura no llega a emitirse. Comprueba que la configuración de Verifactu está completada: hasta entonces puedes preparar borradores pero no emitirlos, y lo mismo vale para anular. Lo tienes en empezar con Verifactu.
• No aparece el QR en el PDF. El QR se genera al emitir. Si la factura sigue en borrador, no hay QR porque todavía no hay registro; no es un fallo de la serie ni de la configuración.
• Verificas una factura anulada y el verificador dice que no existe. Es correcto: un documento anulado deja de servirse por el verificador. No significa que la factura sea falsa.
• Se te acumulan rechazos antiguos en el histórico. Recuerda que no se limpian. Mira el estado de la factura, no el del registro: si dice Emitida y no aparece en incidencias, no hay nada pendiente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una factura ya enviada a la AEAT?

Sólo si su envío fue rechazado. En ese caso, el botón Subsanar error te devuelve el formulario editable. Si la factura fue aceptada, la corrección va por una rectificativa.

¿Se pierde el número de una factura rechazada?

No. El número queda usado y la siguiente factura continúa la numeración correlativa. Corregir un rechazo no consume otro número.

¿Qué pasa si la AEAT está caída?

Nada que tengas que gestionar. Fube guarda el registro, espaciando los reintentos mientras el servicio no responde, y lo envía en cuanto vuelve. Sólo te avisa si se agotan los diez intentos.

¿Cuánto tarda la AEAT en responder?

Normalmente segundos. En horas de mucha carga puede irse a varios minutos, y el registro se queda mientras tanto en Pendiente.

¿Tengo que marcar mis series como compatibles con Verifactu?

No, y no existe esa marca. Verifactu se activa una vez por empresa y se aplica a todas las facturas con validez fiscal que emitas, sea cual sea su serie.

¿Puedo emitir facturas sin conexión?

Puedes preparar borradores, pero emitir requiere conexión: emitir y registrar ante la AEAT son la misma operación.

Mira el estado de la factura, no el del histórico

La mayor parte de los sustos con Verifactu vienen de leer la tabla equivocada. El histórico de registros guarda cada intento para siempre; el que te dice si tienes trabajo pendiente es el estado de la factura, y las incidencias abiertas están todas en un sitio. Si esa lista está vacía, no tienes nada que hacer. Tienes el flujo completo en la página de Verifactu. Crea tu cuenta gratis y deja que el registro se ocupe solo.