Cómo dar de alta a un empleado en Fube

Cómo dar de alta a un empleado en Fube

Antes de que nadie pueda fichar, pedir vacaciones o recibir su parte de jornada, tiene que existir como empleado dentro de Fube. Y el alta no es un trámite: los datos que pongas en esa ficha son los que después deciden si sus horas de más se pagan como extraordinarias o como complementarias, cuántos días de vacaciones le tocan este año y con qué plazo vencen las tareas de su incorporación.

Esta guía es para quien gestiona el equipo. Se tarda dos minutos en rellenarla y años en arreglar un campo mal puesto, así que merece la pena entender qué decide cada uno.

Antes de empezar

La persona tiene que ser ya usuaria de tu cuenta de Fube. La ficha de empleado no crea el acceso: lo enlaza. Si aún no la has invitado, hazlo primero —lo cuenta la guía para invitar a tu equipo y asignar roles— y vuelve aquí.

Ten en cuenta también que cada alta ocupa una plaza del límite de empleados de tu plan. Si estás cerca del tope, míralo en precios antes de meter a media plantilla de golpe.

Paso 1 — Crea la ficha

Ve a Equipo > Empleados > Empleados y pulsa Añadir empleado.

El primer campo, Usuario, es el único imprescindible: es la persona de tu cuenta a la que pertenece esta ficha. No puedes crear dos fichas de empleado para el mismo usuario dentro de la misma empresa; si alguien vuelve después de haberse ido, se reactiva su ficha, no se crea otra.

El resto del formulario —código interno, departamento, puesto— es descriptivo y lo puedes completar más tarde. Los cuatro que vienen a continuación no.

Paso 2 — La fecha de alta decide dos cosas que no se ven

Fecha de alta parece un dato de archivo y es lo contrario: es la referencia desde la que Fube calcula dos cosas distintas.

• Los plazos del onboarding. Si tienes plantillas de incorporación activas, las tareas nacen con su vencimiento contado desde esta fecha, no desde el día en que creas la ficha. Y si la dejas vacía, las tareas nacen sin fecha de vencimiento: aparecen igual, pero sin plazo.
• El prorrateo de las vacaciones. Si la persona entra a mitad de año, Fube reparte proporcionalmente los días que le corresponden en ese primer año. Alguien que entra el 1 de julio con 22 días asignados no arranca con 22 disponibles.

Rellénala aunque estés dando de alta a gente que lleva años contigo: pon su fecha real de incorporación y los dos cálculos salen bien.

Paso 3 — Jornada completa o tiempo parcial: no es una etiqueta

El tipo de contrato es el campo con más consecuencias del formulario, y es el que más se rellena en piloto automático.

No es un matiz de vocabulario: cuando generes las incidencias de nómina del mes, Fube mira este campo para decidir en cuál de los dos conceptos vuelca las horas de esa persona. Un trabajador a tiempo parcial marcado como jornada completa acaba con horas extraordinarias que nunca hizo.

Paso 4 — El vínculo laboral, para cuando el trabajador no es tuyo

El tipo de vínculo distingue a tu plantilla del personal externo, y sirve para acreditar ante la Inspección de Trabajo quién custodia el registro de jornada de cada persona.

Si eliges cualquiera de los dos externos, aparece Empresa cedente/principal, donde escribes el nombre de la ETT o de la contrata. Ese dato se imprime en la cabecera del registro de jornada en PDF del trabajador, que es exactamente lo que te van a pedir si viene una inspección.

Paso 5 — Horario, horas y días de vacaciones

En el bloque de Horario y vacaciones pones lo que Fube usará como referencia todos los días:

• Horario de trabajo: el que hayas definido. Es contra él contra el que se comparan sus fichajes, y de él salen las horas previstas de cada jornada.
• Horas semanales: el total pactado.
• Días de vacaciones/año: los que le correspondan por convenio. Fube no valida este número —no sabe qué convenio te aplica—, así que lo pones tú y de ahí sale todo el saldo de la persona.
• Saldo de vacaciones: los días que tiene disponibles ahora mismo. Se recalcula solo cuando se aprueban o cancelan solicitudes.

Paso 6 — Geolocalización, si la necesitas

El último bloque decide si esa persona tiene que fichar con la ubicación validada y a qué distancia máxima del centro autorizado, en metros. Si lo activas, el empleado tendrá que dar permiso de ubicación en su navegador o en la app. El detalle —geovallas, avisos y qué se guarda exactamente— está en la guía de geolocalización de fichajes por centro de trabajo.

Qué ocurre en cuanto guardas

Guardar la ficha no es sólo guardar la ficha. Al crearla, Fube hace dos cosas por su cuenta:

• Crea las listas de onboarding. Se genera una checklist por cada plantilla de onboarding activa de tu empresa, con sus tareas y sus vencimientos. Lo cuenta entero la guía de onboarding de empleados.
• Avisa de que hay alguien nuevo. Sus compañeros reciben una notificación de nuevo compañero. Y aquí hay un detalle que sorprende: si le has puesto departamento, el aviso llega sólo a ese departamento; si lo has dejado vacío, llega a la empresa entera.

Casos límite y errores comunes

• Alguien se va. No borres su ficha: desmarca Empleado activo y pon la fecha de baja. Un empleado inactivo no puede fichar, pero su histórico se conserva —y tiene que conservarse: el registro de jornada se guarda cuatro años por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores—.
• Quieres asignarle un centro de trabajo desde su ficha. Hoy no se puede: el listado de empleados tiene columna de centro de trabajo, pero el formulario del empleado no incluye ese campo. Si lo necesitas para las geovallas, habla con soporte.
• La misma persona en dos fichas. No es posible dentro de una misma empresa: la ficha va atada a un usuario y sólo puede haber una por usuario.
• La has dado de alta sin fecha de alta. Sus tareas de onboarding se habrán creado sin plazo y su primer año de vacaciones no se habrá prorrateado. Edita la ficha y pon la fecha; para las tareas ya creadas, ajusta el vencimiento a mano.
• Le has puesto los días de vacaciones «los que sean» para salir del paso. Ese número es el que la aplicación usará para bloquear una aprobación por saldo insuficiente. Ponlo bien desde el principio o tendrás que rehacer aprobaciones.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dar de alta a alguien sin darle acceso a Fube?

No. La ficha de empleado se apoya obligatoriamente en un usuario de tu cuenta: sin usuario no hay ficha. Lo que sí puedes hacer es darle un rol muy acotado, de forma que sólo vea su propio espacio.

¿Qué diferencia hay entre desactivar a un empleado y borrarlo?

Desactivarlo lo deja fuera del día a día —no puede fichar— y conserva todo su histórico, que es lo que la ley te obliga a guardar. Borrar es para una ficha creada por error, no para una baja.

¿Puedo importar la plantilla entera en vez de ir uno a uno?

Sí: los empleados son una de las entidades que Fube sabe importar desde un fichero, y la columna que usa para no duplicar es el código de empleado. Tienes el procedimiento en la guía para migrar datos desde otro programa. Aun así, revisa después el tipo de contrato y la fecha de alta de cada persona: son los dos campos que más caro salen mal puestos.

¿El empleado ve lo que he escrito en su ficha?

Ve lo suyo, no la ficha administrativa: sus fichajes, sus horarios, su saldo de vacaciones y sus documentos. Lo tienes en la guía del portal del empleado.

¿Dónde configuro los departamentos y los centros de trabajo?

En el propio módulo de Equipo, antes de dar de alta a nadie. Tienes el detalle en centros y departamentos.

Rellena bien la ficha una vez y no vuelvas a tocarla

De los quince campos del formulario, cuatro deciden de verdad: el usuario, la fecha de alta, el tipo de contrato y los días de vacaciones. Con esos cuatro bien puestos, el fichaje, las vacaciones y la nómina de esa persona cuadran solos el resto del año.

Tienes el módulo entero en empleados, dentro del Control horario y RRHH de Fube. Si aún no lo usas, crea tu cuenta gratis y da de alta a la primera persona del equipo.