Cómo empezar con el Agente IA de Fube paso a paso

La parte cansada de gestionar un negocio rara vez es decidir qué hacer: es el camino hasta hacerlo. Abrir el listado, filtrar, copiar el importe, redactar el documento, volver atrás porque te faltaba un dato. El Agente IA de Fube existe para acortar ese camino: le hablas como a alguien de tu equipo —«¿cuánto he facturado este mes?», «prepárame un borrador de factura para Acme SL»—, él va a buscar la información a tu cuenta, prepara el resultado y te lo deja listo.

La regla que no cambia nunca: antes de emitir una factura, borrar datos o abrir una incidencia de soporte —lo que no se puede deshacer—, te pide confirmación. Lo reversible, como un borrador o una tarea, lo hace directamente y te lo enseña ya hecho para que lo revises. La IA acompaña; tú decides.

Esta guía es para empezar a usarlo el primer día, sin aprender comandos ni cambiar tu forma de trabajar.

Antes de empezar

No necesitas instalar nada ni activar una integración.

• Una cuenta de Fube con sesión iniciada. El agente vive dentro de la aplicación y trabaja con tus datos reales, así que sólo funciona cuando has entrado en tu cuenta.
• Está incluido en todos los planes, el gratuito incluido. Lo que cambia de un plan a otro no es tenerlo, sino cuánto puedes usarlo al mes: cada plan trae una bolsa mensual que se consume al conversar y que, si se agota, bloquea la caja de mensaje hasta la renovación. Lo tienes explicado en la guía del presupuesto del Agente IA, y la comparativa por plan, en precios.
• Una idea de qué quieres pedirle. No hace falta que sea una frase perfecta. Sirve «factura esto», «¿quién me debe dinero?» o «resume mis gastos del mes».

Un apunte que evita confusiones: el agente y el escaneo de gastos con IA son dos cosas distintas con dos contadores distintos. El escaneo lee tickets y facturas de proveedor y consume un crédito por documento; conversar con el agente no descuenta esos créditos. Si lo que buscas es digitalizar facturas recibidas, eso se explica en registrar y digitalizar gastos.

Paso 1 — Abre el chat y mira lo que te propone

El agente está siempre a mano: su icono aparece a la derecha en cualquier pantalla de la aplicación. Ábrelo desde donde estés trabajando, sin salir de la sección.

Cuando no hay conversación empezada, te recibe con un saludo según la hora del día, tu nombre y la caja de texto en el centro. Debajo hay sugerencias que puedes pulsar: rellenan el mensaje por ti y sólo te queda enviarlo o retocarlo. No cambian según la pantalla desde la que lo abras: da igual que vengas del listado de facturas o de tesorería, salen las mismas. Lo que sí las mueve es el modo que tengas elegido (paso 5) y la franja horaria, y verás cinco cada vez. Échales un vistazo aunque acabes escribiendo lo tuyo.

Y algo cómodo: si lo abres por error y lo cierras sin escribir nada, no queda nada en tu historial. La conversación empieza a existir con el primer mensaje.

Paso 2 — Pídele lo que necesitas en lenguaje natural

Escribe en la caja de chat como le hablarías a una persona de tu equipo. No hay sintaxis especial que memorizar ni formularios que rellenar.

El agente interpreta la intención y decide a qué área especializada acudir. Son catorce —facturación, clientes y CRM, gastos, catálogo de productos, personal, tesorería, proyectos, estadísticas, configuración, datos maestros, organización, soporte, base de conocimiento y su propia memoria— y no tienes que elegir ninguna: eso lo hace él.

Estos son ejemplos reales por área, para el primer día. Cámbialos por tus clientes e importes:

Facturación

• «Crea una factura para Telefónica SA con concepto Servicio de consultoría por 1.500 € más IVA.»
• «Busca todas las facturas pendientes de cobro de más de 30 días.»
• «Emite la factura borrador FV-2026/0042.»
• «¿Cuánto he facturado a mi top 5 de clientes este trimestre?»
• «Crea una rectificativa de la FV-2026/0031: el importe correcto era 950 €, no 1.200 €.»

Gastos

• «Registra un gasto de 350 € en material de oficina con fecha de hoy.»
• «¿Cuáles son mis gastos más altos del mes?»
• «Muéstrame todos los gastos de Correos de este año con su total acumulado.»

Tesorería y cobros

• «¿Cuál es el saldo de mi cuenta principal?»
• «Muéstrame las transacciones sin conciliar de este mes.»
• «¿Está cobrada la factura FV-2026/0038? ¿Cuánto queda pendiente?»
• «Muéstrame las facturas vencidas hace más de 15 días, por cliente.»

Análisis

• «Resumen financiero del primer trimestre de 2026.»
• «Compara las ventas de este mes con las del mes anterior.»
• «¿Cuál es mi DSO, mis días medios de cobro, de este año?»
• «¿Cuáles son mis 10 productos más vendidos este año?»
• «Exporta a Excel todas las facturas de enero con cliente, base, IVA y total.»

Sobre ese último: cuando le pides un Excel —o cuando la respuesta es una tabla larga—, el agente genera el archivo y te lo deja en la propia conversación, sin pasar por ninguna pantalla de exportación.

Y sobre el DSO, porque el número engaña si no sabes qué mide: Fube no aplica la fórmula de manual del saldo de clientes. Calcula la media de días que han pasado entre emitir y cobrar, contando sólo las facturas que ya están cobradas. Las que siguen pendientes no entran en esa media: se reportan aparte, con su número y su importe. Es un dato más honesto sobre lo que tardan en pagarte, pero no es comparable con un DSO calculado a la manera clásica.

Paso 3 — Usa atajos y menciones si quieres ir más rápido (opcional)

Son una comodidad, nunca un requisito: todo lo que hacen se puede pedir hablando.

Atajos con /. Al escribir / se despliega un menú con quince acciones frecuentes —Factura, Gasto, Cliente, Producto, Proveedor, Presupuesto, Estadísticas, Cobros pendientes, Tesorería, Fichaje, Vacaciones, Configuración, Exportar, Memoria y Ayuda—. Eliges una y el comando escribe por ti la frase inicial; el agente te pedirá después los datos que falten. No admite parámetros escritos detrás.

Un detalle práctico: el menú filtra por el nombre del comando, no por un identificador con guiones. Escribe /cobros y encontrarás «Cobros pendientes»; /cobros-pendientes, tal cual, no casa con nada.

Menciones con @. Al escribir @ se abre un selector para referirte con precisión a uno de tus clientes, facturas, productos, empleados, proveedores o proyectos. Es la forma de evitar ambigüedades cuando tienes dos clientes con nombre parecido.

Puedes acotar el tipo con el prefijo —@cliente:Acme, @factura:2026— con una salvedad que no se ve venir: la búsqueda se corta en el primer espacio. @proyecto:Web corporativa sólo busca «Web». Para nombres de varias palabras, escribe @ y las primeras letras, y elige del selector.

Paso 4 — Arrástrale al chat lo que quieras que mire

Desde los listados de Fube puedes arrastrar un elemento al chat y preguntarle sobre él sin describirlo. Aparece como un chip de contexto con una previsualización, para que veas exactamente qué está mirando el agente.

Funciona con diez tipos: facturas, facturas simplificadas, presupuestos, albaranes, gastos, productos, clientes, proveedores, empleados y proyectos.

• Arrastra una factura y pregunta: «Resume esta factura» o «¿Está cobrada?».
• Arrastra un cliente y pide: «¿Cuánto me debe?» o «Crea una factura para él».
• Arrastra un producto y pregunta: «¿Cuántas unidades he vendido este año?».

Las proformas son la excepción: su listado no admite el arrastre, aunque el chat sí las acepta como contexto. Para llevar una al chat, abre el menú de su fila —el botón de los tres puntos, o el clic derecho sobre ella— y pulsa «Preguntar al agente»: la proforma entra como chip de contexto igual que si la hubieras arrastrado, y el panel se abre solo. Ese menú está también en los demás listados, por si te resulta más cómodo que arrastrar.

Puedes arrastrar varios elementos, uno detrás de otro: se van acumulando en el contexto, así que puedes soltar tres facturas y pedir «resúmelas» o «expórtalas a Excel». Lo que no funciona es seleccionar varias filas con las casillas y arrastrarlas juntas: el arrastre se lleva el elemento que agarras, no la selección. Van de una en una.

El arrastre es de escritorio. En el móvil se usan las menciones con @, que hacen lo mismo.

Y también le puedes soltar archivos. Arrastra una foto o un PDF de un ticket o de una factura de proveedor y el agente lee el documento —importe, fecha, proveedor, IVA, concepto— y registra el gasto con el original adjunto. Los límites: como mucho dos archivos por mensaje y 10 MB cada uno, en JPG, PNG, PDF, TXT o CSV.

Revisa el gasto después de que lo cree. Registrar un gasto no es una operación irreversible, así que el agente no siempre se para a pedirte permiso: lo crea y te lo enseña. Un importe o un IVA mal leídos se corrigen igual desde la ficha del gasto.

Paso 5 — Elige el modo según la tarea

El agente tiene tres modos, que cambias desde el selector de la cabecera del chat. No cambia lo que sabe hacer: cambia la potencia con la que piensa y lo que gasta.

Puedes cambiar a mitad de conversación sin perder el contexto. Para la mayoría de peticiones cotidianas, General sobra; el que se salta casi todo el mundo es Razonamiento, que resuelve lo «complicadillo» sin irse al de coste alto.

Paso 6 — Ten varias conversaciones a la vez

Es útil cuando lanzas un análisis lento y quieres seguir trabajando mientras se procesa.

Dentro del panel, el sidebar lista tus conversaciones, con un buscador para las que se te pierdan y un botón + para abrir una nueva. Cambias de una a otra con un clic. En el menú de cada entrada puedes renombrarla o eliminarla.

Dos cosas que conviene saber, porque no se ven:

• Lo que se estuviera generando sigue generando. La respuesta se produce en el servidor, no en tu pestaña: puedes cambiar de conversación, recargar la página o cerrar el navegador, y al volver continúa desde donde se quedó. No hay que reintentar nada.
• Lo que se conserva de cada chat es su historial, no lo que estabas escribiendo. El texto a medias en la caja y los chips de contexto que hubieras arrastrado pertenecen al panel, no a la conversación: al saltar a otro chat, no viajan contigo. Si tenías media frase escrita, envíala o cópiala antes de cambiar.

Tener chats abiertos no consume nada. Tenerlos generando respuesta a la vez sí: cada uno gasta presupuesto en paralelo, y el propio botón de nuevo chat te lo recuerda al pasar el ratón.

Paso 7 — Revisa lo que prepara y confirma lo irreversible

Este es el paso que conviene no saltarse, porque es donde mantienes el control. Y conviene entender bien dónde está la línea, porque no está donde mucha gente cree.

Te pide confirmación explícita antes de emitir una factura, emitir un ticket o factura simplificada, borrar cualquier cosa y abrir una incidencia de soporte. Si le pides un borrado masivo, la confirmación es una sola, con el número de registros y el importe total, antes de empezar.

No te la pide para lo reversible: crear un borrador de factura, un presupuesto, una proforma, una tarea o un gasto. Eso lo hace directamente y te lo enseña ya hecho. Es a propósito —esperar aprobación para cada borrador convertiría el chat en un formulario— pero significa que la revisión la haces después, no antes.

Léelo igual que revisarías un borrador hecho por otra persona: comprueba el cliente, los importes, el tipo de IVA, la fecha. Si algo no encaja, pídele que lo corrija («cámbiale el IVA al 10 %», «ponle fecha de la semana pasada») y volverá a prepararlo. Lo que ya está emitido, en cambio, no se retoca: se rectifica.

Lo que el agente no hace

Saberlo de antemano ahorra el rato de pelearse con él. No es que le falte permiso: es que no existe la herramienta, y cuando se lo pides te redirige a la sección de Fube donde sí se hace.

• No envía correos ni genera PDF. Ni la factura por email al cliente, ni el adjunto.
• No genera los modelos de la AEAT (303, 390, 111, 347, 130, 349) como documento.
• No convierte un presupuesto o una proforma en factura. Eso se hace desde el documento.
• No hace remesas, mandatos ni domiciliaciones SEPA, ni ninguna operación bancaria real. Sí puede registrar un cobro y casar un movimiento con una factura.
• No importa ni exporta en masa, ni conecta tu banco.
• No cambia tu plan de Fube. Puede recomendarte subir y llevarte a la pantalla de planes, pero el cambio lo haces tú.
• No rellena formularios por ti. Es conversacional: prepara resultados en el chat, no escribe dentro de las pantallas de la aplicación.
• No sustituye a tu asesoría. Resume normativa y te guía dentro de Fube, pero las decisiones fiscales conviene validarlas con un profesional.

Un caso aparte: las estadísticas avanzadas —por cliente, por categoría, por proveedor, comparativas— dependen de un módulo premium. Si tu plan no lo incluye, el agente te lo dirá en vez de inventarse la cifra.

Casos límite y cosas que conviene saber

• Respeta los permisos de tu rol. El agente sólo accede a lo que tu usuario puede ver, y nunca a datos de otra empresa. Si tu rol no llega a una sección, el agente tampoco.
• Tus conversaciones son privadas. Cada usuario ve sólo sus propios chats.
• El presupuesto sí es común. La bolsa mensual del agente es de la empresa y la comparten todos los usuarios: si se agota, se agota para todos.
• Recuerda cosas entre conversaciones. Y no todo lo que guarda te lo avisa en el chat. Merece la pena mirar una vez qué recuerda el agente y cómo borrarlo.
• Entiende otros idiomas, pero responde en castellano. Le puedes escribir en inglés; la respuesta viene en castellano para no desentonar con el resto de la aplicación.
• Si una petición es ambigua, pregunta antes de actuar. «Los pagos de julio» puede ser facturas cobradas, gastos pagados o movimientos del banco: te lo aclarará en vez de elegir por su cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que aprender comandos para usarlo?

No. El agente entiende lenguaje natural; le hablas como a alguien de tu equipo. Los atajos con / y las menciones con @ son opcionales, para ir más rápido cuando los quieras.

¿El agente cambia mis datos sin avisar?

Depende de si el cambio se puede deshacer. Emitir una factura, borrar algo o abrir una incidencia de soporte nunca ocurre sin tu confirmación. Crear un borrador, un presupuesto, una tarea o un gasto sí lo hace directamente, porque son reversibles: lo verás en la respuesta y podrás corregirlo o borrarlo. Nada de eso compromete numeración ni sale hacia la AEAT hasta que tú emites.

¿Me sirve el agente para cumplir con Verifactu?

No depende de él. En Fube, emitir una factura y registrarla en la AEAT son la misma operación: no hay una versión «sin Verifactu». Lo que sí hace falta es completar la configuración de Verifactu en tu empresa; hasta que esté, puedes guardar borradores pero al emitir te saldrá un aviso de que Verifactu no está activo. La obligación legal entra en vigor para las sociedades el 1 de enero de 2027 y para el resto de empresarios, profesionales y autónomos el 1 de julio de 2027. Tienes el detalle en empezar con Verifactu y en la página de Verifactu.

¿Puede ayudarme con los cobros pendientes?

Sí. Pregúntale «¿quién me debe dinero?» o «¿qué facturas tengo vencidas hace más de 15 días, por cliente?» y te trae la lista con tus datos reales. Puede además registrar un cobro y casar un movimiento bancario con una factura. Lo que no hace es enviar los avisos de reclamación: eso se gestiona desde la sección de cobros, y lo explica la guía de gestión de cobros.

¿Qué pasa si cierro el navegador a media respuesta?

Nada. La respuesta se genera en el servidor: al volver a entrar, la conversación se retoma donde se quedó.

Empieza por una conversación

La mejor forma de conocer el Agente IA es abrirlo y pedirle algo concreto que harías hoy: «factura el trabajo de esta semana» o «resume mis finanzas del mes». Si todavía no facturas con Fube, puedes crear tu primera factura y, a partir de ahí, dejar que el agente te acompañe en lo repetitivo.

Conoce todo lo que puede hacer en la página del Agente IA, y si aún no tienes cuenta, créala gratis: el agente viene incluido desde el plan sin coste.