Cómo facturar automáticamente los pedidos de tu tienda online

Si vendes en una tienda online, los pedidos entran solos —pero la factura, normalmente, la acabas generando tú una a una. Hay otra forma: dejar configurada la integración para que Fube genere la factura sola en cuanto un pedido llega al estado que tú decidas. Esta guía te explica cómo activar esa automatización paso a paso, qué hace falta antes de encenderla y dónde están los límites, para que la enciendas con criterio y sin sorpresas.

Es distinta de convertir un pedido en factura a mano, que sirve cuando quieres revisar pedido por pedido. Aquí montamos el piloto automático.

Antes de empezar

Para que la sincronización de facturas funcione necesitas tener listo lo siguiente:

• Una tienda conectada (WooCommerce o PrestaShop). La conexión se hace desde la integración con tu tienda online, y es la base de toda la facturación: sin tienda enlazada no hay pedidos que facturar.
• Al menos un perfil fiscal. Es obligatorio: la propia pantalla bloquea el activar la sincronización de facturas si no has seleccionado ninguno. El perfil fiscal es lo que le dice a Fube qué impuestos aplicar a las líneas del pedido. Si aún no manejas perfiles fiscales, repasa cómo funcionan los impuestos en tus facturas.
• Las series de numeración que quieras usar para estas facturas. Conviene tenerlas creadas antes; si no, las crearás sobre la marcha. Cómo se montan está en la guía para crear una serie.

Una nota fiscal de fondo, para que el automático no te asuste: en Fube cada factura emitida sale conforme a Verifactu —con su QR y su huella encadenada— y Fube la envía a la AEAT de serie, no es algo que actives aparte. Por eso una factura emitida no se edita ni se borra: si hay que corregirla, se hace por rectificativa (lo vemos más abajo).

Paso 1 — Abre la configuración de la integración

Entra en la integración de tu tienda dentro de Fube. Ahí encontrarás, en un mismo formulario, todos los interruptores y selectores de la automatización: activar la integración, sincronizar pedidos, sincronizar facturas, los estados que disparan cada cosa, las series y los perfiles fiscales. Vas a tocar este formulario de arriba abajo.

Comprueba primero que la integración esté activa. Si está deshabilitada, no se importan pedidos ni se generan facturas, así que el resto de ajustes no haría nada.

Paso 2 — Asegura que entran los pedidos

La facturación automática se apoya en los pedidos, de modo que necesitas que estos lleguen a Fube. Con la sincronización de pedidos activada, los pedidos de la tienda se importan solos con su número original, el cliente, las líneas con precios e impuestos y los descuentos. Si la dejas apagada, podrás importar pedidos manualmente cuando quieras, pero entonces no tiene sentido automatizar la factura.

Verifica que veas tus pedidos recientes ya dentro de Fube antes de seguir: es la señal de que la conexión funciona y de que hay materia prima para facturar.

Paso 3 — Elige los estados que disparan la factura

Aquí está el corazón de la automatización. En Criterios para emitir facturas seleccionas los estados de pedido que harán que Fube genere la factura. Cuando un pedido entra (o transiciona) a uno de esos estados, se genera su factura.

• Elige los estados que en tu tienda significan "esto ya está cobrado/cerrado" —por ejemplo, el estado de pedido completado o pagado—, no los intermedios.
• Si no seleccionas ningún estado, no se generan facturas automáticamente. Es el freno de mano: la sincronización puede estar activa, pero sin estados marcados no se emite nada.

Tómate este paso con calma, porque define cuándo nace cada factura.

Paso 4 — Asigna las series de numeración

Cada factura necesita una serie. En Configuración de facturación indicas:

• La serie de facturación para facturas (las ordinarias, cuando el pedido trae NIF del cliente).
• La serie de facturación para facturas simplificadas (cuando el pedido no trae NIF; es el equivalente al "ticket").

Ambas series son obligatorias en cuanto enciendas la sincronización de facturas, porque Fube tiene que saber con qué numeración emitir cada tipo. Si te falta alguna, créala desde el propio selector o repasa antes cómo crear una serie para tenerlas preparadas.

Paso 5 — Ordena los perfiles fiscales por prioridad

En Perfiles fiscales seleccionas los perfiles que se aplicarán a las líneas de las facturas importadas. Dos detalles que conviene entender:

• Es obligatorio al menos uno para activar la sincronización de facturas.
• Puedes seleccionar varios y reordenarlos: el orden marca la prioridad. Si varios perfiles son aplicables a una línea, Fube usa el de mayor prioridad.

Así controlas qué fiscalidad se aplica sin tener que tocar cada factura. Si no tienes claro qué tipos manejas (21 %, 10 %, 4 %, exento, o IGIC/IPSI según tu región), conviene cerrarlo antes: lo tienes explicado en la guía de impuestos en tus facturas.

Paso 6 — Activa la sincronización de facturas

Con los estados, las series y los perfiles fiscales en su sitio, ya puedes encender el interruptor de Sincronización de facturas. A partir de ahí, Fube genera facturas automáticamente en Fube para los pedidos importados que cumplan los criterios que definiste.

Si intentas activarlo sin perfil fiscal, la pantalla te lo impide y te avisa: es la salvaguarda que evita emitir facturas sin saber qué impuestos llevan. Coloca primero el perfil y vuelve a intentarlo.

Recuerda que estas facturas se emiten conforme a Verifactu y se envían a la AEAT de serie, igual que cualquier otra factura de Fube. Si quieres entender ese envío en detalle, está la guía para empezar con Verifactu.

Paso 7 (opcional) — Automatiza también las devoluciones

Si gestionas devoluciones en la tienda, puedes dejar que las rectificativas también se emitan solas. Para ello, en la integración:

1. Activa Habilitar rectificaciones de facturas (devoluciones). Igual que la sincronización de facturas, exige al menos un perfil fiscal.
2. Selecciona los estados en los que emitir una factura rectificativa: cuando un pedido transicione a alguno de esos estados, Fube emitirá la rectificativa, siempre que exista una factura emitida previamente para ese pedido.
3. Asigna las series de rectificativas (ordinaria y simplificada), que pasan a ser obligatorias al encender esta opción.

Importante para no llevarse una idea equivocada: la rectificativa automática solo ocurre si configuras esos estados de rectificación y activas esta opción. Si no lo haces, una devolución no genera la rectificativa sola: la emites tú a mano desde el pedido, sobre la factura original. En cualquiera de los dos caminos, la vía válida es la rectificativa —bajo Verifactu una factura emitida no se modifica ni se elimina, se corrige—. Tienes el detalle en facturas rectificativas.

Casos límite y errores comunes

• Activé la sincronización pero no se factura nada. Lo más habitual es no haber marcado ningún estado en Criterios para emitir facturas: sin estados, no hay disparo. Revisa también que la integración y la sincronización de pedidos estén activas.
• No me deja activar la sincronización de facturas. Te falta el perfil fiscal: selecciona al menos uno y el interruptor se desbloquea.
• Pedido sin NIF. Fube emite una factura simplificada con la serie simplificada; si el pedido trae NIF, emite la ordinaria. No tienes que elegir tú el tipo.
• Me equivoqué en una factura ya emitida. No se edita ni se borra (Verifactu). Se corrige con una rectificativa. Solo las facturas en borrador se editan libremente; una vez emitida, queda fijada.
• Quiero revisar antes de emitir. Entonces este automático no es lo tuyo para esos pedidos: deja la sincronización de facturas apagada y genera la factura a mano desde cada pedido, como se explica en del pedido y el albarán a la factura.

Preguntas frecuentes

¿La factura se crea en el instante en que entra el pedido? Se crea cuando el pedido alcanza uno de los estados que marcaste como criterio para facturar, no por el mero hecho de entrar. Tú decides ese momento eligiendo los estados.

¿Necesito sí o sí un perfil fiscal? Sí. La sincronización de facturas (y la de rectificativas) no se puede activar sin al menos un perfil fiscal seleccionado; la propia pantalla lo bloquea.

¿Las devoluciones generan la rectificativa solas? Solo si configuras los estados de rectificación y activas esa opción. Si no, la rectificativa la emites tú a mano desde el pedido, sobre la factura original. En ambos casos la corrección se hace por rectificativa, nunca borrando la factura.

¿Qué tiendas online puedo conectar? WooCommerce y PrestaShop. La facturación automática aplica a cualquier tienda que conectes.

¿Estas facturas se envían a Hacienda? Como cualquier factura emitida en Fube: salen conforme a Verifactu y Fube las envía a la AEAT de serie. Ten en cuenta el calendario del sistema: la obligación de Verifactu aplica desde el 1 de enero de 2027 para sociedades (Impuesto sobre Sociedades) y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. Para tu caso concreto, confírmalo con tu asesoría.

Enciende el piloto automático

Con la tienda conectada, los estados elegidos, las series asignadas y los perfiles fiscales ordenados, la facturación de tus pedidos online deja de ser una tarea manual. Si quieres ver el panorama completo de cómo Fube factura tus ventas online, está la página de facturación para ecommerce. Y si todavía no tienes la integración montada, puedes crear tu cuenta gratis y dejar configurado este flujo desde el principio; si dudas en qué plan encaja la conexión con tu tienda, lo ves en precios.