Cómo montar el onboarding de empleados en Fube

Cómo montar el onboarding de empleados en Fube

La primera semana de alguien nuevo siempre se parece: hay que darle de alta en la mutua, entregarle el portátil, firmarle el contrato, enseñarle la nave y que alguien le explique el horario. Se sabe de memoria y aun así siempre se escapa una, porque nadie la lleva escrita.

El onboarding de Fube resuelve justo eso: escribes una vez la lista de pasos con sus plazos y, cada vez que das de alta a una persona, la lista aparece a su nombre sin que tengas que hacer nada.

Antes de empezar

Necesitas permiso sobre el área de personal —el onboarding es una zona administrativa— y tener claro qué pasa por dentro, porque es lo que más despista:

Las plantillas no se eligen: se aplican todas. Cuando das de alta a un empleado, Fube crea una lista por cada plantilla activa de tu empresa. No hay selección por puesto, por rol ni por centro de trabajo. Si tienes tres plantillas activas, esa persona amanece con tres listas.

Eso cambia por completo cómo conviene montarlo, y es de lo que va el paso 1.

Paso 1 — Decide cuántas plantillas vas a tener activas

Como todas las plantillas activas se aplican a todo el mundo, tienes dos formas sensatas de usarlas:

Una sola plantilla activa, la de siempre. Es la opción por defecto y la que funciona en la mayoría de las empresas: una lista con los pasos comunes a cualquier incorporación. Todo el mundo recibe la misma, que es lo que quieres.

Varias plantillas activas que se suman a propósito. Tiene sentido cuando cada una cubre un bloque distinto —una de Documentación, otra de Equipamiento, otra de Formación— y quieres que todas se apliquen siempre. Aquí la suma no es un efecto secundario: es el diseño.

Lo que no funciona es tener una plantilla Comercial, otra Operario de almacén y otra Becario pensando que a cada persona le tocará la suya. Le tocarán las tres. Si necesitas listas por perfil, la vía es dejar activa sólo la común y desactivar el resto, activando la que toque justo antes de dar de alta a esa persona.

Paso 2 — Crea la plantilla

Ve a Equipo > Documentación > Plantillas de onboarding y pulsa Crear plantilla de onboarding.

Sólo hay tres cosas que decidir: el nombre (que es lo que verás en la lista de cada empleado, así que ponle uno reconocible: Incorporación estándar), una descripción para tu propio equipo, y el interruptor Activa.

Ese interruptor es el que manda. Una plantilla desactivada no se aplica a nadie, pero se conserva entera con todas sus tareas: es la forma de guardar una lista que sólo usas de vez en cuando.

Paso 3 — Escribe las tareas, con su plazo y su orden

Las tareas viven en Equipo > Documentación > Tareas de plantilla. Pulsa Crear tarea de plantilla, elige a qué plantilla pertenece y rellena:

• Título — la acción, en imperativo y concreta: Entregar portátil y credenciales.
• Descripción — el detalle de quién lo hace y cómo, si hace falta.
• Días de vencimiento — cuántos días después de la incorporación vence esa tarea.
• Orden — la posición en la lista.

Los días de vencimiento se cuentan desde la fecha de alta del empleado, no desde el día en que lo metes en Fube. Es una diferencia que importa: si registras el 20 de septiembre a alguien que entró el 1, sus tareas de "día 0" ya nacen vencidas, que es justo lo que quieres ver.

Y el efecto secundario que conviene conocer: si la ficha del empleado no tiene fecha de alta, sus tareas nacen sin fecha de vencimiento. Aparecen igual y se pueden completar, pero sin plazo y sin avisar. Por eso la fecha de alta se rellena siempre, como cuenta la guía para dar de alta a un empleado.

Paso 4 — Da de alta a la persona y la lista aparece sola

Aquí no hay nada que hacer: es el propio alta del empleado la que dispara la creación. En cuanto guardas su ficha, Fube genera su lista —o sus listas— con todas las tareas de cada plantilla activa, sus plazos ya calculados y todas marcadas como pendientes.

Si más adelante cambias una plantilla, las listas ya creadas no se tocan. Son una copia independiente del momento del alta, que es lo correcto: la incorporación de marzo no debería reescribirse porque en junio hayas añadido un paso.

Paso 5 — Ve completando las tareas de cada persona

La lista de cada empleado se abre desde su ficha, en la pestaña Onboarding. Ahí ves:

• Una barra de progreso con el recuento —4 de 9 tareas completadas— y su porcentaje.
• Cada tarea con su título, su descripción y su Vence el cuando tiene plazo.
• Un botón Completar tarea en cada una: la marca hecha, la tacha y actualiza el progreso.

Cuando no queda ninguna pendiente, aparece la insignia Onboarding completado. Es una lista de control, no un flujo de aprobaciones: nadie tiene que firmar nada, sólo ir marcando.

Casos límite y errores comunes

• Has creado la plantilla después de dar de alta a la persona. Su lista no se creará retroactivamente: la generación ocurre en el momento del alta. Para alguien que ya está dentro, tendrás que hacer el seguimiento aparte.
• Aparecen tres listas y esperabas una. Tienes tres plantillas activas. Desactiva las que no quieras que se apliquen a todo el mundo.
• Las tareas salen sin fecha de vencimiento. A esa persona le falta la fecha de alta en su ficha. Complétala para las siguientes; en las tareas ya creadas, ajusta el plazo a mano.
• Quieres reordenar la lista de una persona concreta. El orden viene del campo Orden de las tareas de la plantilla y no se reordena por empleado. Si el orden importa mucho, arréglalo en la plantilla y se aplicará a las próximas incorporaciones.
• La plantilla está activa pero sin tareas. Se creará igualmente una lista vacía a nombre del empleado. Añade las tareas a la plantilla antes de la primera alta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener plantillas distintas por puesto?

Puedes crearlas, pero no se seleccionan: todas las que estén activas se aplican a cada alta. Si quieres listas por puesto, deja activa sólo la que toque en el momento de dar de alta a esa persona.

¿Los documentos que recojo en la incorporación se guardan aquí?

No. El contrato firmado, el modelo 145 o la copia del DNI van al expediente documental de la persona. Lo tienes en la guía para archivar los documentos de tus empleados.

¿El empleado ve su propia lista de onboarding?

La lista es una herramienta de seguimiento de RRHH: se consulta desde la ficha del empleado, en la zona administrativa. Lo que la persona sí ve en su espacio son sus fichajes, sus horarios, sus ausencias y sus documentos, como cuenta la guía del portal del empleado.

¿Se avisa a alguien cuando vence una tarea?

No hay recordatorios automáticos de tareas de onboarding. El plazo sirve para que, al abrir la lista, veas de un vistazo qué está fuera de fecha.

¿Puedo borrar una plantilla que ya no uso?

Puedes, pero es mejor desactivarla: deja de aplicarse a las altas nuevas y conservas sus tareas por si vuelves a necesitarla.

Escríbelo una vez y deja de acordarte

Media hora montando la plantilla se paga en la primera incorporación en la que no se te olvida nada. Y si sólo te llevas una idea de esta guía, que sea ésta: todas las plantillas activas se aplican a todas las altas, así que revisa el interruptor Activa antes de dar de alta a la próxima persona.

Tienes el módulo entero en empleados, dentro del Control horario y RRHH de Fube. Y si aún no lo tienes montado, crea tu cuenta gratis y deja la lista lista antes de la próxima incorporación.