El portal del empleado: consulta tus fichajes, ausencias y nóminas

Cuando trabajas en una empresa que usa Fube, no dependes de escribirle a RRHH para saber cuántas horas llevas, cuántos días de vacaciones te quedan o dónde está tu nómina del mes. Tienes tu propio espacio dentro de Fube —el portal del empleado— donde consultas lo tuyo y resuelves solo lo que antes preguntabas. Esta guía te lleva por cada rincón de ese espacio: qué se consulta, qué puedes hacer tú mismo y qué sigue en manos de RRHH.

Una idea que conviene tener clara desde el principio: gran parte del portal es de consulta. Ver tus fichajes, tus horarios o tus incidencias no significa que puedas editarlos a mano; para las acciones que sí puedes hacer (fichar, pedir una corrección, dar tu conformidad, solicitar o cancelar una ausencia) hay flujos claros que verás aquí.

Antes de empezar

El portal del empleado forma parte del Control horario y RRHH de Fube, que se incluye en el plan Elite: si tu empresa tiene contratado otro plan, estas pantallas no aparecen, y eso lo decide quien contrata, no tú. Con el módulo activo, tú como empleado solo necesitas tu acceso: cuando tu empresa te da de alta, entras con tu usuario y ves únicamente tu espacio, con tus datos. No ves los datos personales ni contractuales de tus compañeros, solo su disponibilidad cuando aplica.

Cada persona ve solo lo suyo. Las decisiones que requieren aprobación —una ausencia, una corrección de fichaje— llegan a quien gestiona el equipo, que las aprueba o las rechaza.

Mis fichajes: consulta tu historial (y pide correcciones)

Aquí es donde más gente se confunde, así que vamos al grano: Mis fichajes es una pantalla de consulta, no el sitio desde el que fichas.

Lo que ves es un calendario mensual con tres indicadores arriba: el Tiempo trabajado, el Tiempo teórico (lo que te tocaba según tu horario) y la diferencia entre ambos, que aparece como Excedente si has trabajado de más o como Déficit si te falta. Debajo, una fila por cada día con el total de horas y una línea de tiempo de 24 horas.

Al desplegar un día, cada fichaje muestra:

• Su tipo: Trabajo, Descanso o Teletrabajo, con su color.
• La franja horaria (de qué hora a qué hora) y su duración.
• La ubicación en un mapa, si el fichaje se registró con geolocalización.

Si detectas un error —te olvidaste de fichar la salida, una pausa quedó mal— no editas el fichaje a mano (la ley no lo permite). En su lugar, pulsas Solicitar corrección sobre ese fichaje, indicas la hora correcta y el motivo, y RRHH o tu responsable la revisa. Cuando la aprueban, el fichaje queda con quién lo modificó y por qué motivo, que es el rastro que exige la ley. Puedes seguir el estado de lo que has pedido —Pendiente, Aprobada o Rechazada— en el bloque de tus solicitudes de corrección.

¿Y entonces dónde fichas?

El fichaje en tiempo real —entrada, pausa y salida, con el reloj que muestra tu estado— no está en Mis fichajes. Lo tienes en tres sitios, el que te resulte más cómodo:

• El widget de fichaje de la barra lateral, siempre a mano mientras trabajas.
• El bloque Fichaje de hoy del Resumen de RRHH, con el reloj a tamaño grande.
• La app Fube Time, para fichar desde el móvil.

Si aún no tienes el hábito, la guía para fichar la jornada (entrada, pausa y salida) lo explica paso a paso.

Descarga tu registro de jornada en PDF

Esta es la pieza que casi nadie usa y que es, literalmente, un derecho tuyo. Desde Mis fichajes, el botón Descargar registro de jornada (PDF) te da el parte oficial del mes que estés viendo: entrada y salida de cada día, horas trabajadas y pausas.

Es el registro del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el que tu empresa está obligada a conservar cuatro años, y lo tienes disponible sin pedírselo a nadie. Si alguna vez necesitas acreditar tu jornada —una reclamación, un cambio de empresa—, es el documento que vale.

Dar tu conformidad o discrepar

Un fichaje cerrado tuyo puede quedar pendiente de que tú lo revises, y ahí tienes dos acciones que son, otra vez, un derecho y no una cortesía. Es lo que usas cuando la empresa te ha modificado un fichaje y no estás de acuerdo:

• Dar conformidad — aceptas el fichaje tal y como quedó.
• Discrepar — no estás de acuerdo; escribes el motivo y tu discrepancia queda registrada para que RRHH la vea.

El estado del fichaje te dice en qué punto está:

Dos matices que evitan sorpresas. El primero: solo un fichaje cerrado admite estas acciones; sobre una jornada en curso todavía no hay nada que revisar. El segundo: si la empresa vuelve a editar ese fichaje después de que te hayas pronunciado, tu conformidad o tu discrepancia se anulan y vuelve a quedar pendiente de revisar. Es lo correcto: lo que aceptaste ya no es lo que hay.

Mis horarios: mira qué te toca cada día

Mis horarios te muestra el horario que tienes asignado en una cuadrícula mensual por día de la semana. Cada día pinta sus bloques horarios (por ejemplo, "09:00 - 14:00") y el total de horas; los días sin horario aparecen como Libre y los festivos se resaltan con su nombre.

En la cabecera, sobre el calendario, ves el nombre y el color de tu horario y dos datos que son propios del horario asignado, no de un día suelto:

• Un badge de Teletrabajo si tu horario permite trabajar en remoto.
• Un badge de flexibilidad del tipo "±30 min".

Ese margen de flexibilidad merece un párrafo porque cambia cómo se te mide:

• Sin flexibilidad (0 min): tus horas de entrada y salida se comparan con las previstas, sin más. Llegar diez minutos tarde es llegar diez minutos tarde. El badge no aparece.
• Con flexibilidad (±N min): se admite ese margen en la entrada y en la salida, y el peso se desplaza al total de horas de la jornada. Entrar a las 9:20 con ±30 min de margen no marca nada, siempre que cumplas tus horas.

Si tu empresa organiza el trabajo por turnos, la planificación de los cuadrantes vive en el lado administrativo; a ti te llega reflejada en tu horario.

Mis incidencias: lo que el sistema ha detectado en tus fichajes

Cuando un fichaje se sale de lo previsto, Fube lo anota como incidencia y tú la ves en Mis incidencias. No hay que buscarla ni pedirla: aparece sola.

Cada fila trae su tipo —falta un fichaje de salida, fichaje en festivo, horas insuficientes, fuera de la zona permitida, cierre automático…—, su gravedad, su estado (Abierta, Resuelta o Ignorada), la fecha y una descripción.

Es una pantalla de consulta pura: no puedes cerrar ni resolver una incidencia; eso lo hace quien gestiona el equipo. Lo que sí puedes es verla y actuar en consecuencia: si la incidencia es "falta fichaje de salida" del martes, ya sabes qué corrección pedir. Desde el otro lado, el proceso está en la guía para revisar y resolver incidencias de fichaje.

Mis ausencias: solicita días y cancela lo que necesites

En Mis ausencias gestionas tus vacaciones y permisos sin escribir un correo. Arriba tienes tres tarjetas: Vacaciones disponibles, que enseña los días que te quedan sobre el total que tienes asignado ("14 / 22 días"); Vacaciones disfrutadas, y Bajas médicas. No hay ninguna cifra de días pendientes de aprobar: lo que has pedido y sigue sin resolver lo ves solicitud a solicitud, más abajo, en el Historial de solicitudes.

Y un detalle que conviene tener claro: tu disponible no baja al pedir. El saldo se recalcula cuando te aprueban, así que entre que solicitas y te responden sigue mostrando lo mismo. Si pides dos veces sobre los mismos días que te quedan, no te avisará nadie hasta que aprueben la segunda.

Para solicitar una ausencia, eliges el tipo (vacaciones, permiso, etc.) y las fechas. Si el primer día o el último son de media jornada —una tarde libre, por ejemplo— marcas Medio día (inicio) o Medio día (fin), y ese extremo cuenta como 0,5 días. Puedes añadir un motivo. Al guardar, la solicitud queda pendiente y llega a tu responsable.

Tu solicitud pasa por uno de estos cuatro estados:

Y el cómputo lo hace Fube, no tú: solo cuenta días laborables, descuenta los festivos del calendario de tu empresa y aplica 0,5 a los medios días. Un lunes a viernes con el viernes a medias son 4,5 días; si en medio cae un festivo, son 3,5.

Lo que mucha gente no sabe: puedes cancelar tú mismo tus solicitudes, y no solo las pendientes. En el historial, cada fila tiene un botón Cancelar solicitud que aparece tanto si la solicitud está pendiente como si ya está aprobada. No necesitas pedirle a RRHH que cancele una ausencia aprobada: lo haces tú desde ahí, y el saldo vuelve a tu bolsa.

Si buscas el detalle desde el lado de quien gestiona el equipo, tienes la guía para gestionar vacaciones y ausencias del equipo.

Mis estadísticas: cuánto has trabajado frente a lo que tocaba

Mis estadísticas responde a una pregunta concreta: ¿voy sobrado o voy corto? Es información tuya y de quien gestiona el equipo, no de tus compañeros.

Arriba tienes cinco indicadores del periodo que elijas: el Tiempo trabajado, el Tiempo teórico que te correspondía, tu Excedente o Déficit según el signo, los Descansos acumulados y un porcentaje de Cumplimiento (trabajado frente a teórico). Debajo, un gráfico de horas trabajadas por día que enseña de un vistazo qué días te pasaste y cuáles no llegaste.

El periodo se cambia con el selector de fechas, que trae cinco atajos —Esta semana, Este mes, Mes anterior, Último trimestre y Este año— más un rango a medida para cuando quieras acotar una semana concreta.

Un déficit no significa nada por sí solo: puede venir de ausencias aprobadas, de festivos o de fichajes que aún están pendientes de revisar. Antes de preocuparte, mira si tienes incidencias abiertas.

Mi equipo: quién está disponible ahora mismo

Mi equipo es la herramienta de coordinación del portal: los compañeros activos de tu empresa, agrupados por su disponibilidad, calculada a partir de sus fichajes de hoy. Ves si alguien está Trabajando, en Remoto, En pausa o Fuera, y puedes buscar a una persona por su nombre.

No ves nada más: ni sus datos personales, ni el motivo de una ausencia. Solo si está disponible en este momento.

Dos cosas que conviene saber para no llevarte una impresión equivocada:

• Las tarjetas Ausente y Vacaciones aparecen siempre vacías. Están en la pantalla, pero hoy no se derivan de las ausencias ni de las vacaciones aprobadas: lo único que se calcula en tiempo real es el estado de fichaje. Que nadie salga en "Vacaciones" no significa que no haya nadie de vacaciones.
• Si tu empresa es grande, la vista muestra los primeros 100 y te avisa con un "Mostrando los primeros N de …". No es un fallo: es el techo de la pantalla.

Nóminas, documentos y comunicaciones

El portal no se queda en el tiempo: también centraliza lo que RRHH te entrega y lo que te comunica.

Tus documentos —nóminas, contratos, certificados de retenciones, el parte de jornada de un mes archivado— los sube y te los asigna RRHH, y tú puedes consultarlos y descargarlos sin pedirlos por correo. Los tienes en la app Fube Time, en Más > Documentos, agrupados por categoría y con lo más reciente arriba. Merece la pena decirlo tal cual, porque es donde se atasca la gente: la pantalla de documentos de la aplicación web es administrativa; tu copia está en Fube Time.

Los anuncios que publica RRHH te llegan como notificación, con su título y su texto completo. No es un muro donde todos publican, ni un tablón que puedas abrir: es un aviso que la empresa te manda. En Fube Time los tienes reunidos en Más > Social > Anuncios.

El buzón interno es el espacio para conversar con RRHH sobre un tema concreto, y funciona con dos estados:

En esta versión, los hilos los abre RRHH o un responsable y tú respondes a los que te abren, desde Más > Buzón en Fube Time. Si un hilo está cerrado y el asunto revive, tu responsable puede reabrirlo volviéndolo a poner en Abierto y la conversación sigue donde estaba. Para lo que tiene su propio flujo —pedir días o corregir un fichaje— usa Mis ausencias y Mis fichajes, no el buzón.

Casos límite y errores comunes

• "Quiero fichar y no encuentro el botón en Mis fichajes." Es normal: Mis fichajes es de consulta. Ficha desde el widget de la barra lateral, desde el Resumen de RRHH o desde la app Fube Time.
• "Me olvidé de fichar la salida." La jornada queda abierta. No edites el fichaje a mano; pulsa Solicitar corrección sobre ese fichaje, pon la hora correcta y el motivo, y espera la aprobación de tu responsable.
• "Pedí unas vacaciones que ya me aprobaron y al final no las cojo." No hace falta avisar a RRHH para cancelarlas: en el historial de Mis ausencias, pulsa el botón Cancelar solicitud de esa fila, aunque esté aprobada.
• "He pedido días y mi saldo sigue igual." Es lo esperado: el disponible se recalcula al aprobar, no al pedir. Lo que tienes en cola lo ves en el Historial de solicitudes, en la columna Estado: las filas que ponen Pendiente aún no se han descontado de tu disponible.
• "Han cambiado un fichaje mío y no me han dicho nada." Aparecerá como pendiente de revisar. Ahí decides si das tu conformidad o discrepas dejando el motivo por escrito.
• "No veo mi nómina de este mes." Los documentos los asigna RRHH; si aún no aparece, es que todavía no la han subido. Y búscala en Fube Time, en Más > Documentos, no en la web.
• "Quiero escribir a RRHH y no puedo abrir un hilo." En esta versión los hilos del buzón los abre RRHH; tú respondes a los que te abren. Para vacaciones o correcciones, usa sus flujos propios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo fichar desde Mis fichajes? No. Mis fichajes es la pantalla donde consultas tu histórico (calendario, horas, timeline diario), donde descargas tu registro de jornada y desde donde solicitas correcciones. El fichaje en tiempo real está en el widget de la barra lateral, en el Resumen de RRHH o en la app Fube Time.

¿Puedo cancelar una ausencia que ya me han aprobado? Sí. Puedes cancelar tú mismo tanto las solicitudes pendientes como las ya aprobadas, desde el botón Cancelar solicitud de la fila en el historial de Mis ausencias. No necesitas que intervenga tu responsable.

¿Puedo descargar mi registro de jornada sin pedírselo a la empresa? Sí, y es lo que da valor a esta pantalla. Desde Mis fichajes, con el botón de descarga del registro de jornada en PDF, obtienes el parte oficial del mes que estés viendo.

¿Ven mis compañeros mis fichajes o mis ausencias? No. Cada persona ve solo sus propios datos. En Mi equipo, como mucho se muestra la disponibilidad en tiempo real de los compañeros, nunca sus datos personales ni el motivo de una ausencia.

¿Cómo consigo mi nómina o mi contrato? Los sube y te los asigna RRHH; los tienes en tu expediente y los descargas desde Fube Time, en Más > Documentos, sin pedirlos por correo.

¿Puedo publicar un anuncio o abrir yo un tema en el buzón? No. Las comunicaciones internas las publica RRHH y te llegan como notificación. En el buzón, en esta versión los hilos los abre RRHH o un responsable y tú respondes.

Tu espacio, sin depender de nadie

El portal del empleado te da autonomía: consultas tus fichajes y pides correcciones, das tu conformidad o discrepas de lo que la empresa te cambie, descargas tu registro de jornada, solicitas y cancelas ausencias —pendientes o aprobadas—, miras tus horarios, tus incidencias y tus estadísticas, todo desde un mismo sitio y viendo solo lo tuyo. Menos correos a RRHH y las cosas más claras para ti.

¿Tu empresa aún no usa Fube o quieres verlo por dentro? Crea tu cuenta gratis y descubre el portal del empleado dentro del Control horario y RRHH de Fube.