Cómo importar tus clientes desde Excel a Fube paso a paso

Casi nadie llega a Fube con la cartera en blanco. Lo normal es tener los clientes en un Excel que se ha ido llenando con los años —su NIF, su nombre, su dirección— y la duda de siempre: «para pasarme, ¿tengo que volver a teclearlo todo a mano?». La respuesta es no. Esta guía es para quien quiere subir su cartera de un Excel a Fube sin copiar fichas una a una: en lugar de reescribir, rellenas una plantilla pensada para no equivocarse y la subes. Al terminar, Fube te dice fila a fila qué entró y qué hay que corregir.

Antes de empezar

Lo primero, porque condiciona todo lo demás: importar no está en el plan gratuito. El asistente de importación es un módulo de pago; en Starter, al abrirlo, verás una pantalla que explica qué incluye y te ofrece subir de plan. Desde Pro lo tienes. Qué entra en cada uno está en precios.

Y lo segundo, porque es lo que más sorprende en una carga masiva: el número de clientes está limitado por plan. Si subes una cartera de trescientas fichas a un plan que admite cien, las que pasen del tope no entran: fallan con un «Has superado el límite de clientes» y aparecen en el informe final como filas rechazadas. Las que sí cabían se quedan dentro, así que no pierdes el trabajo, pero conviene comprobar el tope antes de preparar el archivo y no después.

Con eso claro, dos cosas más para que la importación salga a la primera:

• Trabajas siempre sobre la plantilla de Fube. No vale subir cualquier Excel: en la subida final solo se aceptan las plantillas XLSX que descargas (o que Fube te genera) desde la plataforma. Por eso el primer paso es bajar esa plantilla.
• Cada fila es un cliente. El nombre fiscal es obligatorio y, para empresas y autónomos, también el NIF/CIF y la dirección de facturación. El país viene por defecto en España. El resto de campos —correo, teléfono, contacto— son opcionales: los añades si los tienes a mano.

Si lo que quieres es entender qué significa cada campo de la ficha de un cliente, te ayuda la guía de cómo crear un cliente, que recorre el alta unitaria campo a campo. Importar es esa misma alta, pero en bloque. Toda la mecánica de importar y exportar tu cartera está descrita en la página de importación y exportación de clientes.

Paso 1 · Abre el asistente y elige «Clientes»

En la aplicación, entra en Utilidades › Importar datos. El asistente muestra un selector con los tipos de dato importables —clientes, proveedores, productos, documentos de venta, gastos…—. Elige Clientes. Cada tipo tiene su propia plantilla, así que esta elección determina qué plantilla vas a descargar después.

Paso 2 · Descarga la plantilla de Excel

Con «Clientes» seleccionado, pulsa Obtener plantilla. Se abre un cuadro con dos caminos:

• Descargar plantilla vacía — bajas un archivo XLSX con las columnas, los desplegables y el formato que Fube espera, ya preparados. La rellenas a mano.
• Poblar desde archivo existente — si ya tienes los clientes en un CSV o Excel propio, lo subes y Fube te devuelve su plantilla oficial con tus datos encajados en las columnas correctas. Es el atajo cuando vienes de otro programa, descrito en la página del área de importación de clientes.

Para una cartera que ya tienes ordenada en Excel, descarga la plantilla vacía y pasa al siguiente paso.

Paso 3 · Rellena la plantilla con tus clientes

Abre la plantilla descargada y vuelca tus clientes, una fila por cliente. Respeta los encabezados tal cual vienen: son los que Fube reconoce. Ten presente lo obligatorio:

• Nombre fiscal en todas las filas.
• NIF/CIF y dirección de facturación para empresas y autónomos.
• El país ya viene como España por defecto; cámbialo solo si el cliente es de fuera.

El resto —correo electrónico, teléfono, persona de contacto— es opcional. No conviertas la plantilla a otro formato ni cambies los nombres de las columnas: guárdala como XLSX para que conserve los acentos y los desplegables.

Si rellenas alguna columna numérica —la de facturación anual, por ejemplo— puedes escribir los importes como los escribes normalmente: 1.234,56 y 1234.56 valen los dos. Hay un solo caso que conviene conocer porque no se puede adivinar: un número como 1.234, con un punto y exactamente tres cifras detrás, se lee como mil doscientos treinta y cuatro. Si querías uno con doscientas treinta y cuatro milésimas, escríbelo con coma: 1,234. Y si una celda que debería llevar un número trae otra cosa, esa fila se rechaza y el informe te dice con qué valor se ha atascado.

Paso 4 · Elige el modo de importación

De vuelta en el asistente, selecciona el modo. Son dos y la diferencia importa:

• Solo crear — entran únicamente los registros nuevos. Si un cliente ya existe en Fube, esa fila se reporta y no se toca la ficha que ya tenías. Es el modo de la primera carga, cuando partes de una cuenta vacía.
• Crear o actualizar — los clientes que ya existen se actualizan y los nuevos se crean. Fube reconoce a los que ya están y actualiza su ficha en lugar de duplicarla. Es el modo de una puesta al día.

En cualquiera de los dos casos, ningún cliente se duplica sin que tú lo veas: tú decides si esta tanda es una primera carga o una actualización.

Y aquí está el detalle que decide si tu segunda importación funciona: para los clientes, el campo por el que Fube reconoce a uno que ya tiene es el nombre de facturación, no el NIF. De ahí salen las dos sorpresas típicas:

• Escribir el mismo cliente con el nombre ligeramente distinto —ACME S.L. una vez y ACME SOCIEDAD LIMITADA la siguiente— crea dos fichas, aunque el NIF sea el mismo.
• Dos clientes distintos que compartan razón social chocan entre sí: el nombre de facturación es único en tu cuenta, así que el segundo se reporta como ya existente.

La consecuencia práctica: antes de reimportar, comprueba que los nombres del archivo son exactamente los que tienes en Fube. Es lo que separa una actualización limpia de una cartera duplicada.

Paso 5 · Sube la plantilla

Sube la plantilla XLSX que has rellenado. En esta subida final, el asistente acepta solo plantillas XLSX generadas por Fube —la vacía que descargaste o la que Fube te generó desde tu archivo—, no un CSV suelto ni un Excel cualquiera. Cada archivo admite hasta 20 MB.

El asistente procesa el archivo mostrando el progreso y, al terminar, pasa al resultado.

Paso 6 · Revisa el informe de resultado

Fube valida fila a fila: las filas correctas se crean y las que fallan se reportan, sin frenar al resto. Al acabar, el panel muestra un resumen —cuántos clientes han entrado— y, si alguna fila no ha entrado, cuál y por qué (el número de fila y el campo que falla). Corriges solo esas filas en tu plantilla y la vuelves a subir; las que ya entraron se quedan dentro.

A partir de aquí, tus clientes están listos para facturar: cuando crees una factura, los buscas y Fube recupera su NIF y su dirección. Cada factura que emitas desde Fube se registra y se envía a la Agencia Tributaria conforme a Verifactu, de serie —si quieres entender qué significa eso, lo explica la guía para empezar con Verifactu—.

Y a la vuelta: exportar tus clientes a Excel

El camino inverso también existe. Desde el listado de clientes puedes exportar a XLSX exactamente los que selecciones: aplicas los filtros que necesites (estado, país, etiquetas…), eliges los clientes y pulsas exportar. El archivo sale con esa selección, no con un volcado de toda tu base. Va bien para preparar un envío, pasarle el listado a tu asesoría o guardar una copia de tu cartera.

Casos límite y errores comunes

• «No se acepta el archivo» en la subida final. Casi siempre es porque has intentado subir un CSV o un Excel propio en lugar de la plantilla de Fube. Vuelve al paso 2: si tus datos están en un archivo distinto, genera la plantilla con la opción de subir tu archivo, que te devuelve el XLSX que sí se acepta.
• Filas que fallan por un dato. Un NIF mal escrito, un campo obligatorio en blanco o un valor que no encaja en un desplegable hace que esa fila no entre. El informe te señala la fila y el campo; corrígelos en la plantilla y reimporta solo lo pendiente.
• Duplicados. Si subes dos veces el mismo cliente en modo «solo crear», el segundo se reporta como ya existente y no se duplica. Si quieres que la segunda subida actualice los datos, usa «crear o actualizar».
• No hay deshacer en bloque. Una importación no se revierte con un botón. Si traes una cartera grande, conviene probar con pocas filas antes del lote completo y conservar el archivo original por si hace falta reimportar.
• «Has superado el límite de clientes». Tu plan admite hasta un número de fichas y lo has alcanzado a mitad de la tanda. Las filas anteriores entraron; las que fallaron están en el informe. Sube de plan y reimporta sólo esas: consulta los topes en precios.
• No encuentro el asistente de importación. No está en el plan gratuito. En Starter, la pantalla que se abre es la que explica el módulo y ofrece subir de plan.
• He reimportado y se me han duplicado las fichas. Los nombres de facturación del archivo no coincidían exactamente con los que tenías. Ver el paso 4.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir directamente el Excel que ya tengo?

En la subida final, no: ahí solo se admiten plantillas XLSX generadas por Fube. Pero en el paso de obtener plantilla sí puedes subir tu CSV o Excel propio para que Fube lo encaje en su plantilla; esa plantilla resultante es la que luego importas.

¿Qué pasa si un cliente ya existe en Fube?

Depende del modo. En «solo crear», la fila se reporta y no se toca la ficha existente. En «crear o actualizar», Fube lo reconoce por su nombre de facturación y actualiza la ficha en lugar de duplicarla.

¿Puedo importar clientes sin NIF?

No: para dar de alta una ficha de cliente por importación, el NIF/CIF es obligatorio en empresas y autónomos. (Cosa distinta es una venta a consumidor final con una factura simplificada, que no exige los datos fiscales completos; eso lo ves en la sección de facturación.)

¿Hay un tope de clientes?

Sí, y depende de tu plan. Sólo el plan superior es ilimitado; los demás tienen un número máximo de fichas. Los topes de cada uno están en precios.

¿Importar mis clientes presenta algo ante Hacienda?

No. Importar es traer tus datos a tu cuenta y dejarlos ordenados; no presenta modelos ni comunica nada a la AEAT por sí mismo. La presentación de modelos y el envío de tus facturas son procesos aparte. Para cualquier duda sobre qué declarar y cuándo, consúltalo con tu asesoría.

Empieza con tu cartera ya dentro

Descargas la plantilla, la rellenas, eliges el modo, la subes y revisas el informe: en unos minutos pasas tu cartera de un Excel a Fube sin teclear ficha a ficha. Dos comprobaciones antes de lanzarte: que tu plan incluye la importación y que el tope de clientes te cabe —las dos las resuelves en precios—. A partir de ahí, el siguiente paso natural es crear tu primera factura a cualquiera de ellos, y si prefieres dar de alta uno a mano, lo cuenta cómo crear un cliente.