Cómo hacer seguimiento comercial con actividades y recordatorios

Cómo hacer seguimiento comercial con actividades y recordatorios

La venta se pierde casi siempre en el mismo sitio: en el «ya le llamo yo la semana que viene» que nadie apuntó. Las actividades del CRM de Fube son ese apunte —una llamada, una reunión, una tarea— con fecha, responsable y, si quieres, un aviso por correo para que no dependa de tu memoria.

Y lo importante: cada actividad queda colgada del cliente, del lead o de la oportunidad, así que el historial de la relación se construye solo mientras trabajas.

Antes de empezar: el CRM está desde Business

Las actividades forman parte del módulo CRM, que no entra ni en el plan gratuito ni en Pro. En esos dos planes, al abrir CRM verás una pantalla que explica qué incluye y te ofrece subir de plan; desde Business lo tienes completo. Lo que trae el módulo está en actividades y recordatorios, y qué incluye cada plan, en precios.

Paso 1 — Registra la actividad

Ve a CRM › Actividades y pulsa Crear actividad —o la tecla N—. Sólo dos campos son obligatorios: el tipo y el asunto.

El tipo dice qué clase de contacto fue o va a ser: Llamada, Reunión, Tarea, Email, Nota u Otro. No cambia el comportamiento, pero es lo que después te deja filtrar y ver en el panel de qué está hecho tu mes.

El asunto es el título corto que verás en el listado y en el calendario. Escríbelo como una frase útil dentro de seis semanas: «Llamada de seguimiento» sirve de poco; «Confirmar si aprueban el presupuesto de mayo» sí.

Lo demás es opcional y merece la pena:

• Fecha programada — cuándo toca. Sin ella, la actividad existe pero no aparece en el calendario ni cuenta como vencida.
• Duración (min) — lo que estimas o lo que te llevó.
• Descripción — el contexto largo.
• Responsable — quién hace el seguimiento. Además de repartir el trabajo, es quien recibirá el aviso del recordatorio.

Paso 2 — Vincúlala a un cliente, un lead o una oportunidad

Es el campo que más se salta y el que da valor a todo lo demás. Puedes enlazar la actividad a un cliente, a un lead o a una oportunidad, y con eso el contacto deja de ser un apunte suelto y pasa a ser parte del historial de esa relación.

La regla práctica: engánchala a la oportunidad si estás cerrando una venta concreta, al lead si aún no es cliente, y al cliente para todo lo demás (una incidencia, una llamada de posventa, una renovación).

Después, en el listado, la columna Vinculada a te dice de quién es cada actividad, y puedes filtrar por ella para reconstruir todo lo hablado con alguien.

Paso 3 — Añade el recordatorio (y sí, se envía)

El recordatorio se pone en el propio alta: en el formulario de crear la actividad hay un bloque Recordatorio con un interruptor «Añadir recordatorio» y un campo «Recordar el». Se guarda junto con la actividad, en la misma operación, así que no hay que crear primero y volver después.

En el alta cabe uno. Si quieres varios —uno el día antes y otro dos horas antes, por ejemplo—, abre después la actividad para editarla: ahí hay un bloque Recordatorios donde eliges fecha y hora en el selector y pulsas Añadir, tantas veces como quieras. Es también la única pantalla donde los ves todos, cada uno con su etiqueta Email y con un Enviado en gris cuando ya ha salido.

Dos reglas que el formulario aplica al añadirlo:

• El aviso tiene que ser en el futuro.
• Si la actividad está programada para una fecha futura, el aviso no puede ser posterior a ella. Avisar después de la reunión no le sirve a nadie.

El aviso llega por correo y como notificación dentro de Fube, y le llega al responsable de la actividad (o a quien la creó, si no hay responsable asignado). Fube revisa los recordatorios vencidos cada cinco minutos, así que cuenta con ese margen y no lo programes al filo.

El canal es siempre el correo electrónico. No hay nada que elegir.

Paso 4 — Trabaja desde el calendario

CRM › Actividades › Calendario pinta las actividades programadas por día. Es la vista de repaso: la abres por la mañana, ves qué toca y qué se ha quedado atrás, y vas cerrando. Las que no tienen fecha programada no salen aquí — sólo en el listado.

Paso 5 — Ciérrala, y anota qué pasó

Una actividad nace Pendiente. Cuando la haces —o la descartas— ciérrala desde su menú:

• Completar — abre un cuadro que te pide el resultado. Puedes dejarlo vacío, pero es el campo que convierte tu CRM en algo que se puede leer: «pide presupuesto revisado a 12 meses», «no coge el teléfono, insistir en septiembre». Queda guardada la fecha de finalización y el texto se ve en la columna Resultado del listado.
• Cancelar — para lo que ya no toca hacer. Te pide igualmente un motivo, opcional.

En los dos casos, los recordatorios pendientes de esa actividad se cancelan: no te va a llegar un aviso de una llamada que ya hiciste.

Y esto es de ida. Completar y cancelar no se deshacen desde la aplicación: el formulario de edición no tiene un campo Estado con el que devolverla a Pendiente. Si el seguimiento se reactiva, lo natural es crear una actividad nueva —que además deja constancia de que hubo un segundo intento— en vez de intentar revivir la vieja.

Actividades y notas no son lo mismo

Se parecen y se usan mal a menudo:

Las notas viven en la ficha del cliente y en la de la oportunidad, y las cubren crear un cliente y gestionar el embudo de ventas. Si lleva fecha, es actividad.

Casos límite y errores comunes

• No me llega ningún aviso. Repasa tres cosas: que el recordatorio esté en el futuro al añadirlo, que la actividad siga Pendiente (si la cerraste, sus avisos se cancelaron) y que el responsable tenga correo. Ten en cuenta también el margen de cinco minutos del envío.
• No encuentro dónde poner el recordatorio. Está en el alta, en el bloque Recordatorio: activa el interruptor «Añadir recordatorio» y aparece el campo de fecha. Ver el paso 3.
• He puesto el aviso después de la hora de la reunión y no me deja. Es la regla del paso 3: con la actividad programada en el futuro, el aviso tiene que caer antes.
• Cancelé una actividad por error. No se reabre desde la aplicación; crea una nueva con la fecha correcta.
• Tengo actividades sin fecha «perdidas». Sin fecha programada no salen en el calendario ni cuentan como vencidas en el panel. Si es algo que hay que hacer, ponle día.
• Bajé de plan y dejaron de llegarme los avisos. Los recordatorios sólo se envían mientras la cuenta tenga el módulo CRM activo. Al recuperarlo, los que quedaron sin enviar vuelven a la cola.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner más de un recordatorio a la misma actividad?

Sí, pero no desde el alta: al crearla cabe uno. Abre la actividad para editarla y añade en el bloque Recordatorios tantos como quieras, cada uno con su fecha y hora. Todos van por correo.

¿A quién le llega el aviso?

Al responsable de la actividad. Si no le asignaste ninguno, a quien la creó.

¿Dónde veo todo lo hablado con un cliente concreto?

Filtra el listado de actividades por la entidad vinculada. Ahí tienes las llamadas, reuniones y tareas de ese cliente, lead u oportunidad, con su resultado.

¿El calendario muestra las actividades de todo el equipo?

Muestra las que tú puedes ver según tus permisos. Filtra por responsable para quedarte con las tuyas. Cómo se reparten los accesos lo cuenta roles y permisos.

¿Las actividades las ve el cliente?

No. Todo el CRM es interno de tu equipo.

Apunta la próxima llamada antes de colgar

El seguimiento comercial no falla por falta de herramientas, falla por el hueco entre colgar el teléfono y apuntar lo siguiente. Registrar la actividad ahí mismo, con su fecha y su recordatorio, es lo que hace que dentro de tres semanas no dependa de que te acuerdes. Las actividades entran a partir del plan Business: míralo en precios y, si te encaja, crea tu cuenta y pruébalo con tu próxima llamada. Antes puedes ver qué trae el CRM de Fube.