Cómo generar una remesa SEPA en XML para tu banco paso a paso

Cómo generar una remesa SEPA en XML para tu banco paso a paso

Cuando tienes que cobrar veinte cuotas o pagar una docena de nóminas, lo tedioso no es decidir los importes: es teclear operación tras operación en la banca electrónica, con el riesgo de copiar mal un IBAN y que el banco te lo devuelva. La alternativa es agrupar todo en una remesa SEPA: un único fichero que reúne muchos cobros o muchos pagos y que subes de una sola vez.

Importante de entrada: Fube genera y valida el fichero, pero no lo envía al banco por ti. Tú descargas el XML, lo subes a tu banca electrónica y luego marcas la remesa como presentada en Fube. La conexión bancaria de Fube sirve para leer y conciliar movimientos, no para enviar remesas ni ordenar pagos.

Antes de empezar

El módulo SEPA no está ni en Starter ni en Pro. Lo traen los planes Business y Elite. Si en Tesorería ves una tarjeta presentando el módulo en vez del listado, es cuestión de plan: lo confirmas en precios.

Y para que la remesa salga a la primera, ten resuelto lo que corresponda a su tipo:

• La cuenta bancaria de tu empresa dada de alta en Fube: la cuenta donde recibirás los cobros, o desde la que pagarás. Se gestiona en cuentas bancarias.
• Para cobrar por adeudo directo, dos cosas. Una, un mandato SEPA activo por cada cliente. Y dos, la que se olvida siempre: el identificador del acreedor relleno en esa cuenta bancaria. Es un campo opcional al dar de alta la cuenta —aparece como Identificador del acreedor—, pero sin él la validación de cualquier remesa de adeudos falla en seco, con el mensaje «La empresa debe tener un identificador de acreedor para remesas de adeudo directo». Rellénalo antes de montar nada.
• Para pagar por transferencia no hace falta mandato ni identificador de acreedor: el pago lo inicias tú, así que basta con el IBAN de cada beneficiario.
• Tener claro qué vas a meter: cada remesa lleva un solo tipo de operación. O cobros, o pagos.

Paso 1 — Decide el tipo de remesa

El primer reparto ordena todo lo demás: adeudos para cobrar, transferencias para pagar.

• Una remesa de domiciliación (adeudos) sirve para cobrar a tus clientes cargando el importe en su cuenta. Genera un fichero pain.008 y requiere un mandato firmado por cada cliente.
• Una remesa de transferencia sirve para pagar a proveedores o nóminas desde tu cuenta. Genera un fichero pain.001 y no necesita mandato.

Paso 2 — Crea la remesa

En Tesorería › Domiciliaciones › Remesas, crea una nueva y rellena sus datos:

• Referencia: un identificador único de la remesa, de hasta 35 caracteres. Viaja en el fichero XML, así que conviene que sea reconocible: el mes y el lote, por ejemplo.
• Tipo de remesa: domiciliación (cobros) o transferencia (pagos).
• Fecha de ejecución: la fecha en la que el banco procesará la remesa. No puede ser anterior a hoy.
• Cuenta bancaria de tu empresa. El campo cambia de nombre según el tipo: en transferencias se llama Cuenta ordenante —desde la que pagas— y en adeudos Cuenta del acreedor —donde recibirás los cobros—.

Al crearse, la remesa queda en Borrador: mientras siga así, puedes añadir y quitar operaciones.

Paso 3 — Añade las operaciones (y respeta las tres reglas del lote)

Con la remesa en borrador, pulsa Añadir operaciones. Fube te ofrece las operaciones en borrador y sin remesa asignada que sean del tipo de la remesa; las creas antes, cada una en su sección:

• En una remesa de adeudos, cada operación es un adeudo directo, que sí puede llevar enlazada la factura que cobra.
• En una remesa de transferencias, cada operación es una transferencia. Ojo aquí: la transferencia no enlaza ningún gasto —el formulario no tiene ese campo—, así que el pago no queda atado a ningún documento dentro de Fube.

Agrupar muchos movimientos en un fichero es justamente la gracia, pero hay tres reglas que la validación aplica y que conviene conocer antes de montar el lote, no después:

1. No se mezclan tipos. Una remesa de cobros no admite transferencias, y al revés.
2. Una remesa de adeudos no mezcla esquemas. O todos CORE, o todos B2B.
3. Una remesa de adeudos no mezcla tipos de secuencia. Ni un FRST con varios RCUR, ni ninguna otra combinación.

La tercera es la que más muerde, porque el caso que la dispara es el más normal del mundo: el mes en que das de alta clientes nuevos tienes un par de FRST y veinte RCUR. Eso son dos remesas, no una.

Paso 4 — Valida la remesa

Antes de generar nada, lanza Validar remesa. Fube revisa el lote entero y te dice lo que no cuadra antes de que te lo devuelva el banco. Comprueba, entre otras cosas:

• Que haya al menos una operación, y que todas tengan sus datos obligatorios.
• Que los IBAN y los BIC sean válidos.
• Que los mandatos estén activos y tengan IBAN y fecha de firma, en los adeudos.
• Que la cuenta de origen esté configurada y, en adeudos, tenga identificador de acreedor.
• Que los importes sean mayores que cero.
• Que no se mezclen esquemas ni tipos de secuencia.
• Que la cuenta bancaria vinculada a cada mandato siga siendo de su cliente. Si una cuenta se reasignó a otro cliente después de firmar el mandato, la remesa se bloquea: es el último punto reversible antes de que el dinero se mueva con el vínculo torcido.

Además de errores, la validación puede devolver avisos que no bloquean: el más común es una fecha de cobro o de ejecución que ya pasó, porque lo normal es que el banco la reajuste al siguiente día hábil.

Corregir aquí es mucho más barato que hacerlo después de que el banco rechace el fichero.

Paso 5 — Exporta el XML (y se descarga en el mismo gesto)

Con la remesa lista, pulsa Exportar XML. Dos cosas que conviene saber:

• Valida antes por su cuenta. Si algo no cuadra, no exporta: te enseña el resultado de la validación. O sea que el paso anterior es opcional en la práctica, aunque sigue siendo más cómodo validar mientras corriges.
• Exportar y descargar son la misma acción. Fube genera el fichero, cambia la remesa a Exportada y te lo descarga seguido. Si la descarga falla por lo que sea, la remesa ya está exportada: no repitas el export, usa Descargar XML desde su ficha.

El formato depende del tipo: pain.008.001.02 para adeudos directos y pain.001.001.03 para transferencias. Son los que acepta la banca electrónica de cualquier entidad de la zona SEPA.

Y aquí ocurre algo que no se ve: al exportar, las facturas vinculadas a los adeudos pasan a «En cobro SEPA». Deja de ser un borrador tuyo y empieza a ser dinero en vuelo.

Paso 6 — Sube el fichero a tu banca

Sube el XML a la banca electrónica de tu entidad. Esta parte se hace fuera de Fube: cada banco tiene su propia sección para cargar ficheros de remesas, normalmente bajo «Ficheros», «Remesas SEPA» o «Importación de ficheros».

Paso 7 — Marca la remesa como presentada y procesada

El último tramo parece papeleo de seguimiento y no lo es: estas dos marcas mueven el estado de pago de tus documentos.

• Cuando hayas subido el fichero, marca Marcar presentada. La remesa pasa a Presentada al banco.
• Cuando el banco confirme las operaciones, marca Marcar procesada. La remesa pasa a Procesada, todas sus operaciones quedan Confirmadas y las facturas vinculadas se marcan como Pagadas.

Resumido, lo que cada paso le hace a tus documentos:

En una remesa de transferencias no ocurre nada equivalente con tus gastos: como la transferencia no lleva gasto enlazado, marcar la remesa como procesada no toca ningún documento. El gasto lo marcas tú.

Por eso: marca «procesada» cuando el banco confirme de verdad, no cuando subas el fichero. Estás dando por cobrado el dinero en tu contabilidad.

Qué puedes hacer en cada estado

Los estados Parcial y Rechazada aparecen en el catálogo, pero nada los asigna: Fube no recibe respuestas del banco, así que ninguna remesa llega sola a esos estados.

Cancelar una remesa no la retira del banco

Esta merece su propio apartado, porque es la única forma de cobrar dos veces sin darte cuenta.

Cancelar está disponible en Borrador y en Exportada, y hace tres cosas: devuelve las operaciones a borrador para que puedas rehacer el lote, deja constancia de que la remesa no se presentó, y borra el fichero XML —también del almacenamiento, porque dentro van los IBAN de tus clientes—.

Lo que no hace es retirar nada de tu banco. Y aquí está la trampa: Exportada no significa «sin entregar». El fichero llega al banco cuando tú lo subes, que es justo después de exportarlo, y marcar «presentada» es papeleo posterior que mucha gente no hace. Si cancelas en Fube una remesa que ya subiste a la banca y la rehaces, estás cobrando dos veces. Antes de cancelar una remesa exportada, asegúrate de que no llegaste a subir el fichero.

Casos límite y errores comunes

• La validación se queja del identificador de acreedor. No es de los adeudos: es de tu cuenta bancaria. Rellena el campo Identificador del acreedor en su ficha y vuelve a validar.
• La validación dice que mezclas esquemas o secuencias. Divide el lote en dos remesas: una por esquema, y dentro, una por tipo de secuencia.
• Quiero cobrar y el cliente no tiene mandato. No es posible. Crea primero el mandato, con la firma del cliente.
• Mezclé cobros y pagos. No se puede: dos remesas, cada una con su fichero.
• La remesa dice estar exportada y no aparece el fichero. Ábrela desde su ficha, que es donde se pide la remesa completa; desde ahí la descarga suele funcionar.
• El banco me devuelve un cobro. Fube no se entera: no hay ingesta de respuestas bancarias, así que ni la remesa ni el adeudo cambian solos de estado. Lo ves en tu banca, y el ajuste en Fube lo haces tú.
• Cuadrar lo que de verdad ha entrado o salido. Una vez procesada la remesa, los movimientos aparecen en tu extracto. Para casarlos con facturas y gastos tienes la conciliación bancaria.

Preguntas frecuentes

¿Fube envía la remesa al banco por mí?

No. Fube genera y valida el fichero XML; tú lo descargas y lo subes a la banca electrónica de tu entidad. Después marcas la remesa como presentada, y como procesada cuando el banco confirme.

¿Qué fichero genera y lo acepta mi banco?

XML en el estándar europeo ISO 20022: pain.008.001.02 para remesas de adeudos y pain.001.001.03 para remesas de transferencias. Son los formatos que acepta la banca electrónica de la zona SEPA.

¿Cuántas operaciones caben en una remesa?

Fube no impone límite, pero tu banco puede tenerlo —número de operaciones o importe máximo por fichero—. Consúltalo con tu entidad.

¿Puedo modificar una remesa después de generar el fichero?

Mientras esté en Exportada puedes cancelarla, rehacer las operaciones y crear otra, con la advertencia de arriba: si ya subiste el fichero al banco, rehacerla duplica las operaciones. Una vez marcada como presentada, no se puede modificar.

¿Qué hago si el banco rechaza la remesa entera?

Revisa el motivo —formato, IBAN incorrectos, mandatos no registrados, fondos—, corrige los datos en Fube y genera una remesa nueva. El estado Rechazada no se pone solo: Fube no recibe esa respuesta.

Genera tu primera remesa

Agrupar tus cobros o tus pagos en un único fichero te ahorra teclear operación por operación y, con la validación previa, te evita buena parte de las devoluciones por datos. Ten el identificador de acreedor puesto, separa los lotes por esquema y secuencia, y marca «procesada» sólo cuando el banco confirme.

Si aún no tienes cuenta, créala y mira en precios qué plan incluye el módulo SEPA; tienes el detalle de todo el módulo en SEPA de la Tesorería. Recuerda: el fichero lo genera Fube; el envío al banco lo das tú.