Cómo generar una remesa SEPA en XML para tu banco paso a paso

Cuando tienes que cobrar veinte cuotas o pagar una docena de nóminas, lo tedioso no es decidir los importes: es teclear operación tras operación en la banca electrónica, con el riesgo de copiar mal un IBAN y que el banco te lo devuelva. La alternativa es agrupar todo en una remesa SEPA: un único fichero que reúne muchos cobros o muchos pagos y que subes de una sola vez. Esta guía te enseña a generar ese fichero en Fube, en el estándar europeo XML ISO 20022, validarlo antes de mandarlo y dejar la remesa lista para tu banco.

Importante de entrada: Fube genera y valida el fichero, pero no lo envía al banco por ti. El envío de la remesa lo das tú: descargas el XML, lo subes a tu banca electrónica (suele estar en la sección de Ficheros o Remesas) y luego marcas la remesa como presentada en Fube para mantener el seguimiento. La conexión bancaria de Fube (agregación vía PSD2) sirve para leer y conciliar movimientos, no para enviar remesas ni ordenar pagos. La automatización está en preparar y revisar el fichero; el paso de subirlo lo das tú.

Antes de empezar

Para que la remesa salga a la primera, conviene tener resuelto lo básico según el tipo:

• La cuenta bancaria de tu empresa dada de alta en Fube: la cuenta donde recibirás los cobros (si es una remesa de adeudos) o desde la que pagarás (si es de transferencias). Puedes gestionarla en cuentas bancarias.
• Para cobrar por adeudo directo, un mandato SEPA activo por cada cliente: es la autorización firmada que te permite domiciliar el cobro en su cuenta. Sin mandato válido, el banco rechaza el adeudo.
• Para pagar por transferencia no hace falta mandato: el pago lo inicias tú, así que solo necesitas el IBAN del proveedor o del empleado.
• Tener claro qué vas a meter en la remesa: cada remesa lleva un solo tipo de operación. O cobros, o pagos, pero no ambos en el mismo fichero.

Toda la mecánica de mandatos, adeudos y transferencias está descrita en la página de SEPA: mandatos, adeudos y remesas.

Paso 1 — Decide el tipo de remesa

El primer reparto ordena todo lo demás: adeudos para cobrar, transferencias para pagar.

• Una remesa de domiciliación (adeudos) sirve para cobrar a tus clientes cargando el importe en su cuenta. Genera un fichero pain.008 y requiere un mandato firmado por cada cliente.
• Una remesa de transferencia sirve para pagar a proveedores o nóminas desde tu cuenta. Genera un fichero pain.001 y no necesita mandato.

Cambia quién inicia la operación y qué fichero se produce, pero ambas terminan en una remesa. Elige el tipo según lo que quieras hacer en este lote.

Paso 2 — Crea la remesa

En el módulo de remesas SEPA, crea una nueva remesa y rellena sus datos:

• Referencia: un identificador único de la remesa, de hasta 35 caracteres. Se incluye en el fichero XML, así que conviene que sea reconocible (por ejemplo, una referencia con el mes y el lote).
• Tipo de remesa: domiciliación (cobros) o transferencia (pagos), el que decidiste en el paso anterior.
• Fecha de ejecución: la fecha en la que el banco procesará la remesa.
• Cuenta bancaria: la cuenta de tu empresa. El campo cambia de nombre según el tipo: en transferencias se llama Cuenta ordenante (desde la que pagas) y en adeudos Cuenta del acreedor (donde recibirás los cobros).

Al crearse, la remesa queda en estado Borrador: mientras siga así, puedes seguir añadiendo y quitando operaciones.

Paso 3 — Añade las operaciones

Con la remesa en borrador, pulsa Añadir operaciones para ver las operaciones en borrador que aún no pertenecen a ninguna remesa y selecciona las que correspondan a su tipo:

• En una remesa de adeudos, cada operación es un adeudo directo que enlaza a la factura que quieres cobrar desde la cuenta del cliente.
• En una remesa de transferencias, cada operación es una transferencia que enlaza al gasto que quieres liquidar.

Las operaciones se crean por separado, en sus propias secciones (Adeudos directos y Transferencias, dentro del módulo SEPA), y aparecen como disponibles para añadir a una remesa mientras sigan en borrador y sin remesa asignada.

Puedes añadir varias operaciones a la misma remesa: esa es justamente la gracia, agrupar muchos movimientos en un único fichero. Recuerda que no se mezclan tipos: una remesa de cobros no admite transferencias, y al revés.

Paso 4 — Valida la remesa

Antes de generar nada, lanza la validación. Fube revisa la remesa entera y, si algo no cuadra, te lo dice antes de que el banco te lo devuelva. La validación comprueba los datos obligatorios, que los IBAN sean válidos, que los mandatos estén activos (en los adeudos), la cuenta de origen y que los importes sean correctos.

Si la validación encuentra problemas, te los muestra en un informe para que los corrijas con la remesa todavía en borrador. Corregir aquí es mucho más barato que hacerlo después de que el banco rechace el fichero.

Paso 5 — Exporta el fichero XML

Con la remesa validada, exporta el XML. Fube genera el fichero en el estándar europeo ISO 20022 que corresponda al tipo:

• pain.008 para las remesas de adeudos directos.
• pain.001 para las remesas de transferencias.

Son los formatos que acepta la banca electrónica de cualquier entidad de la zona SEPA. Tras exportar, la remesa pasa al estado Exportada y el fichero queda disponible para descargar.

Paso 6 — Descarga el XML y súbelo a tu banca

Descarga el fichero XML desde la remesa y súbelo a la banca electrónica de tu entidad. Esta parte se hace fuera de Fube: cada banco tiene su propia sección para cargar ficheros de remesas (a veces bajo "Ficheros", a veces bajo "Remesas SEPA"). Fube no envía la remesa por ti; tú subes el fichero desde tu acceso habitual a la banca online.

Paso 7 — Marca la remesa como presentada y procesada

El último paso es de seguimiento, para que el estado de la remesa en Fube refleje lo que está pasando en el banco:

• Cuando hayas subido el fichero a tu banca, marca la remesa como presentada. Pasará al estado Presentada al banco.
• Cuando el banco confirme las operaciones, márcala como procesada. Pasará al estado Procesada, que indica que el banco ha confirmado todas las operaciones de la remesa.

Estos estados los marcas tú: son tu forma de llevar el control del envío de la remesa, no un estado que el banco actualice solo.

Casos límite y errores comunes

• Necesito rehacer la remesa: mientras esté en Borrador o Exportada, puedes cancelarla. La cancelación deja constancia de que la remesa no llegó a presentarse al banco, en lugar de borrarla sin rastro.
• Quiero cobrar pero el cliente no tiene mandato: no es posible. Todo adeudo directo necesita un mandato SEPA activo. Crea primero el mandato (con la firma del cliente) y vuelve a intentarlo; sin él, el banco rechazaría el cobro.
• Mezclé cobros y pagos: no se puede. Cada remesa lleva un único tipo de operación. Si tienes cobros y pagos, genera dos remesas distintas, cada una con su fichero.
• El banco me devuelve un cobro: si domicilias un cobro y el banco lo devuelve, la factura vinculada queda marcada como Devuelta, distinto de un impago normal. Revisas el motivo, lo acuerdas con el cliente y, si procede, creas un adeudo nuevo. Tienes el detalle del seguimiento de impagos en la guía de gestión de cobros y recordatorios.
• Cuadrar lo que de verdad ha entrado o salido: una vez el banco procesa la remesa, los movimientos aparecerán en tu extracto. Para casarlos con tus facturas y gastos te interesa la conciliación bancaria.

Preguntas frecuentes

¿Fube envía la remesa al banco por mí? No. Fube genera y valida el fichero XML; tú lo descargas y lo subes a la banca electrónica de tu entidad. Después marcas la remesa como presentada en Fube para el seguimiento, y como procesada cuando el banco confirme. La conexión bancaria de Fube (agregación vía PSD2) lee movimientos para conciliar; no envía remesas ni ordena pagos por ti.

¿Qué fichero genera Fube y lo acepta mi banco? Genera XML en el estándar europeo ISO 20022: pain.008 para remesas de adeudos directos y pain.001 para remesas de transferencias. Son los formatos que acepta la banca electrónica de las entidades de la zona SEPA.

¿Puedo meter cobros y pagos en la misma remesa? No. Cada remesa lleva un solo tipo de operación. Si necesitas cobrar y pagar, genera dos remesas separadas, cada una con su propio fichero XML.

¿Necesito mandato para todo? Solo para los adeudos directos (los cobros), donde el mandato es la autorización firmada del cliente. Las transferencias (los pagos) no necesitan mandato, porque el pago lo inicias tú.

Genera tu primera remesa

Agrupar tus cobros o tus pagos en un único fichero te ahorra teclear operación por operación y, con la validación previa, te evita buena parte de las devoluciones por datos. Si aún no tienes cuenta, créala gratis y monta tu primera remesa desde el módulo de SEPA en la Tesorería de Fube. Recuerda: el fichero lo genera Fube; el envío al banco lo das tú desde tu banca electrónica.