Cómo activar la geolocalización de fichajes por centro de trabajo

Cómo activar la geolocalización de fichajes por centro de trabajo

El registro de jornada es obligatorio desde el RD-ley 8/2019, pero saber que alguien fichó desde donde dijo es otra cosa. Si tu equipo trabaja en sede, en obra o repartido por varias ubicaciones, te interesa que el fichaje deje constancia de dónde se hizo, sin tener que vigilar a nadie en tiempo real. Esta guía es para el responsable o el administrador que quiere activar la geolocalización en un centro de trabajo concreto: fijar la ubicación, definir un radio en metros y decidir qué pasa cuando alguien ficha desde fuera de ese radio.

La geolocalización en Fube es opcional y se configura por centro: la activas solo donde aporta y la dejas apagada en el resto. No es un requisito para fichar.

Antes de empezar

Trata esto con cabeza desde el principio, porque la ubicación de una persona es un dato personal. Antes de activarla necesitas:

• El centro de trabajo creado en Fube, con su dirección. Si aún no lo tienes, créalo desde la gestión de centros y departamentos.
• Permisos de administrador o responsable: el empleado no configura esto.
• Haber informado a la plantilla y contar con una base de licitud conforme al RGPD y la LOPDGDD para tratar su ubicación. Activar la geolocalización sin comunicarlo no es una opción: infórmalo por escrito y, si tienes dudas sobre la base legal o la proporcionalidad de la medida, consúltalo con tu asesoría laboral o tu delegado de protección de datos. Fube te da la herramienta; la decisión y su encaje legal son tuyos.

Paso 1 — Abre el centro de trabajo

El responsable entra en la configuración del centro que quiere geolocalizar. Cada centro de trabajo guarda su dirección, su zona horaria y —cuando se activa— sus datos de geolocalización. La geovalla —coordenadas, radio y política— vive en el centro, así que todo el equipo asignado a esa sede comparte la misma regla. Lo que se activa persona a persona es si se le exige ubicación al fichar: eso es un interruptor de la ficha del empleado y sin él no se comprueba nada, por muy bien configurado que esté el centro. Lo verás en el paso 5.

Paso 2 — Fija las coordenadas del centro

En la ficha del centro, el panel pide la latitud y la longitud del punto de referencia (la entrada de la oficina, la nave, el local). Esas dos coordenadas son el centro de la zona válida para fichar. Sin coordenadas, no hay validación de ubicación: los fichajes de ese centro se registran con normalidad, sin comprobar dónde se hicieron.

Paso 3 — Define el radio permitido en metros

A continuación, el responsable indica el radio permitido, expresado en metros. Es la distancia máxima desde las coordenadas del centro dentro de la cual se considera que el empleado está "en el sitio". Fube dibuja una geovalla circular: las coordenadas del paso anterior son el centro y el radio marca el borde.

Elige el radio según el tamaño real del espacio. Un radio demasiado ajustado generará falsos negativos por la propia imprecisión del GPS del móvil; uno demasiado amplio deja de validar nada. Un margen razonable que cubra el edificio y su entorno inmediato suele funcionar mejor que un círculo milimétrico.

Paso 4 — Elige la política de geovalla

Aquí decides qué pasa cuando alguien ficha desde fuera del radio. Fube ofrece dos políticas por centro:

• Bloquear fichaje (BLOCK): no permite fichar si el empleado está fuera del radio permitido. El fichaje no se registra hasta que esté dentro de la zona.
• Permitir con incidencia (ALLOW_WITH_INCIDENT): permite fichar aunque esté fuera del radio, pero crea una incidencia de violación de geovalla para que un responsable la revise después. El empleado no se queda sin fichar; queda señalado.

Esta es la decisión de fondo de la guía. La opción de permitir con incidencia es la que encaja con el enfoque de "validar la presencia sin vigilancia en tiempo real": nadie está mirando una pantalla, pero cada fichaje fuera de zona deja un rastro que se revisa con calma. La opción de bloquear es más estricta y conviene reservarla a centros donde fichar fuera del recinto no tenga sentido.

Paso 5 — Activa la geolocalización en cada empleado

Lo del centro define dónde está la zona válida, pero no basta para que se compruebe. La exigencia de ubicación se activa empleado a empleado: en la ficha de cada persona hay un interruptor Requiere geolocalización —«el empleado deberá permitir acceso a su ubicación al fichar»— y, mientras esté apagado, sus fichajes no se contrastan con la geovalla aunque el centro la tenga perfectamente configurada.

Es la pieza que más se olvida: se configura el centro, se hace una prueba, no pasa nada y parece que la función está rota. Actívalo en las personas asignadas a ese centro. En el listado de empleados tienes una columna Geoloc. para ver de un vistazo quién la lleva activada.

En esa misma ficha aparece además un radio permitido propio del empleado. Sólo actúa como respaldo: si el centro tiene coordenadas y radio, mandan los del centro.

Paso 6 — Informa al equipo y comprueba el primer fichaje

Antes de dar por hecho que funciona, comunícalo al equipo y haz una prueba real. Cuando un empleado asignado a ese centro ficha, el navegador le pide permiso de ubicación. Fube compara su posición con la geovalla del centro y guarda la latitud y la longitud del fichaje junto a la entrada y la salida. En su histórico, cada registro geolocalizado aparece como Con ubicación, y el empleado puede ver el mapa de su propia entrada y salida desde su espacio personal de fichajes.

Tienes el detalle de cómo ficha cada persona, con o sin geolocalización, en la página de fichajes y registro de jornada.

Casos límite y errores comunes

• El empleado deniega el permiso de ubicación. Si la geolocalización está activa para esa persona, sin ubicación no puede fichar: Fube le muestra un aviso pidiendo que active la ubicación en el dispositivo y el fichaje no se registra hasta entonces. Por eso conviene comunicar la política antes de activarla, para que nadie se encuentre con que no puede fichar sin saber por qué. (Esto es distinto de fichar dentro de la app fuera del radio, que sí depende de la política del paso 4.)
• GPS impreciso en interiores. En naves grandes o sótanos la señal puede degradarse y dejar un fichaje correcto fuera del radio. Si ves falsos positivos, amplía un poco el radio antes de endurecer la política a bloqueo.
• Personal en remoto o itinerante. Para quien teletrabaja o no tiene una sede fija, lo razonable es no geolocalizar: deja apagado su interruptor de Requiere geolocalización y sus fichajes se registran sin validar ubicación, aunque el centro tenga geovalla configurada.
• Bloqueo demasiado estricto. Si empiezas con la política de bloqueo y el equipo no puede fichar por márgenes de GPS, pásalo a permitir con incidencia mientras ajustas el radio. Las incidencias que se acumulen se revisan desde la gestión de incidencias del control horario.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio geolocalizar los fichajes? No. La geolocalización es opcional y se configura por centro de trabajo. El registro de jornada sí es obligatorio desde el RD-ley 8/2019, pero puedes cumplirlo sin geolocalización: actívala solo donde la necesites.

¿Qué pasa si un empleado ficha desde fuera del radio? Depende de la política del centro. Con bloquear fichaje no se le deja registrar hasta estar dentro de la zona; con permitir con incidencia ficha igualmente, pero queda señalado con una incidencia para que un responsable la revise.

¿Fube me dice si cumplo con la normativa de protección de datos? No. Fube ordena y conserva los datos de fichaje y te permite exportarlos, pero no presenta nada ante ninguna administración ni decide por ti la base legal del tratamiento. Informar a la plantilla y tener cobertura legal para tratar su ubicación es responsabilidad de la empresa; consúltalo con tu asesoría o tu delegado de protección de datos.

¿Vigila Fube a mi equipo en tiempo real? No. Fube guarda la ubicación en el momento de fichar (entrada y salida), no hace seguimiento continuo. El responsable revisa los fichajes y las incidencias cuando quiere, no en directo.

Da el siguiente paso

Con el centro geolocalizado, cada entrada y salida deja constancia de dónde se hizo y las excepciones se revisan por incidencias, sin vigilar a nadie. Si todavía estás montando el control horario de tu equipo, empieza por organizar tus sedes y áreas en centros y departamentos y crea tu cuenta para activarlo. El control horario y RRHH se incluye en el plan Elite; tienes el desglose en la página de precios.