Cómo decidir por dónde te pagan y que aparezca en la factura

Cómo decidir por dónde te pagan y que aparezca en la factura

«¿Cómo te lo pago?» es la pregunta que más retrasa un cobro. La factura que sale de Fube puede responderla sola —con tu IBAN, tu email de PayPal o tu teléfono de Bizum impresos en el documento—, pero para eso hay que decirle antes qué aceptas y con qué cuenta. Son dos ajustes distintos y mucha gente solo hace uno; esta guía hace los dos.

Antes de empezar

La rejilla de métodos de cobro y las cuentas de pago no dependen del plan: las tienes desde el primer día, gratuito incluido. La excepción son los dos métodos SEPA. Los interruptores de «Transferencia SEPA» y «Adeudo directo SEPA» se encienden en cualquier plan, pero la maquinaria que hay detrás —los mandatos de domiciliación y las remesas XML para el banco— es el módulo SEPA, y ése no está ni en Starter ni en Pro: lo traen Business y Elite. Con Starter o Pro puedes marcar el adeudo en la factura, pero no tendrás dónde registrar el mandato ni cómo generar la remesa, que es lo que de verdad cobra. Lo confirmas en precios.

Lo que sí conviene tener antes es al menos una cuenta bancaria dada de alta si vas a cobrar por transferencia, porque sin ella el método se activa pero no tiene ningún IBAN que imprimir.

Y una distinción que ordena todo lo demás:

• Métodos de cobro = qué formas de pago acepta tu empresa. Es una lista de interruptores.
• Cuentas de pago = tus cuentas concretas de PayPal, Bizum, Bitcoin, Stripe o confirming. Es el dato que se imprime.

Uno decide qué se ofrece; el otro, con qué número. Hacen falta los dos.

Paso 1 — Activa las formas de pago que aceptas

Entra en Tesorería › Métodos de cobro. Verás los métodos agrupados por categoría, cada uno con su interruptor, y los cambios se guardan solos.

Esto es lo que hay para elegir:

Activa solo lo que aceptas de verdad. Los métodos activos son los que aparecen como opción al crear una factura, un presupuesto o cualquier documento de venta; dejar encendido algo que no ofreces es una forma barata de que alguien te pague por donde no querías.

Paso 2 — Algunos métodos necesitan una cuenta detrás

Cinco de esos interruptores no sirven de nada por sí solos, porque lo que el cliente necesita no es saber que aceptas transferencia: es el número.

Si activas uno sin tener la cuenta, Fube te lo avisa en la propia rejilla con un enlace Configurar cuenta que te lleva donde toca. No hace falta emparejar cada método con una cuenta concreta: basta con tener al menos una del tipo necesario, y Fube resuelve cuál usar por la cadena de prioridad del Paso 4.

El adeudo directo tiene dos requisitos extra: para domiciliar un cobro, el cliente necesita un mandato SEPA firmado, y los mandatos viven en el módulo SEPA, que pide un plan de pago. Sin mandato —o sin módulo— el método aparece como opción en el documento, pero el cobro automático no se ejecuta.

Paso 3 — Registra tus cuentas digitales

Las cuentas de PayPal, Bizum y compañía viven en Tesorería › Cuentas de pago. Pulsa Añadir cuenta, elige el tipo y escribe el identificador que corresponda:

Puedes registrar tantas como quieras de cada tipo —una cuenta de PayPal personal y otra de empresa, por ejemplo—.

La primera cuenta que creas de un tipo se marca como predeterminada sola. Y la exclusividad es por tipo, no global: puedes tener a la vez un PayPal predeterminado y un Bizum predeterminado sin que uno desplace al otro. Al marcar otra del mismo tipo, la anterior se desmarca.

Ojo con desactivar la predeterminada. Una cuenta inactiva deja de resolverse como predeterminada, y Fube no asciende otra en su lugar: el resultado es que ese método desaparece de tus documentos sin decir nada. Si vas a desactivar la predeterminada de un tipo, marca antes otra.

Y no la borres si está en uso. Aquí hay una idea equivocada que conviene quitarse: las facturas ya emitidas no guardan una copia del email de PayPal ni del IBAN, lo resuelven por la relación con la cuenta. Por eso Fube no te deja borrar una cuenta que usan documentos o series: te responde diciendo cuántos son y de qué tipo. Lo que quieres casi siempre es desactivarla, que para eso tiene estado.

Paso 4 — Qué acaba impreso en cada documento

Al emitir la factura eliges qué métodos mostrar; Fube imprime los datos de cada uno —el IBAN, el email de PayPal, el teléfono de Bizum— para que el cliente sepa por dónde pagarte. Puedes marcar varios en la misma factura y todos salen.

Lo que no es evidente es cuál de tus cuentas sale, si tienes varias. Para la cuenta bancaria hay tres escalones:

1. La cuenta asignada directamente al documento.
2. Si el documento no tiene, la cuenta por defecto de su serie de facturación.
3. Si la serie tampoco, la cuenta predeterminada de la empresa.

Las cuentas digitales siguen esos mismos tres escalones, no una cadena más corta: documento → serie → predeterminada de la empresa. La única diferencia es que cada escalón solo cuenta si la cuenta que encuentra ahí es del tipo que toca imprimir: si la serie lleva un PayPal asignado y lo que estás imprimiendo es el Bizum, ese escalón no aplica y se baja al Bizum predeterminado de la empresa.

El escalón de la serie es el que resuelve el caso real que le da sentido a todo esto: si llevas dos líneas de negocio, dale a cada serie sus cuentas desde Configuración › Series de numeración —el formulario de la serie trae los dos campos, Cuenta bancaria y Cuenta de pago digital— y las facturas saldrán con el IBAN y el PayPal correctos sin que tengas que acordarte en cada una. Tienes cómo se montan las series en crear una serie.

Casos límite y errores comunes

• Aceptas transferencia y Bizum por igual. Activa los dos y márcalos en la factura: el PDF enseñará ambas opciones con sus datos.
• Desactivas un método que ya usabas. Las facturas emitidas conservan los métodos con los que se generaron; desactivarlo solo impide elegirlo en documentos nuevos.
• Registras Stripe esperando cobrar solo. No lo hace. La cuenta Stripe que registras aquí es informativa: su identificador aparece en el documento para que el cliente sepa dónde pagar, pero no ejecuta ningún cobro.
• Quieres métodos distintos por cliente. Lo que aceptas se define para toda la empresa; lo que se ofrece se decide en cada documento, marcando ahí solo los métodos que quieras enseñarle a ese cliente.
• Activaste transferencia y en el PDF no sale ningún IBAN. No hay cuenta bancaria activa que resolver: revisa que exista y que esté marcada como predeterminada, o asígnala a la serie.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ofrecer varios métodos en la misma factura?

Sí. Marca todos los que quieras al crearla y el documento sale con los datos de cada uno.

¿Puedo tener varias cuentas de PayPal?

Sí, tantas como necesites. Solo una es la predeterminada de ese tipo; las demás quedan disponibles para asignarlas a documentos concretos o a una serie de facturación.

¿Los datos del método salen en el PDF?

Sí, si lo has marcado como método de cobro al emitir. El PDF incluye el email, el teléfono o el identificador según el tipo.

¿Qué es el confirming?

Un servicio por el que una entidad financiera adelanta a tus proveedores el pago de tus facturas. Si tu empresa lo ofrece, registra aquí los datos para que aparezcan en los documentos.

¿Y si borro una cuenta por error?

No podrás si hay documentos o series que la usen: Fube rechaza el borrado y te dice cuántos hay. Si de verdad ya no la usas, desactívala en lugar de borrarla y los documentos existentes se quedan como están.

Que la factura conteste sola

Poner esto bien es cosa de una tarde y no se vuelve a tocar: eliges qué aceptas, registras tus cuentas y decides cuál va en cada serie. A partir de ahí, cada factura que emitas sale ya con la respuesta a «¿cómo te lo pago?». Tienes el detalle del módulo en métodos de cobro, y si aún no tienes cuenta, créala gratis y emite tu primera factura con tus datos de cobro ya puestos.