Cómo configurar los festivos y el calendario laboral de tu empresa

Cómo configurar los festivos y el calendario laboral de tu empresa

Hay una suposición que arruina el primer mes de control horario en Fube: creer que el calendario laboral ya viene puesto. No viene. Fube arranca sin un solo festivo, y hasta que los crees, el día de Navidad es un martes laborable como cualquier otro: a todo el mundo le sale un defecto de ocho horas y quien fiche ese día no genera ni una hora extra.

Esta guía es para el administrador o el responsable de personal que está montando el control horario y quiere dejar el año cerrado de una sentada. Son quince minutos una vez al año, y es lo que hace que los saldos y las vacaciones cuadren solos después.

Antes de empezar

• El control horario activo. El módulo de control horario y RRHH se incluye en los planes Business y Elite; tienes el desglose en precios.
• El calendario oficial de tu comunidad y de tu municipio, que es de donde vas a copiar las fechas. Fube no las trae de ninguna parte: los festivos nacionales, los autonómicos y los locales los introduces tú.
• Hacerlo antes de que empiece el periodo, no después. Los saldos diarios se calculan de madrugada sobre el día anterior, y crear un festivo hoy no vuelve atrás a recalcular los días que ya se cerraron. Lo verás con detalle en el paso 4.

Paso 1 — Abre el calendario y comprueba que está vacío

Ve a Equipo > Control de tiempo > Días festivos.

Si es tu primera vez, verás el mensaje «No hay festivos configurados». No es un error ni una vista que aún no ha cargado: es el estado real. No hay ningún calendario base debajo, ni nacional ni autonómico, sobre el que tú añadas excepciones. Lo que hay en esa pantalla es exactamente lo que hayas creado tú, y nada más.

El listado tampoco se acota al año en curso: te muestra todos los festivos que tengas dados de alta, ordenados por fecha, del año que sean.

Paso 2 — Añade cada festivo

Pulsa Añadir festivo y rellena la ficha. Son cuatro cosas, y sólo dos deciden algo:

Nombre y fecha son los obligatorios. El nombre es la etiqueta que verás en el listado («Día de la Constitución», «San Isidro»); la fecha, el día concreto. La descripción es opcional y sirve para dejar dicho de dónde sale el festivo, que dentro de un año se agradece.

«Se repite cada año» viene marcado de fábrica. Ésta es la casilla que más gente entiende al revés, y merece parar un momento en ella:

Así que la regla práctica es la contraria a lo que parece: los festivos de fecha fija los guardas tal cual, y los de fecha móvil hay que acordarse de DESMARCARLOS. Si dejas el Jueves Santo con la casilla puesta, Fube lo tomará por un festivo perpetuo en esa fecha y el año que viene te declarará no laborable un día cualquiera de abril.

Fecha móvil, para que no se te escape ninguna: Jueves y Viernes Santo, el Lunes de Pascua donde se celebra, el Corpus, y los patronales que se trasladan al lunes.

«Media jornada» es hoy sólo una etiqueta. Puedes marcarla y el listado distinguirá ese día como Media jornada frente a Completo, pero ningún cálculo la consume: para los saldos y para las vacaciones, un festivo de media jornada se comporta igual que uno entero, con el día completo como no laborable. Si lo que quieres es una tarde de cierre que compute como media jornada real, el festivo no es la herramienta: ajusta el horario de esa semana o gestiónalo como ausencia.

Paso 3 — Monta el año entero, con una salvedad importante

Lo cómodo es sentarse una vez y meter los catorce: los nacionales, los dos autonómicos y los dos locales de tu municipio. Dos avisos que ahorran sorpresas:

Sólo cabe un festivo por fecha. Fube no admite dos festivos el mismo día en la misma empresa. Si te da error al guardar, ya tienes uno creado en esa fecha.

El calendario es uno solo para toda la empresa. No hay festivos por centro de trabajo ni por comunidad autónoma: el festivo se relaciona con la empresa y punto. Si tienes gente en Madrid y en Sevilla, los festivos autonómicos y locales de las dos no pueden convivir correctamente en el mismo calendario, y tendrás que decidir: o cargas sólo el tronco común —los nacionales— y tratas el resto como ausencias, o cargas el calendario del centro donde esté la mayoría y corriges a mano los saldos del otro. Es una limitación real del producto y conviene saberla antes de montarlo, no después. Tienes el detalle del módulo en festivos y calendario laboral.

Paso 4 — Comprueba qué cambia cuando el día llega

Un festivo bien puesto hace cuatro cosas, y todas ocurren de madrugada, no en el momento de guardarlo:

• El saldo diario de ese día pasa a cero horas previstas. Nadie acumula un defecto por no haber fichado en Navidad.
• Ese día no se descuenta de las vacaciones. Si alguien pide del 24 al 31 de diciembre, el 25 y el 1 no le consumen saldo: el cómputo de días de vacaciones salta los festivos igual que salta los fines de semana. Es la razón principal por la que el calendario tiene que estar cargado antes de aprobar las vacaciones de nadie.
• Quien fiche ese día genera una incidencia del tipo Fichaje en festivo, con gravedad baja, para que la revises.
• Todo lo que se trabaje ese día cuenta como exceso, porque la jornada prevista es cero. Ojo con esto: Fube te dice cuántas horas se hicieron en festivo, pero no aplica ningún recargo de convenio por serlo. El multiplicador sale de las reglas de horas extra que tengas definidas, no del hecho de que el día sea festivo.

Y ninguna de las cuatro es retroactiva. Los saldos del día anterior se calculan a las 02:00 y las incidencias a las 03:00; crear el festivo cuando el día ya pasó no vuelve a tocar lo que quedó cerrado. Si has llegado tarde, tendrás que corregir a mano los saldos afectados.

Casos límite y errores comunes

• Semana Santa te sale otra vez el año que viene. Lo guardaste con «Se repite cada año» puesto. Ábrelo, desmárcalo, y crea el del año nuevo con su fecha.
• Un festivo que cae en domingo y se traslada al lunes. Crea el festivo en el lunes que se libra, desmarcado (porque el traslado no se repite), y no toques el domingo: ya es no laborable por el horario.
• Un puente que decide la empresa. Es un festivo más: nombre, fecha y sin repetición. No hay un tipo distinto para esto.
• Has cargado el calendario a mitad de año. Los meses ya cerrados no se recalculan solos. Revisa los saldos de los festivos que ya pasaron y ajústalos con una corrección justificada.
• Alguien tenía vacaciones aprobadas antes de que existiera el festivo. El cómputo de días se hizo con el calendario de entonces. Revisa esa solicitud si el festivo cae dentro.

Preguntas frecuentes

¿Fube trae los festivos nacionales cargados?

No. La tabla arranca vacía y no hay ninguna siembra ni descarga automática del BOE. Todos los festivos, incluidos los nacionales, los creas tú.

¿Los festivos se descuentan de las vacaciones?

Al contrario: no las consumen. Si un festivo cae dentro de un periodo de vacaciones, ese día no resta del saldo, igual que no restan los fines de semana. Tienes el detalle en la guía de vacaciones y ausencias del equipo.

¿Puedo tener calendarios distintos por centro de trabajo?

No. El calendario es único por empresa. Si trabajas con centros en comunidades distintas, tendrás que elegir un calendario común y tratar las diferencias por otra vía.

¿Para qué sirve entonces «Media jornada»?

Hoy, para etiquetar el día en el listado. Ningún cálculo de jornada, saldo o vacaciones lo tiene en cuenta: el día se comporta como un festivo completo.

¿Qué pasa si borro un festivo?

Deja de ser no laborable a partir del siguiente cálculo nocturno. Los saldos de días ya cerrados no se rehacen solos.

Deja el año montado y olvídate

El calendario laboral es de esas cosas que dan mucho trabajo la primera vez y ninguno después: los festivos fijos se quedan puestos para siempre y sólo vuelves cada diciembre a añadir los cuatro o cinco que se mueven. A cambio, los saldos dejan de tener falsos defectos y las vacaciones se cuentan solas. Puedes ver cómo encaja con el resto del módulo en control horario y RRHH o crear tu cuenta para empezar a montarlo.