Cómo registrar amortizaciones y generar el cuadro de amortización en Fube

Cómo registrar amortizaciones y generar el cuadro de amortización en Fube

Cuando compras algo que dura —un portátil, un vehículo, mobiliario o una licencia de software duradera—, no puedes deducir todo su coste en el trimestre de la compra: la normativa obliga a repartirlo a lo largo de su vida útil. Eso es amortizar, y el reparto año a año se llama cuadro de amortización. Esta guía es para autónomos y pymes que han hecho una inversión y quieren registrarla bien sin reconstruir una hoja de cálculo cada cierre. Verás cómo marcar un gasto como amortizable, cómo elige Fube la categoría y los años, cómo calcula la cuota y cómo consultar y exportar el cuadro.

Conviene aclarar algo desde el principio: Fube ordena tus datos y calcula el cuadro, pero no presenta nada ante la AEAT por ti. La categoría y los años de vida útil los eliges tú según la tabla de coeficientes de la Agencia Tributaria; Fube trae esas categorías cargadas con su periodo máximo y hace el cálculo, pero no es asesoría fiscal. Si tu caso tiene particularidades (amortización acelerada, leasing, bienes de uso mixto), confírmalas con tu asesoría antes de aplicarlas.

Antes de empezar: qué necesitas tener claro

El cuadro sale del propio gasto de la compra, así que primero tienes que tener registrado ese gasto. Antes de amortizar, ten en cuenta:

• El bien tiene que ser un activo fijo. Algo que usas de forma duradera en la actividad y con vida útil superior a un año. Los bienes de bajo valor pueden deducirse como gasto normal sin abrir cuadro; consulta con tu asesoría si dudas dónde encaja tu compra.
• Lo que se reparte por años es la base, sin IVA. El IVA del bien de inversión se deduce por su lado, en el modelo 303 de IVA; la amortización solo reparte el valor de adquisición sin IVA.
• Necesitas el gasto registrado. Si aún no lo tienes, primero registra y digitaliza el gasto de la compra con su fecha y su base. La amortización se configura sobre ese gasto, no en una pantalla aparte.

Paso 1: Registra el gasto de la compra

La amortización se configura dentro del gasto, no como un trámite separado. Lo primero, por tanto, es tener el gasto de la compra dado de alta, con su fecha de operación (la fecha de adquisición del bien) y su valor de adquisición (la base de la línea, sin el IVA deducible). De ahí toma Fube los dos datos que necesita para calcular: cuándo empieza a amortizarse el bien —arranca en la fecha de operación del gasto— y sobre qué importe.

Si registras el gasto digitalizando la factura del proveedor, revisa que la base y la fecha han quedado correctas antes de seguir, porque el cuadro se construye sobre esos valores.

Paso 2: Marca el gasto como amortizable

Dentro del formulario del gasto, pulsa en Gestionar amortización de activos fijos. Se abre el panel Cuadro de amortización, donde cada línea (producto) del gasto se puede marcar como activo fijo por separado. Para la línea que quieras amortizar indicas dos cosas:

• La categoría amortizable, según la tabla de la AEAT. Fube trae las categorías cargadas (obra civil, instalaciones, maquinaria, elementos de transporte, mobiliario y enseres, equipos electrónicos e informáticos, entre otras), cada una con su periodo máximo de amortización. Por ejemplo, un ordenador encaja en equipos para procesos de información y una licencia de software duradera en sistemas y programas informáticos.
• La vida útil (años). Al elegir categoría, Fube rellena el plazo máximo de esa categoría y tú puedes reducirlo. Puedes amortizar en menos años que el máximo, pero no aplicar un periodo más corto del que permite Hacienda sin una justificación específica.

Tú decides la categoría y el plazo dentro de lo que permite la normativa; ese es tu criterio fiscal, no algo que Fube elija por ti.

Paso 3: Fube calcula la cuota por el método lineal

Con la categoría, los años y el valor de adquisición, Fube calcula la cuota aplicando el método lineal: reparte el valor de adquisición de forma constante a lo largo del plazo, proporcional a los días de cada ejercicio. La idea es sencilla:

• La cuota anual completa es el valor de adquisición dividido entre los años de vida útil.
• Si compraste a mitad de año, el primer ejercicio va proporcional a los días de uso de ese año, y el último ejercicio recoge el resto hasta completar el plazo.

A partir de ahí, Fube genera el cuadro de amortización del bien: para cada año muestra la amortización de ese ejercicio, el importe acumulado y el importe pendiente, con sus fechas de inicio y fin. Es el reparto plurianual hecho, sin que tengas que cuadrar nada a mano.

Paso 4: Consulta el cuadro en Informes

Para ver todo junto, entra en Informes > Amortizaciones. El panel reúne tus bienes amortizables y muestra:

• Un gráfico de evolución de la base amortizada, que puedes agrupar por día, mes, trimestre o año.
• El total amortizado (base) del periodo seleccionado.
• Un detalle por bien: al desplegar cada fila ves su cuadro año a año, con la amortización del ejercicio, el acumulado y lo pendiente.

Puedes acotar el periodo con el selector de fechas para ver, por ejemplo, solo lo que corresponde al ejercicio en curso. Si todavía no aparece nada, es que no hay gastos marcados como amortizables en ese rango: vuelve al gasto y comprueba que tiene categoría y años de vida útil.

Paso 5: Exporta el cuadro para tu IRPF o Sociedades

Desde el mismo informe, el botón Exportar cuadro descarga el detalle de amortizaciones del periodo. Puedes elegir el formato:

• XLSX, para abrirlo en una hoja de cálculo o pasárselo a tu asesoría.
• CSV, para integrarlo en otra herramienta.
• JSON, para un uso más técnico.

El fichero incluye, por bien, el concepto, la categoría, las fechas de inicio y fin de la amortización, los años, el valor de adquisición y la base amortizada en el periodo. Esa es la información que necesitas para llevar la amortización a tu declaración: la cuota del ejercicio entra como gasto deducible en el pago fraccionado del IRPF (modelo 130) y en la renta anual, o en el Impuesto de Sociedades si tributas como sociedad. La presentación, de nuevo, la haces tú o tu asesoría.

Paso 6: Descarga el libro registro de bienes de inversión

El cuadro que acabas de exportar no es el libro oficial, y son dos cosas distintas que conviene no confundir:

• El cuadro de amortizaciones es de consulta. Te enseña lo amortizado en el rango que elijas en pantalla, con su gráfico y su detalle por bien, y sirve para mirar y para pasárselo a quien te lleva las cuentas.
• El libro registro de bienes de inversión es el documento que te exige la normativa si estás en estimación directa. Va por ejercicio completo, no por un rango a medida, y lleva las columnas que fija la Orden HAC/773/2019: número de factura, fecha en que el bien entró en condiciones de funcionamiento, descripción, categoría, proveedor con su NIF, valor de adquisición y valor amortizable, método de amortización, porcentaje aplicado en el ejercicio, cuota de amortización del ejercicio, amortización acumulada y, cuando la hay, la fecha y el motivo de la baja.

Los dos salen de la misma pantalla. En la barra de Informes > Amortizaciones, junto a Exportar cuadro, tienes un segundo botón: Exportar libro, con el año del ejercicio escrito dentro del propio botón —«Exportar libro 2025»—. Descarga un Excel con el libro de ese ejercicio, y es el fichero que archivas o le entregas a tu asesoría.

Mira qué año pone el botón antes de pulsarlo. El ejercicio no se pide en ningún sitio: se deduce del final del rango de fechas que tengas seleccionado. Si el rango termina el 31 de diciembre de 2025, el botón dice «Exportar libro 2025»; si lo has dejado como venía y termina hoy, dirá el año en curso. Es el tropiezo clásico de enero, justo cuando toca preparar el ejercicio que acaba de cerrarse: ajusta el rango para que termine dentro del año que quieres y el botón lo reflejará solo.

Tres cosas más, que no se ven mirando la pantalla:

• El libro no son las compras de ese año. Un ordenador comprado en 2021 con un plazo de seis años sigue amortizando en 2026 y aparece en el libro de 2026, aunque su factura sea de hace cinco ejercicios. Entra todo lo que amortiza en el ejercicio, no lo que se compró en él.
• Solo entran los gastos aprobados. Un gasto que sigue pendiente de aprobación no aporta su bien al libro, aunque tenga la categoría y los años puestos. Si echas en falta un bien, revisa primero el estado del gasto.
• Si en ese ejercicio no hay nada amortizando, Fube te lo dice en vez de darte un Excel vacío. Y solo se prepara una exportación a la vez por empresa: si tienes otra en marcha, espera a que termine antes de lanzar ésta.

Cuando un bien se va: la baja

Un cuadro de amortización da por hecho que el bien te acompaña hasta el final del plazo, y muchas veces no es así: lo vendes, se rompe, lo desechas o deja de estar afecto a la actividad. Eso es una baja, y para el libro no es un comentario al margen: a partir de la fecha de la baja el bien deja de amortizar en el libro registro. Un bien vendido en marzo amortiza tres meses de ese año, no doce, y la cuota del ejercicio se recorta sola. Y si la baja es de un año anterior, el bien deja de aparecer en el libro de los ejercicios siguientes.

Cómo se registra

En Informes > Amortizaciones, la tabla de bienes tiene a la derecha una columna Baja. Pulsa Dar de baja en la fila del bien y se abre la hoja Dar de baja el bien, con el nombre y el plazo de ese bien arriba y tres campos:

• Fecha de la baja. El calendario no deja elegir una anterior al inicio de su amortización.
• Motivo, de la lista de cinco que tienes debajo, cada uno con su explicación.
• Nota (opcional), para el detalle de la operación.

Al guardar, la fila enseña el motivo y la fecha —por ejemplo, «Venta · 15/09/2026»— y, si despliegas la fila, la línea «Dado de baja el … por …» con la nota. Para corregirla, el menú Acciones de la baja de esa misma fila tiene Editar la baja y Borrar la baja; borrarla devuelve el bien a su plazo completo. Un bien solo puede tener una baja: si te equivocaste, se edita o se borra, no se apila otra.

Dos detalles: el botón aparece en la fila de cada bien, no en las filas que agrupan varios (por ejemplo, al agrupar por categoría); y hacen falta permisos sobre los gastos: el de crearlos para dar de alta la baja, y los de editarlos o borrarlos para lo demás.

Lo que todavía no hace: los importes de esta pantalla —el total amortizado, el gráfico y el cuadro año a año de cada bien— aún no descuentan la baja; el libro registro sí. La propia línea de la baja te lo recuerda. Para la cuota que llevas a la declaración, la referencia es el libro.

Los cinco motivos

El motivo importa tanto como la fecha, porque cada uno tributa distinto, así que es una lista cerrada de cinco:

Si es una venta, usa la nota para los datos que identifican la operación —a quién y con qué factura, por ejemplo «vendido a Talleres Pérez, factura F-2026-0042»—: la normativa los pide para las transmisiones, y el libro imprime la nota en la misma celda del motivo.

Y la parte que el programa no decide: si la baja da derecho a deducir de golpe lo que quedaba por amortizar —lo típico en una pérdida justificada—, eso es criterio fiscal. Coméntalo con tu asesoría.

Casos límite y errores comunes

• El bien cuesta poco y no sabes si amortizarlo. Los bienes de bajo valor pueden deducirse como gasto normal sin abrir cuadro. Si no lo tienes claro para tu caso, pregúntalo a tu asesoría antes de decidir.
• Compraste a mitad de año. No pasa nada: el método lineal reparte proporcional a los días, así que el primer ejercicio sale menor y el último completa el plazo. El cuadro lo refleja automáticamente.
• No aparece el bien en el informe. Casi siempre es porque el gasto no tiene categoría o años de vida útil asignados, o porque cae fuera del rango de fechas seleccionado. Revisa la configuración de amortización del gasto y amplía el periodo del informe.
• El IVA no cuadra con la amortización. Es normal: el IVA no se amortiza. Se deduce íntegro en su trimestre por el modelo 303; el cuadro solo reparte la base. Si necesitas repasar cómo se aplican los impuestos en tus documentos, mira los impuestos en tus facturas y gastos.
• Leasing o renting. Tienen un tratamiento fiscal específico que no equivale al de una compra amortizable. Conviene confirmarlo con tu asesoría antes de registrarlo como amortización.
• Has descargado el libro del año equivocado. Es el fallo más frecuente, y no da ningún error: el ejercicio del libro sale del final del rango de fechas, así que en enero el botón propone el año nuevo cuando lo que quieres es el que acaba de cerrar. Cambia el rango, comprueba el año que aparece escrito en el botón y vuelve a descargar.
• Te falta un bien en el libro. Repasa tres cosas antes que nada: que el gasto esté aprobado, que el plazo de amortización de esa línea toque el ejercicio del libro y que el bien no tenga una baja anterior a ese año. Un bien cuyo plazo terminó, o que se dio de baja, antes del 1 de enero de ese año ya no aparece, y es correcto que no aparezca.
• En pantalla el bien sigue amortizando después de la baja. Es lo esperado por ahora: los importes de la pantalla todavía no descuentan la baja; el libro registro sí. Fíate del libro.

Preguntas frecuentes

¿Qué bienes tengo que amortizar?

Los activos fijos: bienes de uso duradero en la actividad, con vida útil superior a un año. Un portátil, un vehículo, mobiliario o una licencia de software duradera entran aquí. Los de bajo valor pueden deducirse como gasto normal sin amortizar; consúltalo con tu asesoría si tienes dudas.

¿Fube elige por mí el coeficiente y los años?

No. Fube trae las categorías de la tabla de la AEAT con su periodo máximo cargado y propone ese plazo, pero la categoría y los años de vida útil los eliges tú según tu criterio fiscal. Puedes reducir el plazo respecto al máximo. Fube calcula el cuadro a partir de lo que indicas; no sustituye a tu asesoría.

¿Qué método de cálculo usa?

El método lineal, con cuota constante y reparto proporcional a los días del ejercicio. Si compras a mitad de año, el primer ejercicio va proporcional y el resto completa el plazo. Existen incentivos de amortización acelerada para ciertos casos; consúltalos con tu asesoría antes de aplicarlos, porque el cálculo automático parte del método lineal.

¿Y el IVA del bien de inversión?

El IVA no se amortiza: se deduce entero en el trimestre de la compra a través del modelo 303. La amortización reparte por años solo la base, sin IVA.

¿El cuadro de amortizaciones vale como libro registro?

No. El cuadro es una consulta sobre el rango que elijas; el libro registro de bienes de inversión va por ejercicio completo y lleva las columnas que fija la norma. Son dos descargas distintas de la misma pantalla: Exportar cuadro y Exportar libro, este último con el año del ejercicio escrito en el propio botón. Para archivar o para entregar a tu asesoría, el bueno es el segundo.

¿Y si vendo el bien antes de acabar de amortizarlo?

Se registra como una baja, desde Informes > Amortizaciones con Dar de baja en la fila del bien, con su fecha y su motivo; y en el libro registro el bien deja de amortizar ese mismo día: la cuota de ese ejercicio se calcula solo hasta la fecha de la baja. Lo que quede pendiente no se deduce de golpe salvo en los casos que la norma lo permite, como una pérdida justificada; consúltalo con tu asesoría antes de aplicarlo.

¿Se amortiza un teléfono móvil o una tablet?

Sí, como equipos para procesos de información, con el periodo máximo que la tabla de la AEAT asigna a esa categoría. Fube te propone ese plazo al elegirla y tú puedes reducirlo.

Lleva tu inversión a la declaración sin cuadrar hojas

Cuando registras la compra como gasto y la marcas como amortizable, Fube te deja el cuadro hecho y listo para exportar a tu IRPF o Sociedades. Si quieres ver cómo encaja dentro de la fiscalidad del producto, la página de amortización de activos en Fube lo detalla, y puedes empezar gratis para registrar tu próximo activo y dejar que el reparto salga solo.