Cómo gestionar tu embudo de ventas en Fube

Cómo gestionar tu embudo de ventas en Fube

Una oportunidad es una venta que todavía no ha ocurrido: tiene un importe estimado, una probabilidad de cerrarse y una fecha en la que crees que se decidirá. El embudo es el tablero donde las ves todas a la vez, repartidas por la fase en la que están, y donde una cifra te dice cuánto negocio cabe esperar de verdad.

Esta guía monta el embudo desde cero y te lleva hasta esa cifra. Por el camino hay dos cosas que Fube decide por ti y que conviene saber antes, porque si no las conoces vas a ver números que no cuadran con lo que escribiste.

Antes de empezar: el CRM está desde Business

Todo lo que cuenta esta guía —leads, oportunidades, embudo, actividades— vive en el módulo CRM, que no está incluido ni en el plan gratuito ni en Pro. En esos dos planes, CRM en el menú lateral no te lleva al tablero: te lleva a una pantalla que te explica qué incluye y te ofrece subir de plan. A partir de Business lo tienes completo. Puedes ver qué entra en cada uno en precios, y lo que hace el módulo, en CRM y embudo de ventas.

Paso 1 — Monta tu embudo: un pipeline con sus etapas

Un pipeline es un proceso de venta con sus fases. Puedes tener varios (uno de venta nueva y otro de renovaciones, por ejemplo) y cada uno lleva sus propias etapas.

Ve a CRM › Embudo › Pipelines y crea uno. Dentro, cada etapa se define con estas cosas:

El pipeline marcado por defecto es el que abre el tablero y el que viene puesto al crear una oportunidad.

El tipo es lo importante y no es decorativo. Una etapa Abierta deja la oportunidad en juego; una de tipo Ganada o Perdida la cierra automáticamente en cuanto la tarjeta cae ahí. Necesitas al menos una de cada al final del recorrido, o no tendrás forma de cerrar nada.

La probabilidad de la etapa es la que heredan las oportunidades que entran en ella. Ponla con cabeza: es la mitad del forecast.

Paso 2 — Crea la oportunidad

Desde CRM › Oportunidades, pulsa Crear oportunidad —o la tecla N—. También puedes crearla directamente en su columna, con el botón + de la cabecera de cada etapa del tablero.

Sólo tres campos son obligatorios: el nombre de la operación, el pipeline y la etapa. Lo demás lo rellenas si lo tienes:

• Cliente o lead. Engánchala al lead mientras el contacto no sea cliente, y al cliente cuando ya lo sea. Es lo que enlaza el ciclo entero, de la captación a la factura.
• Comercial responsable, para saber de quién es el seguimiento.
• Valor, moneda, probabilidad y cierre estimado.
• Etiquetas y una descripción libre.

Un detalle de la probabilidad. Si la dejas en 0, la oportunidad hereda la de su etapa al guardar. Si escribes un número, manda el tuyo: Fube entiende que has valorado el caso y no lo pisa.

Paso 3 — Cuidado: las líneas de producto pisan el valor

Ésta es la primera de las dos cosas que Fube decide por ti, y la que más desconcierta.

En la ficha de la oportunidad hay un panel de productos donde detallas qué vas a vender, con cantidad y precio. En cuanto añades una sola línea, el valor de la oportunidad deja de ser tuyo: en cada guardado, Fube lo sustituye por la suma de las líneas. Da igual lo que hubieras escrito en el campo Valor; se sobrescribe sin avisar.

La regla, en una línea: sin líneas de producto manda tu importe; con líneas manda la suma de las líneas. Así que elige uno de los dos caminos y no los mezcles.

• ¿Estás estimando a bulto porque aún no sabes el alcance? Deja los productos vacíos y escribe el valor a mano.
• ¿Ya sabes qué vendes? Mete las líneas y deja de tocar el campo Valor: lo que veas ahí será su suma.

Paso 4 — Mueve las tarjetas por el tablero

CRM › Embudo es el tablero: una columna por etapa y una tarjeta por oportunidad. Arrastras la tarjeta a otra columna y la oportunidad cambia de etapa. También puedes cambiarla desde la ficha, si prefieres no arrastrar.

Al soltar una tarjeta en una etapa de tipo Ganada o Perdida pasan, de golpe, tres cosas:

1. El estado de la oportunidad pasa a ganada o perdida.
2. Se registra la fecha de cierre.
3. La probabilidad se fuerza a 100 % o a 0 % — y con ella cambia el valor ponderado.

Ese tercer punto es la segunda cosa que Fube decide por ti. Si habías puesto un 60 % a mano y cierras la venta, no queda un 60 %: queda un 100 %. Tiene sentido —una venta ganada ya no es una probabilidad— pero explica por qué el forecast se mueve solo cuando cierras.

Al arrastrar a una columna de tipo Perdida, Fube te para y te pide el motivo. Puedes escribirlo o saltártelo, pero el hueco aparece justo ahí, que es cuando lo tienes fresco. Ese texto es el que después te deja responder por qué pierdes: por precio, por plazo, porque no contestan.

Y al revés: si mueves una oportunidad cerrada de vuelta a una etapa Abierta, se borra la fecha de cierre y vuelve a heredar la probabilidad de la etapa de destino. Reabrir es un movimiento normal, no una reparación.

Paso 5 — Lee el forecast sin engañarte

El valor ponderado de una oportunidad es la cuenta más simple del mundo:

valor ponderado = valor × probabilidad ÷ 100

Una operación de 10.000 € con un 30 % aporta 3.000 €. Lo calcula Fube; tú tocas el valor y, si quieres, la probabilidad.

En la cabecera del tablero tienes tres cifras y un desglose:

Las tres sólo cuentan oportunidades abiertas. Lo ya ganado o perdido no entra: el forecast mide lo que aún está en juego, no lo que ya pasó.

Ojo con el número que sale bajo el nombre de cada columna. Es la suma del valor de las tarjetas de esa columna, sin ponderar. Sirve para ver dónde se acumula el negocio; no lo compares con el forecast ponderado de la cabecera, porque no miden lo mismo.

Si el pipeline seleccionado no es el que quieres, cámbialo en el selector de la cabecera: las tres cifras se recalculan para ese embudo.

Paso 6 — La ficha de la oportunidad, cuando toca cerrar

Pulsa sobre una tarjeta o sobre una fila del listado y entras en su ficha. Arriba, cuatro indicadores: Valor, Valor ponderado, Probabilidad y Cierre estimado. Si está perdida, el motivo de la pérdida aparece destacado. Y abajo, dos paneles:

• Productos — las líneas de la operación, con su total. Recuerda el paso 3: lo que sumen es lo que valdrá la oportunidad.
• Notas y actividad — el hilo de la negociación. Cada anotación queda con fecha y autor y no se sobrescribe: una objeción, un acuerdo de precio, la llamada que no cogieron. Es lo que hace que otro del equipo pueda coger la operación sin llamarte. Ojo con el nombre: el panel equivalente en la ficha del cliente sí se titula «Seguimiento», así que en la oportunidad busca Notas y actividad.

Para agendar la próxima llamada o la reunión de cierre no uses las notas: usa una actividad de seguimiento, que sí tiene fecha, responsable y aviso.

Casos límite y errores comunes

• El tablero no me muestra todas las oportunidades. El tablero pinta como mucho 500; si las superas, te lo avisa por escrito debajo de la cabecera. Filtra por pipeline o trabaja desde el listado de CRM › Oportunidades, que sí pagina.
• «Este pipeline no tiene etapas». Has creado el pipeline pero no sus fases. Vuelve a CRM › Embudo › Pipelines y añádelas, con al menos una Ganada y una Perdida.
• El valor cambió solo después de guardar. Tiene líneas de producto. Ver el paso 3.
• La probabilidad cambió sola al mover la tarjeta. Es la herencia de la etapa de destino. Si tu valoración es otra, edítala después de mover, no antes.
• Cerré una venta y el forecast bajó. Es lo correcto: al ganarla deja de estar abierta y sale del forecast. Lo ganado se mide aparte, en el panel CRM.
• Una oportunidad lleva semanas parada. El panel CRM las marca como estancadas, pero sólo si su etapa tiene puestos los Días para estancarse (paso 1). Las etapas que crea Fube de partida vienen sin ellos: hasta que los pongas, la señal fiable es el cierre estimado vencido.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un lead y una oportunidad?

El lead es la persona; la oportunidad es la venta, con su importe. Un mismo lead o cliente puede tener varias oportunidades a la vez, y por eso son cosas distintas. La conversión del uno al otro la cuenta convertir un lead en cliente.

¿El valor ponderado lo calculo yo?

No. Fube multiplica el valor por la probabilidad. Tú fijas el valor —o lo fijan las líneas de producto— y, si quieres, ajustas la probabilidad.

¿Puedo tener varios embudos a la vez?

Sí. Cada pipeline tiene sus etapas y su tablero, y el selector de la cabecera decide cuál miras. Las cifras de forecast se recalculan para el pipeline seleccionado.

¿Puedo recuperar una oportunidad que di por perdida?

Sí. Muévela a una etapa de tipo Abierta: se borra la fecha de cierre y vuelve a contar en el forecast. El motivo de pérdida que hubieras escrito se queda guardado.

¿Las notas de la oportunidad las ve el cliente?

No. Son internas de tu equipo, como el resto del CRM.

Empieza por una etapa y una tarjeta

No hace falta diseñar el embudo perfecto el primer día: tres etapas y las operaciones que tengas abiertas ahora mismo ya te dan una cifra de forecast que antes no tenías. Lo que sí conviene desde el principio es decidir si los importes los pones tú o los ponen los productos, porque mezclarlo es lo único que hace que los números dejen de cuadrar. El embudo entra a partir del plan Business: míralo en precios y, si te encaja, crea tu cuenta. Antes puedes ver cómo funciona el tablero del embudo.