Cómo crear una serie de numeración en Fube

Cada factura que emites lleva un número, y ese número no es un capricho: la ley exige que sea correlativo, consecutivo y sin huecos. En Fube, de eso se encarga una serie de numeración. Tú la configuras una vez —su prefijo, si lleva el año, cuántos dígitos— y, a partir de ahí, cada factura recibe su número automáticamente al emitirse. Esta guía te enseña a crear una serie y a entender cada opción, incluidas las que el vídeo no detalla.

Qué es una serie y por qué importa

Una serie es la plantilla del número de tus documentos. Define cómo se compone (por ejemplo KD20260001) y lleva la cuenta para que el siguiente sea KD20260002, sin saltos ni repetidos. Esto no es un detalle estético: un hueco o un número repetido en tu facturación es justo el tipo de cosa que llama la atención en una revisión. Fube lo evita por diseño —el número se asigna en el momento de emitir, de forma correlativa— así que tú no tienes que llevar la cuenta.

Dónde se crean las series

Ve a Ventas › Facturas y abre su pestaña Series. Verás el listado de tus series (con su próximo número y su última emisión) y, arriba, el botón Nueva serie, que abre el panel de creación.

Cada tipo de documento tiene su propia pestaña de series en su propio módulo: las simplificadas en Ventas › Facturas simplificadas › Series, los presupuestos en Ventas › Presupuestos › Series, y así con las proformas y los albaranes. No hay una pantalla única que las reúna todas. Tienes el detalle del módulo en la página de series y numeración.

La vista previa: cómo se forma el número

Lo primero que verás al crear la serie es una vista previa: el número exacto que va a generar con la configuración actual. Es la mejor brújula, porque cualquier cambio que hagas se refleja al instante. Un número se compone, como mucho, de tres piezas:

• un prefijo (unas letras que lo encabezan, por ejemplo KD),
• el año (en formato corto 26 o completo 2026),
• y un contador con ceros de relleno (0001, 0002…).

Combinándolas obtienes un número como KD20260001, todo seguido y sin separadores. Tú decides qué piezas incluir y en qué orden.

Los campos, uno a uno

• Nombre de la serie. Solo para que la reconozcas tú en el listado (no sale en la factura). Ponle un nombre por su propósito —«Kit Digital», «Tienda online»…—; no metas el año, que de eso ya se encarga la opción de añadirlo.
• Número actual. El punto de partida del contador. Normalmente lo dejas en 0 (la primera factura será la …0001). Súbelo solo si vienes de otro sistema y necesitas continuar una numeración ya empezada (por ejemplo, arrancar en el 124).
• Longitud de relleno. Cuántos dígitos tiene el contador rellenando con ceros a la izquierda. Con 4, el uno se ve como 0001; con 5, como 00001.
• Añadir el año al número. Si lo activas, el número incluirá el año, y podrás elegir su formato (corto, 26, o completo, 2026) y su posición (delante de la numeración o antes del prefijo).
• Reiniciar la numeración cada año. Muy recomendable si incluyes el año: hace que en enero el contador vuelva a empezar desde uno, de modo que cada ejercicio tenga su propia numeración limpia (KD20260001, y al año siguiente KD20270001).
• Prefijo. Las letras que encabezan el número. Útil para distinguir series de un vistazo (FAC para facturas, T para la tienda…).

El bloque que casi nadie mira: las cuentas de cobro

Al final del mismo formulario, debajo de la configuración del número, hay un bloque llamado Cuentas de pago predeterminadas con dos campos: Cuenta bancaria y Cuenta de pago digital.

Lo que elijas ahí se propone como cuenta de cobro en todos los documentos de esa serie. Es la forma limpia de separar el cobro por canal sin acordarte en cada factura: la serie de la tienda online cobra en una cuenta y la de servicios en otra, y el dato viaja solo al documento.

Si trabajas con una única cuenta puedes dejarlo en blanco y se usará la que tengas por defecto. Cómo se configuran las cuentas y los métodos lo cuenta la guía de métodos de cobro en tus facturas.

Qué serie te conviene para cada documento

No hay una respuesta única, pero sí un punto de partida que funciona para la mayoría:

Lo importante no es copiar la tabla, es la idea que hay detrás: el prefijo se lee de un vistazo, y separar lo que vas a tener que buscar por separado más adelante te ahorra filtros.

Cuándo te conviene tener más de una serie

No estás limitado a una. Tener varias series es lo normal cuando quieres separar tu numeración por algún criterio:

• Por proyecto o subvención: por ejemplo, una serie propia para las facturas del Kit Digital, que te interesa tener identificadas y separadas.
• Por canal o actividad: por ejemplo, una serie para tienda y otra para servicios.
• Por tipo de documento: en Fube, las facturas, las facturas simplificadas, los presupuestos, las proformas, los albaranes y las facturas rectificativas tienen cada uno sus propias series, independientes entre sí. Las rectificativas, de hecho, las gestionas en su propia pestaña. Cómo encajan todos los tipos lo tienes en la guía de crear tu primera factura.

Reglas que conviene tener claras

• El número se asigna al emitir, no antes. Mientras la factura es un borrador no consume número; lo recibe —correlativo y sin huecos— en el instante en que la emites.
• Una serie en uso se congela, y «en uso» empieza antes de lo que crees. Basta con que una sola factura tenga esa serie asignada para que sus parámetros queden bloqueados, y eso incluye los borradores: no hace falta haber emitido nada. Guardas un borrador de prueba con la serie recién creada y ya no puedes retocarle el prefijo.
• Cada serie es única. No puedes tener dos series con el mismo nombre, ni dos con exactamente la misma configuración. Y el prefijo de una serie de facturas no puede coincidir con el de una de rectificativas.
• Una serie de rectificativas necesita prefijo sí o sí. Sin él no te deja guardarla: es lo que la distingue de la serie de facturas.
• Hay una serie por defecto. Es la que Fube propone al crear una factura si no eliges otra; puedes cambiarla cuando quieras.

Qué queda bloqueado y qué te sigue dejando cambiar

Cuando la serie tiene documentos asociados, Fube rechaza con un mensaje explícito cualquier cambio en la longitud de relleno, el número de inicio, la opción de añadir el año, el formato del año, la posición del año, el reinicio anual, el prefijo y el sufijo.

Lo que sí puedes seguir tocando es el nombre de la serie —que es interno y no sale en la factura— y sus cuentas de cobro predeterminadas. Nada más.

Y ojo con lo otro: tampoco puedes borrarla mientras tenga documentos asociados, borradores incluidos. Si te sobra una serie que has estrenado por error, la salida es dejarla ahí y no usarla.

Por eso, cuando quieras cambiar el formato de verdad, lo correcto es crear una serie nueva en vez de intentar arreglar la anterior. Prueba la vista previa antes de guardar, que para eso está.

Casos límite y errores comunes

• «Quiero cambiar el prefijo de una serie que ya he usado». No se puede, y es por tu bien: alteraría números ya emitidos. Crea una serie nueva con el prefijo que quieras y empieza a usar esa.
• «No he emitido nada y no me deja tocar la serie». Mira si tienes algún borrador con esa serie asignada. El bloqueo no distingue: cuenta cualquier factura asociada.
• «Ya existe una serie con este nombre en la empresa». Los nombres no se repiten dentro de la misma empresa. Ponle otro.
• «Ya existe una serie con esta configuración en la empresa». Estás creando una serie idéntica a otra. Cámbiale algo —el prefijo es lo más habitual— para diferenciarlas.
• «El prefijo de esta serie coincide con una serie de rectificación existente. Cambia el prefijo». Justo eso: elige otro prefijo para la serie de facturas, porque los dos números saldrían iguales.
• «Debes establecer un prefijo para la serie de facturas rectificativas». Las rectificativas no pueden ir sin prefijo. R o RECT sirven de sobra.
• «No se puede eliminar una serie con facturas asociadas». Igual que arriba: revisa los borradores. Si de verdad la quieres fuera, déjala sin usar.
• Cambio de año. Normalmente no necesitas una serie nueva cada enero: si activaste «añadir año» y «reiniciar cada año», la misma serie pasa sola de KD20260001 a KD20270001.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear una serie para poder facturar? No necesariamente: Fube parte de una serie por defecto. Creas series adicionales cuando quieres separar tu numeración (por año, canal o tipo de documento).

¿Por qué no puedo cambiar una serie que ya tiene facturas? Porque la numeración emitida es definitiva y la ley no permite alterarla. Fube es conservador y bloquea en cuanto hay cualquier factura colgando de la serie, aunque siga en borrador. Cualquier cambio de formato se hace estrenando una serie nueva.

¿Y las cuentas de cobro de la serie, también se bloquean? No. El nombre de la serie y sus cuentas de cobro predeterminadas los puedes cambiar cuando quieras, tenga los documentos que tenga.

¿Cómo continúo la numeración que traía de otro programa? Pon en Número actual el último número que ya habías emitido; la siguiente factura seguirá a partir de ahí.

¿El número puede tener huecos si anulo una factura? La serie no deja huecos en la emisión. Una factura ya emitida no se borra; si hay un error, se corrige con una factura rectificativa, que va en su propia serie.

Empieza a numerar bien

Una serie bien planteada es tranquilidad para todo el año: numeración correlativa, sin huecos y conforme a la norma, sin que tengas que vigilarla. Defínela una vez y Fube se encarga del resto en cada factura. Crea tu cuenta gratis y deja tus series listas, o repasa toda la facturación de Fube.