Cómo emitir una factura rectificativa (abono) en Fube y elegir el motivo correcto

Te das cuenta de que una factura que ya emitiste tiene un fallo —un importe de más, un descuento que olvidaste, una devolución del cliente— y la primera tentación es borrarla o reescribirla. No se puede, y por una buena razón: una factura emitida es un documento definitivo y la ley no permite alterarlo ni eliminarlo. La forma correcta de corregir o anular lo ya emitido es una factura rectificativa (lo que en el día a día llamamos un "abono"). Esta guía te explica cuándo procede, cómo emitirla en Fube paso a paso y cómo elegir el método y el motivo sin perderte, dejando la factura original intacta y todo enlazado.

Antes de empezar conviene tener claro un requisito: en Fube solo se rectifican facturas ya emitidas, nunca un borrador. Si la factura todavía está en borrador, no necesitas una rectificativa: la editas directamente. La rectificativa entra en juego cuando el documento ya salió, tiene su número y, en su caso, ya se registró. Puedes repasar el flujo de emisión en la guía de cómo crear y emitir tu primera factura si aún no lo tienes interiorizado.

Cuándo necesitas una rectificativa (y cuándo no)

Una rectificativa sirve para corregir o anular una factura que ya está emitida. Estos son los escenarios típicos:

• Anular una factura entera: el cliente cancela el pedido o la factura se emitió por error. La rectificativa refleja el mismo importe en negativo y deja la operación a cero. (Para este caso concreto hay además una vía alternativa —Anular factura—, que verás más abajo; son excluyentes, así que conviene saber que existe antes de elegir.)
• Corregir un dato de la factura: un nombre o razón social mal escritos, un NIF equivocado, una fecha, la base imponible o el tipo de impuesto aplicado.
• Documentar una devolución o un descuento posterior: el cliente devuelve parte de la mercancía o pactáis una bonificación después de facturar.

¿Cuándo no la necesitas? Si la factura sigue en borrador, simplemente edítala y emítela cuando esté correcta. La rectificativa es para lo que ya no se puede tocar.

Paso 1: Localiza la factura original

Entra en el módulo de facturas y abre la factura que quieres corregir. Recuerda que debe estar emitida: Fube solo permite seleccionar facturas en estado emitido como origen de una rectificativa, así que si una factura no aparece al buscarla, comprueba que no se haya quedado en borrador.

La vía recomendada es partir de la propia factura y usar la acción Crear rectificativa. Así Fube la vincula automáticamente con la original —deja preseleccionada la factura a rectificar y arrastra el cliente y los conceptos— sin que tengas que volver a teclear los datos. La rectificativa, eso sí, toma su propia serie, su propio número y sus propias fechas; no hereda los de la original. También puedes crear la rectificativa desde el módulo de facturas e indicar la factura a rectificar a mano, pero partiendo del documento original te ahorras pasos y errores. Tienes el detalle de esta función en la página de facturas rectificativas.

Paso 2: Elige el método de rectificación

El método indica cómo se construye la rectificativa respecto a la original, y el selector ofrece los cuatro que contempla la normativa:

Debajo del campo verás la nota "Por ahora solo se admite el método de rectificación por diferencias". Léela como lo que es —una recomendación del flujo, no un candado—: los cuatro métodos están seleccionables y el de diferencias es el que cubre sin sobresaltos los abonos, las correcciones de importe y las anulaciones, que es la inmensa mayoría de los casos.

Si eliges "Por sustitución", cambia lo que se envía a la AEAT, no sólo la etiqueta: el registro sale marcado como rectificativa de tipo sustitutivo y arrastra además los importes de la factura original (base, cuota y recargo de equivalencia), como exige la especificación de Verifactu. No es un matiz cosmético: si tu asesoría te pide sustitución, elígela; si no te lo ha pedido nadie, quédate en diferencias.

Lo que no vas a encontrar es un "tipo" total o parcial. No existe tal campo, y no hace falta: que la rectificativa anule la factura entera o corrija una parte es el resultado de las líneas y los importes que metas, no una casilla que marques.

Paso 3: Elige el motivo (la causa AEAT)

El motivo es la causa por la que rectificas, y aquí está la parte que más dudas genera. Fube ofrece los motivos normalizados de la AEAT en un selector: errores en datos de la factura (número, serie, fecha, nombre o NIF del emisor o receptor, domicilio, detalle de la operación), errores en importes (base imponible, porcentaje o cuota impositiva) y rectificaciones por causas como devolución de envases o embalajes, descuentos y bonificaciones, una resolución firme judicial o administrativa, o cuotas no satisfechas tras un auto de declaración de concurso.

No tienes que memorizar códigos: eliges el motivo de la lista y Fube rellena automáticamente la descripción correspondiente. Internamente, ese motivo determina el tipo de rectificativa que corresponde para Verifactu (las categorías R1 a R4 que define la AEAT), de modo que el registro sale clasificado correctamente sin que tengas que decidir tú la categoría técnica.

Un par de ejemplos para situarte:

• Miguel emitió una factura con la razón social del cliente mal escrita. Selecciona el motivo de error en el nombre o razón social del receptor; la rectificativa queda enlazada a la original con la corrección.
• Un descuento o bonificación pactados después de facturar se documentan con el motivo de descuentos y bonificaciones, ajustando la base y la cuota. Para una devolución de mercancía, elige el motivo que corresponda a tu caso (devolución de envases y embalajes, modificación de base imponible…) y, si dudas, contrástalo con tu asesoría.

Elegir el motivo exacto importa porque condiciona la clasificación fiscal del documento. Si tu caso no encaja con claridad en ninguno o tiene matices (operaciones intracomunitarias, concursos, resoluciones), consúltalo con tu asesoría antes de emitir: esta guía te explica el cómo en Fube, no sustituye al criterio fiscal de tu caso concreto.

Paso 4: Revisa, emite y deja que se registre

Cuando el método y el motivo están elegidos y la descripción cuadra, revisa los importes y emite la rectificativa. A partir de ahí, Fube:

• Toma su propia numeración. La rectificativa va en su serie (puedes reservarle una serie específica, por ejemplo una serie con prefijo R-). Si quieres preparar esa serie antes, tienes el paso a paso en la guía de cómo crear una serie de numeración.
• Genera su PDF con la referencia a la factura original.
• Deja la factura original intacta y enlaza ambos documentos, de forma que en el listado ves la original y su rectificativa relacionadas.

En cuanto a Verifactu: en Fube cada documento se registra con su huella encadenada y su QR, y Fube envía cada factura —y cada rectificativa— a la AEAT de serie, con la referencia a la original. Con Verifactu ya activado el envío forma parte del funcionamiento normal y no lo tocas factura a factura; la activación en sí es un paso previo de una sola vez, sin el cual no se puede emitir. Si quieres entender qué es Verifactu y a quién obliga, lo tienes explicado en la guía de cómo empezar con Verifactu y en la página de Verifactu.

Conviene recordar las dos fechas de entrada en vigor de la obligación de Verifactu para los contribuyentes: las sociedades (Impuesto sobre Sociedades) desde el 1 de enero de 2027 y el resto de empresarios, profesionales y autónomos desde el 1 de julio de 2027. Fube ya lo incluye en todos los planes, incluido el gratuito —aunque incluido no es lo mismo que activado: la activación la haces tú una vez—.

Cómo queda el importe: los tres casos, con números

La rectificativa no tiene un botón de "anular entera" o "corregir un poco": lo que decide es lo que escribes en las líneas. Estos son los tres casos que salen a diario.

Anular una factura entera. Emitiste 1.000 € y la operación nunca debió facturarse: metes las mismas líneas en negativo y la operación queda a cero.

Factura original:       F260001        1.000,00 €
Factura rectificativa:  FR260001      -1.000,00 €

Corregir un importe. Facturaste 500 € y debían ser 400 €: rectificas sólo la diferencia.

Factura original:       F260002          500,00 €
Factura rectificativa:  FR260002        -100,00 €

Documentar una devolución parcial. De un pedido de 800 €, el cliente devuelve 200 €.

Factura original:       F260003          800,00 €
Factura rectificativa:  FR260003        -200,00 €

Qué pasa con tus impuestos

Es la pregunta que va detrás de toda rectificativa, y la respuesta corta es: cuenta en el periodo en que la emites, no en el de la factura original.

Eso significa que no tienes que rehacer ni volver a presentar el trimestre de la factura original: la corrección viaja en la declaración del periodo en curso. Puedes rectificar una factura de años anteriores —con el límite de la prescripción, cuatro años—, y aun así se contabilizará en el periodo actual. Cómo se prepara cada declaración lo tienes en las guías del modelo 303 y del modelo 390.

Rectificar no es lo único: también puedes anular

Aquí hay una alternativa que casi nadie conoce y que a veces es la que toca.

Una factura emitida tiene, en su menú de acciones, Anular factura. No es una rectificativa: genera un registro de anulación que también se envía a la AEAT y deja la factura en el estado anulada (la verás en la pestaña Anuladas del listado). Sirve para el caso limpio: una factura que no debió existir y de la que no hay nada que compensar.

Las dos vías son excluyentes, y esto conviene saberlo antes de elegir: si la factura ya tiene rectificativas asociadas, Fube no la deja anular ("Comprueba que la factura esté en estado emitida o subsanada y que no tenga rectificaciones asociadas"). Así que decide primero:

• Rectificativa cuando hay que documentar un ajuste, una devolución o un descuento, o cuando tu asesoría necesita el abono en los libros. Es la vía por defecto.
• Anular cuando la factura entera sobra y no hay ningún importe que reflejar en negativo.

En cualquiera de las dos, anular también requiere tener Verifactu activo: el registro de anulación va a la AEAT igual que el de emisión.

Después de emitirla: reintegrar o compensar

Una rectificativa en negativo es dinero que le debes al cliente, y Fube la muestra pendiente de reintegro hasta que la saldas. Hay dos formas de hacerlo, según lo que haya pasado con ese dinero:

• Se lo devolviste —una transferencia, efectivo…—: usa Registrar reintegro en la rectificativa. Con lo devuelto pasa a Parcialmente reintegrada o a Reintegrada. Si el movimiento está en tu banco, también puedes registrarlo conciliándolo.
• No hubo devolución, porque el importe se descuenta de lo que el cliente te debe —de la propia factura original, si no la había pagado entera, o de una próxima—: usa Marcar como compensada en el menú de acciones de la rectificativa. Queda Compensada sin ningún movimiento bancario.

Las dos vías se excluyen: una rectificativa con reintegros registrados no se puede compensar, y una compensada no admite reintegros. Si la marcaste por error, Quitar compensación la devuelve a pendiente.

Un ejemplo: Lucía emite una factura de 2.000 €, el cliente le paga 1.000 € y el resto se anula con una rectificativa de -1.000 €. No tiene nada que devolver —el cliente simplemente no paga esa parte—, así que marca la rectificativa como compensada.

Factura original:       F260010        2.000,00 €   (cobrados 1.000,00 €)
Factura rectificativa:  FR260010      -1.000,00 €   → Compensada

La factura original no cambia de estado: sigue diciendo lo que se cobró de ella. Pero los recordatorios de cobro ya descuentan las rectificativas emitidas, así que no le reclamarán al cliente lo que has anulado.

Casos límite y errores comunes

• La factura no aparece para rectificar: casi siempre es porque sigue en borrador. Solo se rectifican facturas emitidas.
• Te equivocas en la propia rectificativa: una rectificativa también es un documento definitivo una vez emitida. Si te equivocas en ella, se corrige con otra rectificativa, no borrando.
• Quieres separar tu numeración: las rectificativas ya tienen su propia serie, distinta de la de tus facturas, y su propia entrada de Series dentro del grupo Ventas › Facturas del menú. No hay ninguna casilla de "serie rectificativa" que marcar en una serie de facturas: son series de otro tipo. Un prefijo tipo R- te ayuda a localizarlas de un vistazo.
• El motivo no encaja del todo: elige el más cercano a tu caso real y, si hay dudas fiscales, contrástalo con tu asesoría antes de emitir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo rectificar un borrador? No. En Fube solo se rectifican facturas ya emitidas. Si está en borrador, la editas directamente y la emites cuando esté correcta.

¿En qué se diferencia el método "por diferencias" del de "por sustitución"? El de diferencias recoge sólo la diferencia respecto a la original (por ejemplo, el importe en negativo de una devolución). El de sustitución reemplaza al documento original con los importes correctos completos y, ante la AEAT, viaja con los importes de la factura corregida adjuntos. Los dos están disponibles en el selector; el campo recomienda diferencias, que es el que cubre los abonos, las correcciones de importe y las anulaciones habituales. Si tu asesoría te pide sustitución, puedes elegirla.

¿Puedo anular una factura sin emitir una rectificativa? Sí: el menú de una factura emitida tiene Anular factura, que registra la anulación ante la AEAT. Pero es excluyente con la rectificativa —si la factura ya tiene rectificativas, no se deja anular—, así que elige una vía y no las mezcles.

¿Tengo que elegir el código técnico de Verifactu (R1, R2, R3, R4)? No. Tú eliges el motivo de la lista de causas normalizadas de la AEAT y Fube se encarga internamente de asignar el tipo de rectificativa que corresponde para el registro Verifactu.

¿Tengo que devolverle el dinero al cliente? Sólo si ya te lo había pagado. Si se lo devuelves, registra el reintegro en la rectificativa; si el importe se descuenta de lo que te debe, márcala como compensada. Las dos cosas a la vez, no.

¿Qué pasa con la factura original? Queda intacta y enlazada a la rectificativa. Una factura emitida no se borra ni se modifica; la rectificativa documenta la corrección por separado.

Corrige con tranquilidad

Un error en una factura emitida no es un problema sin salida: es exactamente para lo que existe la factura rectificativa, y en Fube el flujo te guía para que elijas bien el método y el motivo, deje la original intacta y todo quede registrado. Si quieres tenerlo listo desde el primer día, crea tu cuenta gratis o repasa toda la facturación de Fube. Y para las decisiones fiscales con matices, tu asesoría sigue siendo tu mejor aliada.