Primeros pasos en Fube: de la cuenta vacía a tu primera factura

Primeros pasos en Fube: de la cuenta vacía a tu primera factura

Acabas de entrar en Fube por primera vez y tienes delante un panel con todo a cero. La pregunta no es «¿qué hace este programa?», es «¿qué tengo que tocar para poder facturar hoy?». Esta guía responde exactamente a eso: el camino más corto entre una cuenta recién creada y una factura emitida, en el orden en que hay que recorrerlo, con lo que ya viene hecho —que es más de lo que parece— y lo que no puedes saltarte.

Son unos quince minutos si tienes tus datos fiscales a mano.

Antes de empezar

Ten localizadas tres cosas y no tendrás que interrumpirte a mitad:

• Tus datos fiscales: razón social o nombre completo, NIF o CIF y la dirección fiscal completa.
• Tu certificado digital y AutoFirma instalado en el ordenador, para la activación de Verifactu. Se firma en tu equipo; el certificado no sale de ahí.
• Los datos de tu primer cliente: nombre, NIF y dirección.

No necesitas nada más. No hay que importar nada, ni contratar un plan: el plan gratuito emite facturas conformes desde el primer día.

La lista que te espera al entrar

Al iniciar sesión aterrizas directamente en Inicio, el panel. Y lo primero que verás, encima de cualquier número, es una tarjeta titulada «Vamos a preparar tu primera factura» con cuatro casillas:

1. Completa tus datos fiscales
2. Configura Verifactu
3. Crea tu primer cliente
4. Crea tu primera factura

Esa tarjeta es el seguimiento de tu configuración inicial: se va tachando sola a medida que completas cada paso y desaparece cuando terminas los tres que definen una cuenta en marcha —empresa, cliente y factura—. También lleva una X para descartarla, y conviene saberlo: si la cierras, no vuelve. No pierdes nada, porque los pasos siguen estando donde están, pero te quedas sin el hilo conductor.

Un matiz: la tarjeta sólo enseña los pasos que tu usuario puede hacer. Si entras con un rol que no puede tocar la configuración de la empresa, ese paso ni se te ofrece.

Los cuatro apartados que siguen son esos cuatro pasos, en el mismo orden.

Paso 1 — Completa los datos de tu empresa

Ve a Configuración › Cuenta › General. Aquí va la identidad con la que emites: razón social o nombre completo, NIF o CIF, dirección fiscal y el correo desde el que se comunican tus documentos. También puedes subir tu logotipo, que es lo que aparecerá en los PDF.

El formulario se explica solo; lo que no se ve en pantalla es por qué importa hacerlo antes que nada: estos datos son los del emisor de cada factura, y cada documento se queda con su propia copia de ellos. Es decir, una factura ya emitida no se reescribe porque tú cambies luego un dato en esta pantalla — y eso es lo correcto, porque tus libros no pueden cambiar hacia atrás.

Así que dedícale dos minutos ahora en vez de corregirlo cuando ya lleves veinte facturas fuera.

Paso 2 — Activa Verifactu, que es lo que desbloquea el botón de emitir

Este es el paso que la gente intenta aplazar, y es justo el que no se puede aplazar.

Fube funciona siempre en modo Verifactu. No es una casilla opcional ni una funcionalidad de un plan superior: es cómo emite Fube. Y mientras no completes la activación, el botón de Emitir está bloqueado. Puedes preparar la cuenta entera antes —series, productos, clientes, borradores de factura—, pero para que salga una factura con validez fiscal hay que haber pasado por aquí.

Ve a Configuración › Cuenta › Verifactu. Es un asistente de una sola vez: confirmas los datos fiscales de tu empresa (y los del representante legal, si eres sociedad) y firmas el acuerdo de apoderamiento con tu certificado digital a través de AutoFirma, en tu propio ordenador. A Fube sólo le llega el PDF ya firmado.

Dos avisos que conviene leer antes de firmar, no después:

• La activación no se deshace. A partir de ese momento, todas las facturas con validez fiscal que emitas se registran y se comunican a la AEAT.
• Una factura emitida ya no se edita. Si te equivocas, se corrige emitiendo una factura rectificativa, no cambiando la original.

Por eso merece la pena llegar aquí con los datos de empresa revisados. El qué, el a quién obliga y el desde cuándo están en la guía de empezar con Verifactu.

Paso 3 — Da de alta tu primer cliente

Ve a Ventas › Clientes y pulsa Crear cliente.

Lo mínimo es su nombre o razón social, su identificación fiscal y su dirección. Y aquí hay una cosa que no se deduce mirando el formulario: la dirección fiscal del cliente decide qué impuesto le aplicas. Un cliente en Canarias no lleva IVA sino IGIC; uno en Ceuta o Melilla, IPSI; una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, inversión del sujeto pasivo. No es un dato de contacto, es un dato fiscal.

El paso a paso completo del formulario, con el tipo de cliente, el perfil de impuestos y los datos opcionales que te ahorran trabajo después, está en la guía de crear un cliente.

Paso 4 — Emite tu primera factura

Ve a Ventas › Facturas y crea una nueva. El proceso, resumido: eliges el cliente, añades los conceptos —escribiéndolos o tirando de tu catálogo—, revisas el resumen de importes que Fube va calculando al lado (base imponible, IVA repercutido y, si eres profesional, la retención de IRPF) y pulsas Emitir.

Antes de emitir, la factura es un borrador: se puede tocar entera y no cuenta en ningún sitio —ni en tus libros, ni en el panel—. Después de emitir, tiene número, se ha registrado en Verifactu y se ha comunicado a la AEAT, y lleva su código QR en el PDF.

Ese salto —de borrador a emitida— es la línea que separa un ensayo de un documento fiscal. El recorrido detallado, línea a línea, está en crear tu primera factura; y si tienes dudas sobre qué impuesto te toca aplicar, en los impuestos de tus facturas.

Lo que ya viene hecho: tu serie de numeración

Mucha gente se atasca aquí buscando dónde configurar la numeración. No hace falta: Fube te crea una serie de facturas en el momento de registrarte. Se llama «Serie por defecto de facturas» y viene con el prefijo F, el año en dos cifras y un contador de cuatro dígitos que se reinicia cada 1 de enero. Tu primera factura de 2026 saldrá con un número del estilo de F260001.

Puedes emitir con ella tal cual, indefinidamente. Sólo necesitas crear otra si separas líneas de negocio y quieres que cada una lleve su propia numeración correlativa: servicios y tienda online, por ejemplo, o exportaciones aparte.

Si decides tocarla, las series de facturas están en Ventas › Facturas, dentro de sus ajustes, en el apartado Series —no en Configuración—. Cómo se compone un número y qué hace cada opción está en crear una serie de numeración.

Los dos ajustes que sí conviene mirar antes de la primera factura

Ninguno de los dos está en la lista de la portada, y los dos se agradecen hechos.

Los métodos de cobro. Están en Configuración › Tesorería › Métodos de cobro. Y esto es lo que casi nadie sabe: toda cuenta nueva nace aceptando sólo «Efectivo». Si tus clientes te pagan por transferencia —lo normal—, tienes que marcarlo aquí, o tu factura saldrá diciendo que se paga en efectivo. La pantalla es una rejilla en la que marcas los que aceptas: transferencia, tarjeta, Bizum, PayPal, domiciliación SEPA, pagaré, confirming, efectivo… Siempre tiene que quedar al menos uno marcado; si los desmarcas todos, Fube no te deja guardar.

Tu catálogo de productos. Sólo si repites conceptos. Está en Inventario › Productos, con un único botón: Crear producto. No busques uno de «Crear servicio», porque no existe: bien o servicio se elige dentro del formulario, en el campo Tipo de producto, y esa elección importa —es lo que clasifica correctamente las operaciones intracomunitarias—. Registras nombre, precio, impuesto y categoría una vez, y luego las líneas de tus facturas salen de ahí.

Si facturas cosas distintas cada vez, sáltate esto: puedes escribir los conceptos a mano en la propia factura.

Si vienes de otro programa

No empieces tecleando. Fube importa tus clientes, tus productos y tu histórico de facturas a partir del fichero que exporte tu software anterior, y el orden importa (primero la base, después los documentos). Está todo en migrar tus datos desde otro programa.

Casos límite y errores comunes

• «El botón de Emitir no me deja.» Te falta la activación de Verifactu. Es el paso 2, y no hay forma de rodearlo: sin él sólo puedes guardar borradores.
• «Mi factura dice que se paga en efectivo.» Es el valor con el que nace toda cuenta nueva. Ve a Configuración › Tesorería › Métodos de cobro y marca los que de verdad aceptas.
• «He cerrado la tarjeta de los pasos y no vuelve.» Es definitivo, pero no pasa nada: cada paso vive en su propia pantalla y esta guía es el mismo recorrido.
• «No encuentro dónde configurar la numeración.» Porque ya está configurada. Y cuando quieras tocarla, está en Ventas › Facturas, en sus ajustes, no en Configuración.
• «Emití una factura con un dato mal.» No se edita: se emite una rectificativa. Es la contrapartida de que cada factura quede sellada y comunicada.
• «El panel sigue a cero después de facturar.» Comprueba que la factura está emitida y no en borrador: los borradores no suman en ningún indicador.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar los datos fiscales de mi empresa más adelante?

Sí, cuando quieras. Lo que no cambia es lo que ya salió: una factura emitida conserva los datos del emisor con los que se emitió, y no se reescribe. Si algo salió mal en una factura ya emitida, la vía es la rectificativa.

¿Necesito configurar Verifactu desde el primer día?

Si quieres emitir, sí. Fube trabaja siempre en modo Verifactu, así que la activación es requisito para que el botón de Emitir funcione. Las fechas de 2027 son el plazo legal para estar obligado a facturar con un sistema homologado; no cambian cómo funciona Fube antes de esa fecha.

¿Tengo que crear una serie de numeración?

No. Fube crea una al registrarte y puedes emitir con ella siempre. Crear más sólo tiene sentido si quieres numeraciones independientes por línea de negocio.

¿Dónde veo el progreso de mi configuración inicial?

En la propia tarjeta del panel de Inicio, la que se titula «Vamos a preparar tu primera factura». No hay una pantalla aparte de progreso.

¿Y si sólo emito tickets de menos de 400 €?

Entonces lo tuyo es la factura simplificada, no la factura ordinaria. El recorrido de configuración es el mismo.

¿Cuándo empiezo a ver números en el panel?

En cuanto emites tu primera factura o registras tu primer gasto. El panel se calcula solo a partir de tus documentos; no hay nada que alimentar. Cómo leerlo está en entender tu panel de control.

Y a partir de aquí, ya es rutina

La configuración inicial de Fube es corta a propósito: datos de empresa, activación de Verifactu, un cliente y ya estás emitiendo. Lo demás —tu catálogo, tus métodos de cobro, más series— lo vas añadiendo cuando el negocio te lo pida, no antes.

Cuando la primera factura esté fuera, los dos sitios naturales a los que ir son registrar y digitalizar gastos, para que el resultado del panel signifique algo, y automatizar tus facturas recurrentes si facturas lo mismo cada mes. Y si quieres ver antes qué hace Fube con cada factura, está en la página de Verifactu. ¿Todavía no tienes cuenta? Créala gratis y haz el recorrido entero hoy.