Cómo exportar los libros de registro de ingresos y gastos en Fube

Cómo exportar los libros de registro de ingresos y gastos en Fube

Si tributas en estimación directa, llevar al día un libro de ingresos y un libro de gastos no es opcional: es el registro obligatorio del que salen tu IVA y tu IRPF. El problema llega cuando toca cuadrarlos al cierre del trimestre y entregárselos a la asesoría: una factura que se quedó en borrador, una rectificativa que no sabes cómo apuntar, un total que no coincide. Esta guía es para autónomos y pymes que quieren obtener esos dos libros en Excel, ya cuadrados, sin montar una hoja de cálculo propia.

Conviene aclarar algo desde el principio: Fube ordena y exporta tus datos en formato de libro registro, pero no presenta nada ante la AEAT en tu nombre. Las exportaciones son ficheros para que los revises, los archives o se los entregues a tu asesoría, que es quien trabaja sobre ellos y presenta los modelos. Esto no sustituye al criterio de un profesional: si tu situación tiene particularidades, confírmalo con tu asesoría.

Antes de empezar: qué necesitas tener al día

El libro es el reflejo directo de lo que has facturado y registrado dentro de Fube, así que la exportación será fiel solo si esos datos están completos. Antes de exportar, comprueba que:

• Tus facturas del periodo están emitidas. El libro de ingresos recoge únicamente las facturas en estado emitida; las que siguen en borrador no aparecen. Si te queda alguna pendiente, créala y emítela primero.
• Los gastos del periodo están registrados con su base e IVA soportado. Puedes registrarlos a mano o digitalizarlos con el escaneo para no dejar nada deducible sin contar.
• Cada documento lleva los impuestos correctos para tu territorio (IVA en península y Baleares, IGIC en Canarias, IPSI en Ceuta y Melilla). Si tienes dudas, repasa cómo se aplican los impuestos en tus facturas.

Fube monta los dos libros solos a medida que facturas y registras gastos, de modo que no hay un paso previo de "pasar al libro": la exportación parte de lo que ya vive dentro. Puedes ver el alcance completo en la página de libros registro de ingresos y gastos.

Paso 1: Abre el libro que quieres exportar

Fube mantiene dos libros independientes:

• El libro de ingresos, con todas las facturas emitidas del periodo (base, IVA repercutido e IRPF cuando lo lleva).
• El libro de gastos, con todos los gastos deducibles registrados (base, IVA soportado e IRPF retenido a profesionales cuando corresponde).

Entra en la sección Informes y abre el libro que quieras trabajar (Libro de ingresos o Libro de gastos). Cada uno se exporta por separado, así que tendrás dos ficheros: uno de ingresos y otro de gastos.

Ojo: éstos son dos de los libros que te pide el Reglamento, no todos. El artículo 68 del Reglamento del IRPF exige también un libro registro de bienes de inversión a quien está en estimación directa —normal o simplificada, empresario o profesional— y, si ejerces una actividad profesional, un cuarto libro de provisiones de fondos y suplidos.

El de bienes de inversión también lo lleva Fube, pero no se exporta desde aquí: sale de Informes > Amortizaciones, va por ejercicio completo y lo tienes explicado en registrar amortizaciones y el cuadro de amortización. El de provisiones de fondos y suplidos sí lo llevas tú o tu asesoría.

Paso 2: Selecciona el periodo

Dentro del libro, abre el selector Fechas y elige el rango que necesitas: lo habitual es el trimestre que vas a cerrar o el ejercicio completo. Al cambiar las fechas, el total del periodo y el gráfico de evolución se recalculan, de modo que ves de un vistazo cuánto has facturado o gastado en ese rango antes de exportar nada.

Paso 3: Comprueba que el libro cuadra

Antes de descargar, conviene una revisión rápida. En pantalla tienes el total del periodo y el gráfico de evolución para detectar de un vistazo si algo no cuadra; el detalle apunte a apunte (con la fecha, el número, el cliente o proveedor con su NIF, la base, el IVA y el IRPF cuando aplica, y el total) lo encontrarás en el Excel que vas a generar. Repasa que:

• No quede ninguna factura del periodo en borrador. Si el total no coincide con lo que esperabas, casi siempre es una factura sin emitir: márcala como emitida y vuelve a comprobar.
• Las rectificativas aparezcan diferenciadas. Una factura rectificativa o de abono figura como un apunte aparte, en negativo y con referencia a la factura que corrige. Esto encaja con cómo funciona la facturación bajo Verifactu, donde una factura emitida no se modifica ni se borra: se rectifica. Si quieres entender ese flujo, repasa cómo empezar con Verifactu.

Los totales del libro son la base de tus modelos: el IVA repercutido del libro de ingresos y el IVA soportado del de gastos alimentan tu modelo 303; los ingresos y gastos, tu modelo 130; y las retenciones, tu modelo 111.

Deja que Fube compare el libro con tu 303

No hace falta que lo cuadres a ojo. Si el rango que has elegido es un mes o un trimestre natural completo, en la pantalla del libro aparece la tarjeta Cuadre con el modelo 303: compara el IVA del libro con el del borrador del modelo para ese mismo periodo y te lo resume en una etiqueta —Sin descuadres o Revisar diferencia— con el importe exacto de la diferencia cuando la hay.

En el libro de ingresos compara tu IVA repercutido con el IVA devengado de las casillas de venta del borrador; deja fuera a propósito la autorrepercusión de compras y el recargo de equivalencia, que no salen de tu libro de ingresos. En el libro de gastos compara tu IVA soportado con la casilla 45, la del IVA deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores corrientes.

Dos condiciones para que la tarjeta trabaje:

• El rango tiene que ser un mes o un trimestre natural exacto. Con un rango a medida —del 10 de enero al 20 de febrero— la comparación no significaría nada, así que en vez de forzarla la tarjeta te pide que elijas un periodo fiscal completo.
• Necesitas los modelos fiscales en tu plan. Si no los tienes, la tarjeta no aparece y la revisión la haces con el total y el gráfico.

Una diferencia no siempre es un error

Esto es lo que más despista, y conviene saberlo antes de ponerse a buscar la factura que falta: el libro y el modelo no cuentan por la misma fecha.

Una factura por un trabajo hecho en marzo pero expedida en abril entra en el libro de ingresos de abril y en el 303 del primer trimestre. Ninguno de los dos está mal: son criterios distintos, y por eso conviene repasar la fecha de operación de las facturas que queden a caballo entre dos periodos.

En el lado de los gastos hay más motivos legítimos de descuadre: adquisiciones intracomunitarias, importaciones con DUA, amortizaciones, prorrata o ajustes manuales hacen que el IVA soportado del libro y el deducible del modelo no tengan por qué coincidir. La tarjeta te da el importe de la diferencia; decidir si sobra o falta algo es criterio de tu asesoría.

Paso 4: Exporta el libro a Excel

Con el periodo seleccionado y el libro cuadrado, pulsa Exportar libro de ingresos (o Exportar libro de gastos en el otro libro). Fube genera un fichero Excel (XLSX) con formato de libro registro del rango elegido, listo para revisar o enviar a tu gestoría. Repite la operación en el otro libro para tener los dos ficheros: ingresos y gastos.

Si tu asesoría prefiere trabajar también con los justificantes, además del Excel tienes el botón Exportar zip, que descarga un ZIP con los PDF del periodo: todas las facturas en el libro de ingresos, y las facturas y tickets en el de gastos. La preparación del ZIP se hace en segundo plano, así que puedes seguir trabajando mientras se genera.

Casos límite y errores comunes

• Falta un ingreso o un gasto que no pasó por Fube. El libro refleja lo que has emitido y registrado dentro de la plataforma; Fube no inventa apuntes que no existan en tu cuenta. Si tienes otros ingresos o gastos, los completas en tu contabilidad o tu asesoría los integra al cierre.
• El total no cuadra con el modelo. Lo más frecuente es una factura del periodo aún en borrador. El libro de ingresos solo cuenta facturas emitidas, así que revisa que no quede ninguna sin emitir antes de exportar. Si todas están emitidas y la diferencia sigue ahí, mira la fecha de operación de las que caen cerca del cambio de trimestre: el libro de ingresos va por fecha de expedición y el modelo por fecha de operación.
• Un gasto que solo deduces en parte. El vehículo (50 % del IVA salvo que demuestres uso exclusivo), los suministros del hogar en proporción al espacio afecto a la actividad o el móvil según el uso profesional se deducen parcialmente. Fube no aplica ese porcentaje por ti: el libro recoge exactamente lo que registraste en el gasto, así que el prorrateo lo decides y lo anotas tú al registrarlo, con el criterio de tu asesoría.
• Una venta a un cliente intracomunitario. Entra en el libro de ingresos como operación exenta, sin IVA repercutido, y además se declara en el modelo 349. Tienes el detalle en generar el modelo 349.
• Necesitas el mismo libro de varios trimestres. Cambia el rango de fechas y vuelve a exportar; cada descarga corresponde al periodo que tengas seleccionado en ese momento.
• No ves los datos completos en un apunte. Comprueba que la factura o el gasto tenga el cliente o proveedor con su NIF y los impuestos bien indicados; el libro arrastra exactamente lo que registraste en el documento.

Preguntas frecuentes

¿En qué formato se exportan los libros?

Cada libro de un periodo se descarga en Excel (XLSX), con formato de libro registro. De forma complementaria, puedes descargar un ZIP con los PDF de las facturas (libro de ingresos) o de las facturas y tickets (libro de gastos) de ese rango.

¿Esta exportación presenta el libro ante la AEAT?

No. Fube genera el fichero para que lo revises, lo conserves o se lo entregues a tu asesoría. La presentación de los modelos ante la AEAT la hace tu asesoría o tú, con tu certificado o Cl@ve. Es una exportación de datos, distinta de cualquier envío automático.

¿Qué tiene que llevar cada apunte del libro?

La normativa pide, por cada anotación, el número del documento, la fecha, el nombre y el NIF de la otra parte, el concepto, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, el IRPF cuando lo lleve y el total. El Excel que genera Fube trae esas columnas —más una por cada tipo de impuesto que aparezca en el periodo, y en el libro de ingresos el motivo y la referencia de las rectificativas— rellenadas con lo que registraste en cada documento. Si alguna sale en blanco, el hueco está en el documento y no en la exportación: entra en él, complétalo y vuelve a exportar.

¿Aparecen las facturas en borrador?

No. El libro de ingresos solo recoge facturas emitidas. Por eso conviene comprobar, antes de exportar al cierre del periodo, que no quede ninguna factura sin emitir.

¿Durante cuánto tiempo conviene conservar los libros?

La normativa exige conservar el libro y sus justificantes durante varios años desde la última declaración; el plazo exacto y cómo aplica a tu caso conviene confirmarlo con tu asesoría. Como tus libros y los PDF de tus facturas y tickets viven en Fube y puedes exportarlos cuando quieras, tienes el respaldo siempre a mano.

Empieza con tus libros al día

Factura y registra tus gastos en Fube y tus libros de ingresos y gastos se mantienen solos, listos para exportar cuando los necesites —recordando que el libro y los modelos no siempre dan la misma cifra, y por qué—. Puedes ver todo lo que incluye en la página de libros registro de ingresos y gastos, o crear tu cuenta gratis y empezar hoy mismo.