Cómo exportar los libros de registro de ingresos y gastos en Fube

Cómo exportar los libros de registro de ingresos y gastos en Fube

Si tributas en estimación directa, llevar al día un libro de ingresos y un libro de gastos no es opcional: es el registro obligatorio del que salen tu IVA y tu IRPF. El problema llega cuando toca cuadrarlos al cierre del trimestre y entregárselos a la asesoría: una factura que se quedó en borrador, una rectificativa que no sabes cómo apuntar, un total que no coincide. Esta guía es para autónomos y pymes que quieren obtener esos dos libros en Excel, ya cuadrados, sin montar una hoja de cálculo propia.

Conviene aclarar algo desde el principio: Fube ordena y exporta tus datos en formato de libro registro, pero no presenta nada ante la AEAT en tu nombre. Las exportaciones son ficheros para que los revises, los archives o se los entregues a tu asesoría, que es quien trabaja sobre ellos y presenta los modelos. Esto no sustituye al criterio de un profesional: si tu situación tiene particularidades, confírmalo con tu asesoría.

Antes de empezar: qué necesitas tener al día

El libro es el reflejo directo de lo que has facturado y registrado dentro de Fube, así que la exportación será fiel solo si esos datos están completos. Antes de exportar, comprueba que:

• Tus facturas del periodo están emitidas. El libro de ingresos recoge únicamente las facturas en estado emitida; las que siguen en borrador no aparecen. Si te queda alguna pendiente, créala y emítela primero.
• Los gastos del periodo están registrados con su base e IVA soportado. Puedes registrarlos a mano o digitalizarlos con el escaneo para no dejar nada deducible sin contar.
• Cada documento lleva los impuestos correctos para tu territorio (IVA en península y Baleares, IGIC en Canarias, IPSI en Ceuta y Melilla). Si tienes dudas, repasa cómo se aplican los impuestos en tus facturas.

Fube monta los dos libros solos a medida que facturas y registras gastos, de modo que no hay un paso previo de "pasar al libro": la exportación parte de lo que ya vive dentro. Puedes ver el alcance completo en la página de libros registro de ingresos y gastos.

Paso 1: Abre el libro que quieres exportar

Fube mantiene dos libros independientes:

• El libro de ingresos, con todas las facturas emitidas del periodo (base, IVA repercutido e IRPF cuando lo lleva).
• El libro de gastos, con todos los gastos deducibles registrados (base, IVA soportado e IRPF retenido a profesionales cuando corresponde).

Entra en la sección Informes y abre el libro que quieras trabajar (Libro de ingresos o Libro de gastos). Cada uno se exporta por separado, así que tendrás dos ficheros: uno de ingresos y otro de gastos.

Paso 2: Selecciona el periodo

Dentro del libro, abre el selector Fechas y elige el rango que necesitas: lo habitual es el trimestre que vas a cerrar o el ejercicio completo. Al cambiar las fechas, el total del periodo y el gráfico de evolución se recalculan, de modo que ves de un vistazo cuánto has facturado o gastado en ese rango antes de exportar nada.

Paso 3: Comprueba que el libro cuadra

Antes de descargar, conviene una revisión rápida. En pantalla tienes el total del periodo y el gráfico de evolución para detectar de un vistazo si algo no cuadra; el detalle apunte a apunte (con la fecha, el número, el cliente o proveedor con su NIF, la base, el IVA y el IRPF cuando aplica, y el total) lo encontrarás en el Excel que vas a generar. Repasa que:

• No quede ninguna factura del periodo en borrador. Si el total no coincide con lo que esperabas, casi siempre es una factura sin emitir: márcala como emitida y vuelve a comprobar.
• Las rectificativas aparezcan diferenciadas. Una factura rectificativa o de abono figura como un apunte aparte, en negativo y con referencia a la factura que corrige. Esto encaja con cómo funciona la facturación bajo Verifactu, donde una factura emitida no se modifica ni se borra: se rectifica. Si quieres entender ese flujo, repasa cómo empezar con Verifactu.

Los totales del libro son la base de tus modelos: el IVA repercutido del libro de ingresos y el IVA soportado del de gastos alimentan tu modelo 303; los ingresos y gastos, tu modelo 130; y las retenciones, tu modelo 111. Cuadrar el libro antes de exportarlo te ahorra sorpresas cuando tu asesoría prepare esos modelos.

Paso 4: Exporta el libro a Excel

Con el periodo seleccionado y el libro cuadrado, pulsa Exportar libro de ingresos (o Exportar libro de gastos en el otro libro). Fube genera un fichero Excel (XLSX) con formato de libro registro del rango elegido, listo para revisar o enviar a tu gestoría. Repite la operación en el otro libro para tener los dos ficheros: ingresos y gastos.

Si tu asesoría prefiere trabajar también con los justificantes, además del Excel tienes el botón Exportar zip, que descarga un ZIP con los PDF del periodo: todas las facturas en el libro de ingresos, y las facturas y tickets en el de gastos. La preparación del ZIP se hace en segundo plano, así que puedes seguir trabajando mientras se genera.

Casos límite y errores comunes

• Falta un ingreso o un gasto que no pasó por Fube. El libro refleja lo que has emitido y registrado dentro de la plataforma; Fube no inventa apuntes que no existan en tu cuenta. Si tienes otros ingresos o gastos, los completas en tu contabilidad o tu asesoría los integra al cierre.
• El total no cuadra con el modelo. Lo más frecuente es una factura del periodo aún en borrador. El libro de ingresos solo cuenta facturas emitidas, así que revisa que no quede ninguna sin emitir antes de exportar.
• Necesitas el mismo libro de varios trimestres. Cambia el rango de fechas y vuelve a exportar; cada descarga corresponde al periodo que tengas seleccionado en ese momento.
• No ves los datos completos en un apunte. Comprueba que la factura o el gasto tenga el cliente o proveedor con su NIF y los impuestos bien indicados; el libro arrastra exactamente lo que registraste en el documento.

Preguntas frecuentes

¿En qué formato se exportan los libros?

Cada libro de un periodo se descarga en Excel (XLSX), con formato de libro registro. De forma complementaria, puedes descargar un ZIP con los PDF de las facturas (libro de ingresos) o de las facturas y tickets (libro de gastos) de ese rango.

¿Esta exportación presenta el libro ante la AEAT?

No. Fube genera el fichero para que lo revises, lo conserves o se lo entregues a tu asesoría. La presentación de los modelos ante la AEAT la hace tu asesoría o tú, con tu certificado o Cl@ve. Es una exportación de datos, distinta de cualquier envío automático.

¿Aparecen las facturas en borrador?

No. El libro de ingresos solo recoge facturas emitidas. Por eso conviene comprobar, antes de exportar al cierre del periodo, que no quede ninguna factura sin emitir.

¿Durante cuánto tiempo conviene conservar los libros?

La normativa exige conservar el libro y sus justificantes durante varios años desde la última declaración; el plazo exacto y cómo aplica a tu caso conviene confirmarlo con tu asesoría. Como tus libros y los PDF de tus facturas y tickets viven en Fube y puedes exportarlos cuando quieras, tienes el respaldo siempre a mano.

Empieza con tus libros al día

Factura y registra tus gastos en Fube y tus libros de ingresos y gastos se mantienen solos, cuadrados con tus modelos y listos para exportar cuando los necesites. Puedes ver todo lo que incluye en la página de libros registro de ingresos y gastos, o crear tu cuenta gratis y empezar hoy mismo.