Cómo elegir qué correos recibes de Fube

Cómo elegir qué correos recibes de Fube

Hay días en que la bandeja de entrada se llena de cosas que no habías pedido, y días en que te enteras tarde de algo importante porque el aviso se quedó apagado. Fube te escribe por varios motivos muy distintos —para dejarte entrar en tu cuenta, para contarte que una tarea es tuya, para avisarte de que hay una novedad— y esta guía sirve para decidir cuáles de esos correos quieres y cuáles no.

Antes de nada, una aclaración que ahorra un buen rato de búsqueda: aquí se decide lo que recibes tú. El aspecto y el remitente de los correos que envías a tus clientes —facturas, presupuestos, recordatorios— se configuran en otro sitio, y lo cuenta la guía de correos con tu marca y SMTP propio. Son dos pantallas parecidas de nombre y opuestas de propósito.

Antes de empezar

Necesitas rol de Propietario o Administrador: son los únicos que llegan a la configuración de la empresa. Si no ves la sección, es cosa de tu rol, y quien reparte los roles lo hace desde el control de miembros y permisos.

Y conviene saberlo desde el principio, porque cambia cómo se toma la decisión: este ajuste es de la empresa, no de cada persona. Fube guarda una única configuración de correo por empresa, así que lo que apagues aquí lo apagas para todo el mundo que trabaja en ella, no sólo para ti.

Paso 1 — Abre la pantalla

Ve a Configuración › Notificaciones › Email. Si entras por el índice de Configuración, la fila está en el grupo Notificaciones y se llama Email.

Ojo con el grupo de al lado: en ese mismo índice hay otro bloque, Correo, con las pantallas de Branding de email y SMTP propio. Ése es el de los correos que salen hacia tus clientes. El que buscas es el de Notificaciones.

La pantalla se titula Configuración de notificaciones por correo electrónico y lo resume en una línea: «Habilitar o deshabilitar la recepción de notificaciones por correo electrónico para los usuarios de la empresa».

Paso 2 — Conoce los cuatro grupos

Verás cuatro interruptores, cada uno con su descripción debajo. Esto es lo que dice la pantalla:

El primero aparece bloqueado a propósito y no se puede tocar. Son los correos sin los cuales no podrías usar tu cuenta: los códigos de acceso que Fube manda para entrar, para restablecer la contraseña o para confirmar la verificación en dos pasos, y los avisos de la suscripción (bienvenida, cambio de plan, pago fallido). Fube los envía siempre, al margen de cómo dejes los otros tres.

Paso 3 — Decide qué apagas sabiendo qué se apaga con ello

Aquí está la parte que no se ve en la pantalla, y la que más vale la pena leer antes de tocar nada.

«Correos de notificación» es mucho más ancho de lo que su nombre sugiere. Bajo ese único interruptor viajan avisos que casi nadie clasificaría como «notificación»:

• Las respuestas de soporte: cuando alguien de Fube contesta a una consulta tuya, ese correo pasa por aquí.
• Los avisos críticos de Verifactu, que son los que te dicen que algo ha ido mal con el registro de una factura.
• El correo que anuncia que tu exportación de datos ya está lista para descargar.
• El aviso de que la conexión con tu banco está a punto de caducar y hay que renovar el consentimiento.
• Los recordatorios de actividades del CRM.
• Las notificaciones de Recursos Humanos (incidencias de fichaje, solicitudes de ausencia, mensajes del buzón) y de Proyectos (tareas asignadas, cambios de estado, comentarios y menciones).
• Los avisos del portal del cliente: un pedido nuevo, un documento firmado y un presupuesto que tu cliente ha aceptado o rechazado. En la campana de Fube te siguen llegando igual.

Apagarlo no rompe nada, pero deja mudos esos siete frentes a la vez. Si lo que te sobra son los recordatorios de un proyecto concreto, es mejor afinar ahí: cada proyecto tiene su propia tarjeta de Notificaciones en sus ajustes, donde eliges qué avisos quieres de ese proyecto sin silenciar el resto.

«Actualización de producto» y «marketing» van del brazo. En el momento del envío, Fube trata las novedades de producto como parte de la familia de marketing, así que para recibirlas hacen falta los dos interruptores encendidos. Dicho al revés, que es como suele importar: si apagas marketing, dejas de recibir también las novedades de producto, aunque su interruptor siga en verde.

Y una cosa que estos interruptores no tocan. Nada de lo que decidas aquí afecta a los correos que Fube manda a terceros en tu nombre: las facturas, albaranes, presupuestos y proformas que envías a tus clientes siguen saliendo, los recordatorios de cobro a tus deudores también, y las invitaciones a tu equipo llegan igual. Están deliberadamente fuera del alcance de esta pantalla, porque son correos tuyos hacia fuera, no correos de Fube hacia ti.

Paso 4 — Guarda

Mueve los interruptores que quieras y pulsa Guardar. El botón está activo desde que abres la pantalla, aunque no hayas tocado nada; sólo se apaga después de un guardado correcto, y vuelve a encenderse en cuanto cambias algo. Al guardar, Fube confirma con un aviso: «Configuración guardada correctamente».

Los cambios se aplican a los envíos siguientes. Lo que ya estuviera en camino cuando pulsaste el botón, llega.

Paso 5 — Comprueba a qué dirección llegan

Que un correo se envíe no significa que lo veas: depende de a qué buzón vaya.

• Los avisos personales —tareas, menciones, incidencias, respuestas de soporte— llegan a la dirección de cada persona, la de su cuenta de Fube.
• Las comunicaciones a la empresa —novedades de producto, boletines, campañas— llegan al correo electrónico de facturación, el que hay en Configuración › Cuenta › General, dentro del bloque Datos de Facturación. Si esa dirección está desatendida, ahí se quedan. Tienes cómo revisarla en la guía de datos fiscales de tu empresa.

Casos límite y errores comunes

• He apagado las notificaciones y ya no me entero de nada dentro de Fube. No debería: la campana de la aplicación es independiente del correo. Fube crea la notificación dentro de la app y envía el correo por separado, así que apagar el correo deja la campana intacta.
• No recibo los boletines aunque tengo marketing encendido. Mira la dirección de facturación. Si es un buzón funcional del tipo info@, admin@, soporte@ o ventas@, Fube la deja fuera de los envíos de marketing durante seis meses: son direcciones compartidas y no se usan para comunicación comercial. Con una dirección personal sí llegan.
• Llevaba tiempo sin recibir novedades y de golpe han dejado de llegar del todo. Fube deja de enviar campañas de marketing y de novedades a una empresa cuando lleva 180 días sin abrir ni pulsar nada en ellas. No es un castigo: es higiene de envío, y protege la reputación del remitente para que los correos que sí importan —los esenciales— sigan entrando en tu bandeja.
• Ya no me llegan ni los códigos para entrar. Eso no lo causa esta pantalla; los esenciales no se pueden apagar. Revisa la carpeta de correo no deseado y, si la dirección rebotó alguna vez o alguien marcó un correo de Fube como spam, ponte en contacto con el soporte para que lo revisen.
• He pulsado «Cancelar suscripción» en mi gestor de correo. Es lo esperable: el enlace de baja que acompaña a los correos de notificación y de marketing apunta justo a esta pantalla, para que decidas con el detalle que da y no de golpe.
• La pantalla no carga y sale «Configuración no encontrada». Es raro —cada empresa nace con su configuración de correo—, pero si ocurre, el propio aviso pide «contactar con un administrador de Fube». Y si en lugar de ese aviso te sale una página de «no encontrado», es otra cosa: a tu empresa no le consta ninguna configuración de correo asociada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo desactivar los correos esenciales?

No. Son los que te dejan entrar en tu cuenta y recuperarla, más los de la suscripción. Su interruptor está bloqueado y el sistema de envío los excluye de cualquier preferencia, así que salen siempre.

Si apago las notificaciones, ¿dejan de llegarles los recordatorios de cobro a mis clientes?

No. Esta pantalla sólo gobierna lo que Fube te envía a ti y a tu equipo. Las facturas, los presupuestos y los recordatorios de cobro que salen hacia tus clientes son otro circuito y no se ven afectados.

¿Esto es lo mismo que configurar el remitente de mis facturas?

No, y es la confusión más habitual. El logotipo, el color, el nombre del remitente y el servidor desde el que salen tus correos se configuran en otras dos pantallas, Branding de email y SMTP propio, y lo explica la guía sobre personalizar el remitente y el aspecto de tus correos.

¿Cada persona del equipo puede elegir lo suyo?

En esta pantalla no: la configuración es de la empresa y se aplica a todos sus usuarios. Donde sí hay ajuste individual es en los proyectos, en la tarjeta de Notificaciones de los ajustes de cada uno.

¿Perderé avisos importantes si apago las notificaciones?

Puedes perder algunos: por ese interruptor pasan las respuestas del soporte, los avisos críticos de Verifactu, la caducidad del consentimiento bancario y el aviso de que tu exportación de datos está lista. Si te preocupa el de Verifactu en particular, la guía sobre errores de Verifactu con la AEAT explica qué se hace cuando salta uno.

¿Puedo volver a activarlos más tarde?

Sí, cuando quieras. Los interruptores no borran nada ni tienen periodo de espera: vuelves a la pantalla, los enciendes, pulsas Guardar y el siguiente envío ya cuenta contigo.

Deja pasar lo que te sirve

La configuración que funciona para casi todo el mundo es la que trae Fube de serie: notificaciones y novedades encendidas, y el marketing a gusto de cada cual. Lo que conviene decidir con calma es el interruptor de notificación, porque debajo hay avisos que se agradecen el día que hacen falta. Si todavía no usas Fube, puedes crear tu cuenta gratis y dejarlo ajustado desde el primer día.