Cómo fichar la jornada de tus empleados con Fube (entrada, pausa y salida)

Cómo fichar la jornada de tus empleados con Fube (entrada, pausa y salida)

El registro de jornada es obligatorio desde el RD-ley 8/2019: si tienes empleados, tienes que anotar la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservar esos registros y dejar que el trabajador acceda a los suyos. Lo difícil casi nunca es fichar; lo difícil es poder demostrarlo sin hojas de cálculo que se corrigen sin dejar rastro ni partes en papel que se traspapelan. Esta guía es para que tu equipo empiece a fichar entrada, pausa y salida en un clic, y para que tú tengas el histórico ordenado —y firmado por quien lo tocó— el día que alguien te lo pida.

Antes de empezar

Antes de que el equipo fiche, conviene tener un par de cosas en su sitio:

• El control horario activo en tu cuenta. En Fube, el módulo de control horario y RRHH se incluye en el plan Elite. Si aún no lo tienes, puedes verlo en la página de precios.
• Cada persona dada de alta como empleada, con su usuario para entrar en Fube. Si alguien va a fichar y Fube no encuentra un perfil de empleado activo asociado a su usuario, no podrá fichar hasta que su administrador se lo configure.
• Decidir si quieres geolocalización. Es opcional. Si la activas en un centro de trabajo, Fube comprobará que el fichaje cae dentro del radio que definas. Si no la necesitas, no la actives: el fichaje funciona igual sin ella.

No hace falta instalar ningún reloj físico ni fichador de pared: el fichaje es por software, desde el navegador del ordenador o del móvil. Puedes ver el detalle de cómo funciona en la página de fichajes y registro de jornada.

Paso 1 — El empleado abre su reloj de fichaje

Cada persona entra en Fube con su usuario y ficha desde uno de estos tres sitios:

• El widget de fichaje de la barra lateral, siempre visible mientras trabaja. Es el que usará el 90 % de los días.
• El reloj grande del Resumen de Equipo, con la hora, el estado y el tiempo acumulado del día a tamaño legible.
• La app Fube Time, que se instala en el móvil como una aplicación más. El fichaje queda registrado en el mismo sitio, fiche por donde fiche.

Y un aviso que evita la duda más repetida: «Mis fichajes» no es donde se ficha. Esa pantalla es la consulta del propio histórico —los días del mes, las horas, las correcciones pedidas—, no el reloj. Si alguien te dice que no encuentra el botón de fichar, casi siempre está mirando ahí.

Paso 2 — Fichar la entrada

Al empezar la jornada, el empleado pulsa Fichar entrada. A partir de ese momento, el reloj cuenta el tiempo trabajado en vivo y el panel muestra el estado actual. Fube guarda la hora exacta de inicio.

Si el centro de trabajo tiene la geolocalización activada, el navegador pedirá permiso de ubicación al fichar y Fube registrará dónde se ha producido el fichaje, comprobándolo contra el radio del centro. En el histórico, esos registros aparecen marcados como Con ubicación, y desde el menú del fichaje se puede abrir Ver ubicación para consultar el mapa y las coordenadas de entrada y salida.

Paso 3 — Pausar y reanudar durante la jornada

Cuando el empleado para —por ejemplo, para comer—, pulsa Pausar. El reloj refleja el estado en pausa; al volver, pulsa Reanudar y la jornada continúa donde la dejó. Cada tramo queda registrado por separado, de modo que el cómputo del día distingue el tiempo de trabajo del tiempo de descanso sin que nadie tenga que hacer cuentas mentales.

Que la pausa reste o no del tiempo trabajado lo decides tú, no el reloj. Por defecto una pausa es descanso y se descuenta. Pero si defines tipos de pausa para tu empresa, puedes marcar los que tu convenio reconozca como tiempo retribuido —el clásico descanso de quince minutos— y esos suman al tiempo trabajado en lugar de restar. El menú para elegir el tipo al pausar está en la app Fube Time; desde el reloj de la web la pausa se inicia sin tipo y, por tanto, no computa. Lo tienes entero en la guía de tipos de pausa.

Paso 4 — Fichar la salida

Al terminar, el empleado pulsa Fichar salida. Fube cierra el fichaje, calcula la duración de la jornada automáticamente a partir de la hora de entrada y la de salida, y lo añade a su historial. Con geolocalización activada, también queda registrada la ubicación de la salida.

A partir de ahí, la persona puede consultar en Mis fichajes su propio historial: fecha, entrada y salida, pausas y horas totales del día, sobre una línea de tiempo de 24 horas.

Paso 5 — El responsable revisa el histórico de toda la empresa

Desde Equipo > Control de tiempo > Fichajes, el responsable ve el registro de toda la empresa, con filtros por empleado, por rango de fechas y por tipo de fichaje. Es la vista desde la que se cierra el mes.

Paso 6 — Corregir un fichaje sin borrar el rastro

Aquí está lo que diferencia un registro defendible de una hoja de cálculo. Hay dos caminos según quién detecte el error, y ninguno de los dos permite cambiar una hora en silencio.

Si lo detecta el trabajador, no toca nada: desde Mis fichajes solicita la corrección, propone la hora que debería figurar y escribe un motivo. Su responsable la aprueba o la rechaza. Al aprobarla, Fube aplica las horas al fichaje y deja anotado quién lo editó y por qué —el motivo que escribió el empleado—, de modo que el ajuste queda explicado dentro del propio registro.

Si lo detecta un administrador o un responsable, puede crear o editar el fichaje directamente desde Equipo > Control de tiempo > Fichajes —con Añadir fichaje para un alta nueva—, con tres reglas que conviene conocer antes:

• El motivo es obligatorio en toda escritura. Sin él, Fube rechaza el cambio. No es un campo de cortesía: es lo que después justifica la corrección ante una inspección.
• Nadie puede crear ni editar sus propios fichajes, ni siquiera teniendo todos los permisos. Es separación de funciones: tiene que hacerlo otra persona. Si eres el administrador y te olvidaste de fichar, necesitas a un compañero con permisos.
• Un alta manual queda etiquetada como tal. Cuando un administrador crea un fichaje desde cero, el registro se marca como entrada manual y se le estampa el origen Admin automáticamente. Ojo con el matiz: una edición no lleva esa marca, ni tampoco una corrección aprobada al trabajador — ésas se identifican por su autor y su motivo. Si filtras por entrada manual buscando todo lo tocado a mano, te dejarás fuera lo editado.

Y todo cambio deja historial. En el menú de cualquier fichaje tienes Ver historial de cambios: quién lo modificó, cuándo y el valor anterior de cada campo. Es la trazabilidad que necesitas para justificar una corrección sin depender de la memoria de nadie.

Paso 7 — La conformidad del trabajador sobre lo que has cambiado

Cuando la empresa modifica el fichaje de alguien, esa persona puede dar su conformidad o discrepar desde Mis fichajes. En el listado de fichajes verás el estado de cada registro:

Usa el interruptor Solo en disputa en la cabecera del listado para revisar de un vistazo lo que alguien ha rechazado y resolverlo. Y ten presente una cosa: si vuelves a editar un fichaje que ya estaba conforme, la conformidad se anula y la persona tendrá que revisar el valor nuevo. Es deliberado — una conformidad vale para lo que se aceptó, no para lo que venga después.

Paso 8 — Saca el registro de jornada

Tienes dos entregables distintos y conviene no confundirlos.

El parte por trabajador, en PDF. Es el documento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el que se enseña a la Inspección de Trabajo. Desde Equipo > Empleados > Empleados, abre a la persona y ve a Estadísticas: ahí tienes Descargar registro de jornada (PDF). Eliges el rango y Fube genera el parte con una línea por día —fecha, entrada, salida, horas trabajadas, pausa y horas extra— y una cabecera identificativa con la empresa, el CIF, el trabajador, su DNI, su puesto y su centro. Si la persona es externa, la cabecera acredita además su vínculo (ETT o contrata) y la empresa cedente o principal, que es lo que dice quién custodia el registro.

Desde esa misma pantalla puedes archivar el parte del mes como documento del empleado, para conservarlo y entregarlo con la nómina.

Y cada persona puede descargarse el suyo. Desde Mis fichajes, el propio trabajador tiene el botón de descarga del mes que esté viendo. Es exactamente lo que exige la ley: acceso del empleado a sus propios registros, sin tener que pedírtelo.

La exportación masiva, en Excel o CSV. Para varias personas o un periodo largo, ve a Equipo > Horas y saldos > Informes. Cada pestaña ofrece su descarga en CSV y en Excel: el detalle de fichajes se exporta completo en el servidor, sin tope de filas, para el rango que elijas; los informes agregados —horas trabajadas, horas extra y saldos por empleado— reflejan lo que tengas cargado en pantalla.

Conservar el registro cuatro años es obligación de la empresa, no de Fube. Fube guarda el histórico mientras seas cliente —consultable sin límite mediante los filtros de fecha— y, si te das de baja, te lo entrega completo antes de eliminarlo, para que puedas seguir cumpliendo ese plazo por tu cuenta.

Casos límite y errores comunes

• Un empleado se olvidó de fichar la salida. Si el fichaje se queda abierto más de doce horas, Fube lo cierra solo de madrugada y levanta una incidencia de cierre automático para que alguien lo revise. No es una corrección: es un aviso de que ese día hay que mirar la hora real y ajustarla con el circuito del paso 6.
• El administrador es quien se olvidó de fichar. No puede arreglárselo él. Que se lo corrija otra persona con permisos: la separación de funciones no tiene excepción.
• Alguien deniega el permiso de ubicación. Si tiene la geolocalización activada en su ficha, Fube necesita la ubicación para fichar: sin permiso, el fichaje no se registra hasta que la active. Y si ficha fuera del radio del centro, por defecto se rechaza. Avisa al equipo antes de activarla; el detalle está en la guía de geolocalización por centro de trabajo.
• Fube no encuentra el perfil de empleado. Si al abrir el reloj aparece que no hay un perfil de empleado activo, es que el usuario no está vinculado a una ficha de empleado: el administrador debe configurarla antes de poder fichar.
• Alguien no puede iniciar un fichaje nuevo y no entiende por qué. Si su horario tiene un máximo de horas diarias y ya lo ha alcanzado, Fube no le deja seguir fichando ese día.
• Filtraste por «entrada manual» y faltan correcciones. Esa etiqueta sólo marca los fichajes creados por un administrador. Lo editado y lo corregido a petición del trabajador se identifica por el autor de la edición y su motivo, no por esa marca.

Preguntas frecuentes

¿El fichaje de Fube vale para el registro de jornada obligatorio?

Fube registra la hora de inicio y fin de cada jornada y da a cada empleado acceso a los suyos, en línea con el RD-ley 8/2019. Los cuatro años de conservación que exige la ley son responsabilidad de la empresa; Fube guarda el registro mientras seas cliente y te lo entrega si te vas. Cubrir el registro horario es una parte de la normativa laboral: no exime del resto de obligaciones, así que ante cualquier duda sobre tu caso conviene consultarlo con tu asesoría.

¿Se puede fichar desde el móvil sin instalar un reloj físico?

Sí. El reloj funciona desde el navegador del móvil, y existe además la app dedicada Fube Time. No necesitas hardware ni un fichador de pared: el registro es por software, con o sin geolocalización.

¿Pueden los empleados cambiar sus propios fichajes?

No. Solo administradores y responsables editan fichajes, y nunca los suyos. El empleado puede solicitar una corrección indicando la hora y el motivo, que queda pendiente de aprobación.

¿En qué formato puedo sacar el registro para la asesoría o una revisión?

Tres: el PDF por trabajador del artículo 34.9, que es el que se entrega a la Inspección; y la exportación masiva en Excel o en CSV desde Equipo > Horas y saldos > Informes, que es la cómoda para la asesoría.

¿Qué es un fichaje «en disputa»?

Uno que modificaste y con el que el trabajador no está conforme: ha registrado su discrepancia con un motivo. Filtra por Solo en disputa para revisarlos y corregirlos o hablarlos con la persona.

Pon a fichar a tu equipo

Con el control horario activo, tu equipo puede empezar a fichar entrada, pausa y salida hoy mismo, sin instalar nada y con el histórico conservado desde el primer fichaje. El control horario forma parte del módulo de control horario y RRHH, junto con horarios, turnos, vacaciones y nóminas. Si quieres ponerlo en marcha, crea tu cuenta y configura a tu plantilla.