Cómo activar y configurar el portal del cliente en Fube

«¿Me reenvías la factura de marzo?» es una de esas peticiones que parecen dos minutos y se repiten cliente a cliente, mes a mes, repartidas por correo y WhatsApp. El portal del cliente le da la vuelta: en lugar de empujar documentos uno a uno, abres un espacio donde cada cliente entra y se sirve. Esta guía te explica cómo activarlo, ponerle tu marca, decidir qué puede consultar y generar el enlace de acceso.

Antes de empezar

Tres cosas:

• Un plan que incluya el portal. No está en el plan gratuito: el portal es un módulo de pago, y sin él la sección entera te lleva a la pantalla de mejorar plan. Puedes comprobar cuál lo trae en precios.
• El cliente al que vas a dar acceso, ya dado de alta. Si aún no lo está, sigue la guía para crear un cliente.
• Tu logo a mano, si quieres personalizar el aspecto.

No hay nada técnico que montar ni que instalar: el portal vive dentro de Fube. Eso sí, verás que la sección está marcada como beta dentro de la aplicación. Funciona, pero conviene saberlo.

Qué es el portal del cliente (y qué no)

El portal del cliente es una web propia para cada uno de tus clientes. Ahí cada cliente consulta y descarga sus documentos —facturas, presupuestos, proformas, albaranes— y completa su alta: acepta condiciones, sube documentación y firma lo que tenga que firmar. Entra con un enlace, sin contraseña ni cuenta, y solo ve lo suyo. La web lleva tu logo y tu color, no los de Fube.

Conviene tener claros dos límites:

• No incluye pasarela de cobro. Tu cliente consulta documentos, los descarga y firma su alta, pero no paga online dentro del portal: no hay TPV ni cobro con tarjeta integrado. El cobro lo sigues gestionando tú desde Fube.
• Hoy el portal sirve documentos y altas, no pedidos. La configuración que ofrece la aplicación te deja encender Documentos y Onboarding. El catálogo con pedidos existe como pieza del portal, pero no es algo que puedas encender desde la navegación: si es lo que buscabas, pregunta a soporte antes de contar con ello.

Paso 1 · Activa el portal

En la app de Fube, ve a Configuración → Portal del cliente → General. Ahí encuentras el interruptor principal del portal:

1. Define la dirección del portal en el campo Slug. Es la parte que identifica tu portal dentro de la dirección pública {tu-dominio}/portal/{tu-slug}. El propio panel te muestra la dirección completa según lo que escribas, así que puedes comprobar cómo queda antes de guardar. Solo admite letras minúsculas, números y guiones.
2. Si quieres, escribe un mensaje de bienvenida. Es el texto que verá el cliente al entrar; sirve para dar contexto («Aquí tienes tus facturas y presupuestos…»).
3. Activa el interruptor de portal activo. Mientras esté apagado, el portal no se muestra a nadie aunque tengas enlaces creados.

Guarda los cambios de la sección. A partir de aquí el portal existe; lo que falta es darle cara y decidir qué enseña.

Paso 2 · Ponle tu marca

En esa misma pantalla de General, baja hasta la sección Configuración de tu marca y personaliza el aspecto para que el cliente vea tu negocio:

1. Elige el color principal de tu marca. Es el color que tiñe la interfaz del portal.
2. Sube tu logotipo. Aparecerá en la cabecera del portal y en la pantalla de acceso.

Guarda. El cliente verá tu logo y tu color; Fube queda como una nota discreta en el pie del portal. Si no subes logo, el portal muestra el nombre de tu empresa en su lugar.

Estos dos son los ajustes de marca que la aplicación te ofrece hoy, y para la mayoría son suficientes: el logo en la cabecera y el color de los botones son lo que hace que el portal se sienta tuyo. El portal contempla por dentro más campos —favicon, colores secundarios, un nombre de empresa propio— pero no hay una pantalla accesible que te deje tocarlos, así que no cuentes con ellos al planificar.

Paso 3 · Elige qué módulos se muestran

El portal se compone de módulos que enciendes a tu gusto. En esa misma pantalla de General, en el campo Módulos habilitados, selecciona los que quieras mostrar:

• Documentos — el cliente consulta y descarga sus facturas, presupuestos, proformas y albaranes. Es el uso más habitual del portal, y para muchos el único que necesitan.
• Onboarding — el cliente completa su alta, sube la documentación que le pidas y firma los contratos desde su portal. Cómo se monta lo cuenta la guía de onboarding de clientes en el portal.

El panel de control (el inicio del portal) está siempre disponible: es la primera pantalla que ve el cliente y no se puede apagar. Lo que no enciendas, no aparece en su navegación. Puedes cambiarlo cuando quieras.

Qué ve el cliente en Documentos

Merece la pena saber cómo se comporta esa pantalla, porque hay dos cosas que sorprenden si no las esperas:

• El listado va paginado, con filtro por tipo y buscador por número. Carga veinte documentos por página. El cliente puede filtrar por tipo —factura, proforma, presupuesto, albarán— y usar el buscador, que mira el número de documento y sólo ése: escribir un trozo de la descripción no devuelve nada. El estado de pago aparece como columna, así que el cliente ve de un vistazo lo que tiene pendiente, pero no se puede filtrar por él: no hay forma de pedirle al portal «enséñame sólo las impagadas». Así que si un cliente tuyo tiene mucho histórico y se queja de que no encuentra algo, lo que funciona es pasarle el número y que lo escriba en el buscador.
• Las descargas caducan al minuto. Al pulsar descargar, Fube genera un enlace firmado válido sesenta segundos y sólo para ese documento. Es a propósito: está pensado para pulsar y descargar, no para guardarlo o reenviarlo. Si tu cliente te dice que un enlace de descarga «no funciona», la respuesta es que vuelva al portal y pulse de nuevo. Y la tranquilidad que da: ese enlace no lleva sus credenciales dentro, así que aunque lo reenvíe por error no está regalando el acceso a su portal.

Ajustes por cliente

En la pantalla de Resumen del portal tienes la lista de clientes con acceso. Al abrir uno, puedes sobrescribir para él lo que tienes configurado en general: su mensaje de bienvenida, sus módulos y el flujo de alta que le toca. Es lo que necesitas el día que un cliente grande pide algo distinto del resto.

Paso 4 · Crea un enlace de acceso para cada cliente

El portal no usa contraseñas: cada cliente entra por un enlace de acceso (un token) vinculado únicamente a él. Para crearlo:

1. Ve a la sección de enlaces del portal (Configuración → Portal del cliente → Enlaces) y crea un nuevo enlace.
2. Selecciona el cliente al que va dirigido. El enlace solo dará acceso a los documentos y datos de ese cliente.
3. Ponle un nombre interno para reconocerlo después (por ejemplo, «Acceso gestoría» o el nombre del contacto). Es una etiqueta para ti, el cliente no la ve.
4. Si quieres, indica una fecha de caducidad. Es opcional: si la pones, pasado ese día el enlace deja de funcionar. Si la dejas en blanco, no caduca por tiempo.
5. Crea el enlace. Fube te muestra el enlace una sola vez y lo copia al portapapeles en ese momento. Por seguridad no se vuelve a mostrar después, así que cópialo y guárdalo o envíaselo al cliente ahí mismo.

Comparte ese enlace con tu cliente por el canal que prefieras —email, WhatsApp—. Con un clic, el cliente entra a su portal y ve lo suyo.

Por qué sólo se enseña una vez: el enlace no se guarda tal cual en Fube, se guarda su huella. Ni tú ni nadie de Fube puede recuperarlo después, que es exactamente lo que quieres de una llave. Si lo pierdes, creas otro.

Lo que sí queda guardado de cada enlace, y se ve en el listado, es cuándo se usó por última vez y cuántas veces se ha usado. Es la forma rápida de saber si un cliente ha entrado alguna vez o si el enlace que le mandaste lleva meses sin tocar.

Y del listado puedes, sin crear uno nuevo, cambiarle la etiqueta, mover su fecha de caducidad o revocarlo. Revocar es inmediato y no tiene vuelta atrás: si más adelante quieres reabrirle el acceso, le creas otro enlace.

Casos límite y errores comunes

• El cliente no entra y ve un error. Repasa que el portal esté activo (paso 1) y que el enlace no haya caducado. Si tienes dudas de si ese enlace sigue vivo, lo más limpio es crear uno nuevo para ese cliente.
• Has perdido el enlace. Como solo se muestra al crearlo, no podrás recuperar el texto original. La solución es generar un enlace nuevo para ese cliente y enviárselo; el anterior puedes dejarlo caducar o revocarlo.
• Quieres cortar el acceso de un cliente. Revoca su enlace; al hacerlo deja de funcionar. Si más adelante quieres reabrirle, le creas otro enlace.
• No quieres que un cliente vea cierto tipo de documento. Recuerda que cada enlace está acotado a un único cliente: nunca verá documentos de otro. Lo que controlas a nivel de portal es qué módulos están encendidos para todos (documentos, onboarding), y en la ficha de cada cliente puedes ajustarle los suyos.
• «Al abrir el portal me lleva a una pantalla de planes». El portal no está en el plan gratuito. No es un fallo de configuración: es el plan.
• «Mi cliente dice que el enlace de descarga le da error». Le caducó: duran un minuto. Que vuelva al portal y pulse descargar otra vez.
• «He cambiado el slug y los enlaces antiguos no van». El slug forma parte de la dirección del portal. Una vez has repartido enlaces, evita tocarlo.

Preguntas frecuentes

¿Mis clientes tienen que registrarse o crear una contraseña?

No. Acceden mediante un enlace de acceso sin contraseña ni cuenta. Tú generas el enlace una vez por cliente y se lo das; cada enlace está vinculado a un único cliente y solo expone sus propios documentos.

¿Pueden pagar las facturas desde el portal?

No. El portal del cliente sirve para consultar y descargar documentos y para completar el alta, pero no incluye pasarela de cobro: no se paga online dentro del portal. El cobro lo gestionas tú desde Fube como hasta ahora, y lo cuenta la guía de gestión de cobros.

¿Puede mi cliente hacerme pedidos desde el portal?

Hoy no es algo que puedas activar desde la configuración del portal. Si tu caso son los pedidos recurrentes de clientes B2B, habla con soporte antes de montar el portal contando con ello. Mientras tanto, el circuito de pedidos y albaranes lo tienes en la guía del pedido y el albarán a la factura.

¿Puedo usar mi propio dominio para el portal?

No. El portal se sirve bajo la dirección de Fube que defines con el Slug.

¿Está en el plan gratuito?

No. El portal del cliente es un módulo de pago. Puedes ver qué plan lo incluye en precios.

¿Puede un cliente ver las facturas de otro?

No. El acceso está acotado por cliente: cada enlace muestra únicamente los documentos y la información de ese cliente. El portal no cruza datos entre clientes.

¿Tengo que activar los dos módulos?

No. Eliges qué encender: solo documentos, solo el onboarding con contratos, o ambos. El panel de control está siempre disponible; el resto lo activas según lo que necesites y lo cambias cuando quieras.

¿Sé si un cliente ha entrado alguna vez?

Sí. Cada enlace guarda cuándo se usó por última vez y cuántas veces, y lo ves en el listado de enlaces.

Empieza con tu portal

Activar el portal del cliente es de las formas más rápidas de quitarte de encima el goteo de «¿me reenvías…?». Enciéndelo, ponle tu marca, elige qué muestra y reparte un enlace por cliente. Puedes profundizar en todo lo que ofrece en la página del portal del cliente, y si vas a usarlo sobre todo para que vean sus facturas, viene bien tener primero creada tu primera factura. Y si además quieres que el cliente se dé de alta y firme sus contratos ahí mismo, sigue con la guía de onboarding de clientes en el portal. Puedes ver qué plan incluye el portal en precios.