Cómo activar y configurar el portal del cliente en Fube

«¿Me reenvías la factura de marzo?» es una de esas peticiones que parecen dos minutos y se repiten cliente a cliente, mes a mes, repartidas por correo y WhatsApp. El portal del cliente le da la vuelta: en lugar de empujar documentos uno a uno, abres un espacio donde cada cliente entra y se sirve. Esta guía te explica cómo ponerlo en marcha, ponerle tu marca, decidir qué puede consultar cada cliente y darle acceso con su correo.

Antes de empezar

Tres cosas:

• Un plan que incluya el portal. No viene en todos los planes —tampoco en todos los de pago—, y sin él la sección entera te lleva a la pantalla de mejorar plan. Puedes comprobar cuáles lo traen en precios.
• El cliente al que vas a dar acceso, ya dado de alta, y a ser posible con su correo de facturación en la ficha: es el que Fube te propone para la invitación. Si aún no lo está, sigue la guía para crear un cliente.
• Tu logo a mano, si quieres personalizar el aspecto.

No hay nada técnico que montar ni que instalar: el portal vive dentro de Fube, en Ventas → Portal de clientes. Eso sí, verás que está marcado como beta dentro de la aplicación. Funciona, pero conviene saberlo.

Qué es el portal del cliente (y qué no)

El portal del cliente es una web propia para cada uno de tus clientes. Ahí cada cliente consulta y descarga sus documentos —facturas, presupuestos, proformas, albaranes—, acepta o rechaza tus presupuestos, completa su alta —acepta condiciones, sube documentación y firma lo que tenga que firmar—, firma los documentos que le mandes, si lo activas te hace pedidos desde tu catálogo y, si llevas sus proyectos en Fube, ve cómo van los que le enseñes y descarga sus informes del mes. Cada persona entra con su correo, sin contraseña ni cuenta, y solo ve lo de su empresa. La web lleva tu logo y tu color, no los de Fube.

Conviene tener claros tres límites:

• No incluye pasarela de cobro. Tu cliente consulta documentos, los descarga, firma su alta y te pide, pero no paga online dentro del portal: no hay TPV ni cobro con tarjeta integrado. El cobro lo sigues gestionando tú desde Fube.
• Un pedido del portal no es una venta cerrada. Llega a Fube como pedido de venta en borrador y tú decides qué hacer con él; nada se factura solo.
• Un presupuesto aceptado tampoco. Te llega el aviso y lo conviertes tú en factura, proforma o albarán, como siempre.

Cómo entran tus clientes, en tres ideas

Antes de los pasos, merece la pena entender el acceso, porque es lo que más preguntas genera:

1. Tú das acceso a uno o varios correos de un cliente. A cada persona le llega una invitación con un botón Entrar en el portal. Ese botón vale 7 días y una sola vez.
2. Una vez dentro, sigue dentro. La sesión dura 30 días desde la última vez que entra en ese navegador: mientras lo use, no tiene que volver a identificarse.
3. Cuando la sesión caduca, va a la dirección de tu portal, escribe su correo y le llega un botón nuevo, que vale 15 minutos y una sola vez.

La dirección del portal no lleva nada secreto: la puedes copiar cuando quieras, ponerla en tu web o en la firma de tus correos. Lo que abre la puerta es el botón que llega al correo de cada persona, no la dirección.

Paso 1 · Pon en marcha el portal y elige su dirección

En la app de Fube, ve a Ventas → Portal de clientes. Mientras no hayas abierto nunca el portal, esa página es la puesta en marcha: tres bloques —La dirección, Tu marca y Qué ven tus clientes— con una vista previa al lado, Así lo verá un cliente. Lo que cambias se guarda solo, sin botón de guardar.

El primer bloque es la dirección: la parte final de la dirección pública de tu portal, la que va detrás de /portal/ (por ejemplo, /portal/estudio-nadal). Solo admite letras minúsculas, números y guiones, con un mínimo de tres, y el propio panel te enseña la dirección completa delante de lo que escribes.

Elige algo que reconozcan tus clientes —el nombre de tu negocio suele bastar— y que no vayas a querer cambiar: es la dirección que vas a repartir.

Paso 2 · Ponle tu marca

En el segundo bloque, Tu marca, personaliza el aspecto para que el cliente vea tu negocio:

1. Sube tu logo. Aparecerá en la cabecera del portal y en la pantalla de entrada.
2. Elige el color de tu marca, entre los propuestos o el tuyo. Es el color de los botones y de la sección en la que está el cliente.

El cliente verá tu logo y tu color; Fube queda como una nota discreta en el pie del portal, «Hecho con Fube», que cuenta la pestaña Marca más abajo. Si no subes logo, en su lugar salen tus iniciales junto al nombre de tu empresa.

Para la mayoría, con esto basta: el logo en la cabecera y el color de los botones son lo que hace que el portal se sienta tuyo. Si además quieres que tus clientes vean un nombre distinto de tu razón social —el comercial, por ejemplo—, se pone después en la pestaña Marca del portal, que ves más abajo.

Paso 3 · Elige qué ven tus clientes

El tercer bloque, Qué ven tus clientes, decide qué apartados tiene el portal. Es una lista con una opción por línea; marca las que quieras mostrar (al menos una):

• Documentos — el cliente consulta y descarga sus facturas, presupuestos, proformas y albaranes, con lo que tiene pendiente de pago, y acepta o rechaza tus presupuestos. Es el uso más habitual del portal, y para muchos el único que necesitan.
• Catálogo y pedidos — el cliente ve los productos que tú eliges y te hace pedidos, que te llegan como pedidos de venta en borrador. Al marcarlo aparece a su lado el interruptor Pueden hacer pedidos: encendido, el cliente añade productos a un carrito y te manda el pedido; apagado, el catálogo queda sólo de consulta. Cómo se montan los catálogos y qué ve cada cliente lo cuenta la guía de catálogo y pedidos en el portal del cliente.
• Alta de clientes — el cliente completa su alta, sube la documentación que le pidas y firma los contratos desde su portal. Cómo se monta lo cuenta la guía de alta de clientes y firmas en el portal.
• Proyectos — el cliente ve cómo van los proyectos que le enseñes y descarga los informes del mes que le publiques. Sólo sale en la lista si tu plan incluye Proyectos, y viene marcado, porque por sí solo no enseña nada: cada proyecto se enseña a propósito, uno a uno, desde sus propios ajustes. Lo ves un poco más abajo.

El Inicio del portal está siempre disponible: es la primera pantalla que ve el cliente y no se puede apagar, por eso no aparece en la lista. Lo que no marques, no aparece en su navegación.

Esto es lo de todos. A un cliente concreto le puedes quitar algo desde su ficha, pero nunca darle más de lo que tiene el portal: lo ves más abajo, en lo de un cliente concreto.

Después de la puesta en marcha, todo lo de estos tres pasos —y algo más, como el mensaje de bienvenida o el nombre que ven tus clientes— se cambia en las pestañas Ajustes y Marca de Ventas → Portal de clientes. Lo ves más abajo, pestaña a pestaña.

Qué ve el cliente en su Inicio

Es lo primero que ve al entrar, y reúne lo que le pide algo: arriba, los presupuestos por responder —cada uno con su importe, hasta cuándo vale y el botón Ver y responder— y los documentos que tiene para firmar; si le queda un alta, el aviso para completarla; y debajo, lo que tiene pendiente de pago, cuántos documentos tiene, los últimos y, si le enseñas alguno, sus proyectos. Si no tienes el plan Elite, ahí sale también una tarjeta de Fube que tu cliente puede cerrar: lo ves más abajo, en la pestaña Marca.

Qué ve el cliente en Documentos

Merece la pena saber cómo se comporta esa pantalla, sobre todo por las descargas, que sorprenden si no lo esperas:

• El listado va paginado, con filtros y un buscador. Carga veinte documentos por página. El cliente puede filtrar por tipo —facturas, facturas simplificadas, presupuestos, proformas, albaranes—, por fecha —Este mes, El mes pasado, Este trimestre, El trimestre pasado, Este año, El año pasado o Entre dos fechas— y quedarse sólo con lo pendiente de pago, con un botón que además le dice cuántos documentos tiene pendientes. El buscador mira el número de documento y el concepto, sin distinguir mayúsculas ni acentos: vale escribir un trozo del número o una palabra de la descripción, como «mantenimiento» o «revision». Así que si un cliente tuyo tiene mucho histórico y se queja de que no encuentra algo, que pruebe con una palabra del concepto o con el número.
• Las descargas caducan al minuto. Al pulsar descargar, Fube genera un enlace firmado válido sesenta segundos y sólo para ese documento. Es a propósito: está pensado para pulsar y descargar, no para guardarlo o reenviarlo. Si tu cliente te dice que un enlace de descarga «no funciona», la respuesta es que vuelva al portal y pulse de nuevo. Y la tranquilidad que da: ese enlace no lleva su acceso dentro, así que aunque lo reenvíe por error no está regalando la entrada a su portal.

Tus presupuestos: los acepta o los rechaza desde su portal

Cada presupuesto que le emites a ese cliente le sale en Documentos con su estado —Por responder, Aceptado, Rechazado o Vencido— y, los que puede responder, también en su Inicio. Al abrir uno por responder, entre la cabecera y las líneas ve que tu empresa espera su respuesta, hasta cuándo puede darla y dos botones: Aceptar presupuesto y Rechazar.

Al pulsar cualquiera de los dos se abre una confirmación con una nota opcional —«Nota para» tu empresa al aceptar, «¿Quieres decirle por qué?» al rechazar— y una línea que le dice lo que va a quedar registrado: que lo acepta o lo rechaza él, con su correo y a esa hora. Al confirmar:

• Cambia el estado del presupuesto en Fube, a Aceptado o Rechazado.
• Fube guarda la prueba: el nombre y el correo de quien respondió, la fecha y la hora, la IP desde la que lo hizo y su nota.
• A tu equipo le llega el aviso, a quien puede ver los presupuestos: en la campana y por correo, con el asunto «… ha aceptado el presupuesto …» o «… ha rechazado el presupuesto …», el importe, quién fue y su nota, y un botón Ver el presupuesto. El correo depende de los correos de notificación de tu empresa; la campana avisa siempre.

En el propio presupuesto, en Fube, verás encima del PDF la tarjeta Respuesta del cliente: Quién, Cuándo, Desde (su portal y la IP) y su nota. Mientras no responde, esa tarjeta te dice si puede hacerlo desde su portal y hasta cuándo, y quién de ese cliente tiene acceso; si nadie lo tiene, te ofrece Dar acceso.

Lo que conviene tener claro:

• Aceptarlo no crea la factura. Lo conviertes tú desde el menú del presupuesto, con Convertir a factura, Convertir a factura proforma o Convertir a albarán, como siempre.
• Se responde una vez. Desde el portal no se cambia de idea: si tu cliente se equivoca o cambia de opinión, te escribe y cambias tú el estado del presupuesto en Fube. Si lo vuelves a dejar en Pendiente, puede responder otra vez desde su portal.
• Un presupuesto vencido ya no se acepta. Pasada su fecha de vencimiento, el portal le dice que venció y que te pida uno actualizado.
• Si ya lo has convertido, aunque no lo haya respondido, no le salen los botones: ya has seguido adelante.
• Hace falta que vea Documentos y que el presupuesto lleve a ese cliente: un presupuesto sin cliente no le sale a nadie.
• Sólo desde el portal. El enlace público que generas desde el presupuesto, el que mandas por correo o WhatsApp, deja ver y descargar el PDF pero no tiene botón para aceptarlo.
• En la vista previa no se responde. Con Ver como este cliente ves los botones desactivados: no puedes aceptar ni rechazar en su nombre.

Qué ve el cliente en Proyectos

Marcar Proyectos no le enseña ningún proyecto a nadie. Cada proyecto se enciende por separado, en la pestaña Ajustes del propio proyecto, con el interruptor Visible en el portal de y el nombre de su cliente, que viene apagado. Hasta que alguien lo enciende, ese cliente no lo ve. Y el apartado Proyectos ni siquiera sale en el menú de su portal mientras no tenga ninguno a la vista.

Con alguno encendido, el cliente lo encuentra en dos sitios:

• En su Inicio, en Tus proyectos: una tarjeta por proyecto con su estado, las tareas terminadas y las horas de este mes. Si le has publicado un informe que todavía no ha descargado, la tarjeta lo avisa —«Nuevo: el informe de» y el mes— con su botón Descargar.
• En Proyectos, con la página de cada uno: arriba, Cómo va (el porcentaje y las tareas terminadas), Horas dedicadas y Entrega prevista; luego, Informes, con los que le has publicado para descargar; y debajo, mes a mes con sus flechas, las horas de ese mes, las tareas terminadas, las que siguen abiertas con sus horas y lo imputado sin tarea concreta.

Cuando le publicas un informe y marcas el aviso, a cada persona con acceso le llega un correo «Ya tienes el informe de» y el mes, con un botón Ver el informe que le lleva directamente a ese proyecto, en el mes del informe y sin contraseña. Como el de la invitación, vale 7 días y una sola vez; si caduca, entra con su correo como siempre y lo tiene en Proyectos.

Lo que no ve nunca es quién de tu equipo hizo cada cosa, los comentarios, los adjuntos y las descripciones de las tareas, ni tus tarifas, el presupuesto o lo facturado (eso sólo va en el PDF de los informes que le publiques). Y es de sólo lectura: el cliente mira y descarga, pero no comenta ni aprueba nada desde ahí.

Cómo se enciende cada proyecto y cómo se publica el informe del mes lo cuenta la guía de controlar el avance y las horas de un proyecto.

Paso 4 · Abre el portal

Con la dirección, la marca y lo que ven tus clientes a tu gusto, pulsa Abrir el portal, al final de la puesta en marcha.

Abrirlo no avisa a nadie. Con el portal abierto, tus clientes sólo pueden entrar cuando les das acceso, que es el paso siguiente; hasta entonces nadie recibe nada. Así que puedes abrirlo con calma, mirarlo como lo verá un cliente —con Ver como este cliente, más abajo— y dar los accesos cuando estés listo.

En cuanto lo abres, la página deja de ser la puesta en marcha y pasa a enseñar la pestaña Clientes, que es donde das los accesos y ves quién entra.

Paso 5 · Da acceso a tus clientes

Pulsa Dar acceso, arriba a la derecha de la pestaña Clientes. Se abre un panel lateral:

1. En Clientes, busca y elige uno o varios clientes.
2. Para cada cliente aparece el correo de facturación de su ficha, ya marcado. Puedes desmarcarlo y añadir más correos: el de quien lleva sus compras, el de su gestoría. Cada correo es una persona con su propio acceso, y todas ven lo mismo: lo de ese cliente.
3. En Qué verán, deja Lo de tu portal —lo que elegiste en el paso 3— o pulsa Elegirlo para este cliente y desmarca lo que no quieras que vea. Nunca puede ver más de lo que tiene tu portal, y lo puedes cambiar después en su ficha.
4. Pulsa Enviar invitaciones: el botón te dice cuántas van a salir, una por correo.

También puedes dar acceso desde la ficha del cliente, pestaña Portal, con Dar acceso. Si lo haces ahí antes de haber abierto el portal, el propio panel te avisa de que el portal se abre al enviar esas invitaciones.

Lo que recibe tu cliente

A cada persona le llega un correo con el asunto «Tu empresa te ha dado acceso a su portal» (con el nombre de tu empresa, claro: el que pongas en Marca o, si no pones ninguno, tu razón social). Lo envía Fube en tu nombre —en el remitente verá el nombre de tu empresa «vía Fube»— y dentro lleva tu nombre y tu logo.

El correo trae un botón Entrar en el portal, que vale 7 días y una sola vez. Al pulsarlo se abre una página de tu portal con otro botón Entrar en el portal, y al pulsar ése ya está dentro.

Por qué ese segundo clic: muchos antivirus de correo de empresa abren los enlaces de un mensaje antes que la persona, para comprobarlos. Si bastara con abrir el enlace, el antivirus gastaría el botón y tu cliente se encontraría con que «ya no vale». Con el segundo clic, sólo entra quien lo pulsa de verdad.

Mientras nadie entra, el cliente aparece como Invitado. La primera vez que entra cada persona, salta un aviso en la campana de Fube a quien en tu equipo pueda ver la pestaña Clientes del portal, así que sabes que la invitación ha llegado sin tener que preguntar.

Cómo vuelve a entrar después

• Mientras use el portal, sigue dentro: la sesión dura 30 días desde la última vez que entra, en ese navegador. Si quiere cerrarla antes —en un ordenador compartido, por ejemplo—, arriba tiene Salir del portal, junto al correo con el que ha entrado.
• Cuando caduca, o entra desde otro dispositivo, va a la dirección de tu portal, escribe su correo y le llega un botón nuevo. Ése vale 15 minutos y una sola vez.
• La respuesta es siempre la misma, tenga ese correo acceso o no: así nadie puede ir probando correos para averiguar quién es cliente tuyo. Si el correo no tiene acceso, simplemente no le llega nada.
• Si un mismo correo tiene acceso a varios de tus clientes —una gestoría que lleva a dos, por ejemplo—, le llega un botón por cliente, y entra como el que elija.

La dirección de tu portal la copias cuando quieras con Copiar, desde la pestaña Clientes o desde la ficha de cualquier cliente. Es buena idea ponerla en tu web o en la firma de tus correos: es la puerta por la que tus clientes vuelven a entrar.

Paso 6 · Sigue el día a día en la pestaña Clientes

Con el portal abierto, la pestaña Clientes de Ventas → Portal de clientes es el sitio desde el que ves quién entra. Arriba tienes el estado del portal (Abierto o Cerrado), su dirección con el botón Copiar y cuatro cifras:

• Con acceso: cuántos clientes, y cuántas personas en total.
• Invitaciones sin usar, y cuándo caduca la primera.
• Han entrado este mes, de todos los que tienen acceso.
• Altas sin terminar, si usas el alta de clientes.

Debajo, una fila por cliente —no por persona— con su estado, las personas que tienen acceso, su último acceso y cómo va su alta. Puedes filtrar por estado y buscar por cliente, NIF o correo.

Los estados son tres:

Desde el menú de cada fila puedes Reenviar invitación (o Volver a invitar, si está sin acceso), Abrir su ficha, Ver como este cliente —lo ves más abajo—, Copiar la dirección del portal y Quitar acceso. Al reenviar, le llega una invitación nueva a quien todavía no ha entrado, y la anterior que no usó deja de valer: sólo vale la última.

Lo de un cliente concreto, en su ficha

Todo lo que es de un cliente concreto se configura en un solo sitio: su ficha, pestaña Portal (en Ventas → Clientes, o con Abrir su ficha desde la lista). Ahí tienes:

• Personas con acceso: cada correo con su estado, su último acceso o, si está invitada, cuándo caduca la invitación. Puedes reenviar la invitación o quitar el acceso persona a persona, y con Añadir persona invitas a alguien más de ese cliente.
• Qué ve: Lo de tu portal o sus propios módulos. Lo de un cliente sólo puede recortar lo del portal, nunca ampliarlo: si apagas algo para todos, a él también se le apaga. Y si le has elegido los suyos, lo que enciendas después para todos no le llega hasta que se lo marques o vuelvas a Lo de tu portal.
• Catálogo y Pedidos, si ve el catálogo: qué catálogos tiene asignados y si puede pedir (Como el resto o No puede pedir). Un cliente no puede pedir si los pedidos están apagados para todos.
• Alta: cómo va su alta y cuál le toca, la predeterminada u otra.
• Proyectos, si ve Proyectos y tu plan los incluye: los proyectos de ese cliente, cada uno con su interruptor de Visible en el portal —el mismo que hay en los ajustes del proyecto— y cómo está: No lo ve, Lo ve · sin informes publicados o, con alguno publicado, Lo ve · informe de y el mes del último. Pulsando el nombre vas a los ajustes de ese proyecto. El interruptor sólo se puede mover en los proyectos que gestionas; en los demás sale desactivado y, al pasar el ratón, dice que sólo el propietario o un gestor del proyecto puede cambiarlo.
• Firmas: lo que ha firmado y lo que tiene pendiente, con el botón Mandar a firmar para pedirle la firma de un documento. Pulsando una firma ves sus pruebas.
• Actividad: las invitaciones enviadas, su primera entrada, sus últimos accesos, lo que se le ha mandado a firmar y lo que ha firmado, cuándo empezó a ver cada proyecto, quién le publicó cada informe y quién de los suyos lo descargó, y quién de tu equipo ha mirado su portal con Ver como este cliente, que también tienes en esa pestaña.

Cómo se monta el alta y cómo se manda un documento a firmar lo cuenta la guía de alta de clientes y firmas en el portal.

Es lo que necesitas el día que un cliente grande pide algo distinto del resto.

Quitar el acceso, y cerrar el portal

Quitar acceso —a una persona desde la ficha, o a un cliente entero desde la lista o con Quitar el acceso a todos— hace dos cosas: si esa persona está dentro, sale del portal en su siguiente paso, y los botones que tuviera sin usar dejan de valer. Se deshace con Volver a invitar, que le manda una invitación nueva.

Si lo que quieres es cerrar el portal entero, pulsa Cerrar el portal en la pestaña Ajustes. Mientras esté cerrado nadie puede entrar y no se pueden mandar invitaciones ni documentos a firmar; quien esté dentro sale en su siguiente paso y ve «El portal está cerrado». Los accesos no se pierden: cuando lo abras con Abrir el portal —en Ajustes o en el aviso de portal cerrado que sale en la pestaña Clientes—, cada persona vuelve a entrar con su correo. Dar acceso a un cliente no lo vuelve a abrir: eso sólo lo hace ese botón.

Todo el portal, en Ventas → Portal de clientes

Lo que eliges en la puesta en marcha no se queda fijo. Todo lo del portal está en Ventas → Portal de clientes, repartido en siete pestañas y en este orden:

Cada pestaña aparece si tu rol tiene permiso para ella, así que puede que no las veas todas. Configuración ya no tiene un apartado de portal: si tenías guardada alguna de sus direcciones antiguas, te trae a la pestaña que la sustituye.

Firmas, Altas y Documentos para firmar las cuenta la guía de alta de clientes y firmas en el portal, y Catálogos, la de catálogo y pedidos en el portal del cliente. Las dos que quedan son éstas.

Ajustes

Es la pestaña de lo que se toca de vez en cuando:

• Estado: Abierto, Cerrado o Sin estrenar. Abierto, te dice cuántos clientes tienen acceso y cuántas invitaciones siguen sin usar, y tiene el botón Cerrar el portal, que te pide confirmación antes de cerrarlo. Cerrado —o sin estrenar, si todavía no lo has abierto nunca—, tiene Abrir el portal.
• La dirección: la de tu portal, …/portal/tu-direccion, con Copiar y Abrir. Ésta es la única que no se guarda sola. Al escribir otra, un aviso te explica lo que va a pasar: la dirección actual deja de funcionar, también en los botones de las invitaciones que nadie ha usado —habrá que reenviarlas—, y quien ya está dentro sigue dentro. Se confirma con Guardar la dirección, y Deshacer la deja como estaba.
• Mensaje de bienvenida: un texto para todos tus clientes, de hasta 280 caracteres, que sale en el Inicio de cada uno, debajo del saludo. Si lo dejas vacío, no sale nada. Es uno para todos: no hay un mensaje distinto por cliente.
• Qué ven tus clientes: la misma lista de la puesta en marcha, una opción por línea: Documentos, Catálogo y pedidos —con su interruptor Pueden hacer pedidos—, Alta de clientes y, si tu plan incluye Proyectos, Proyectos, que no enseña nada hasta que enciendes un proyecto. Al menos una tiene que quedar marcada. Es lo de todos: a un cliente concreto se le puede quitar algo desde su ficha, nunca dar más.

Salvo la dirección, todo lo de esta pestaña se guarda solo. Arriba a la derecha tienes además el botón Ver como un cliente: eliges un cliente y se abre su portal en otra pestaña, tal como lo ve él (lo cuenta el apartado siguiente).

Ya no hay una pantalla de Módulos: lo que ven tus clientes se elige aquí, en Qué ven tus clientes, y la dirección antigua de Módulos te trae a esta pestaña.

Marca

Aquí está todo lo que hace que el portal se vea tuyo:

• Logo: en PNG o SVG, con fondo transparente. Sale en la cabecera del portal, en la pantalla de entrada y en los correos. Sin logo, salen tus iniciales.
• Color: uno de los cinco propuestos o cualquier otro. Es el de los botones y el de la sección en la que está el cliente; el resto sigue el aspecto de Fube.
• Nombre que ven tus clientes: el que sale en la cabecera del portal, en la pantalla de entrada y en el asunto de los correos. Si lo dejas vacío, sale la razón social de tu empresa.

Al lado tienes una vista previa en vivo, con datos de ejemplo, que cambia en cuanto tocas algo. Puedes pasar entre Inicio (lo primero que ve el cliente), Entrada (la pantalla en la que pide su botón para entrar) y Correo (la invitación), y verla en ordenador o en móvil. En la del correo verás una nota que conviene tener presente: los correos salen con el aspecto de Fube y tu logo dentro, pero tu color no llega a los correos.

Si recuerdas de antes un color secundario, un color de fondo o un favicon, ya no están: el portal nunca los usaba.

Y la nota de Fube al pie. Conviene que sepas lo que lleva tu portal además de tu marca. Al pie del portal, de la pantalla de entrada y de los documentos que compartes por enlace sale una nota: «Hecho con Fube · ¿Facturas tú también? Pruébalo gratis». Y en el Inicio de tu cliente, una tarjeta con la misma invitación, que él puede cerrar y que vuelve a salir a los treinta días.

• Si tienes activado el programa de referidos, en Configuración → Referidos, ese enlace es el tuyo: quien se dé de alta por ahí tiene un 20 % de descuento durante doce meses y tú te llevas tu comisión, un 20 % de lo que pague durante esos doce meses. Si no lo tienes activado, el enlace lleva a la web de Fube.
• Sólo el plan Elite la quita. Con Elite no sale ni la nota ni la tarjeta.

En la vista previa de esta pestaña la ves tal como saldrá, con tu plan.

Mira el portal como lo ve un cliente

Antes de invitar a un cliente, o cuando te dice que algo no le sale, lo más rápido es verlo con sus ojos. Para eso está Ver como este cliente: abre el portal de ese cliente en otra pestaña del navegador, exactamente como lo ve él, con sus documentos, su catálogo, su alta y sus proyectos.

Lo tienes en cuatro sitios:

• En su ficha, pestaña Portal, en el panel lateral.
• En la pestaña Clientes del portal, en el menú de su fila.
• En la pestaña Ajustes del portal, con el botón Ver como un cliente: ahí eliges tú el cliente.
• En un proyecto que se ve en su portal, con Ver como y el nombre del cliente, en los Ajustes del proyecto y debajo del mes en su pestaña Informes: ése te deja directamente en ese proyecto.

Mientras miras, arriba del todo verás una barra oscura con «Vista previa como» y el nombre del cliente, seguido de «Sólo lectura · no avisa ni cuenta como acceso», y el botón Cerrar la vista previa. Lo que conviene saber:

• Es sólo de lectura. Puedes recorrerlo entero y descargar sus documentos, pero no hacer un pedido —los botones Añadir y Enviar pedido están desactivados—, ni responder a un presupuesto, ni rellenar su alta ni firmar.
• No le avisa ni cuenta como su acceso. El cliente no se entera y su último acceso no cambia. Eso sí, queda apuntado en su ficha: en la actividad de la pestaña Portal sale que esa persona de tu equipo vio el portal como este cliente.
• Funciona aunque todavía no le hayas dado acceso, y aunque el portal esté cerrado. Así puedes revisar lo que va a ver antes de mandarle la invitación.
• Dura 30 minutos, o hasta que pulses Cerrar la vista previa.

Casos límite y errores comunes

• «Mi cliente dice que no le ha llegado la invitación». Que mire en el correo no deseado. Comprueba en su ficha que el correo está bien escrito y, si lo está, usa Reenviar invitación.
• «El botón del correo dice que ya no vale». Se ha usado o ha caducado: la invitación vale 7 días y el botón que se pide desde el portal, 15 minutos, y los dos una sola vez. Que entre en la dirección de tu portal y pida otro con su correo, o reenvíale tú la invitación.
• «Ha abierto el correo y no ha entrado». Falta el segundo clic: al pulsar el botón del correo se abre una página con otro botón Entrar en el portal, y es ése el que le deja dentro.
• «Pide el botón y no le llega». Que revise que escribe exactamente el correo al que diste acceso, porque la pantalla contesta lo mismo tenga acceso o no. Y que no lo pida diez veces seguidas: Fube manda como mucho tres botones al mismo correo cada cuarto de hora, para que nadie pueda llenarle el buzón a otro.
• «Necesito que entre otra persona del mismo cliente». Ve a su ficha, pestaña Portal, y pulsa Añadir persona. Cada persona tiene su acceso, y puedes quitárselo a una sin tocar al resto.
• «Una persona ha dejado la empresa de mi cliente». Quítale el acceso sólo a ella desde la ficha. El resto de su empresa sigue entrando.
• «No me deja dar acceso: dice que el portal está cerrado». Alguien lo cerró. Ábrelo con Abrir el portal, en el aviso de la pestaña Clientes o en Ajustes, y vuelve a intentarlo.
• «Al abrir el portal me lleva a una pantalla de planes». Tu plan no incluye el portal. No es un fallo de configuración: es el plan.
• «Mi cliente dice que el enlace de descarga le da error». Le caducó: duran un minuto. Que vuelva al portal y pulse descargar otra vez.
• «He cambiado la dirección y la antigua no va». La dirección es la puerta de entrada: si la cambias, la vieja deja de llevar a tu portal, también la que tengas puesta en tu web o en tu firma, y los botones de las invitaciones que nadie había usado: ésas hay que reenviarlas. Por eso el cambio no se guarda solo y te avisa antes. Una vez repartida, evita tocarla.
• «Mi cliente dice que no ve algo que debería». Ábrelo con Ver como este cliente y lo verás igual que él, sin avisarle. Si le falta un apartado, revisa Qué ven tus clientes en la pestaña Ajustes y, si le pusiste algo propio, la pestaña Portal de su ficha.
• «He encendido un proyecto y mi cliente no lo ve». Hacen falta las dos cosas: el proyecto encendido y Proyectos marcado en Qué ven tus clientes —y en lo suyo, si le elegiste módulos propios en su ficha—. Si falta lo segundo, el propio proyecto te lo avisa, en sus Ajustes y en su pestaña Informes, con un enlace a su ficha para activárselo. Y si publicas un informe así, el diálogo te advierte de que no lo verá y no le manda el correo. Compruébalo con Ver como este cliente.
• «Mi cliente dice que no puede aceptar un presupuesto». Mira su estado en su portal con Ver como este cliente. Si sale Vencido, pasó su fecha de vencimiento: mándale uno actualizado. Si ya está Aceptado o Rechazado, ya lo respondió alguien de su empresa. Si no le salen los botones y el presupuesto no tiene estado, es que ya lo convertiste. Y si ni siquiera lo ve, comprueba que el presupuesto lleva a ese cliente y que él ve Documentos.
• «Mi cliente aceptó un presupuesto por error». Desde el portal no se deshace. Cambia tú el estado del presupuesto en Fube; si lo dejas en Pendiente, puede volver a responder.

Preguntas frecuentes

¿Mis clientes tienen que registrarse o crear una contraseña?

No. Entran con su correo: la primera vez, con el botón de la invitación; después, pidiendo un botón desde la dirección de tu portal. No hay contraseña que recordar ni cuenta que crear.

¿Es seguro que la dirección del portal sea pública?

Sí. La dirección sólo lleva a la pantalla de entrada. Para pasar de ahí hace falta un botón que sólo llega al correo de una persona con acceso, vale una sola vez y caduca: en 7 días el de la invitación y en 15 minutos el que se pide desde el portal.

¿Cuánto tiempo sigue dentro mi cliente?

30 días desde la última vez que entra, en ese navegador. Si entra a menudo, no tiene que volver a pedir el botón; si quiere salir antes, tiene Salir del portal.

¿Pueden pagar las facturas desde el portal?

No. El portal del cliente sirve para consultar y descargar documentos, completar el alta, firmar y hacer pedidos, pero no incluye pasarela de cobro: no se paga online dentro del portal. El cobro lo gestionas tú desde Fube como hasta ahora, y lo cuenta la guía de gestión de cobros.

¿Puede mi cliente aceptar un presupuesto desde el portal?

Sí. En el presupuesto tiene Aceptar presupuesto y Rechazar, con una nota si quiere. Fube guarda quién respondió, con qué correo, cuándo y desde qué IP, cambia el estado del presupuesto y avisa a tu equipo en la campana y por correo. Aceptarlo no crea la factura: la conviertes tú. Ojo: el enlace público que mandas por correo o WhatsApp no tiene ese botón; sólo el portal.

¿Puede mi cliente hacerme pedidos desde el portal?

Sí. Enciende el módulo de catálogo con los pedidos permitidos, crea al menos un catálogo con productos y tu cliente podrá pedir desde su portal. El pedido te llega como pedido de venta en borrador; lo cuenta entera la guía de catálogo y pedidos en el portal del cliente, y lo que viene después, la de del pedido y el albarán a la factura.

¿Sale Fube en algún sitio de mi portal?

Sí, en una nota al pie, «Hecho con Fube · ¿Facturas tú también? Pruébalo gratis», y en una tarjeta del Inicio que tu cliente puede cerrar. Si tienes activado el programa de referidos, ese enlace es el tuyo. Sólo el plan Elite la quita. Los correos que le llegan a tu cliente, en cambio, llevan tu nombre y tu logo, y le llegan como «Tu empresa vía Fube».

¿Puedo usar mi propio dominio para el portal?

No. El portal se sirve bajo la dirección de Fube, con la parte final que eliges tú en la puesta en marcha.

¿Está en el plan gratuito?

No, y tampoco en todos los de pago: el portal del cliente va en los planes más completos. Puedes ver cuáles lo incluyen en precios.

¿Puede un cliente ver las facturas de otro?

No. Cada persona entra como un cliente concreto y ve únicamente los documentos y la información de ese cliente. El portal no cruza datos entre clientes, ni siquiera cuando un mismo correo tiene acceso a dos: entra en uno o en otro, nunca en los dos a la vez.

¿Tengo que activar todos los módulos?

No. Eliges qué encender: solo documentos, solo el catálogo, solo el alta con contratos, solo los proyectos o la combinación que te sirva. El Inicio está siempre disponible; el resto lo activas según lo que necesites y lo cambias cuando quieras.

¿Sé si un cliente ha entrado alguna vez?

Sí. La primera vez que entra cada persona llega un aviso a la campana, y en la pestaña Clientes del portal ves el estado y el último acceso de cada cliente. En su ficha, pestaña Portal, tienes además el detalle persona a persona.

¿Puedo ver el portal tal como lo ve un cliente?

Sí, con Ver como este cliente, desde su ficha o desde su fila en la pestaña Clientes, o con Ver como un cliente en la pestaña Ajustes. Se abre en otra pestaña, sólo para mirar: no le avisa, no cuenta como su acceso y dura 30 minutos.

¿Puedo pedirle a un cliente que firme un contrato?

Sí, de dos maneras: como un paso de su alta, o mandándoselo a firmar cuando quieras desde su ficha, con Mandar a firmar. Le llega un correo con un botón que le deja dentro del documento, y cada firma queda guardada con sus pruebas y un PDF. Lo cuenta la guía de alta de clientes y firmas en el portal.

¿Puede mi cliente ver cómo va el proyecto que le estoy haciendo?

Sí, si llevas el proyecto en Fube y tu plan incluye Proyectos. Lo enciendes en los ajustes del proyecto y, desde ese momento, lo ve en su portal: cómo va, las horas de cada mes, lo terminado y lo abierto, y los informes del mes que le publiques. Nunca ve quién hizo cada cosa, ni los comentarios de las tareas, ni tus tarifas, y no puede comentar ni aprobar nada desde ahí: es sólo para mirar y descargar. Lo cuenta la guía de controlar el avance y las horas de un proyecto.

Empieza con tu portal

Activar el portal del cliente es de las formas más rápidas de quitarte de encima el goteo de «¿me reenvías…?». Ponle dirección y marca, elige qué muestra, ábrelo y da acceso a tus clientes con su correo. Puedes profundizar en todo lo que ofrece en la página del portal del cliente, y si vas a usarlo sobre todo para que vean sus facturas, viene bien tener primero creada tu primera factura. Y si además quieres que el cliente se dé de alta y firme sus contratos ahí mismo, sigue con la guía de alta de clientes y firmas en el portal. Puedes ver qué plan incluye el portal en precios.