Cómo exportar una factura en Facturae y presentarla en FACe

Cómo exportar una factura en Facturae y presentarla en FACe

Cuando tu cliente es un ayuntamiento, una consejería o una universidad, el PDF no vale: el organismo necesita la factura en Facturae, un XML que su sistema lee solo. Fube te lo genera desde cualquier factura ya emitida —firmado o sin firmar—, y tú lo subes a FACe. Esta guía recorre el camino entero, incluidos los dos datos que casi nadie tiene preparados el primer día: los códigos DIR3 del organismo y el expediente de contratación.

Antes de empezar

Tres cosas que conviene saber antes de abrir nada:

• Está incluido en todos los planes, también en el gratuito. No hay que contratar ningún extra. Lo que sí puede faltarte es el permiso de tu rol: si en tu equipo alguien no ve la opción de Facturae en el menú de la factura, es cuestión de permisos, no de plan.
• Sólo se exporta una factura ya emitida. En borrador no aparece la opción, y las facturas marcadas como externas —las que registras pero no emites tú— tampoco se exportan.
• Fube genera el fichero; presentarlo lo haces tú. No hay conexión automática con FACe. Es a propósito: tú decides qué se presenta y cuándo.

Puedes exportar facturas ordinarias, simplificadas y las rectificativas de ambas. En una rectificativa, el XML lleva dentro el motivo y el método de la corrección.

Paso 1 — Guarda los códigos DIR3 en la ficha del organismo

Este es el paso que se salta todo el mundo y el que hace que la factura te la devuelvan.

La Administración identifica sus unidades con códigos DIR3, y el XML tiene que llevarlos. Se guardan en la ficha del cliente, no en la factura: abre el organismo en Ventas > Clientes, comprueba que su tipo es Empresa —el bloque no aparece si está como particular— y baja hasta Centros administrativos relacionados.

Ahí añades un centro por cada unidad, con su código, su nombre y su rol. Los roles disponibles son siete: Contable, Fiscal, Gestor, Receptor, Tramitador, Pagador y Proponente. Los tres que te va a pedir prácticamente siempre el organismo son la oficina contable (rol Contable), el órgano gestor (rol Gestor) y la unidad tramitadora (rol Tramitador).

Los códigos te los da el propio organismo, y también están en el directorio de organismos de FACe, que Fube enlaza desde ese mismo bloque. Compruébalos con tu contacto antes de presentar: un DIR3 equivocado o ausente es motivo de rechazo, y el rechazo llega días después.

Paso 2 — Pon el expediente y el contrato en la factura

Aquí está el matiz que despista: los DIR3 van en el cliente, pero el expediente va en la factura. Son datos de la operación, no del organismo, y cambian de una factura a otra.

En el formulario de la factura, busca el bloque Información adicional para Factura-e. Los campos que suelen pedirte son:

Todos son opcionales para Fube y obligatorios para algunos organismos: quien decide es el pliego, no el programa. Si el periodo cambia de una línea a otra, puedes indicarlo línea a línea; cuando lo haces, manda el de la línea.

Paso 3 — Emite la factura y abre la exportación

Con los datos puestos, emite la factura como siempre. Después, en el menú de acciones de la factura, elige Descargar Facturae. Se abre el diálogo de exportación.

Si no ves la acción, es tu rol, no tu plan: la exportación Facturae está incluida en los cuatro planes, también en el gratuito.

Paso 4 — Elige la versión del esquema y quién firma

El diálogo tiene tres decisiones, y sólo la primera depende del organismo:

• Versión de Facturae. Puedes exportar en 3.2.2 —la que viene marcada—, 3.2.1 o 3.2. Elige la que pida el punto de entrada del organismo; si no dice nada, deja la que está.
• Descargar la factura firmada. Marcada, Fube firma el XML por ti. Desmarcada, te lo entrega sin firmar para que lo firmes tú con tu propio certificado.
• Quién firma. Con la firma activa, Firmar con el certificado de Fube: Fube actúa como tercero de confianza y firma la factura en tu nombre, con sello de tiempo. La opción Firmar con mi propio certificado aparece marcada como Próximamente y está deshabilitada — hoy, para usar tu certificado, la vía es descargar sin firmar y firmarlo por tu cuenta.

Pulsa Descargar y el fichero baja.

Un detalle que confunde al llegar a FACe: el fichero que guarda el navegador se llama factura.xml aunque lo hayas pedido firmado. El contenido es el correcto —la firma XAdES va dentro del propio XML—, pero si el portal del organismo exige la extensión .xsig, renombra el archivo antes de subirlo.

Paso 5 — Presenta el fichero en FACe

Entra en FACe —el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración— o en el portal que te haya indicado el organismo, y sube el fichero que acabas de descargar. A partir de ahí el seguimiento es suyo: FACe te da un número de registro y el estado de la factura lo consultas allí, no en Fube.

Si trabajas con varios organismos, ten presente que algunos tienen su propio punto de entrada y no usan FACe. Pregúntalo antes de la primera factura, no después del primer rechazo.

Casos límite y errores comunes

• El organismo rechaza la factura por los DIR3. Es, con diferencia, la causa más común. Vuelve a la ficha del cliente, contrasta los tres códigos con el directorio de FACe y vuelve a exportar la misma factura: el XML se genera en el momento de la descarga, así que recoge los datos corregidos sin necesidad de emitir nada nuevo.
• Te piden una versión de esquema que no ves. Fube exporta 3.2, 3.2.1 y 3.2.2. Si te piden otra, no es un ajuste que puedas cambiar: háblalo con el organismo.
• Quieres firmar con tu certificado. Desmarca Descargar la factura firmada, fírmalo con AutoFirma o con tu herramienta de firma habitual y sube ese fichero.
• Confundes Facturae con Verifactu. Son cosas distintas y ninguna sustituye a la otra: Verifactu registra tus facturas ante la AEAT —lo hace Fube solo, en cada emisión—, y Facturae es el formato con el que entregas una factura concreta a la Administración. La separación entera está en factura electrónica B2B y Crea y Crece.
• Facturas a una empresa privada y te piden "factura electrónica". Facturae es el formato de la Administración. Para empresas, la obligación de la ley Crea y Crece todavía no es exigible.

Preguntas frecuentes

¿Facturae va incluido en mi plan?

Sí, en los cuatro planes, incluido el gratuito. Si no ves la opción en el menú de la factura, mira primero si tu rol tiene el permiso de Facturae.

¿Con qué certificado firma Fube?

Con el suyo, actuando como tercero de confianza: firma la factura en tu nombre y añade sello de tiempo. Tú no aportas ningún certificado ni subes nada.

¿Qué versión del esquema debo elegir?

La que pida el organismo o su punto de entrada. Por defecto Fube usa la 3.2.2, que es la más extendida.

¿Fube presenta la factura en FACe por mí?

No. Genera el fichero y, si quieres, lo firma; la subida a FACe o al portal del organismo la haces tú.

¿Puedo exportar una factura rectificativa?

Sí, igual que una ordinaria. El XML incluye el motivo y el método de la rectificación.

¿Y una factura simplificada?

También. La exportación está disponible en facturas, simplificadas y las rectificativas de ambas, siempre que estén emitidas y no sean externas.

Ten los DIR3 antes de la primera factura

Lo que atasca una factura a la Administración casi nunca es el XML: son los tres códigos DIR3 que nadie pidió a tiempo. Guárdalos en la ficha del organismo el día que lo das de alta y la exportación se convierte en dos clics. Tienes el detalle del formato en Facturae en Fube. Crea tu cuenta gratis y deja la ficha lista, o repasa antes cómo crear tu primera factura.