Cómo hacer un parte de trabajo que el cliente firma en el móvil

Si haces trabajos en casa de tus clientes o en una obra, conoces el parte de papel: se rellena deprisa al acabar, el cliente firma en el capó de la furgoneta, la hoja se arruga en la guantera y, días después, alguien tiene que descifrarla para hacer el albarán o la factura. Y si el cliente no está de acuerdo con las horas, la única prueba es esa hoja.

Con los partes de trabajo de Fube, el técnico rellena el parte en el móvil, el cliente lo firma con el dedo en la misma pantalla y, a partir de ahí, el parte se envía, cuenta como horas del proyecto y se convierte en albarán o en factura sin teclear nada dos veces. Esta guía recorre el camino entero.

Antes de empezar

• Un plan con Proyectos. Los partes viven dentro del módulo de Proyectos, que traen los planes Business y Elite. Lo ves plan a plan en precios.
• Un usuario para cada persona que haga partes. Quien rellena el parte y se lo da a firmar al cliente entra en Fube con su propio usuario y un rol de Proyectos. Para elegir el cliente y buscar en el catálogo necesita además poder consultar los clientes y los productos, y si el parte va a una obra, ser miembro de ese proyecto. En la guía para invitar a tu equipo y asignar roles tienes cómo darlos de alta; más abajo, en «Quién ve qué», qué puede hacer cada rol con los partes.
• Si las horas se cobran, la tarifa del proyecto. Al facturar un parte, Fube pone las horas al precio de la Tarifa por hora del proyecto. Si el trabajo no va a un proyecto, o el proyecto no tiene tarifa, las horas salen a cero y pones el precio al repasar la factura.
• Conexión en el móvil. El parte se guarda y se firma en Fube, así que hace falta datos o wifi en el momento de guardarlo y de firmarlo.

Paso 1 · Rellena el parte

Ve a Proyectos → Partes de trabajo y pulsa Hacer parte. Si el trabajo es de una obra que ya tienes como proyecto, también puedes entrar en el proyecto, pestaña Partes: el parte nace con el proyecto y su cliente puestos.

La pantalla está pensada para el móvil y tiene cuatro bloques:

1. Para quién y dónde.
   • Cliente: a quién se le hace el trabajo.
   • Proyecto u obra: opcional, y sólo salen las obras de las que eres miembro. Si eliges uno, Fube pone su cliente; si cambias de cliente, se quita la obra, porque era del anterior. Con obra, las horas se apuntan en ella al firmar (paso 4).
   • Día: el día en que se hizo el trabajo.
   • Dónde: sólo si no fue en la dirección del cliente («Nave 3 del polígono», «Segundo B»).
2. Qué se hizo. El trabajo, en texto libre: «Cambio de la tubería del baño y prueba de presión». Es lo que el cliente va a leer antes de firmar, así que mejor claro que corto.
3. Horas. El parte ya trae un tramo con tu nombre, Entrada a las 8:00 y Salida a la hora actual (al cuarto de hora). Ajusta las horas y, con Añadir horas, si fuisteis varios o hubo una pausa larga, añade un tramo por persona y por franja. Fube calcula las horas de cada tramo y te avisa si una salida queda antes que su entrada.
4. Materiales. Con Añadir del catálogo eliges un producto que ya tengas dado de alta; con Añadir material escribes el nombre a mano («Codos de latón»). En los dos casos, con su Cantidad.

En el parte no hay precios: quien está en la obra apunta lo que se hizo, no lo que cuesta. Los precios aparecen después, al pasarlo a factura o a albarán.

Pulsa Guardar parte. Fube le da el siguiente número y abre su ficha. Mientras no esté firmado, puedes volver a Editar cuantas veces haga falta.

Paso 2 · Que el cliente lo firme

En la ficha del parte, pulsa Firmar. Se abre Firma del cliente, que empieza recordando qué se va a firmar y cuántas horas lleva. Dale el móvil al cliente, o rellenad juntos:

• Nombre de quien firma: la persona que firma, que no tiene por qué ser el titular del cliente (el encargado de la obra, el inquilino…).
• DNI: opcional.
• Firma: con el dedo, en el recuadro.

Pulsa Firmar el parte. Fube no deja firmar un parte vacío —tiene que llevar horas o materiales— ni uno con una salida antes que su entrada.

Al firmar, Fube guarda quién firmó, la fecha y la hora, desde qué conexión y qué navegador, y una copia del contenido del parte tal como lo vio el cliente con su huella, un código que cambiaría si alguien tocara una sola coma. El PDF del parte lleva impresas la firma y esa huella.

Desde ese momento el parte firmado no se cambia ni se borra: es la prueba de lo que el cliente dio por bueno. Si después hay algo que corregir —un material de más, un precio—, se corrige en el albarán o en la factura que salgan de él.

Paso 3 · Mándaselo al cliente

Nada más firmar se abre sola Enviar el parte al cliente, con el correo de facturación del cliente ya puesto, un asunto y un mensaje que puedes cambiar, y el PDF firmado adjunto. Puedes añadir hasta tres correos en copia. Pulsa Enviar, o Ahora no si prefieres mandarlo más tarde.

Para enviarlo después, o a otra persona, abre el parte y pulsa Enviar. En el lateral de la ficha, Envíos te dice a quién se mandó y cuándo, y Ver todos abre la lista entera. Un parte se puede enviar hasta diez veces, y sólo después de firmado: un parte sin firmar todavía puede cambiar.

Paso 4 · Las horas pasan al proyecto

Si el parte va a una obra, al firmarlo cada tramo de horas se convierte en horas imputadas del proyecto, el día del parte y con la tarifa por hora que tenga el proyecto al firmarlo. Las ves en la pestaña Tiempo del proyecto marcadas como salidas de un parte de trabajo, y cuentan en su resumen como cualquier otra hora: en el consumo del presupuesto, en el reparto por persona y en la rentabilidad. Cómo se lee todo eso lo tienes en la guía para controlar el avance y la rentabilidad de tus proyectos.

Dos cosas que conviene saber:

• Esas horas no se tocan desde el proyecto. Salen de un documento firmado, así que se quedan como las firmó el cliente.
• «Facturar estas horas» no las ofrece. Se facturan a través del parte (paso 5), y así nadie cobra dos veces las mismas horas.

Si el parte no lleva obra, sus horas se quedan en el parte y no se apuntan en ningún proyecto.

Paso 5 · Pásalo a factura o a albarán

Con el parte firmado, la ficha te ofrece convertirlo. Lo que elijas sale con las líneas del parte, sin teclearlas otra vez:

• Las horas, una línea por persona —«Mano de obra · Ana López»—, con los tramos en la descripción y al precio de la tarifa por hora del proyecto (a cero si no hay proyecto o tarifa).
• Los materiales, en el orden del parte: los del catálogo con el precio y el IVA de su ficha, y los escritos a mano a cero, para que les pongas precio.

Elige el camino:

• Facturar crea una factura en borrador y la abre. Repásala —precios, impuestos, forma de pago— y emítela como cualquier otra.
• Pasar a albarán, en el menú Más, crea un albarán ya emitido, con la fecha del parte y con quién lo recibió y cuándo copiados de la firma. Lo facturas después desde el albarán, como cualquier otro: lo tienes en del pedido y el albarán a la factura.

Un parte sale una sola vez: a factura o a albarán, no a los dos. En el lateral de la ficha, Facturación te dice si está Sin facturar, Pasado a albarán o Facturado, con el enlace al documento.

Estos botones los ve quien puede crear facturas o albaranes. El técnico que sólo hace partes no los ve: él firma y envía, y la facturación la hace la oficina.

Encuentra tus partes

La lista de Proyectos → Partes de trabajo se ordena del día más reciente al más antiguo y se separa en Todos, Sin firmar, Firmados y Sin facturar. Encima, una tira suma las horas de la lista, las que faltan por firmar y las firmadas que aún no has pasado a albarán ni a factura: el trabajo hecho que todavía no has facturado.

Marcando varios partes, Acciones te deja descargarlos en PDF, uno por parte. En cada proyecto, la pestaña Partes enseña sólo los suyos.

Quién ve qué

Los partes tienen sus propios permisos dentro de los roles de Proyectos:

Facturar o pasar a albarán un parte pide, además, poder crear facturas o albaranes.

Errores comunes

• Firmar antes de repasar. Una vez firmado no hay vuelta atrás. Lee el parte con el cliente antes de darle el móvil: es lo que va a firmar.
• Olvidar la obra. Si el trabajo es de un proyecto y no lo eliges, sus horas no llegan al proyecto y no cuentan en su presupuesto. Si haces el parte desde la pestaña Partes del proyecto, no se te olvida.
• Un proyecto sin tarifa por hora. Las horas llegan a la factura a cero. Pon la tarifa en el proyecto antes de facturar, o el precio a mano en el borrador.
• Un parte para varios días. El parte es de un día. Si el trabajo dura una semana, haz un parte por día: cada uno con sus horas, su firma y su fecha.

Preguntas frecuentes

¿Puede firmar el cliente desde su casa, sin estar delante?

No. El parte se firma en el móvil de quien hizo el trabajo, en el momento. Lo que sí puedes es mandarle después el PDF firmado por correo (paso 3).

¿Qué valor tiene la firma del parte?

Es una firma dibujada, como la que el cliente haría en papel, y además Fube guarda quién firmó, cuándo, desde qué conexión y una huella del contenido que demuestra que lo firmado no se ha tocado después. Sirve para dejar constancia de que el cliente dio por bueno el trabajo. Si necesitas una firma con más garantías para un contrato concreto, consúltalo con tu asesoría.

¿El parte va a Verifactu?

No. El parte no es una factura ni tiene efecto fiscal. Lo que va a la AEAT es la factura que emites a partir de él, como todas las de Fube.

¿Puedo hacer un parte sin proyecto?

Sí. El proyecto es opcional: el parte siempre va a un cliente y, si hay obra, también a su proyecto. Sin proyecto, el parte se firma, se envía y se factura igual; sólo que sus horas no se apuntan en ningún sitio más.

¿Me sirve si aún hago los partes en papel?

Sí, y puedes convivir un tiempo con los dos. Si de momento sólo necesitas una plantilla para imprimir, tienes el generador de partes de trabajo. Cuando quieras que el parte se firme en el móvil y se convierta solo en factura, es esto. Y si todavía no tienes Fube, en Proyectos ves todo lo que trae el módulo.