Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cuando llevas tres o cuatro proyectos a la vez, la pregunta incómoda siempre es la misma: ¿este proyecto va bien o se me está escapando? Sabes las tareas que faltan más o menos de memoria, intuyes que en uno te has pasado de horas y en otro no, pero el dato concreto vive repartido entre tu cabeza, un par de notas y la sensación de fin de mes. Esta guía te enseña a sustituir esa intuición por un panel que se calcula solo: progreso, tareas vencidas, horas registradas semana a semana frente a lo previsto y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido y a qué ritmo.

Antes de empezar conviene tener claro un par de cosas. Primero, el seguimiento parte de las tareas: un proyecto sin tareas tiene poco que medir, así que esta guía da por hecho que ya creaste el proyecto y le metiste tareas en su tablero. Si todavía no, empieza por organizar tus facturas y gastos por proyecto, que es donde se crea el proyecto. Segundo, Proyectos no está en los planes Starter ni Pro, pero sí en Business y Elite —Business con cinco proyectos y Elite sin límite—: si no ves la sección, mira primero tus permisos y luego tu plan (lo tienes en la página de precios).

Paso 1. Abre el resumen del proyecto

Cada proyecto tiene sus pestañas: Resumen, Tareas, Tiempo, Informes, Miembros y Ajustes. Al pulsar un proyecto en la lista entras en su Resumen, que es el panel de estadísticas: se recalcula en cada visita a partir de las tareas y del tiempo registrado, y si lo quieres al momento tienes el botón de actualizar (la flecha circular). No hay que pulsar "calcular" ni cuadrar nada: el panel lee el estado actual del proyecto y lo resume.

Arriba del todo hay un selector de periodo. Por defecto son las últimas ocho semanas, contadas desde un lunes; puedes elegir otro —hoy, ayer, esta semana, este mes, los últimos tres meses o el año actual— o marcar en el calendario las fechas que quieras. Conviene entender qué cambia con él y qué no: el estado del proyecto (progreso, tareas fuera de plazo, presupuesto consumido) es el de hoy, mire el periodo que mire; lo que sigue al periodo es la actividad: cuánto tiempo se registró, qué tareas se terminaron, en qué se fue el tiempo y qué se facturó. El progreso, el tiempo registrado, lo facturado y los gastos llevan al lado su variación frente al periodo anterior de la misma longitud, así que un «+40 %» en tiempo registrado quiere decir que en estas ocho semanas se trabajó un 40 % más que en las ocho anteriores.

De arriba abajo, el resumen tiene seis bloques: cuatro indicadores (progreso, tiempo registrado, presupuesto consumido y fuera de plazo, cada uno con su contexto debajo: no un «2», sino «2, la más antigua venció hace cinco días»); la fila de Rentabilidad (facturado, gastos, margen y por facturar); el gráfico de actividad junto al de consumo acumulado; el reparto del tiempo por persona y por tarea; y las tareas: cómo se reparten por estado y las tres listas que piden acción o la explican.

Las vistas de las tareas, y por qué las columnas son las que son

Antes de leer los números conviene saber de dónde salen, porque las tareas del proyecto se pueden mirar de dos formas.

Es una sola lista. En la pestaña Tareas del proyecto, el conmutador de la derecha de la barra cambia entre la tabla —con filtros, orden por columna y selección múltiple, cómoda para planificar—, la cuadrícula —las mismas tareas en tarjetas— y el tablero —esa misma lista repartida en columnas, cómoda para mover trabajo arrastrando tarjetas—. El conmutador sale en pantallas de escritorio. Los filtros y la búsqueda son los mismos en todas: si filtras por responsable en la tabla y te pasas al tablero, sigue filtrado.

Cada tarjeta del tablero lleva arriba el número de la tarea y su prioridad, debajo el título y, sólo si los tiene, las etiquetas, las horas estimadas, el vencimiento y el responsable. Lo que va en corto se lee entero al pasar el ratón: el nombre de la prioridad, las etiquetas que no caben detrás del «+1», la fecha completa del vencimiento. Con el botón derecho —o con el ⋯ que aparece al pasar por encima— tienes el menú de la tarea sin abrirla: cambiarle el estado, la prioridad o las etiquetas, asignarla, añadir observadores, arrancar el cronómetro o borrarla. Una columna sin tareas enseña dónde soltar la tarjeta; la que no te interese ver —«Cancelado», por ejemplo— se pliega desde su cabecera y se queda en una tira estrecha, que sigue admitiendo tarjetas y que tu navegador recuerda. Y si el proyecto tiene más estados de los que caben a lo ancho, el borde se difumina y con su flecha se ven las demás columnas. Con proyectos grandes, cada columna dice cuántas tareas tiene en total y las va trayendo según bajas por ella, así que el tablero se abre igual de rápido con cincuenta tareas que con cinco mil.

El tablero también se maneja sin ratón: con el tabulador se llega al asa de una tarjeta, Intro (o la barra espaciadora) la coge, las flechas la llevan de columna y de posición, Intro la suelta y Escape cancela. Cada paso se dice en voz alta para quien use un lector de pantalla.

Y para abrir una tarea no hace falta salir de la lista. Al pulsar una fila de la tabla o una tarjeta del tablero, la tarea se abre en un panel lateral encima de lo que estabas mirando. Arriba, su título, que se edita ahí mismo, y los botones Iniciar cronómetro y Asignármela. Debajo, sus datos —estado, prioridad, responsable, vencimiento, etiquetas, horas estimadas y observadores—, que se cambian desde ahí y se guardan al elegir; luego la descripción y los archivos adjuntos —con Adjuntar, o arrastrando los ficheros encima, se suben y se quedan en la tarea al momento—, y al final las pestañas Comentarios, Tiempo e Historial. Al cerrarlo sigues en el mismo sitio, con el filtro y la vista puestos. Abrir a pantalla completa lleva esa misma tarea a su propia página.

Y lo que casi nadie encuentra solo: las columnas del tablero no son fijas ni las decide Fube. Salen del campo Estados permitidos para las tareas, en la pestaña Ajustes del proyecto. Un proyecto nuevo arranca con tres —Por hacer, En progreso y Completado—; si tu trabajo pasa por una fase de revisión, o quieres una columna para lo que se descarta, añade En revisión o Cancelado y aparece su columna. Y al revés: el estado que quites deja de ser columna. Es el único sitio desde el que se cambia el tablero.

Una salvedad tranquilizadora: si quitas un estado que ya tenían algunas tareas, su columna sigue apareciendo mientras haya tareas en ella. Ninguna tarea se queda invisible por un cambio de configuración.

Paso 2. Lee el progreso y las tareas vencidas

El progreso es el porcentaje de tareas marcadas como completadas sobre el total, y en el total entran también las canceladas. Si un proyecto tiene diez tareas y cuatro están terminadas, el progreso es del 40 %. Su variación no compara porcentajes, sino cuántas tareas se terminaron en el periodo frente al anterior, y la línea pequeña de debajo dibuja las terminadas semana a semana. En el bloque de tareas, una barra reparte todas las tareas por estado, con una leyenda que dice cuántas hay en cada columna del tablero (las de tu proyecto, más cualquier estado retirado que aún tenga tareas). Así no solo ves cuánto falta, sino dónde está atascado el trabajo.

Las tareas vencidas son las que ya pasaron su fecha límite y todavía no están completadas ni canceladas. Es el indicador que conviene mirar primero cada mañana: una tarea vencida no es un drama, pero tres o cuatro acumuladas suelen ser la señal de que ese proyecto necesita una conversación con el cliente o un reparto distinto del equipo. Para que este número signifique algo, las tareas deben llevar fecha límite; las que no la tengan no cuentan como vencidas aunque lleven semanas paradas.

El bloque de tareas baja al detalle con tres listas, una tarea por fila con su fecha, su prioridad y quién la tiene asignada: las abiertas que ya pasaron su fecha (la más antigua primero), las que vencen antes y las terminadas en el periodo elegido. Cada fila lleva a la ficha de la tarea. Si una lista está vacía, lo dice; si hay más de las que caben, avisa de que enseña las primeras.

Paso 3. Compara el tiempo registrado con las horas estimadas

Aquí está el corazón del control de rentabilidad de tiempo. Fube maneja dos cifras distintas y es importante no confundirlas:

• Horas estimadas. Es la suma de las horas que apuntaste a cada tarea al planificarla, en el campo Horas estimadas de la tarea. Es tu previsión, y es el único campo de horas que editas desde el formulario de la tarea.
• Tiempo registrado. Es la suma de las horas imputadas en el proyecto, estén en una tarea o no: cada imputación que alguien cronometra o añade a mano, con su inicio y su fin. En el resumen cuenta además lo que lleva corriendo el reloj que está en marcha, para que veas el trabajo del día mientras ocurre (salvo el reloj olvidado, que se explica más abajo). Es la única cifra de horas «de verdad» que usa el panel, y la misma que alimenta el presupuesto consumido del paso siguiente. Ese tiempo no genera ninguna factura por su cuenta: lo facturas tú, cuando quieras, con Facturar (más abajo).

Para imputar horas, cada tarea tiene Iniciar cronómetro en su panel (y, mientras corre, Parar el cronómetro); desde la barra de arriba, el panel Mi tiempo trae el Cronómetro de tareas para buscar cualquier tarea y arrancarlo. Cada persona lleva un solo reloj a la vez: arrancar otro para el que estuviera corriendo. Cada imputación se marca como facturable —Se le cobra al cliente, activado por defecto— y lleva su propia tarifa por hora: la que le pongas al imputarla a mano o, si no pones ninguna, la que tenía el proyecto en ese momento. Si luego cambias la tarifa del proyecto, las horas ya imputadas conservan la suya.

El indicador tiempo registrado es el del periodo («43h 16min»), con el total del proyecto frente a lo estimado debajo («57h 16min de 66h en total») y su variación frente al periodo anterior. El gráfico de actividad lo reparte por día si el periodo es de dos semanas o menos, por semana hasta unos cuatro meses y por mes si es más largo, con una línea de media; con Tareas pasa a enseñar cuántas tareas se terminaron y cuántas se crearon: si se crean más de las que se cierran, el proyecto está creciendo. El consumo acumulado dibuja las horas sumadas frente a las estimadas, para ver a qué ritmo te acercas al límite. Y el reparto del tiempo dice en qué se fue el tiempo del periodo: por persona (quién registró cuánto y qué parte del total es, con quien no registró nada a cero, porque «no ha apuntado tiempo» también es información) y por tarea (las seis que más horas se llevaron, con enlace a cada una). Es la forma directa de aprender de cada proyecto: si proyecto tras proyecto te pasas un 20 % de tus estimaciones, el problema no es el cliente, es que estimas corto, y eso se corrige en el siguiente presupuesto.

Si lo que quieres es el detalle y no el resumen, el proyecto tiene una pestaña Tiempo: la lista de todas las imputaciones, una por fila, con la tarea, quién la hizo, qué día, cuánto duró, si se le cobra al cliente y en qué factura entró. Arriba van cuatro cifras del conjunto que estés mirando —tiempo registrado, cuánto de eso es facturable, cuánto queda sin facturar (lo facturable, ya cerrado, que aún no está en ninguna factura) y cuántos relojes hay en marcha ahora mismo—, y si alguien está cronometrando algo en este momento su reloj aparece arriba, con su nombre. Puedes acotar la lista por tarea, por miembro y por día, y con Imputar horas apuntar a mano las horas que se trabajaron sin darle al cronómetro, con su tarea o sin ninguna: una llamada al cliente o un viaje a la imprenta son tiempo del proyecto y no de ninguna tarea concreta. En esta pestaña lo que está en marcha no suma en las cifras hasta que se para; en el resumen, en cambio, sí cuenta lo que lleva corriendo.

Para repasar lo tuyo sin ir proyecto por proyecto está Mis horas, la pestaña de al lado de la lista en Proyectos; también se llega desde el panel Mi tiempo de la barra de arriba, con Mis horas de la semana. Es tu semana, de lunes a domingo, con el tiempo registrado, cuánto es facturable, en cuántos proyectos y cómo va frente a la semana anterior. Te mueves con las flechas o, pulsando la fecha, eliges cualquier día en un calendario con el mes y el año en desplegables: para ir a la misma semana del año pasado no hace falta darle cincuenta veces a la flecha. Sólo enseña lo tuyo: lo de tus compañeros está en la pestaña Tiempo de cada proyecto. Lo que tienes abierto va aparte, arriba: el reloj que corre y, si te dejaste alguno puesto, el aviso de que se quedó abierto.

La semana se ve de tres formas, que eliges arriba a la derecha y se recuerdan en tu navegador: Semana y Día, en calendario, y Tabla, con tus proyectos por días y debajo tus imputaciones una a una, que se corrigen tocándolas.

En el calendario los días van en columnas y las horas en filas, y cada imputación es un bloque del color de su proyecto: arriba el proyecto y lo que duró (1:30 es una hora y media), y debajo la tarea con su número y lo que se hizo. La cabecera, con el total de cada día y el de la semana —los mismos de la tabla—, se queda pegada arriba al bajar por la página. Se ve de 7:00 a 21:00: la madrugada y la noche van plegadas en una franja que se despliega pulsándola, y si tienes algo apuntado a esas horas el horario se amplía solo, para que no quede nada escondido.

Desde ahí se apunta lo que falta. Al pasar por un hueco aparece Imputar con su hora: si pinchas, se abre el alta con una hora desde ese momento, y si arrastras sobre los huecos marcas el tramo exacto, aunque pase de un día a otro (de las 22:00 a las 02:00, por ejemplo). Eliges el proyecto, la tarea y lo que se hizo, que se rellena solo con el nombre de la tarea. Arrastrando un bloque lo llevas a otra hora u otro día, también si cruza la medianoche, y si lo dejas un momento en el borde izquierdo o en el derecho del calendario pasas a la semana anterior o a la siguiente sin soltarlo. Arrastrando su borde de arriba o el de abajo le cambias la hora de inicio o la de fin. Todo se ajusta al cuarto de hora y se guarda al soltar, y Escape cancela el arrastre. Pinchando en un bloque se abre para editarlo, y su menú ⋯ —o la tecla Supr con el bloque seleccionado— lo borra, después de confirmarlo. Lo que ya está en una factura emitida lleva un candado y no se mueve ni se borra, y lo que sigue en marcha no se mueve.

La vista Día enseña un solo día, con los siete de la semana en una fila para cambiar de uno a otro, y sus flechas van de día en día. Las cifras de arriba son entonces las de ese día, con el total de la semana al lado. En el móvil el calendario se ve siempre así, y con el dedo se toca: tocar un hueco para imputar y un bloque para cambiarlo.

Si se te olvida parar el cronómetro, a las doce horas deja de contar. Un reloj que lleva más de una jornada entera corriendo no es un día largo, es un olvido, y no suma en ninguna cifra del proyecto hasta que le pongas la hora de fin. La primera mañana después de pasar de doce horas, a las 8:00, te llega un aviso a la campana, y al pulsarlo te pregunta a qué hora lo dejaste; si se le dio sin querer, desde ahí mismo se borra.

Para contarle a tu cliente cómo fue el mes está la pestaña Informes del proyecto. Eliges el mes con las flechas, o pulsando el mes para saltar a cualquier otro, y ves cuatro cifras —el tiempo registrado frente al mes anterior, cuánto es facturable, las tareas terminadas y cómo quedó el presupuesto a fin de mes—, las tareas agrupadas en terminadas ese mes, las que siguen abiertas y el resto que tuvo horas, y un gráfico de los días con lo facturable apilado sobre lo que no. Sólo suma el tiempo cerrado, así que su total es el mismo que el de la pestaña Tiempo filtrada a ese mes; si queda alguna imputación abierta, el informe te lo avisa arriba.

Con Descargar PDF te llevas ese mismo mes en un documento para mandárselo a tu cliente: con el nombre y el logotipo de tu empresa, el proyecto, su cliente y las mismas cifras de la pantalla. Está pensado para fuera, así que no dice quién del equipo imputó cada hora ni cuánto te cuesta; del presupuesto enseña el porcentaje consumido y el total pactado. Un mes ya cerrado cuenta las tareas como estaban al acabarlo: la que terminaste en octubre sale en el informe de septiembre como abierta a fin de mes. Y si tu cliente entra en tu portal, en vez de mandárselo puedes dejárselo allí con Publicar en el portal, en esa misma fila: lo cuenta más abajo el apartado «Enséñale el proyecto a tu cliente en su portal».

Y si lo que quieres son las horas en una hoja de cálculo, hay tres sitios, según qué necesites. Descargar XLSX, en Informes, se lleva las horas cerradas de ese mes, y suma lo mismo que el informe. Exportar XLSX, en la pestaña Tiempo, se lleva exactamente lo que tengas filtrado. Exportar horas, en la lista de Proyectos, se lleva todos los proyectos del periodo elegido, que es lo que buscas si quieres las horas de cada persona del equipo. Las tres traen una fila por imputación (fecha, horas, proyecto, tarea, qué se hizo, persona, si es facturable y la tarifa) y dos hojas ya sumadas: por persona y por persona y proyecto. La fila de cada imputación lleva también su hora de inicio y de fin, y los minutos. Es una hoja para trabajar, no para mandar: lo que va al cliente es el PDF. Solo incluye los proyectos de los que eres miembro, o todos si eres propietario o administrador de la empresa.

Cuando el mes está listo para cobrar, Facturar, en la misma fila de Informes, crea la factura en borrador con las horas facturables que aún no has cobrado de ese mes. Eliges Una línea por tarea o Una línea por día y pulsas Crear el borrador; el cliente es el del proyecto, la serie es tu serie de facturas por defecto, el IVA y el IRPF salen de tu configuración de facturas, como en una factura nueva, y las formas de pago, de las de tu empresa. Cada línea va a la tarifa que tenía cada imputación, así que las horas a tarifas distintas salen en líneas distintas. La factura queda etiquetada con el proyecto, así que cuenta en su rentabilidad. Se abre el borrador para que lo repases y lo emitas. Esas horas quedan marcadas como facturadas, así que el mes siguiente no se vuelven a ofrecer; si borras el borrador, vuelven a quedar pendientes. Mientras la factura sea un borrador puedes corregir sus horas; una vez emitida ya no, porque lo que se corrige entonces es la factura. En la pestaña Tiempo, la columna Factura dice en cuál entró cada imputación, y el botón Sólo sin facturar deja solo lo que falta por cobrar. Para facturar hacen falta tres cosas: que el proyecto tenga un cliente elegido, que tengas una serie de facturas por defecto y que las horas lleven tarifa (la suya o la del proyecto).

Si no quieres el mes entero, también puedes facturar imputaciones sueltas, sean del mes que sean: en la pestaña Tiempo marcas las que quieras, abres Acciones y eliges Facturar. Sale el mismo diálogo y el mismo borrador. De lo que marques solo entra lo que se puede cobrar: las imputaciones que siguen en marcha, las no facturables, las de menos de un minuto y las que ya están en otra factura se quedan fuera, y el diálogo te dice cuántas.

Y para saber cuánto te está dando el proyecto, el Resumen tiene una fila de Rentabilidad para el periodo que elijas: lo facturado, los gastos, el margen (lo facturado menos lo gastado, y qué parte de lo facturado es) y lo que queda por facturar, que son las horas facturables del periodo que aún no están en ninguna factura, a su tarifa. Todo va sin impuestos y solo cuenta lo emitido: los borradores y las facturas anuladas no suman, y una rectificativa resta si es negativa. Solo entran las facturas y los gastos que tengan este proyecto elegido en su bloque «Etiquetado de documento», así que conviene asociarlos al crearlos; las que crea Facturar ya lo llevan puesto.

Paso 4. Activa el seguimiento de presupuesto consumido (opcional)

Este es el bloque que más se malinterpreta, así que conviene leerlo con calma. El indicador de presupuesto consumido solo puede calcularse si has rellenado dos campos del proyecto a la vez:

1. El presupuesto del proyecto (un importe en euros que apuntas al crear o editar el proyecto).
2. La tarifa por hora del proyecto (en euros por hora).

Si falta cualquiera de los dos, el indicador se llama sólo Presupuesto y no marca 0 %: dice qué falta («Sin presupuesto» o «Sin tarifa por hora») y te lleva con Configurar en ajustes a rellenarlo. Con ambos puestos, Fube estima el coste como tiempo registrado × tarifa por hora del proyecto y lo expresa como porcentaje del presupuesto, con los euros debajo. Ojo con dos detalles: cuenta todo el tiempo registrado, facturable o no, y usa la tarifa que tenga el proyecto hoy, no la que guardó cada imputación al hacerse. Si hay 40 horas registradas a 40 €/hora y el presupuesto era de 4.000 €, el consumido marca un 40 % («1.600 € de 4.000 €»); a partir del 80 % cambia a color de aviso, porque ya no queda margen para una desviación normal, y por encima del 100 % se pone en rojo. Con presupuesto y tarifa, el gráfico de consumo acumulado pasa a euros: la curva de lo gastado, semana a semana, contra la línea recta del presupuesto. La distancia entre las dos y la pendiente de la curva dicen más que el porcentaje: un 60 % consumido con la curva plana es un proyecto tranquilo; el mismo 60 % con la curva disparada en las dos últimas semanas es un aviso.

Una aclaración importante para no llevarse a engaño: ese "presupuesto consumido" es una estimación interna de control, no un dato contable ni una rentabilidad fiscal real. Sale del tiempo registrado y de una tarifa de referencia, no de las facturas y gastos que de verdad has emitido. El dinero real del proyecto está en la fila de Rentabilidad del mismo resumen, que suma las facturas y los gastos etiquetados con el proyecto; y si lo quieres junto al resto de tu negocio, puedes elegir ese proyecto en el selector que hay arriba de los paneles de facturación y de gastos, como explica organizar tus facturas y gastos por proyecto. El presupuesto consumido te sirve para no salirte de madre con las horas; el margen real lo ves en la fila de Rentabilidad.

Paso 5. Usa el panel para decidir, no solo para mirar

El seguimiento solo vale si cambia algo. Tres lecturas habituales y qué hacer con cada una:

• Progreso bajo y muchas tareas vencidas. El proyecto va lento de verdad, no es una sensación. Toca repriorizar tareas o renegociar plazos antes de que se acumule más.
• Tiempo registrado muy por encima de lo estimado. Ese trabajo te está costando más de lo previsto. Si todavía está vivo, ajustas alcance; si ya cerró, te llevas el aprendizaje al siguiente presupuesto para no repetir la estimación corta.
• Presupuesto consumido cerca o por encima del 100 %. Has gastado en horas casi todo lo que valía el proyecto a tu tarifa. Es el momento de hablar con el cliente sobre alcance adicional, no de descubrirlo al facturar.

Enséñale el proyecto a tu cliente en su portal

«¿Cómo vamos con lo mío?» tiene otra respuesta además del correo de fin de mes: dejar que tu cliente lo mire cuando quiera. Si le has dado acceso a tu portal del cliente, puedes enseñarle cómo va su proyecto y dejarle allí el informe de cada mes para que lo descargue.

Va proyecto a proyecto y viene apagado: enseñarle horas a un cliente es una decisión que tomas tú, no algo que pase solo. Antes de empezar, tres cosas:

• El portal del cliente en tu plan. Viene en los mismos planes que Proyectos; si no lo tienes, no verás nada de esto.
• El proyecto con su cliente elegido, en el campo Cliente de sus ajustes.
• Ser el propietario o un gestor del proyecto. Son los únicos que pueden encenderlo y publicar sus informes.

Enciende el proyecto en el portal

En la pestaña Ajustes del proyecto, en General, debajo de los datos del proyecto, está la tarjeta En el portal del cliente, con el interruptor Visible en el portal de y el nombre de tu cliente. Lo que conviene saber de él:

• Se guarda al cambiarlo, no con el botón Guardar de los datos de arriba.
• Sin cliente no se puede encender. La tarjeta te lo dice: «Este proyecto no tiene cliente. Elígelo arriba, en Cliente, para poder enseñárselo en su portal.»
• Si tu cliente aún no tiene acceso al portal, puedes dejarlo encendido igualmente: lo verá en cuanto se lo des. La tarjeta te lo avisa, con un enlace para Dar acceso.
• Si tu cliente no tiene Proyectos entre lo que ve en su portal —porque se desmarcó en los Ajustes del portal o en lo propio de su ficha—, la tarjeta también te lo dice: aunque lo enciendas, no lo verá hasta que se lo actives en su ficha, en Portal › Qué ve. Con Ir a su ficha llegas directamente.
• Si cambias el cliente del proyecto, se apaga solo, para que el nuevo no vea lo que le enseñabas al anterior.
• Con el botón Ver como y el nombre de tu cliente abres su portal tal como lo verá él, sin avisarle.

El mismo interruptor lo tienes en la ficha del cliente, pestaña Portal: si ese cliente ve Proyectos, en la fila Proyectos salen todos los suyos, cada uno con su interruptor y con lo que ve de él. El interruptor sólo se mueve en los proyectos que gestionas; en los demás sale desactivado, y al pasar el ratón te dice que sólo el propietario o un gestor puede cambiarlo.

Qué ve tu cliente, y qué no

La propia tarjeta lo dice en dos columnas, y es lo que de verdad sale en su portal:

La única excepción a la segunda columna son los informes que publiques: el PDF es el mismo de Descargar PDF, así que lleva el porcentaje del presupuesto consumido y el total pactado, como hasta ahora. Si al proyecto le falta el presupuesto o la tarifa por hora, esa cifra no sale.

En su portal, cada proyecto tiene su página: Cómo va (el porcentaje y las tareas terminadas), Horas dedicadas y Entrega prevista; debajo, Informes, con los que le has publicado; y mes a mes, con flechas, las horas del mes, las tareas terminadas, las que siguen abiertas con sus horas y lo imputado sin tarea. En cada mes salen las tareas que tuvieron horas o se terminaron en él: una tarea por hacer que nadie ha tocado no aparece. Y es sólo para mirar y descargar: el cliente no puede comentar, aprobar ni cambiar nada desde ahí. Cómo lo ve él, con su Inicio y su menú, lo cuenta la guía de activar el portal del cliente.

Publica el informe del mes

En la pestaña Informes, con el mes elegido, pulsa Publicar en el portal. Se abre Publicar el informe de y el mes, que te explica lo que vas a hacer: se guarda el PDF del mes tal y como está en ese momento, con sus horas y sus tareas terminadas, y es ése el que descarga tu cliente.

• Avisar por correo a quien tiene acceso viene marcado y te dice a quién: a cada persona con acceso al portal de ese cliente le llega un correo con el botón Ver el informe, que le lleva directamente al proyecto. Si no quieres avisar, desmárcalo y lo encontrará la próxima vez que entre. Si el portal está cerrado o nadie de ese cliente tiene acceso todavía, el diálogo te lo dice y no hay a quién avisar.
• Si tu cliente no tiene Proyectos en su portal, el diálogo te avisa de que el informe se publica pero no lo verá hasta que se lo actives —en su ficha, en Portal › Qué ve, o en los Ajustes del portal—, y por eso no ofrece el aviso por correo.
• Si el proyecto estaba apagado, el botón dice Encender y publicar: al publicar, el proyecto se enciende y tu cliente empieza a verlo entero, no sólo el informe.
• Si el mes no ha terminado, te avisa de que el informe será de lo que va de mes.

Al publicar, el mensaje de confirmación te dice a cuántas personas se ha avisado por correo. Y si pediste el aviso y no salió ninguno, también lo dice: «No se ha avisado a nadie por correo: no hay a quién, o ese cliente no ve Proyectos en su portal.»

Debajo del mes ves siempre cómo está. Publicado, dice en qué portal y cuándo —«Publicado en el portal de» tu cliente «el 3 oct a las 10:15.»— y quién lo descargó primero, con su correo y la fecha, o «Aún no lo ha descargado nadie.». Sin publicar, te dice si el proyecto ya se ve en su portal o, si está apagado, que puedes encenderlo en Ajustes o al publicar un informe. Y si el proyecto está encendido o tiene algo publicado pero tu cliente no tiene Proyectos en su portal, lo dice antes que nada —«no ve este proyecto ni sus informes»—, con Ir a su ficha para activárselo allí o, para todos, en los Ajustes del portal.

Si cambia algo después de publicar

El PDF publicado no se actualiza solo. Si después imputas más horas a ese mes o terminas tareas, la línea de debajo del mes te avisa —por ejemplo, «Desde que lo publicaste se han imputado 2 h 30 min más.»— y te recuerda que tu cliente sigue viendo el PDF de antes. Con Volver a publicar se guarda el de ahora. Lo que se queda atrás es sólo el PDF: la página del proyecto en su portal, con las horas y las tareas de cada mes, se pone al día sola.

Volver a publicar el mismo mes sustituye al anterior: tu cliente ve uno solo, el último, y no dos versiones del mismo mes. El diálogo te lo recuerda antes de hacerlo. Para tu cliente vuelve a ser un informe nuevo, y la cuenta de quién lo ha descargado empieza otra vez.

En el menú ⋯ de esa línea tienes Volver a publicar y Retirar del portal. Retirarlo hace que tu cliente deje de verlo y borra el PDF publicado; lo puedes volver a publicar cuando quieras.

Traer tus proyectos, tareas y horas de otra herramienta

Si vienes de otra herramienta de proyectos o de control de horas, no hace falta volver a teclear el histórico: se importa desde Utilidades › Importar datos, como los clientes o los productos. Hay tres tipos de dato, y van en este orden, porque cada uno nombra al anterior:

1. Proyectos. Una fila por proyecto. Un proyecto se reconoce por su nombre: dos filas con el mismo nombre son el mismo proyecto. El cliente se escribe con su nombre de facturación, tal como está en Fube. Tú quedas como propietario de cada proyecto que importas.
2. Tareas de proyectos. Cada tarea dice su proyecto (por el nombre) y su título; el estado y la prioridad, como en los desplegables de la plantilla. El responsable se escribe con su correo en Fube, y si no era miembro del proyecto, pasa a serlo. El estado tiene que estar activado en el proyecto: si una tarea llega «En revisión» y el proyecto no usa esa columna, la fila se rechaza y el informe dice cuál activar. Para las completadas puedes traer su fecha de cierre; sin ella, se toma la del día de la importación. Importar tareas no avisa a nadie: nadie recibe cien correos de «te han asignado una tarea».
3. Horas de proyectos. Cada fila es una imputación: la persona (por su correo), el proyecto y, si la tiene, la tarea, que se busca dentro de ese proyecto. Quien imputa pasa a ser miembro del proyecto si no lo era.

Las horas se escriben de dos formas, y basta con una:

• Con inicio y fin, en las columnas startedAt y endedAt: 04/03/2024 09:00 y 04/03/2024 11:30.
• Con el día y cuántas horas, que es como lo exportan muchas herramientas: el día en startedAt y las horas en hours (2,5 son dos horas y media). Las de cada persona en un mismo día se colocan desde las 9:00, una detrás de otra, en el orden del archivo, para que no se pisen.

Si una fila no trae ni fin ni horas, no se importa: unas horas sin cerrar serían un cronómetro en marcha desde hace años. Y si trae las dos cosas, tampoco, para que no haya dos duraciones distintas. «Qué se hizo» puede ir vacío: se rellena con el título de la tarea o, sin tarea, con el nombre del proyecto. La tarifa es la de la fila o, si no la trae, la del proyecto.

Las horas que ya cobraste con la herramienta de antes llevan sí en la columna invoicedElsewhere. Así no aparecen como pendientes en Informes ni en Facturar, que te las ofrecería otra vez, y siguen contando como facturables en la rentabilidad del proyecto. En la pestaña Tiempo salen como «Facturado fuera» y con origen «Importada».

La persona tiene que estar dada de alta en Fube. Si alguien ya no trabaja contigo y no tiene usuario, sus filas no entran y el informe dice qué correo falta: si quieres conservar ese histórico, dale de alta y vuelve a importar esas filas.

Importar dos veces el mismo archivo no duplica nada: unas horas se reconocen por la persona, el proyecto y la hora de inicio, y en el modo Solo crear las que ya están se rechazan como repetidas. Con años de actividad, prueba primero con un proyecto y mira cómo queda antes de subir el resto.

Casos límite y errores comunes

• El panel no enseña cifras. Progreso y fuera de plazo se nutren de las tareas, y el tiempo, de las horas imputadas. Un proyecto sin tareas lo dice en su bloque («Este proyecto todavía no tiene tareas.»): créalas desde la pestaña Tareas.
• El presupuesto dice «Sin presupuesto» o «Sin tarifa por hora». Es lo esperado si al proyecto le falta uno de los dos campos. El propio indicador enlaza a los ajustes del proyecto; rellénalos y se calculará.
• El tiempo registrado se queda a cero aunque el equipo trabaje. El panel sólo suma las horas imputadas en el proyecto, con tarea o sin ella. Si nadie cronometra ni imputa horas, no hay nada que sumar ni que costear, y el presupuesto consumido seguirá en 0 % con presupuesto y tarifa puestos.
• Aparece alguien que ya no está en el proyecto. Su tiempo sigue contando, porque se trabajó: el reparto lo marca con «Ya no es miembro» en vez de borrarlo.
• Ves proyectos de los que no eres miembro. Es lo esperado si eres propietario o administrador de la empresa: ves y gestionas todos los proyectos como un gestor, aunque no estés en su lista de miembros. Lo único que no puedes hacer es traspasarlos, que es cosa de su propietario.
• Falta una columna en el tablero. No es un fallo: un proyecto nuevo arranca con tres, y las columnas son los estados permitidos para las tareas. Añade en Ajustes el que falte.
• Facturar no deja crear la factura. Mira las tres condiciones: el proyecto necesita un cliente, tu empresa una serie de facturas por defecto y las horas una tarifa, suya o del proyecto. Y si no ves el botón o sale apagado, o tu usuario no tiene permiso para crear facturas, o ese mes no quedan horas facturables sin cobrar.
• No ves «Publicar en el portal» ni la tarjeta del portal en Ajustes. Sólo los tienen el propietario y los gestores del proyecto, el proyecto necesita un cliente elegido para publicar, y tu plan tiene que incluir el portal del cliente.
• Has encendido el proyecto y tu cliente no lo ve. Además del interruptor, en Ventas → Portal de clientes → Ajustes tiene que estar marcado Proyectos en Qué ven tus clientes, y en su ficha, si le elegiste lo que ve. Si falta eso, Fube te lo avisa en la tarjeta de Ajustes, debajo del mes en Informes y al publicar, con el camino para activárselo. Y, claro, tiene que tener acceso al portal y el portal estar abierto. Lo compruebas con Ver como, que te enseña lo que ve él.
• El porcentaje que ve tu cliente no coincide con el del Resumen. En su portal las tareas canceladas no cuentan, y en el Resumen entran en el total. Y sus horas, como las del informe, son las de imputaciones cerradas: el cronómetro que está corriendo no suma hasta que se para.
• No ves la sección Proyectos. El módulo está en Business y Elite; los planes Starter y Pro no lo traen. Si tu plan sí lo incluye y aun así no la ves, es cuestión de permisos de tu usuario, no de plan. Los planes los confirmas en precios.

Preguntas frecuentes

¿El presupuesto consumido es la rentabilidad real del proyecto? No. Es una estimación de control basada en el tiempo registrado por una tarifa de referencia, pensada para que no te pases con las horas. La rentabilidad real —lo facturado menos lo gastado— está en la fila de Rentabilidad del resumen, que suma las facturas y los gastos etiquetados con el proyecto.

¿El tiempo registrado por el equipo se factura solo? No se factura solo, pero lo facturas de dos formas: Facturar en la pestaña Informes crea el borrador con las horas facturables del mes que aún no has cobrado, y en la pestaña Tiempo puedes marcar imputaciones sueltas y facturarlas desde Acciones. Qué facturar y cuándo lo decides tú.

¿Puede mi cliente ver cómo va su proyecto? Sí, si tiene acceso a tu portal del cliente y enciendes el proyecto en Ajustes → General, con Visible en el portal de y su nombre. Ve cómo va, las horas y las tareas de cada mes y los informes que le publiques; nunca quién hizo cada cosa, ni los comentarios, ni tus tarifas. Es de sólo lectura: no puede comentar ni aprobar nada desde ahí.

Si publico el informe y luego imputo más horas, ¿lo ve mi cliente? En la página del proyecto, sí: las horas y las tareas de cada mes se calculan cada vez que entra. En el PDF, no: el publicado es el de ese momento. La pestaña Informes te avisa de lo que ha cambiado desde entonces, y Volver a publicar lo sustituye por el de ahora.

¿Puedo ver cuántas horas ha puesto cada miembro? Sí: el bloque «Reparto del tiempo» reparte el tiempo registrado en el periodo por persona, con su parte del total, y deja a cero a quien no ha apuntado nada. Al lado, las tareas que más horas se llevaron.

¿Qué cambia cuando muevo el selector de periodo? La actividad: el tiempo registrado, las tareas terminadas y creadas, los dos gráficos, el reparto, la lista de terminadas y la fila de Rentabilidad (facturado, gastos, margen y por facturar). El progreso, el presupuesto consumido y las tareas fuera de plazo son el estado de hoy y no se mueven, mire el periodo que mire. Las variaciones comparan siempre con el periodo anterior de la misma longitud.

¿Cómo paso un proyecto a otra persona? Lo hace su propietario desde la pestaña Miembros: en la fila de quien lo va a llevar, el botón de la corona, Traspasarle el proyecto. Esa persona pasa a ser la propietaria y tú, gestor, a la vez, y le llega un aviso. Tiene que ser ya miembro del proyecto; si no lo es, añádela antes.

¿De qué me avisa Fube en un proyecto? De lo que pasa en tus tareas y en las que sigues: asignaciones, cambios de estado, de fecha límite, de prioridad y de descripción, comentarios, menciones, que te añadan o te quiten de los observadores de una tarea y que se borre una en la que estabas. Lo eliges en Ajustes → Notificaciones de cada proyecto. Que te cambien el rol en un proyecto, como que te añadan a él, te llega siempre.

¿Puedo cambiar las columnas del tablero? Sí, pero no desde el tablero: se editan en el campo Estados permitidos para las tareas, en la pestaña Ajustes del proyecto. Un proyecto nuevo arranca con tres (por hacer, en progreso y completado); «En revisión» y «Cancelado» se añaden ahí.

Antes tenía dos pestañas, «Backlog» y «Kanban». ¿Dónde están? Son una sola, Tareas, con el conmutador de vista en la barra. Las direcciones antiguas siguen funcionando: llevan a la pestaña nueva.

¿Por qué el presupuesto no marca un porcentaje? Porque solo se calcula cuando el proyecto tiene a la vez un presupuesto y una tarifa por hora. Hasta entonces el indicador dice qué falta y enlaza a los ajustes; rellena ambos campos y se calculará.

¿El control de proyectos cambia algo en mis impuestos o modelos de la AEAT? No. Los proyectos son una capa interna de organización y seguimiento. Tus libros registro y tus modelos fiscales tienen en cuenta todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto. Para cualquier duda sobre cómo afecta a tu declaración, lo prudente es consultarlo con tu asesoría.

Empieza a seguir tus proyectos por número, no por intuición

El panel de cada proyecto convierte una sensación difusa en datos concretos: cuánto avanza, qué se ha pasado de plazo, cuántas horas se registran cada semana y en qué, y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido y a qué ritmo. Crea tu cuenta gratis y, si tu plan incluye Proyectos, abre la ficha de un proyecto para verlo, o repasa antes cómo se monta todo en organizar tus facturas y gastos por proyecto.