Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cuando llevas tres o cuatro encargos a la vez, la pregunta incómoda siempre es la misma: ¿este proyecto va bien o se me está escapando? Sabes las tareas que faltan más o menos de memoria, intuyes que en uno te has pasado de horas y en otro no, pero el dato concreto vive repartido entre tu cabeza, un par de notas y la sensación de fin de mes. Esta guía te enseña a sustituir esa intuición por un panel que se calcula solo: progreso, tareas vencidas, horas previstas frente a las que de verdad echaste y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido.

Antes de empezar conviene tener claro un par de cosas. Primero, el seguimiento parte de las tareas: un proyecto sin tareas tiene poco que medir, así que esta guía da por hecho que ya creaste el proyecto y le metiste tareas en su tablero. Si todavía no, empieza por organizar tus facturas y gastos por proyecto, que es donde se crea el encargo. Segundo, Proyectos no está en el plan Starter, pero sí en Pro, Business y Elite —Pro con un proyecto, Business con cinco y Elite sin límite—: si no ves la sección, mira primero tus permisos y luego tu plan (lo tienes en la página de precios).

Paso 1. Abre la ficha del proyecto y su panel de estadísticas

Cada proyecto tiene su propia ficha. Al entrar en ella, junto al tablero de tareas, Fube muestra un panel de estadísticas que se recalcula con cada visita a partir de las tareas y del tiempo registrado. No hay que pulsar "calcular" ni cuadrar nada: el panel lee el estado actual del encargo y lo resume.

Ahí arriba verás cuatro indicadores de cabecera: total de tareas, progreso (porcentaje de tareas completadas), tareas vencidas y horas estimadas con sus horas reales al lado. Es la foto rápida del encargo en cuatro números.

Las dos vistas de las tareas, y por qué las columnas son las que son

Antes de leer los números conviene saber de dónde salen, porque en la ficha del proyecto las tareas se ven de dos formas y mucha gente cree que son dos listas distintas.

Son la misma. El Backlog es una tabla con filtros y orden por columna, cómoda para planificar y para actuar sobre varias tareas a la vez; el Kanban es esa misma lista repartida en columnas, cómoda para mover trabajo arrastrando tarjetas. Lo que cambias en una está en la otra al momento, y ninguna de las dos es la "oficial".

Y lo que casi nadie encuentra solo: las columnas del Kanban no son fijas ni las decide Fube. Salen del campo Estados permitidos para las tareas de la ficha del proyecto. Vienen los cinco por defecto —por hacer, en progreso, en revisión, completado y cancelado—, y si en tu trabajo no hay fase de revisión, quitas ese estado del proyecto y la columna desaparece del tablero. Es el único sitio desde el que se cambia el tablero.

Una salvedad tranquilizadora: si quitas un estado que ya tenían algunas tareas, su columna sigue apareciendo mientras haya tareas en ella. Ninguna tarea se queda invisible por un cambio de configuración.

Paso 2. Lee el progreso y las tareas vencidas

El progreso es el porcentaje de tareas marcadas como completadas sobre el total. Si un proyecto tiene diez tareas y cuatro están terminadas, el progreso es del 40 %. Debajo, una barra repite ese mismo dato de forma visual y un bloque por estado te desglosa cuántas tareas hay en cada columna (por hacer, en progreso, en revisión, completadas y canceladas), más otro desglose por prioridad. Así no solo ves cuánto falta, sino dónde está atascado el trabajo.

Las tareas vencidas son las que ya pasaron su fecha límite y todavía no están completadas ni canceladas. Es el indicador que conviene mirar primero cada mañana: una tarea vencida no es un drama, pero tres o cuatro acumuladas suelen ser la señal de que ese encargo necesita una conversación con el cliente o un reparto distinto del equipo. Para que este número signifique algo, las tareas deben llevar fecha límite; las que no la tengan no cuentan como vencidas aunque lleven semanas paradas.

Paso 3. Compara las horas estimadas con las reales

Aquí está el corazón del control de rentabilidad de tiempo. Fube maneja dos cifras distintas y es importante no confundirlas:

• Horas estimadas. Es la suma de las horas que apuntaste a cada tarea al planificarla, en el campo Horas estimadas de la tarea. Es tu previsión, y es el único campo de horas que editas desde el formulario de la tarea.
• Horas reales. Es la suma de las horas realmente trabajadas en cada tarea (su campo Horas reales). Ten en cuenta una limitación importante: hoy no hay un campo para editar las horas reales desde el formulario de la tarea; solo se muestran en modo lectura en la tarjeta del tablero kanban. Ese dato se rellena por integración (API) y no lo escribe automáticamente el cronómetro, así que si nadie lo alimenta por esa vía, las horas reales se quedarán a cero.

En cuanto haya horas estimadas, el panel añade una comparativa de horas que pone estimadas y reales una al lado de la otra y calcula la desviación en porcentaje —aunque las reales estén a cero—. Si las reales superan a las estimadas, la desviación sale en positivo y en un color de alerta; si te quedaste por debajo, sale en verde. Es la forma directa de aprender de cada encargo: si proyecto tras proyecto te pasas un 20 % de tus estimaciones, el problema no es el cliente, es que estimas corto, y eso se corrige en el siguiente presupuesto.

Hay además un tercer dato, el tiempo registrado, que no es lo mismo que las horas reales: mide los minutos cronometrados sobre las tareas (cuando el equipo arranca y para el tiempo de una tarea). El panel lo enseña como un total del proyecto, con el número de miembros al lado, y ese cronometraje no genera ninguna factura por su cuenta: lo que se factura lo decides tú aparte.

Ojo con una expectativa razonable que hoy no se cumple: el panel no desglosa ese tiempo por persona. Verás cuántas horas se han cronometrado en el encargo y cuánta gente hay en él, pero no quién ha puesto cuántas. Si necesitas ese reparto, hoy no sale de aquí.

Paso 4. Activa el seguimiento de presupuesto consumido (opcional)

Este es el bloque que más se malinterpreta, así que conviene leerlo con calma. El panel puede mostrar un indicador de presupuesto consumido, pero solo aparece si has rellenado dos campos del proyecto a la vez:

1. El presupuesto del proyecto (un importe en euros que apuntas al crear o editar el encargo).
2. La tarifa por hora del proyecto (en euros por hora).

Si falta cualquiera de los dos, ese bloque sencillamente no se muestra. Con ambos puestos, Fube estima el coste como horas reales × tarifa por hora y lo expresa como porcentaje del presupuesto. Si hay 60 horas reales a 40 €/hora y el presupuesto era de 4.000 €, el consumido marca un 60 %; cuando ese cálculo supera el 100 %, el panel avisa con un "Presupuesto superado". Recuerda la limitación del paso anterior: como las horas reales no se editan desde el formulario de la tarea (solo llegan por integración), si nadie las alimenta el consumido se quedará en 0 % aunque tengas presupuesto y tarifa puestos.

Una aclaración importante para no llevarse a engaño: ese "presupuesto consumido" es una estimación interna de control, no un dato contable ni una rentabilidad fiscal real. Sale de tus horas y de una tarifa de referencia, no de las facturas y gastos que de verdad has emitido. Para ver el dinero real del encargo —ingresos facturados y gastos asociados— el camino es otro: etiquetar facturas y gastos con el proyecto y elegir ese proyecto en el selector que hay arriba de los paneles de facturación y de gastos, como explica organizar tus facturas y gastos por proyecto. El presupuesto consumido te sirve para no salirte de madre con las horas; el margen real lo ves en los documentos.

Paso 5. Usa el panel para decidir, no solo para mirar

El seguimiento solo vale si cambia algo. Tres lecturas habituales y qué hacer con cada una:

• Progreso bajo y muchas tareas vencidas. El encargo va lento de verdad, no es una sensación. Toca repriorizar tareas o renegociar plazos antes de que se acumule más.
• Horas reales muy por encima de las estimadas. Ese trabajo te está costando más de lo previsto. Si todavía está vivo, ajustas alcance; si ya cerró, te llevas el aprendizaje al siguiente presupuesto para no repetir la estimación corta.
• Presupuesto consumido cerca o por encima del 100 %. Has gastado en horas casi todo lo que valía el encargo a tu tarifa. Es el momento de hablar con el cliente sobre alcance adicional, no de descubrirlo al facturar.

Casos límite y errores comunes

• El panel marca todo a cero. Casi siempre es porque el proyecto aún no tiene tareas, o porque las tareas no llevan horas. Progreso, vencidas y comparativa de horas se nutren de las tareas y de sus campos; sin esos datos, no hay nada que sumar.
• No aparece el bloque de presupuesto consumido. Es lo esperado si al proyecto le falta el presupuesto o la tarifa por hora. Edita el proyecto, rellena los dos campos y el indicador aparecerá en la siguiente visita a la ficha.
• Las horas reales pueden salir a cero. A diferencia de las estimadas, las horas reales no tienen campo editable en el formulario de la tarea: solo se ven en la tarjeta del tablero kanban y se alimentan por integración (API), no con el cronómetro. Ese cronómetro va por otro lado (los minutos de las tareas cronometradas) y nutre el indicador de tiempo registrado, no las horas reales. Por eso, si nadie escribe las horas reales por esa vía, la comparativa estimadas/reales mostrará las reales a cero. Mientras tanto, apóyate en las horas estimadas y en el tiempo registrado para seguir el esfuerzo del encargo.
• Buscas el tiempo que ha echado cada persona y no lo encuentras. No está: el panel da el tiempo registrado del proyecto entero y el número de miembros, sin desglose por persona.
• Falta una columna en el tablero. No es un fallo: las columnas son los estados permitidos para las tareas de la ficha del proyecto. Edita el proyecto y añade el estado que falte.
• No ves la sección Proyectos. El módulo está en Pro, Business y Elite; el plan Starter no lo trae. Si tu plan sí lo incluye y aun así no la ves, es cuestión de permisos de tu usuario, no de plan. Los planes los confirmas en precios.

Preguntas frecuentes

¿El presupuesto consumido es la rentabilidad real del proyecto? No. Es una estimación de control basada en horas reales por tarifa de referencia, pensada para que no te pases con las horas. La rentabilidad real —ingresos menos gastos— la ves etiquetando facturas y gastos con el proyecto y filtrando esos paneles por el encargo, no en este indicador.

¿El tiempo registrado por el equipo se factura solo? No. El tiempo cronometrado se suma en la ficha, como total del proyecto, para que compares lo previsto con lo real, pero no genera facturas de forma automática. Qué facturar y cuándo lo decides tú.

¿Puedo ver cuántas horas ha puesto cada miembro? Hoy no desde este panel. Enseña el tiempo registrado del proyecto y cuántos miembros tiene, sin repartirlo por persona.

¿Puedo cambiar las columnas del tablero kanban? Sí, pero no desde el tablero: se editan en el campo Estados permitidos para las tareas de la ficha del proyecto.

¿Por qué no me aparece el bloque de presupuesto? Porque solo se muestra cuando el proyecto tiene a la vez un presupuesto y una tarifa por hora. Edita el proyecto, rellena ambos campos y el indicador se calculará.

¿El control de proyectos cambia algo en mis impuestos o modelos de la AEAT? No. Los proyectos son una capa interna de organización y seguimiento. Tus libros registro y tus modelos fiscales tienen en cuenta todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto. Para cualquier duda sobre cómo afecta a tu declaración, lo prudente es consultarlo con tu asesoría.

Empieza a seguir tus encargos por número, no por intuición

El panel de cada proyecto convierte una sensación difusa en datos concretos: cuánto avanza, qué se ha pasado de plazo, cuántas horas previste frente a las que echaste y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido. Crea tu cuenta gratis y, si tu plan incluye Proyectos, abre la ficha de un encargo para verlo, o repasa antes cómo se monta todo en organizar tus facturas y gastos por proyecto.