Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cómo controlar el avance, las horas y el presupuesto de un proyecto en Fube

Cuando llevas tres o cuatro encargos a la vez, la pregunta incómoda siempre es la misma: ¿este proyecto va bien o se me está escapando? Sabes las tareas que faltan más o menos de memoria, intuyes que en uno te has pasado de horas y en otro no, pero el dato concreto vive repartido entre tu cabeza, un par de notas y la sensación de fin de mes. Esta guía te enseña a sustituir esa intuición por un panel que se calcula solo: progreso, tareas vencidas, horas previstas frente a las que de verdad echaste y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido.

Antes de empezar conviene tener claro un par de cosas. Primero, el seguimiento parte de las tareas: un proyecto sin tareas tiene poco que medir, así que esta guía da por hecho que ya creaste el proyecto y le metiste tareas en su tablero. Si todavía no, empieza por la gestión de proyectos para crear el encargo y por las tareas en tablero kanban y backlog para planificarlas. Segundo, Proyectos es un módulo de los planes Business y Elite: si no ves la sección, es cuestión de plan, no de configuración (lo tienes en la página de precios).

Paso 1. Abre la ficha del proyecto y su panel de estadísticas

Cada proyecto tiene su propia ficha. Al entrar en ella, junto al tablero de tareas, Fube muestra un panel de estadísticas que se recalcula con cada visita a partir de las tareas y del tiempo registrado. No hay que pulsar "calcular" ni cuadrar nada: el panel lee el estado actual del encargo y lo resume.

Ahí arriba verás cuatro indicadores de cabecera: total de tareas, progreso (porcentaje de tareas completadas), tareas vencidas y horas estimadas con sus horas reales al lado. Es la foto rápida del encargo en cuatro números.

Paso 2. Lee el progreso y las tareas vencidas

El progreso es el porcentaje de tareas marcadas como completadas sobre el total. Si un proyecto tiene diez tareas y cuatro están terminadas, el progreso es del 40 %. Debajo, una barra repite ese mismo dato de forma visual y un bloque por estado te desglosa cuántas tareas hay en cada columna (por hacer, en progreso, en revisión, completadas y canceladas), más otro desglose por prioridad. Así no solo ves cuánto falta, sino dónde está atascado el trabajo.

Las tareas vencidas son las que ya pasaron su fecha límite y todavía no están completadas ni canceladas. Es el indicador que conviene mirar primero cada mañana: una tarea vencida no es un drama, pero tres o cuatro acumuladas suelen ser la señal de que ese encargo necesita una conversación con el cliente o un reparto distinto del equipo. Para que este número signifique algo, las tareas deben llevar fecha límite; las que no la tengan no cuentan como vencidas aunque lleven semanas paradas.

Paso 3. Compara las horas estimadas con las reales

Aquí está el corazón del control de rentabilidad de tiempo. Fube maneja dos cifras distintas y es importante no confundirlas:

• Horas estimadas. Es la suma de las horas que apuntaste a cada tarea al planificarla, en el campo Horas estimadas de la tarea. Es tu previsión, y es el único campo de horas que editas desde el formulario de la tarea.
• Horas reales. Es la suma de las horas realmente trabajadas en cada tarea (su campo Horas reales). Ten en cuenta una limitación importante: hoy no hay un campo para editar las horas reales desde el formulario de la tarea; solo se muestran en modo lectura en la tarjeta del tablero kanban. Ese dato se rellena por integración (API) y no lo escribe automáticamente el cronómetro, así que si nadie lo alimenta por esa vía, las horas reales se quedarán a cero.

Cuando ambas existen, el panel añade una comparativa de horas que pone estimadas y reales una al lado de la otra y calcula la desviación en porcentaje. Si las reales superan a las estimadas, la desviación sale en positivo y en un color de alerta; si te quedaste por debajo, sale en verde. Es la forma directa de aprender de cada encargo: si proyecto tras proyecto te pasas un 20 % de tus estimaciones, el problema no es el cliente, es que estimas corto, y eso se corrige en el siguiente presupuesto.

Hay además un tercer dato, el tiempo registrado, que no es lo mismo que las horas reales: mide los minutos cronometrados sobre las tareas (cuando el equipo arranca y para el tiempo de una tarea) y se reparte también por miembro. Te sirve para ver quién ha dedicado cuánto a ese proyecto, sin que ese cronometraje genere ninguna factura por su cuenta: lo que se factura lo decides tú aparte.

Paso 4. Activa el seguimiento de presupuesto consumido (opcional)

Este es el bloque que más se malinterpreta, así que conviene leerlo con calma. El panel puede mostrar un indicador de presupuesto consumido, pero solo aparece si has rellenado dos campos del proyecto a la vez:

1. El presupuesto del proyecto (un importe en euros que apuntas al crear o editar el encargo).
2. La tarifa por hora del proyecto (en euros por hora).

Si falta cualquiera de los dos, ese bloque sencillamente no se muestra. Con ambos puestos, Fube estima el coste como horas reales × tarifa por hora y lo expresa como porcentaje del presupuesto. Si hay 60 horas reales a 40 €/hora y el presupuesto era de 4.000 €, el consumido marca un 60 %; cuando ese cálculo supera el 100 %, el panel avisa con un "Presupuesto superado". Recuerda la limitación del paso anterior: como las horas reales no se editan desde el formulario de la tarea (solo llegan por integración), si nadie las alimenta el consumido se quedará en 0 % aunque tengas presupuesto y tarifa puestos.

Una aclaración importante para no llevarse a engaño: ese "presupuesto consumido" es una estimación interna de control, no un dato contable ni una rentabilidad fiscal real. Sale de tus horas y de una tarifa de referencia, no de las facturas y gastos que de verdad has emitido. Para ver el dinero real del encargo —ingresos facturados y gastos asociados— el camino es otro: etiquetar facturas y gastos con el proyecto y filtrar tus paneles de facturación y de gastos por ese proyecto, como explica la guía de gestión de proyectos. El presupuesto consumido te sirve para no salirte de madre con las horas; el margen real lo ves en los documentos.

Paso 5. Usa el panel para decidir, no solo para mirar

El seguimiento solo vale si cambia algo. Tres lecturas habituales y qué hacer con cada una:

• Progreso bajo y muchas tareas vencidas. El encargo va lento de verdad, no es una sensación. Toca repriorizar tareas o renegociar plazos antes de que se acumule más.
• Horas reales muy por encima de las estimadas. Ese trabajo te está costando más de lo previsto. Si todavía está vivo, ajustas alcance; si ya cerró, te llevas el aprendizaje al siguiente presupuesto para no repetir la estimación corta.
• Presupuesto consumido cerca o por encima del 100 %. Has gastado en horas casi todo lo que valía el encargo a tu tarifa. Es el momento de hablar con el cliente sobre alcance adicional, no de descubrirlo al facturar.

Casos límite y errores comunes

• El panel marca todo a cero. Casi siempre es porque el proyecto aún no tiene tareas, o porque las tareas no llevan horas. Progreso, vencidas y comparativa de horas se nutren de las tareas y de sus campos; sin esos datos, no hay nada que sumar.
• No aparece el bloque de presupuesto consumido. Es lo esperado si al proyecto le falta el presupuesto o la tarifa por hora. Edita el proyecto, rellena los dos campos y el indicador aparecerá en la siguiente visita a la ficha.
• Las horas reales pueden salir a cero. A diferencia de las estimadas, las horas reales no tienen campo editable en el formulario de la tarea: solo se ven en la tarjeta del tablero kanban y se alimentan por integración (API), no con el cronómetro. Ese cronómetro va por otro lado (los minutos de las tareas cronometradas) y nutre el indicador de tiempo registrado y el reparto por miembro, no las horas reales. Por eso, si nadie escribe las horas reales por esa vía, la comparativa estimadas/reales mostrará las reales a cero. Mientras tanto, apóyate en las horas estimadas y en el tiempo registrado para seguir el esfuerzo del encargo.
• No ves la sección Proyectos. El módulo está disponible en los planes Business y Elite. Si tu plan no lo incluye, no es un error de configuración; lo confirmas en precios.

Preguntas frecuentes

¿El presupuesto consumido es la rentabilidad real del proyecto? No. Es una estimación de control basada en horas reales por tarifa de referencia, pensada para que no te pases con las horas. La rentabilidad real —ingresos menos gastos— la ves etiquetando facturas y gastos con el proyecto y filtrando esos paneles por el encargo, no en este indicador.

¿El tiempo registrado por el equipo se factura solo? No. El tiempo cronometrado se suma en la ficha para que compares lo previsto con lo real y veas el reparto por miembro, pero no genera facturas de forma automática. Qué facturar y cuándo lo decides tú.

¿Por qué no me aparece el bloque de presupuesto? Porque solo se muestra cuando el proyecto tiene a la vez un presupuesto y una tarifa por hora. Edita el proyecto, rellena ambos campos y el indicador se calculará.

¿El control de proyectos cambia algo en mis impuestos o modelos de la AEAT? No. Los proyectos son una capa interna de organización y seguimiento. Tus libros registro y tus modelos fiscales tienen en cuenta todos los documentos de la empresa, sin filtrar por proyecto. Para cualquier duda sobre cómo afecta a tu declaración, lo prudente es consultarlo con tu asesoría.

Empieza a seguir tus encargos por número, no por intuición

El panel de cada proyecto convierte una sensación difusa en datos concretos: cuánto avanza, qué se ha pasado de plazo, cuántas horas previste frente a las que echaste y, si lo configuras, cuánto presupuesto llevas consumido. Crea tu cuenta gratis y, si tu plan incluye Proyectos, abre la ficha de un encargo para verlo, o repasa antes cómo se monta todo en la página de gestión de proyectos.