Cómo gestionar vacaciones y ausencias del equipo en Fube

Cómo gestionar vacaciones y ausencias del equipo en Fube

Cuando el equipo crece, el calendario de vacaciones deja de caber en la cabeza —y en la hoja de cálculo—. Las solicitudes llegan por correo, por chat o de palabra; alguien las apunta en un Excel que otro edita sin avisar, y a final de año nadie sabe cuántos días le quedan a quién.

Esta guía es para responsables de equipo y personas de administración que quieren centralizar las ausencias en un flujo ordenado: el empleado solicita, Fube cuenta los días, el saldo se ajusta solo y tú apruebas o rechazas dejando rastro.

Antes de empezar necesitas al equipo dado de alta como empleados, con sus días de vacaciones al año puestos en la ficha —ese número es la base de todo el saldo—, y permiso de gestión de ausencias para aprobar o rechazar. Cada empleado, en cambio, puede pedir las suyas desde su propio espacio sin más.

Paso 1 · Define tus tipos de ausencia (y sabe qué decide cada campo)

Ve a Equipo > Control de tiempo > Tipos de ausencia y crea los que reflejen tu realidad: vacaciones, baja médica, asuntos propios, permiso retribuido, mudanza, cita médica, permiso no retribuido, lo que necesites.

De todos los campos del formulario, hay uno que decide de verdad y varios que son anotaciones. Conviene saber cuál es cuál antes de montar tu lista.

La categoría es lo único que cambia el comportamiento. Cada tipo se asigna a una de las categorías de Fube —Vacaciones, Baja por enfermedad, Asuntos propios, Maternidad, Paternidad, Fallecimiento familiar, Matrimonio, Mudanza, Cita médica, Permiso no retribuido u Otro— y sólo la categoría Vacaciones consume días del cómputo anual. Una baja médica queda registrada sin tocar el saldo de vacaciones de esa persona, y así con todo lo demás. No hay ningún interruptor de "consume saldo": lo decide la categoría, y punto.

Los demás campos se guardan y se muestran, pero Fube no los comprueba. Esto hay que decirlo con todas las letras, porque es fácil montar una política entera encima de campos que no la sostienen:

Úsalos como documentación de tu política —son útiles para que el equipo sepa a qué atenerse— pero no como control. Si necesitas que algo se cumpla de verdad, la comprobación la haces tú al aprobar.

Paso 2 · El empleado solicita sus días

Cada persona pide sus ausencias desde su propio espacio, sin pasar por administración. Elige el tipo, la fecha de inicio y la fecha de fin, marca Medio día (inicio) o Medio día (fin) si algún extremo es media jornada, y añade un motivo si quiere dar contexto.

Al guardar, la solicitud queda en estado pendiente. Siempre. Y hay una comprobación que sí es real y que ahorra líos: Fube rechaza una solicitud que se solape con otra de la misma persona. No se cuelan dobles ausencias para el mismo periodo.

Lo tienes contado desde el lado del trabajador en la guía del portal del empleado.

Paso 3 · Fube cuenta los días por ti

No tienes que sumar nada a mano. En cuanto se marcan las fechas, Fube calcula los días realmente consumidos:

• Cuenta sólo los días laborables según el horario asignado a esa persona, así que los fines de semana —o los días que ella tenga libres— no entran.
• Descuenta los festivos del calendario de la empresa. Ojo con esto si tienes centros en comunidades distintas: el calendario de festivos es único para toda la empresa, no por centro, así que los locales que no compartan todos habrá que revisarlos.
• Resta 0,5 por cada extremo marcado como media jornada.
• Acota el periodo a la ventana de empleo de la persona: nada anterior a su fecha de alta ni posterior a su baja se cuenta.

Un lunes a viernes son cinco días; si el viernes se pide a media jornada, 4,5; y si en medio cae un festivo, 3,5. El resultado queda guardado en la solicitud, así que no hay nada que discutir sobre cuántos días entraban.

Paso 4 · El saldo baja cuando apruebas, no cuando piden

Este es el punto que más confunde y el que conviene explicar al equipo desde el primer día.

El saldo disponible sólo cambia al aprobar o al cancelar. Mientras una solicitud está pendiente, el disponible del empleado sigue igual: pedir no reserva nada.

Tiene una consecuencia práctica que conviene tener presente cuando gestionas a varias personas: dos solicitudes pendientes pueden sumar más días de los que quedan, y el aviso de saldo insuficiente no salta hasta que apruebas la segunda. Si tienes una cola de peticiones sobre el mismo saldo, míralas juntas antes de ir aprobando de una en una.

Hay además un cálculo que casi nadie espera y que suele estar bien: si la persona entró a mitad de año, sus días del primer año se prorratean en proporción a su fecha de alta. Alguien que entra el 1 de julio con 22 días asignados no arranca con 22 disponibles ese año.

Paso 5 · Aprueba o rechaza (y cuenta con que la aprobación puede fallar)

Las solicitudes pendientes llegan a Equipo > Control de tiempo > Ausencias. Desde ahí filtras las que están a la espera, ves el saldo de la persona y consultas el calendario del equipo para saber quién más está fuera esas fechas. Con eso delante:

• Aprobar: la solicitud pasa a aprobada y queda registrado quién la revisó y cuándo.
• Rechazar: pasa a rechazada, y puedes dejar una nota con el motivo.

Sólo se pueden resolver solicitudes pendientes, y cada cambio de estado queda trazado —quién, cuándo y con qué nota—, que es justo lo que un Excel compartido no te da.

Y ahora lo que la mayoría descubre el día que le pasa: aprobar no siempre se puede. Si a la persona no le quedan días suficientes, Fube corta la aprobación con un aviso del tipo "Saldo de vacaciones insuficiente: se solicitan 5 días y solo quedan 2 disponibles".

Ese control usa el saldo duro —días asignados menos días ya aprobados—, sin contar como gastados los pendientes. Tiene sentido: para decidir si puedes aprobar esta solicitud, lo que importa es lo que ya está comprometido, no lo que otros hayan pedido y siga sin resolver. Pero explica una situación que parece contradictoria y no lo es: el empleado puede ver 0 días disponibles y tú seguir pudiendo aprobarle una solicitud, porque él está viendo el saldo con las reservas y tú estás decidiendo contra el saldo comprometido.

Si el saldo asignado está mal —el clásico: se dejó a cero al dar de alta—, corrígelo en la ficha de la persona y vuelve a aprobar.

Casos límite y errores comunes

• Solapamientos. Si alguien pide unas fechas que se solapan con otra solicitud suya, Fube avisa y no deja registrar la segunda.
• Cancelar una vez aprobada. El empleado puede cancelar su solicitud tanto si está pendiente como si ya está aprobada; su responsable también. Los días vuelven al saldo.
• Modificar lo pendiente. El empleado puede editar o borrar una solicitud suya mientras esté pendiente; una vez aprobada o rechazada, ya no.
• Un tipo marcado como "no requiere aprobación" y la solicitud sigue pendiente. Es lo esperado: ese campo no cambia el flujo. Todas las solicitudes pasan por ti.
• Alguien pide más días de los que permite el tipo, o con dos días de preaviso. Fube no lo bloquea. Ese control lo haces tú al revisar la solicitud.
• Una baja médica que "no debería" restar vacaciones. No las resta, siempre que el tipo esté en una categoría distinta de Vacaciones. Si te está restando, revisa la categoría del tipo, no sus campos.
• No consigues aprobar unas vacaciones. Mira el saldo asignado de la persona en su ficha: el bloqueo por saldo insuficiente es la causa más frecuente.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días de vacaciones corresponden por ley?

En España el mínimo legal de referencia son 30 días naturales al año, y tu convenio puede mejorarlo. Fube no fija ni valida ese mínimo: el saldo de cada empleado lo asignas tú en su ficha. Para el cómputo exacto que te aplica, consúltalo con tu asesoría laboral.

¿Las bajas médicas descuentan del saldo de vacaciones?

No, siempre que el tipo de ausencia esté en una categoría distinta de Vacaciones. Lo que decide es la categoría del tipo, no ningún ajuste de saldo: sólo los tipos de categoría Vacaciones consumen días.

¿Puedo hacer que un tipo de ausencia no pase por aprobación?

Hoy no. Toda solicitud nace pendiente y llega al responsable, esté como esté el campo Requiere aprobación. Lo que puedes hacer es resolver esos tipos sin mirar, en un par de clics.

Un empleado ha pedido días y su saldo no ha bajado. ¿Falla algo?

No. El saldo se recalcula al aprobar y al cancelar, no al pedir. Hasta que resuelvas la solicitud, su disponible sigue mostrando lo mismo.

¿Puedo ver de un vistazo quién está fuera?

Sí. El calendario del equipo muestra mes a mes las ausencias, para que veas quién está fuera y cuándo antes de aprobar una nueva solicitud.

¿Y los festivos, dónde se configuran?

En Equipo > Control de tiempo > Días festivos, para toda la empresa. Tienes el detalle en festivos.

Pon en orden las ausencias de tu equipo

Sustituir el Excel de vacaciones por un flujo con aprobación trazada se nota a la primera: las solicitudes llegan a un sitio, se resuelven con un clic y el saldo se lleva solo. Y si te llevas dos ideas de esta guía, que sean éstas: la categoría del tipo es lo que decide si consume saldo, y el saldo se mueve al aprobar o al cancelar, no cuando alguien pide.

Puedes ver el detalle en la página de vacaciones y ausencias o, si aún estás montando el equipo, empezar por dar de alta a las personas. Cuando lo tengas listo, prueba Fube sin tarjeta y deja las ausencias del equipo cuadradas solas.