Cómo descargar todos tus datos de Fube y darte de baja

Cómo descargar todos tus datos de Fube y darte de baja

Hay dos cosas que la gente confunde y conviene separar desde la primera línea: hacerte una copia de tus datos y darte de baja. La primera no tiene consecuencias —es un respaldo, lo puedes hacer hoy y seguir facturando mañana—. La segunda es un proceso con pasos, con plazos y con una regla que no se salta: no se borra nada hasta que confirmas que te has llevado tu copia.

Esta guía cubre las dos. Si sólo quieres el respaldo, con el primer paso te sobra.

Antes de empezar

Las dos cosas son de administración de la empresa: hacen falta permisos de Propietario o Administrador. Un empleado que llegue a la pantalla de baja verá el aviso, pero no podrá descargar ni firmar nada.

Y una advertencia que ahorra un susto, porque no es evidente: empezar el circuito de baja cierra Fube para todo el equipo mientras dura. Volvemos a ello en el Paso 3.

Paso 1 — Descarga una copia sin darte de baja

Ve a Configuración › Ajustes avanzados. La primera tarjeta se llama Descargar datos y tiene un botón Descargar. Eso es todo: no inicia ninguna baja, no avisa a nadie y lo puedes repetir cuando quieras.

El archivo se prepara en segundo plano. Puedes cerrar la pantalla y seguir trabajando: el progreso aparece en la lista de tareas y el resultado queda en Utilidades › Exportaciones, que es de donde lo descargas. Si tienes muchos documentos tardará unos minutos, porque cada factura se genera como PDF.

Paso 2 — Comprueba que la copia está entera

Aquí está la diferencia entre una descarga y una entrega. El archivo es un .zip con una carpeta por apartado, y dentro de cada una los datos en ficheros page-001.json, page-002.json… Son páginas del mismo listado, no ficheros distintos: para reconstruir un apartado, se concatenan en orden.

En la raíz del .zip hay cuatro cosas que importan:

El manifest.json es la pieza que no deberías ignorar. Sirve para comprobar que la copia está completa sin fiarte de nuestra palabra: declara los recuentos y las huellas, así que puedes verificar que nada se ha alterado. Y declara también lo que no lleva y por qué, que es la parte que de verdad importa cuando algo falta. Si algún documento o algún adjunto no se pudo generar, aparece listado en documents/PENDIENTES.txt o en uploads/PENDIENTES.txt con su nombre: sus datos sí están, lo que falta es el fichero.

Las listas más usadas van además como hoja de cálculo, con las mismas columnas que obtienes al exportar ese listado desde la aplicación.

Qué no lleva, dicho antes de que lo eches de menos

• Contraseñas, tokens de integraciones y conexiones bancarias. Son credenciales, no datos tuyos, y entregarlas sólo añade riesgo. Tus cuentas, tus movimientos y tus mandatos SEPA sí van dentro.
• El fichero que se presentó a la AEAT de cada modelo fiscal. Van las casillas y el formulario en PDF, pero ese PDF refleja los datos tal y como están hoy: se parece mucho a un justificante y no lo es. El justificante válido es el de la Sede Electrónica de la AEAT, que ya tienes tú.

Paso 3 — Si te vas: el circuito de baja, en tres pasos

Se entra por Configuración › Ajustes avanzados, tarjeta Darse de baja, botón Iniciar el proceso de baja. La pantalla te lleva por tres pasos —Tus datos, Confirmación y Baja— y ninguno borra nada.

Lo primero: al empezar, Fube se cierra para todo el equipo

Esto no está en ningún sitio salvo en la propia pantalla, y es lo que más conviene saber antes de pulsar. Desde que pides la baja hasta que confirmas que has recibido tus datos, nadie de tu empresa puede entrar en Fube. No es un castigo: es lo que garantiza que el archivo que te llevas sea exactamente lo que hay, sin que nadie escriba nada por el camino.

Normalmente son unos minutos. Y puedes cancelar la baja desde esa misma pantalla en cualquier momento: todo vuelve a estar como antes, sin perder nada. Eso sí, sólo puede hacerlo quien administre la cuenta.

Paso A — Tus datos

Pulsa Iniciar la baja y generar el archivo. Fube marca la baja y prepara el .zip del Paso 1, generado en ese momento. Cuando termine, descárgalo y compruébalo antes de continuar: es lo que vas a firmar en el paso siguiente.

Si vuelves otro día y ya había un archivo generado, la pantalla te lo dice y te ofrece descargarlo otra vez o generar uno nuevo con la foto de hoy.

Paso B — Confirmación

Marcas la casilla de recepción y pulsas Confirmar y continuar. Queda registrado quién lo confirma, cuándo y qué archivo concreto se entregó, identificado por su huella. Eso es lo que permite acreditar después qué se te dio.

Aquí hay un plazo que conviene entender: la copia caduca a efectos de la baja a los 60 días. No caduca como respaldo —para tus obligaciones de conservación sigue valiendo siempre—, caduca como autorización para borrar. Si sigues trabajando en Fube, lo que escribas después no está en ese archivo, así que no se suprime nada respaldado por una copia más vieja que eso: te pediremos que la generes otra vez, la descargues y vuelvas a confirmarla.

Paso C — Baja

Con la recepción registrada se te abren dos cosas, y son distintas:

• Cancelar la suscripción. Dejas de pagar y la cuenta queda inactiva. Tus datos siguen aquí y puedes reactivarla cuando quieras.
• Eliminar la cuenta. Escribes por qué te vas —mínimo 15 caracteres— y pulsas Solicitar la eliminación. Esto sí es irreversible.

La eliminación no es automática ni inmediata: revisamos la solicitud antes de suprimir nada, te lo confirmamos por correo y hay un plazo de gracia —hoy, 30 días— durante el cual puedes seguir usando la cuenta con normalidad. La pantalla te dice la fecha exacta en la que se suprimirán los datos, y mientras esa fecha no llegue tienes ahí mismo el botón Cancelar la baja y volver a Fube.

Por qué te pedimos la copia antes de borrar nada

Porque la obligación de conservar buena parte de esos datos es tuya, no nuestra. Las facturas y los registros de facturación debe conservarlos el obligado tributario durante el plazo de prescripción, y el registro de jornada, cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

Si elimináramos tu cuenta sin que te hubieras llevado la copia, esa información se pierde y quien responde ante la Administración eres tú. Por eso el circuito no deja pedir el cierre sin haber confirmado antes la recepción: no es burocracia, es lo único que te deja irte sin quedarte sin libros.

Casos límite y errores comunes

• El enlace de descarga me da error. Los enlaces caducan por seguridad al poco de generarse. Vuelve a Utilidades › Exportaciones y genera uno nuevo desde la misma exportación; no hace falta repetir el proceso entero.
• La exportación es de hace tiempo y dice que ha caducado. Ahí sí hay que rehacerla desde el principio. Los datos son los mismos, sólo se regenera el archivo.
• Un compañero se ha encontrado Fube cerrado. Alguien ha iniciado la baja y todavía no ha confirmado la recepción. Se resuelve terminando el Paso B, o cancelando la baja desde esa pantalla.
• Me lo he pensado mejor cuando ya tenía fecha de supresión. Mientras no se haya borrado nada, Cancelar la baja y volver a Fube lo revierte todo. Si ya no se puede, la pantalla te lo dirá.
• He confirmado hace meses y ahora quiero rematar la baja. Si han pasado más de 60 días desde que se generó la copia, te pediremos una nueva antes de suprimir. Es rápido: generar, descargar y volver a confirmar.
• Descargué mis datos y creo que ya estoy de baja. No. Descargar es sólo hacerte una copia. Nada cambia hasta que confirmas la recepción y pides el cierre.

Preguntas frecuentes

¿Cancelar la suscripción borra mis datos?

No. Cancelar y eliminar son cosas distintas: cancelar deja de cobrarte y tus datos siguen ahí, listos para cuando reactives. Eliminar es el circuito de tres pasos de esta guía.

¿Puedo descargarme los datos sin intención de irme?

Sí, y es buena idea hacerlo de vez en cuando. El botón de Ajustes avanzados no inicia ninguna baja ni avisa a nadie.

¿Cuánto tarda en prepararse el archivo?

Depende de cuántos documentos tengas, porque cada factura se genera como PDF. Con unos cientos de documentos son unos minutos. Puedes cerrar la pantalla: sigue en segundo plano y lo encuentras en Utilidades › Exportaciones.

¿Cómo sé que la copia está completa?

Abre el manifest.json. Declara los recuentos por apartado y la huella de cada fichero, y lista expresamente lo que no ha podido incluirse y por qué. Los PENDIENTES.txt de documents/ y uploads/ recogen lo que falte.

¿Puedo volver atrás después de pedir el cierre?

Sí, mientras esté dentro del plazo de gracia y no se haya eliminado nada. El botón está en la misma pantalla de baja.

¿Y mis facturas de suscripción a Fube?

Van dentro del archivo, junto a todo lo demás.

Llévate tu copia aunque no te vayas

La portabilidad no es sólo para irse: un respaldo con su manifiesto y sus PDF es exactamente lo que querrías tener si algún día lo necesitas de verdad. Descárgalo hoy, guárdalo con el resto de tu contabilidad y sigue a lo tuyo. Y si lo que buscabas era exportar un listado concreto en vez de todo, mira cómo exportar tus datos de facturas y gastos.

Y si has llegado aquí sopesando si Fube te encaja, el catálogo de funcionalidades es mejor sitio para decidirlo que la pantalla de baja: crea tu cuenta gratis y pruébalo sin compromiso, que llevarte tus datos siempre va a ser un botón.