Cómo facturar suplidos y provisiones de fondos en Fube

Si llevas asuntos por cuenta de tus clientes, conoces la escena: el cliente te adelanta dinero para las tasas, tú pagas la tasa judicial o el registro a su nombre y, al final, haces la minuta con tus honorarios, la tasa y lo que ya te había dado. Lo difícil no es la suma: es que la tasa no lleve IVA ni retención, que lo adelantado no parezca un ingreso tuyo y que el cliente entienda qué le queda por pagar.

Esta guía es para despachos de abogados, procuradores, gestorías y cualquier profesional que paga cosas en nombre de sus clientes. Recorre el flujo entero en Fube: cobrar la provisión, pagar la tasa, hacer la minuta con el suplido, descontar la provisión y devolver lo que sobre.

Antes de empezar

• Qué es un suplido lo decides tú, o tu asesoría. Un suplido es lo que pagas en nombre y por cuenta del cliente, con su encargo, a su nombre y por el importe exacto. Si falla una de esas condiciones, es un gasto tuyo que repercutes con IVA. Los requisitos, con ejemplos, están en suplidos y provisiones de fondos: cómo facturarlos.
• El recibo de provisión es sólo para suplidos. Lo que el cliente te adelanta a cuenta de tus honorarios es otra cosa, con IVA desde que lo cobras. Lo explica la sección «Provisión para suplidos o anticipo de honorarios», más abajo.
• Dónde funciona cada cosa. El suplido se marca en facturas, simplificadas, rectificativas, proformas, presupuestos, albaranes, pedidos de venta, facturas recurrentes y gastos. La provisión se deduce sólo en la factura completa, que es la minuta.

Paso 1 · Registra la provisión de fondos cuando la cobres

Cuando el cliente te adelanta el dinero para las tasas, regístralo en Ventas › Provisiones de fondos, con el cliente, la fecha de cobro, el importe, el concepto, el asunto o expediente, la forma de pago y, si quieres, unas notas.

Fube le da un número propio, que se reinicia cada año —PF260001, PF260002…—, y un PDF que puedes darle al cliente como justificante. El PDF dice que no es una factura, que el dinero es para los suplidos de ese asunto y que no cubre anticipos de honorarios.

Ese cobro no es un ingreso tuyo: no va a Verifactu, no lleva IVA ni retención y no entra en el modelo 130. En la lista de provisiones ves de cada recibo lo cobrado, lo ya deducido en minutas y lo que queda pendiente.

Paso 2 · Paga la tasa a nombre del cliente

Pagas la tasa judicial, el arancel del registro o la notaría, con el justificante a nombre del cliente. Ese justificante es el que acompaña después a la minuta.

Si quien te cobra factura con IVA —la notaría, por ejemplo—, el suplido es el total que pagaste, IVA incluido. Ese IVA no es tuyo: no lo deduces en tu 303, y en la minuta no se vuelve a sumar porque ya va dentro del importe.

Si además quieres guardarlo en Gastos, marca su línea como suplido, igual que en el paso siguiente: así queda registrado como algo pagado por cuenta de un cliente, y Fube no lo cuenta como gasto deducible, ni en el modelo 130 ni en el IVA soportado del 303.

Paso 3 · Haz la minuta con el suplido

Crea la factura como siempre —si es la primera, sigue la guía para crear tu primera factura— con tus honorarios y su retención de IRPF si el cliente es empresa o profesional.

Añade una línea para la tasa, con su importe exacto, y en el menú ⋮ de esa línea elige Marcar como suplido. La celda del impuesto pasa a decir Suplido · sin IVA, y la línea queda fuera de la base imponible: sin IVA, sin recargo, sin descuentos y sin retención. Su importe sólo suma en lo que el cliente tiene que pagar. Si te equivocas de línea, en el mismo menú tienes Quitar suplido.

En el bloque de importes aparece una fila Suplidos. En el PDF, los suplidos van en una tabla propia, debajo de los conceptos, titulada «Suplidos · pagados en nombre y por cuenta del cliente, fuera de la base imponible», y con su fila en los totales.

No hace falta tocar la retención de la línea: un suplido no retiene nunca. Si en la minuta hay otra línea que tampoco debe retener, lo tienes en la retención de IRPF línea a línea.

Paso 4 · Descuenta la provisión de fondos

Con el cliente elegido y los suplidos ya puestos, pulsa Deducir provisión de fondos, debajo de las líneas. Fube te propone los recibos de ese cliente que tienen saldo. Al elegir uno, añade una línea en negativo, «Provisión de fondos PF260001», con la celda Provisión · ya cobrada.

El importe que propone es lo que le queda al recibo, con un tope: los suplidos de esa minuta. Por eso conviene añadir los suplidos antes de deducir.

Esa línea no toca la base, ni el IVA, ni la retención: en el PDF el Total factura sigue igual, y lo que baja es lo que queda por pagar. En los importes y en el PDF verás primero el Total con suplidos, debajo la provisión en negativo y, al final, el Total a pagar.

Paso 5 · Emite y revisa las cifras

Un ejemplo completo. Una minuta con 1.200 € de honorarios para un cliente empresa, al 21 % de IVA y con un 15 % de retención, y una tasa judicial de 90 € marcada como suplido. El cliente había adelantado 500 € para las tasas, con el recibo PF260001. El PDF queda así:

Fíjate en tres cosas:

• La retención es del 15 % de 1.200 €, no de 1.290 €: el suplido no retiene.
• De los 500 € del recibo se deducen 90 €, que es lo que suman los suplidos. Los honorarios no se pagan con la provisión.
• Al recibo le quedan 410 € pendientes.

Al emitir, la minuta va a Verifactu como cualquier factura. El registro lleva la base y el IVA de tus honorarios; los suplidos y la provisión no forman parte de él. Los cobros y los recordatorios trabajan con el Total a pagar.

Por eso, con Verifactu, una factura que sólo lleve suplidos no se puede emitir: el registro se quedaría vacío. Cobra las tasas en la minuta del asunto, junto a tus honorarios.

Paso 6 · Aplica o devuelve lo que sobra

Lo que queda pendiente en el recibo tiene dos salidas:

• Otra minuta del mismo cliente con suplidos. Al pulsar Deducir provisión de fondos en ella, el recibo vuelve a aparecer con su saldo.
• Devolvérselo al cliente. Anota en el recibo lo que le has devuelto, y su pendiente baja en esa cantidad.

Un recibo que ya se ha deducido en alguna minuta no se puede eliminar, ni anular mientras siga deducido: para anularlo, quita antes la deducción de la minuta o anula la minuta. Uno que no se ha deducido se puede anular o eliminar; si ya se lo diste al cliente, mejor anúlalo, para que el número siga constando.

Provisión para suplidos o anticipo de honorarios

Es la distinción que más importa, y la que Fube hace cumplir en la minuta:

• Provisión para suplidos. Dinero para pagar en nombre del cliente. No es contraprestación de tu trabajo, no lleva IVA ni retención y no se factura: va en el recibo de provisión de fondos.
• Anticipo de honorarios. Dinero a cuenta de tu trabajo. El IVA se devenga al cobrarlo, por lo cobrado (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), así que lleva una factura de anticipo normal, con su IVA y, si el cliente es empresa o profesional, su retención. En la minuta final lo restas con una línea negativa normal, con su IVA: no con «Deducir provisión de fondos».

Por eso la minuta no deja deducir de un recibo más de lo que suman sus suplidos: lo que se quedara para honorarios habría sido un anticipo desde el día del cobro. Cómo se hace la factura de anticipo lo tienes en cómo facturar un pago por adelantado.

En tus modelos y en Facturae

• 303, 390 y 349. Los suplidos no entran: ni los de tus minutas ni, en tus gastos, como IVA soportado.
• 130. Los suplidos no son ingreso ni gasto deducible, y el recibo de provisión tampoco es ingreso. Lo que declara la minuta son tus honorarios.
• 347. Los importes de cada cliente y de cada proveedor salen sin los suplidos, y la provisión deducida en una minuta no los rebaja.
• Facturae. Si facturas a una Administración, el suplido va en el XML como gasto suplido y la provisión deducida, como pago a cuenta.
• El libro de provisiones de fondos y suplidos que el Reglamento del IRPF pide a los profesionales lo descargas en Excel desde Informes, en la tarjeta Provisiones de fondos y suplidos, con el periodo que tengas elegido. Lleva, por fecha, cada recibo con lo cobrado, lo aplicado y en qué minutas, lo devuelto y lo pendiente, y cada suplido con la minuta en que se lo cobraste al cliente. La tarjeta sólo sale si tienes algún recibo de provisión. Los libros de ingresos y gastos están en exportar los libros registro.

Errores comunes

• Poner la tasa al 0 % de IVA en vez de marcarla como suplido. Una línea al 0 % sigue siendo base imponible: se lleva la retención del documento y cuenta en tus modelos. Usa Marcar como suplido.
• Intentar deducir la provisión antes de añadir los suplidos. El tope son los suplidos de la minuta, así que sin suplidos no hay nada que deducir y Deducir provisión de fondos aparece desactivado. Marca primero los suplidos y luego deduce.
• Usar el recibo para un anticipo de honorarios. El recibo dice que no lo cubre, y la minuta no lo deja aplicar a honorarios. Haz una factura de anticipo.
• Registrar la factura de la tasa como gasto tuyo. Si está a nombre del cliente, no es tuyo: si la guardas en Gastos, marca su línea como suplido.

Preguntas frecuentes

¿El suplido lleva IVA o retención?

No. Fuera de la base imponible no hay IVA, ni recargo, ni retención. Su importe sólo suma en el total a pagar. Si el gasto original llevaba IVA, como una factura de notaría, ese IVA ya va dentro: pon el importe entero, tal como lo pagaste.

¿Puedo deducir la provisión en una factura simplificada o en un presupuesto?

No. La provisión se deduce sólo en la factura completa. El suplido sí se marca en el resto de documentos.

¿Qué pasa si el cliente adelantó más de lo que costaron las tasas?

Lo que sobra se queda pendiente en el recibo: lo aplicas en otra minuta del mismo cliente con suplidos o se lo devuelves y lo anotas en el recibo.

¿El recibo de provisión se envía a Verifactu?

No. No es una factura, así que no va a Verifactu ni a ningún modelo. Lo que va a Verifactu es la minuta, con sus honorarios.

Si quieres probarlo con tu próximo asunto, puedes empezar gratis y ver qué más hace la facturación de Fube.