Suplidos y provisiones de fondos: cómo facturarlos sin pagar IVA de más
Qué es un suplido, los cuatro requisitos para que no lleve IVA y en qué se diferencia de una provisión de fondos. Te lo explicamos claro, con ejemplos.
Adelantas la tasa del Registro por tu cliente, pagas un certificado a su nombre o cubres una gestión que luego te devuelve. Llega el momento de facturar y aparece la duda: ¿le sumo ese importe a mi factura? ¿Le pongo IVA? ¿Y si me dio dinero por adelantado para esos gastos, eso cómo se declara?
La respuesta corta: un suplido bien hecho no lleva IVA y no engorda tu base imponible, pero tiene que cumplir cuatro condiciones muy concretas. Si te las saltas, Hacienda lo trata como un gasto tuyo más y acabas repercutiendo IVA de más. En esta guía verás qué es un suplido, los requisitos para que cuente como tal, en qué se diferencia de una provisión de fondos y cómo dejarlo todo ordenado. Pensada para autónomos, profesionales y pequeñas empresas que pagan cosas por cuenta de sus clientes.
Qué es un suplido
Un suplido es una cantidad que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente, porque él te lo ha encargado, y que luego te reembolsa al céntimo. No es un servicio tuyo ni un ingreso: es dinero que pasa por tus manos para llegar a un tercero.
El ejemplo de manual son las tasas y aranceles oficiales: la gestoría que paga la tasa de tráfico del alumno de autoescuela, el procurador que adelanta la tasa judicial, el agente que abona la tasa de una marca en la OEPM. Tú pones el dinero un momento, pero el gasto es del cliente, no tuyo.
Por eso la ley lo deja fuera de la base imponible del IVA. Lo recoge el artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, y la Agencia Tributaria lo explica en su manual práctico del IVA: las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente no se incluyen en lo que facturas con IVA.
Los cuatro requisitos para que sea un suplido (y no un gasto tuyo)
Aquí está la clave, porque Hacienda es estricta. Para que una partida sea un suplido tienen que darse las cuatro condiciones a la vez:
- A nombre del cliente. La factura del gasto la emite el proveedor a nombre de tu cliente, no al tuyo. Es el requisito que más se incumple: si el ticket o la factura van a tu nombre, ya no es un suplido.
- Con mandato expreso. Pagas porque el cliente te lo ha pedido (de palabra o por escrito). No vale "ya que estaba, lo pagué yo".
- Importe exacto. Le repercutes exactamente lo que pagaste, sin margen, sin recargo y sin redondear. En cuanto le sumas un céntimo de comisión, deja de ser suplido.
- Sin deducir su IVA. Como ese gasto no es tuyo, no deduces el IVA que pudiera llevar. Lo deduce el cliente, que es quien figura en la factura.
Si falla cualquiera de los cuatro, deja de ser suplido y pasa a ser un gasto tuyo que repercutes. Y los gastos que repercutes (un desplazamiento, unos materiales, una dieta facturada a tu nombre) sí entran en tu base imponible y llevan tu IVA, como cualquier otra parte del servicio. No es un castigo: es que, fiscalmente, ese gasto era tuyo.
Suplido o gasto repercutido: el matiz que más cuesta
| Situación | ¿Es suplido? |
|---|---|
| Tasa del Registro pagada con factura a nombre del cliente, te reembolsa lo justo | Sí |
| Billete de tren que compras a tu nombre para ir a ver al cliente y le repercutes | No: gasto tuyo, con tu IVA |
| Certificado oficial a nombre del cliente, mandato suyo, importe exacto | Sí |
| Materiales que compras a tu nombre y le facturas con un pequeño margen | No: gasto tuyo, con tu IVA |
La regla rápida: mira a nombre de quién está la factura del gasto. Si es del cliente, vas por el camino del suplido; si es tuya, es un gasto que repercutes con IVA y, además, te lo puedes deducir como gasto.
Y la provisión de fondos, ¿qué es?
Aquí mucha gente mezcla dos cosas. La provisión de fondos es dinero que el cliente te adelanta antes de empezar. Su tratamiento depende de para qué sea ese dinero:
- Provisión para pagar gastos de terceros (suplidos). Si el adelanto es para que tú pagues tasas, certificados u otros gastos en su nombre, no es un ingreso tuyo: es tesorería de paso. No se sujeta a IVA ni a retención y, mientras tenga exclusivamente ese destino, no genera factura. Cuando pagues el suplido, lo justificas con la factura del tercero a nombre del cliente.
- Provisión que es anticipo de tus honorarios. Si lo que te adelanta es una parte de tu trabajo (una señal, un pago a cuenta de tus servicios), eso sí es un cobro tuyo. El IVA se devenga en el momento del cobro —lo dice el artículo 75.Dos de la Ley del IVA— y tienes que emitir una factura de anticipo con su IVA. Lo vimos paso a paso en la guía de cómo facturar un pago por adelantado.
Por eso lo más limpio cuando pides una provisión es separar desde el principio qué parte cubre gastos por cuenta del cliente y qué parte es anticipo de tus honorarios. La primera no lleva IVA; la segunda, sí.
Cómo queda en tu factura
Imagina una gestoría que tramita un alta. Sus honorarios son 200 €, y ha pagado una tasa oficial de 80 € a nombre del cliente. La factura se ordena así:
- Honorarios: 200 € + 21 % de IVA (y la retención de IRPF que corresponda si es profesional).
- Suplido (tasa oficial): 80 €, sin IVA, como concepto aparte y claramente identificado, acompañado de la factura de la tasa a nombre del cliente.
El IVA solo se calcula sobre los 200 € de honorarios. Los 80 € del suplido entran y salen sin tocar la base imponible. Si esa tasa la hubieras pagado a tu nombre, en cambio, formaría parte de tu base y llevaría tu IVA.
Dónde encaja Fube
Fube no decide por ti si algo es un suplido o un anticipo —eso depende de a nombre de quién esté el gasto y del encargo de tu cliente—, pero sí te ayuda a que el resultado quede correcto:
- Emite tu factura conforme a Verifactu, con cada línea a su tipo de IVA (21, 10, 5, 4 o 0 %), IGIC o IPSI según tu territorio, y con la retención de IRPF si eres profesional. Cada factura sale con su QR y su huella encadenada, y Fube la envía a la Agencia Tributaria. Puedes ver el detalle en la página de facturación.
- Registra el gasto del tercero (la factura a nombre de tu cliente que justifica el suplido) en tus gastos y libros registro, para que cuadre y tu asesoría lo tenga todo a mano.
- Si la provisión era un anticipo de tus honorarios, emites la factura de anticipo correspondiente y, al cerrar el trabajo, descuentas lo ya cobrado en la factura final.
La idea es sencilla: tú decides qué es cada cosa, y el programa se encarga de que la factura salga bien y quede guardada.
Preguntas frecuentes sobre suplidos
¿Un suplido lleva IVA?
No, siempre que cumpla los cuatro requisitos: pagado en nombre y por cuenta del cliente, con su mandato, por el importe exacto y con la factura del gasto a nombre del cliente. En ese caso queda fuera de tu base imponible.
¿Puedo deducirme el IVA de un suplido?
No. Como el gasto es de tu cliente (la factura va a su nombre), el IVA de ese suplido lo deduce él, no tú. Si te lo dedujeras, dejaría de tratarse como un suplido.
¿La provisión de fondos se factura?
Depende. Si es dinero para pagar gastos por cuenta del cliente (suplidos), no se factura mientras tenga solo ese destino. Si es un anticipo de tus honorarios, sí: se devenga el IVA al cobrarla y emites una factura de anticipo.
¿Qué pasa si le añado un pequeño margen al gasto?
Que deja de ser un suplido. En cuanto el importe no coincide exactamente con lo pagado, Hacienda lo considera parte de tu servicio: entra en tu base imponible y lleva tu IVA.
¿Y si la factura del gasto está a mi nombre?
Entonces no es un suplido, es un gasto tuyo. Lo repercutes a tu cliente con tu IVA y, a cambio, puedes deducírtelo como cualquier otro gasto de tu actividad.
Distinguir bien un suplido de un gasto repercutido y una provisión de un anticipo es de esas cosas que parecen pequeñas y luego cuadran (o descuadran) tu IVA. Si lo tienes claro y dejas cada concepto en su sitio, facturar deja de dar pereza. Con Fube puedes emitir tus facturas con sus impuestos bien calculados y guardar los gastos que justifican cada suplido, sin complicarte. Como siempre con temas fiscales, ante una operación dudosa, confírmalo con tu asesoría.
