Cómo exportar tus facturas y gastos a A3 o Sage 50 para tu gestoría

Cómo exportar tus facturas y gastos a A3 o Sage 50 para tu gestoría

Cada trimestre pasa lo mismo: le mandas a tu gestoría las facturas y los gastos, y en el despacho alguien los vuelve a teclear, uno a uno, en su programa de contabilidad. Es trabajo hecho dos veces, y cada factura picada a mano es una ocasión de equivocarse en una base o en un NIF.

Si tu gestoría trabaja con A3 o con Sage 50, Fube te ahorra ese paso: descarga las facturas emitidas y los gastos del periodo en el fichero que su programa sabe importar, con cada cliente y cada proveedor en su propia subcuenta. Y como la gestoría puede tener su propio acceso a Fube —sin ocupar plaza de tu plan—, puede bajárselo ella cuando lo necesite, sin pedirte nada.

Antes de nada, una advertencia sincera. Es una función nueva. Los ficheros siguen la especificación que publica cada fabricante —el enlace contable de A3 y la importación de asientos de Sage 50—, pero todavía no se han importado en una instalación real de ninguno de los dos programas. Pide a tu gestoría que la primera importación la haga con red: en A3, con Chequeo antes de Enlazar; en Sage 50, en una empresa de pruebas. Más abajo tienes qué conviene mirar en esa primera vez.

Antes de empezar

• Las facturas, emitidas, y los gastos, aprobados. El fichero lleva las facturas emitidas —también las simplificadas y las rectificativas— y los gastos en estado Aprobado. Los borradores y los gastos que siguen en Pendientes de aprobación no salen, así que conviene cerrarlos antes. Cómo se revisa y se aprueba un gasto lo tienes en registrar y digitalizar gastos.
• Unos pocos datos de la contabilidad de tu gestoría. Su programa necesita que el fichero case con su plan de cuentas: el código de tu empresa en A3, cuántos dígitos tienen sus subcuentas, qué cuentas usa para ventas y para gastos y, en Sage 50, cómo empiezan sus subcuentas de IVA. Pídeselos; son cuatro números para A3 y cinco para Sage 50, y no cambian de un trimestre a otro.
• Alguien que pueda consultar las facturas. Puede exportar cualquiera de tu empresa que vea las facturas, y también la gestoría con su propio acceso. Los gastos entran sólo si quien exporta puede consultar los gastos y tu plan incluye el módulo de gastos; si no, el fichero lleva sólo las facturas.

Paso 1 · Da acceso a tu gestoría (opcional)

Puedes exportar tú y mandarle el fichero, pero lo cómodo es que la gestoría entre y se lo baje cuando le haga falta. Para eso Fube tiene un rol pensado para ella: Gestoría.

Invítala desde Configuración › Seguridad › Miembros, con el botón Invitar miembro, y elígele el rol Gestoría. Lo que conviene saber de este rol:

• Sólo lee. Ve lo mismo que un Auditor de Facturación —facturas, gastos, impuestos, tesorería, clientes, proveedores y catálogo— y puede descargar los libros y los ficheros para A3 y Sage 50. No puede crear, cambiar ni borrar facturas, gastos, clientes, proveedores ni la configuración de tu empresa.
• No ocupa plaza de tu plan. Puedes invitarla aunque tengas todas las plazas ocupadas, y su invitación pendiente tampoco cuenta para las demás.
• Una por empresa. Mientras haya una gestoría —activa o desactivada— o una invitación pendiente para gestoría, Fube no deja invitar a otra.
• Va sola. No se combina con otros roles ni admite permisos añadidos, y sólo se da al invitar: a un miembro que ya existe no se le puede poner este rol.

Tienes el paso a paso de las invitaciones en la guía para invitar a tu equipo y asignar roles, y cómo reparte Fube el acceso, en miembros y roles.

Si tu gestoría lleva a varios clientes que usan Fube. Un acceso de Fube pertenece a una sola empresa, así que la gestoría necesita un correo distinto para cada cliente. Por la misma razón, no se puede invitar un correo que ya tenga cuenta en Fube: si el despacho ya usa uno con otro cliente, tendrá que darte otro.

Paso 2 · Abre Informes y elige el periodo

Entra en Informes desde el menú lateral. La primera pantalla es el resumen, y arriba del todo tiene el selector de periodo. Sale con el último periodo que elegiste —la primera vez, Este trimestre, que va del día 1 del trimestre en curso hasta hoy—, así que casi siempre tendrás que cambiarlo:

• Para el trimestre que cerráis, ábrelo, marca en el calendario de Rango personalizado el primer y el último día del trimestre —del 1 de enero al 31 de marzo, por ejemplo— y pulsa Aplicar.
• Los atajos (Este mes, Este trimestre, Últimos 90 días…) miran hacia atrás desde hoy: sirven para el periodo en curso, no para uno ya cerrado.

Más abajo, junto a las tarjetas de los dos libros, está la tarjeta Contabilidad, que te recuerda qué vas a exportar: «Facturas y gastos del…» y el periodo elegido.

El periodo va por fecha de operación, la misma que usan los libros y los modelos de IVA de Fube: una factura por un trabajo terminado en marzo y expedida en abril sale en el primer trimestre.

Paso 3 · Pulsa A3 o Sage 50 y rellena los datos

La tarjeta tiene un botón por programa: A3 y Sage 50. Al pulsar uno se abre la ventana Exportar a A3 (o Exportar a Sage 50) con los datos de la contabilidad de tu gestoría:

Tres cosas que ayudan a rellenarla bien:

• Las cuentas se completan con ceros hasta los dígitos del plan: con 8 dígitos, 700 se convierte en 70000000. Si tu gestoría usa una subcuenta concreta, como 70500000, escríbela entera.
• Todas las facturas van a la misma cuenta de ventas y todos los gastos a la misma cuenta de gastos. Si tu gestoría reparte los gastos por cuentas (suministros, alquiler, profesionales…), ese reparto lo hace después en su programa.
• En Sage 50, una subcuenta de IVA por tipo. Sage 50 quiere una subcuenta para cada tipo de IVA, así que Fube pone el principio que indiques y el tipo al final: con 8 dígitos, el IVA repercutido al 21 % va a la 47700021. El recargo de equivalencia de tus facturas lleva un 9 detrás del principio (47790052 para el 5,2 %), y las retenciones van a la 473 en las ventas y a la 4751 en los gastos, completadas con ceros. Tu gestoría tiene que tener esas subcuentas en su Sage 50, o crearlas antes de importar. En A3 no hace falta: las cuentas de IVA y de retención las pone A3 desde su propia tabla de tipos.

Y una cosa que conviene saber antes de pulsar: la primera descarga ya deja huella. Al exportar, Fube guarda en la ficha de cada cliente y proveedor la subcuenta que le ha dado (más abajo, en «Las subcuentas de tus clientes y proveedores»), aunque luego el fichero no se llegue a importar. Si pones mal los dígitos, esas subcuentas hay que corregirlas a mano, ficha a ficha. Confírmalos con tu gestoría antes de la primera vez.

Fube recuerda lo que escribas en ese navegador y para esa empresa, así que el trimestre que viene la ventana ya sale rellena. En otro navegador u otro ordenador te lo vuelve a pedir.

Paso 4 · Descarga el fichero

Pulsa Descargar. Fube prepara el fichero en segundo plano —el progreso lo ves en el panel de Tareas mientras sigues trabajando— y lo descarga cuando está listo:

• Para A3, SUENLACE.DAT.
• Para Sage 50, DIARIO.CSV.

Fube hace una sola exportación por empresa a la vez: mientras se prepara la tuya, los botones de la tarjeta se quedan apagados. Si algo sale mal —no hay nada en el periodo, o ya había otra exportación en marcha—, el aviso también aparece en el panel de Tareas.

Paso 5 · Tu gestoría lo importa

En A3

El fichero de enlace lo leen a3ASESOR eco y a3ASESOR con, las versiones de escritorio, desde Utilidades › Importar/Exportar › Enlace contable. Antes de pulsar Enlazar, tu gestoría debería pulsar Chequeo: A3 repasa el fichero y señala cada error sin contabilizar nada.

Según la especificación del enlace contable de A3, al importarlo da de alta las subcuentas de tus clientes y proveedores con su NIF, su dirección y sus datos de contacto, y contabiliza cada factura y cada gasto con su desglose de IVA, recargo y retención.

a3innuva, la versión en la nube, importa por otra vía, su importador Importia, y este fichero no es para ella.

En Sage 50

El diario se importa con el add-on Importación/Exportación de asientos, que es gratuito y viene incluido en Sage 50:

1. Se activa una vez desde el menú de usuario, en Add-ons y Servicios conectados › Disponibles › Incluidos, y se reinicia Sage 50.
2. Se importa desde Importación / Exportación de asientos › Archivos › Importación de asientos, marcando sólo los asientos, porque Fube no manda fichero de cuentas. Es un asistente de varios pasos; conviene repasar el de Validación de datos antes de terminar.

Cada factura y cada gasto entra como un asiento. Según la guía del add-on, desde la versión 7720 Sage 50 da de alta la subcuenta del cliente o del proveedor con el NIF y el nombre que lleva el propio asiento; con una versión anterior, la subcuenta se crea con el nombre «CUENTA IMPORTADA DESDE ASIENTOS» y hay que completarla a mano. Las subcuentas de IVA, recargo y retención, en cambio, tienen que existir (paso 3).

Las subcuentas de tus clientes y proveedores

Cada cliente y cada proveedor va a su propia subcuenta. La ficha tiene para eso el campo Cuenta contable, en el apartado Uso interno del formulario.

• Si está vacío, lo rellena Fube la primera vez que ese cliente o proveedor sale en una exportación: le pone 430 (clientes) o 400 (proveedores) y el siguiente número libre, con los dígitos que hayas indicado —43000012, 40000007—, y lo guarda en su ficha. A partir de ahí sale siempre con esa subcuenta.
• Si tu gestoría ya tiene a tus clientes en su plan, escribe su subcuenta en cada ficha antes de la primera exportación, para que casen. Son de 6 a 12 dígitos, sin espacios ni puntos. Lo hace alguien de tu empresa que pueda editar clientes y proveedores: la gestoría sólo lee. Este campo no entra al importar clientes o proveedores desde Excel, así que va ficha a ficha.
• Una factura sin cliente —una simplificada, por ejemplo— va a la cuenta genérica de clientes (con 8 dígitos, la 43000000), y un gasto sin proveedor, a la genérica de proveedores (40000000).

La primera importación: qué conviene mirar

Como los ficheros no se han probado todavía en un A3 ni en un Sage 50 de verdad, pídele a tu gestoría que en la primera importación se fije sobre todo en estos casos, si los tienes en el periodo:

• Una factura o un gasto con retención de IRPF.
• Una factura rectificativa.
• Un gasto intracomunitario o con inversión del sujeto pasivo.
• Una factura con recargo de equivalencia.
• Si facturas con IGIC, que tu empresa esté dada de alta en A3 como IGIC. Con IPSI (Ceuta y Melilla), háblalo antes con tu gestoría: la especificación del enlace de A3 no lo recoge.

Si algo no entra o no cuadra, cuéntanoslo desde la ayuda de Fube, con el mensaje que dé el programa: es justo lo que hace falta para corregir el fichero.

Casos límite y errores comunes

• Exportas dos veces el mismo periodo. Fube no lleva la cuenta de lo que ya exportaste: cada descarga trae todas las facturas y los gastos del periodo elegido. Si tu gestoría ya importó ese trimestre, importarlo otra vez puede duplicar los asientos en su programa. Si sólo falta lo de unos días, exporta sólo esas fechas.
• «No hay facturas ni gastos en ese periodo» (o «No hay facturas en ese periodo», si quien exporta no ve los gastos). Revisa el periodo de arriba, que las facturas estén emitidas y que los gastos estén aprobados.
• «Ya existe una exportación en curso para esta empresa». Fube prepara una exportación por empresa a la vez —también los libros y los ZIP—, aunque la haya lanzado otra persona. Espera a que termine y vuelve a pulsar.
• El fichero no trae los gastos. Quien exporta no puede consultar los gastos, o tu plan no incluye el módulo de gastos.
• Cambias los dígitos de las subcuentas después de la primera exportación. Las subcuentas que Fube ya guardó en las fichas conservan su longitud; las nuevas salen con la nueva. Para que todas casen, corrige las guardadas en cada ficha.
• Buscas los cobros, los pagos o las nóminas. El fichero lleva las facturas y los gastos, nada más: los cobros, los pagos, las nóminas y las amortizaciones los sigue contabilizando tu gestoría como hasta ahora.

Preguntas frecuentes

¿Mi gestoría me ocupa un usuario del plan?

No, si la invitas con el rol Gestoría: no ocupa plaza en ningún plan, ni siquiera mientras la invitación está pendiente. Eso sí, sólo cabe una por empresa.

¿Puede la gestoría cambiar algo en mi Fube?

Tus documentos y tu configuración, no. El rol Gestoría sólo lee: puede consultar y descargar, pero no crear, cambiar ni borrar facturas, gastos, clientes, proveedores ni la configuración de tu empresa. Por eso tampoco puede corregir la cuenta contable de un cliente: eso lo hace alguien de tu empresa. Lo único que cambia en tus fichas cuando exporta ella es justo eso: Fube guarda la subcuenta de los clientes y proveedores que aún no la tenían.

¿Y si mi gestoría no usa A3 ni Sage 50?

Fube genera el fichero de A3 (a3ASESOR eco y con) y el de Sage 50. Para cualquier otro programa tienes los libros de ingresos y de gastos en Excel, que cualquier gestoría puede abrir: lo explica la guía para exportar los libros de registro.

¿Por qué una factura de abril me sale en el primer trimestre?

Porque la exportación va por fecha de operación, no por fecha de expedición. Si el trabajo se hizo en marzo, la factura pertenece al primer trimestre aunque la emitieras en abril, igual que en el modelo 303.

¿Puedo cambiarle el rol a la gestoría más adelante?

No. La gestoría no cambia de rol: en su ficha de miembro el rol sale apagado. Si deja de llevar tu empresa, elimínala de Miembros —desactivarla no basta para invitar a otra— y, si hace falta, invita a la nueva.

Deja de teclear las facturas dos veces

Tus facturas y tus gastos ya están en Fube; ahora llegan al programa de tu gestoría con sus subcuentas, sin que nadie los teclee otra vez, y con su propio acceso ni siquiera tienes que mandárselos. Si todavía no usas Fube, crea tu cuenta gratis y empieza a facturar hoy.