Cómo compensar las horas extra con la bolsa de horas de Fube

Cómo compensar las horas extra con la bolsa de horas de Fube

Cuando el equipo hace horas de más, la conversación siguiente es siempre la misma: ¿se pagan o se devuelven en tiempo libre? Lo difícil no es decidirlo, es llevar la cuenta — quién tiene qué pendiente, cuánto se le ha devuelto ya y qué queda de un año para otro. En Fube esa cuenta se lleva sola en la bolsa de horas, y lo único que haces tú es registrar cuándo devuelves.

Esta guía es para el responsable o el administrador de personal que ya tiene al equipo fichando y quiere cerrar el círculo: del exceso de horas a la tarde libre o al recibo.

Antes de empezar

La bolsa no es una hoja donde apuntas números: se alimenta sola de los saldos diarios consolidados. Para que tenga algo dentro necesitas que lo de abajo esté en su sitio:

• Cada persona con su horario asignado. Sin jornada prevista no hay exceso que medir, porque Fube no sabe contra qué comparar.
• El calendario laboral cargado, y conviene saber por qué. Un festivo sin dar de alta se trata como un día normal: sólo cuenta como exceso lo que pase de la jornada prevista, y quien no fiche ese día se lleva un déficit. Lo que de verdad mueve la bolsa es el festivo bien dado de alta, porque entonces ese día no tiene jornada prevista y todo lo que se fiche entra íntegro y sin topes. Lo desarrollamos en el paso 2; el paso a paso del calendario está en configurar los festivos.
• El control horario activo, que se incluye en el plan Elite; el desglose está en precios.

Paso 1 — Mira el saldo de cada persona

Ve a Equipo > Horas y saldos > Bolsa de horas. Cada fila es la bolsa de una persona en un año, y trae tres cifras que se confunden con facilidad:

Y no, no cuadran restando. Pendientes no es acumuladas menos compensadas: la fórmula real es acumuladas + lo arrastrado del año anterior − compensadas, y ese arrastre no tiene columna propia. Si te salen las cuentas raras, casi siempre es eso. Lo vemos en el paso 4.

Paso 2 — Entiende qué entra en la bolsa y qué no

Esto ahorra la mitad de las dudas:

La bolsa sólo suma el exceso. Los días en que alguien trabaja menos de lo previsto no restan de su bolsa: ese defecto vive en el saldo diario, no aquí. Por eso la bolsa nunca muestra un número negativo: las tres cifras se quedan en cero como suelo.

No entra todo el exceso, sino el que cuenta como hora extra. Si tienes reglas de horas extra definidas, sus topes diarios, semanales o mensuales recortan lo que se acumula. Y por encima de todas ellas, en los días laborables, se aplica el tope legal de 80 horas al año del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, tengas reglas definidas o no: llegado ahí, un día laborable deja de aportar a la bolsa aunque se sigan haciendo horas.

Los festivos y las ausencias aprobadas se saltan todos esos topes. Un día cubierto por el calendario laboral o por una ausencia aprobada no es día de trabajo, así que Fube no le pone jornada prevista y todo lo que se fiche ese día entra íntegro en la bolsa: sin pasar por tus reglas y sin el corte de las 80 horas. Tiene dos consecuencias que sorprenden al verlas en pantalla:

• La bolsa puede acabar por encima de las 80 horas si tu equipo trabaja en festivo. No es un error de cálculo: ese tope recorta el día laborable, no el festivo.
• Y funciona en los dos sentidos. Lo acumulado en festivo sí cuenta para el contador anual, así que consume el margen de 80 horas que les quedaba a los días laborables. Después de un festivo trabajado puedes ver días normales que dejan de aportar antes de lo que esperabas.

Si tu convenio trata el trabajo en festivo de otra forma —pagarlo aparte en vez de acumularlo, por ejemplo—, esa decisión va fuera de la bolsa: Fube lo suma tal cual.

En horario flexible se mide por semanas. Un día largo no genera hora extra por sí solo mientras la semana se mantenga dentro de la jornada pactada. Es la diferencia práctica entre marcar o no marcar un horario como flexible, y conviene tenerla decidida antes de empezar a acumular.

Paso 3 — Registra la compensación

Abre la bolsa de la persona y pulsa Registrar compensación. Son cuatro datos:

• Tipo de compensación, y aquí está la decisión de fondo:
  • Descanso — el saldo se devuelve en tiempo libre. Una tarde, un día, lo que acordéis.
  • Remuneración — el saldo se liquida en dinero, si tu convenio lo permite.
• Horas a compensar — cuántas devuelves con este apunte.
• Fecha de compensación — cuándo se disfruta o se paga.
• Notas — opcional, pero es lo que dentro de seis meses explica el apunte. «Tarde libre del 12 por las horas de la campaña» vale mucho más que un número suelto.

No puedes compensar más de lo pendiente. Si intentas registrar diez horas cuando quedan seis, Fube rechaza el apunte y te dice cuántas hay disponibles. Es una salvaguarda deliberada: la bolsa no se puede dejar en negativo ni inflar a mano por encima de lo que se trabajó de verdad.

En cuanto guardas, las columnas Compensadas y Pendientes se recalculan. Y si borras una compensación, se recalculan también: el saldo vuelve donde estaba.

Paso 4 — El cierre de ejercicio no te quita el saldo

La bolsa va por año natural, y aquí hay una creencia extendida que conviene desmontar: lo pendiente no caduca el 31 de diciembre.

El 2 de enero de madrugada, Fube arrastra automáticamente lo que quedara pendiente del año anterior a la bolsa del año nuevo. La bolsa vieja no se toca —se queda como está, de histórico— y la nueva empieza con ese arrastre incorporado a sus Pendientes. Por eso las tres columnas no cuadran restando: el arrastre está dentro del pendiente y no tiene columna propia.

Lo que sí conviene hacer antes de cerrar el año no es rescatar el saldo, sino decidir qué haces con él: cuánto se devuelve en descanso, cuánto se liquida y cuánto se acepta arrastrar. Es una conversación de política de empresa, no un plazo técnico.

Casos límite y errores comunes

• A alguien a tiempo parcial no se le acumula nada. Es correcto y es la ley: las horas por encima de la jornada pactada de un contrato a tiempo parcial no son extraordinarias, son complementarias (artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores), y se retribuyen; no se meten en la bolsa. Verás su exceso en el saldo diario como horas complementarias, no aquí.
• La bolsa se ha inflado sin motivo. Mira dos cosas. Primera: si alguien ha fichado en un festivo o durante una ausencia aprobada, ese día entra entero y sin ningún tope. Segunda: una persona sin horario asignado no tiene jornada contra la que comparar, así que sus días también cuentan enteros como exceso.
• Quieres ajustar la bolsa hacia arriba. No se puede. Sólo se registran compensaciones, que restan. Si el saldo es menor de lo que debería, la corrección va en los fichajes o en el horario, no en la bolsa.
• Compensaste y el pendiente no baja lo que esperabas. Comprueba si hay arrastre del año anterior metido en el pendiente.
• Alguien deja la empresa con saldo pendiente. Liquídalo con una compensación de tipo Remuneración antes de darlo de baja, para que quede el apunte con su fecha y su motivo.

Preguntas frecuentes

¿Puede la bolsa quedar en negativo?

No. Sólo acumula el exceso y nunca baja de cero. Los días con defecto de horas se ven en el saldo diario, en Equipo > Horas y saldos > Saldo de horas, no en la bolsa.

¿Se pierden las horas pendientes al acabar el año?

No. El 2 de enero se arrastran solas a la bolsa del año nuevo y entran en su saldo pendiente.

¿Las compensaciones afectan a las vacaciones?

No. Son dos sistemas independientes: una tarde libre por horas extra no descuenta días de vacaciones. Tienes el detalle en la guía de vacaciones y ausencias del equipo.

¿Hay un tope de horas que se puedan acumular?

En los días laborables sí: las 80 horas extra al año del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, además de los topes que definas tú en tus reglas de horas extra. En festivos y ausencias aprobadas, no: lo que se fiche esos días entra entero en la bolsa, sin topes, y puede dejar el total por encima de las 80 horas. Lo tienes explicado en el paso 2.

¿Y si prefiero pagar las horas extra en nómina?

Registra la compensación como Remuneración para que el saldo quede saldado y trasládalo a la nómina del mes. El circuito completo del cierre está en la guía de preparar las nóminas del equipo.

Cierra el círculo de las horas extra

Una bolsa bien llevada convierte una discusión recurrente en un apunte de treinta segundos: se ve lo que se debe, se registra cómo se devuelve y queda constancia de cuándo. Puedes ver cómo encaja con los saldos diarios en balances y bolsa de horas o crear tu cuenta para ponerlo en marcha con tu equipo.