Cómo montar el alta de clientes en el portal y mandarles documentos a firmar

Cómo montar el alta de clientes en el portal y mandarles documentos a firmar

Dar de alta a un cliente nuevo suele ser una cadena de correos: pídele el NIF, mándale el contrato, recuérdale que lo firme, pídele el certificado que faltaba. Y meses después, otra: «fírmame este anexo», «¿me lo devuelves firmado?». El portal del cliente convierte las dos cadenas en algo que el cliente hace solo, desde su portal: un alta con los pasos que tú decides y documentos para firmar que le mandas cuando hace falta. Cada firma queda guardada con sus pruebas y un PDF.

Esta guía cuenta las tres piezas en el orden en que conviene montarlas: los documentos que se firman, el alta y, por último, cómo se manda un documento a firmar y dónde queda la prueba.

Antes de empezar

• Un plan que incluya el portal. No viene en todos los planes —tampoco en todos los de pago—. Puedes ver cuáles lo traen en precios.
• El portal abierto y tu cliente con acceso. Para hacer su alta o firmar, tu cliente tiene que entrar en su portal. Si aún no lo has montado, empieza por la guía de activar el portal del cliente y vuelve aquí.
• Para el alta, Alta de clientes marcada en Qué ven tus clientes, en la pestaña Ajustes del portal. Para mandar un documento a firmar suelto no hace falta.

Todo está en Ventas → Portal de clientes, en tres de sus pestañas:

Cada pestaña aparece si tu rol tiene permiso para ella, así que puede que no veas las tres; y si tenías guardada una dirección antigua de Configuración, te trae a la pestaña nueva. El portal está marcado como beta dentro de la aplicación: funciona, pero conviene saberlo.

Paso 1 — Escribe el documento que van a firmar

Si tu alta va a tener un paso de firma, o vas a mandar algo a firmar, empieza por aquí. Si tu alta sólo pide datos y archivos, sáltate este paso.

Ve a la pestaña Documentos para firmar y pulsa Nuevo documento. Es una sola pantalla: arriba, el nombre y cómo se firma; a la izquierda, el texto del documento, en un editor con formato; y a la derecha, el panel Lo rellena el cliente.

1. Nombre. Ponle uno que entienda tu cliente, porque lo ve: sale en el correo con el que se lo mandas y encima del documento. «Contrato de servicios», «Mandato SEPA».
2. Cómo se firma. Dibujando la firma, con el dedo o el ratón, o Marcando «Acepto», una casilla. Se elige en el documento, así que vale igual en un alta que mandado suelto.
3. El texto. Escríbelo o pégalo en el editor.
4. Pulsa Crear documento. Hace falta un nombre y algo de texto. A partir de ahí se guarda solo: arriba verás Guardando… y Guardado mientras escribes.

Lo que rellena el cliente, entre llaves

Lo que tenga que poner tu cliente —su cargo, el número de cuenta, la fecha de inicio del servicio— lo escribes en el propio texto, entre llaves dobles: por ejemplo, {{Cargo}}. En cuanto lo escribes, aparece solo en el panel Lo rellena el cliente. También puedes pulsar Campo del cliente, en la barra del editor, escribir el nombre en el panel y pulsar Añadir: lo mete donde tengas el cursor.

En el panel, cada campo tiene:

• Su nombre, que es lo que lee tu cliente en el hueco.
• El tipo: Texto, Texto largo, Número, Fecha, Correo, Teléfono, Lista o Casilla.
• Obligatorio, si sin él no puede firmar.
• Las opciones, si es una lista, separadas por comas.

Si usas el mismo campo en dos sitios del texto, el panel te dice cuántas veces sale: tu cliente lo rellena una vez y sale en todos. Y si lo borras del texto, desaparece del panel. Lo que antes llevaban los campos —clave, valor por defecto, autorrelleno, texto de ayuda— y la categoría del documento ya no existen: un campo es siempre algo que pone el cliente.

Lo que ya sabe Fube: Insertar dato

Para lo que Fube ya conoce no hace falta un campo. Pulsa Insertar dato, en la barra del editor, y elige:

Se rellenan solos, con los datos de cada cliente, cuando abre el documento.

Y aquí va el aviso que ahorra un mal rato: si a un cliente le falta ese dato en su ficha —no le has puesto el teléfono, por ejemplo—, en su documento no queda un hueco en blanco: sale el dato sin rellenar, entre llaves, algo como {{client.phone}}, en medio del texto que va a firmar. Completa su ficha antes de mandárselo, o, si no vas a tener ese dato siempre, pídeselo con un campo entre llaves.

Míralo con sus datos antes de usarlo

Arriba a la derecha tienes Editar y Ver con sus datos. En Ver con sus datos eliges un cliente y ves el documento tal como le saldrá a él; si no eliges ninguno, sale con datos de ejemplo. Lo que rellena el cliente sale en azul. Es el mejor momento para cazar el dato que le falta a un cliente.

Editar un documento que ya han firmado

Sin miedo. Cada firma guarda el texto tal como se firmó, así que lo que cambies vale para las firmas siguientes y no toca las anteriores. Si el documento ya tiene firmas, la propia pantalla te lo recuerda.

Junto al nombre verás la Versión. No sube cada vez que se guarda: sube cuando cambias el texto de un documento que alguien ya ha firmado, para distinguir lo que firmó cada uno. La versión firmada sale en las pruebas de cada firma.

La lista de documentos

La pestaña Documentos para firmar enseña, de cada documento, cómo se firma, cuántos campos rellena el cliente, dónde se usa —en qué altas, o Suelto si en ninguna— y cuántas firmas tiene, firmadas y pendientes. Desde el menú de cada fila puedes Editar, Mandar a firmar…, Duplicar, Desactivar y Eliminar.

Un documento que ya se ha firmado o mandado a firmar no se elimina: se desactiva. Cada firma conserva su documento, y por eso Fube no deja borrarlo. Desactivado, no se puede mandar a firmar ni usar en un alta nueva. Eliminar sólo sale en los que nadie ha firmado y nunca se han mandado a firmar —aunque luego se retiraran—, y si un alta lo usaba, esa alta se queda sin ese paso de firma.

Paso 2 — Crea el alta

Ve a la pestaña Altas y pulsa Nueva alta:

• Nombre. Tu cliente lo ve: es el título de su alta. Mejor «Bienvenida a Estudio Nadal» que «Alta estándar v2».
• Descripción, opcional. También la ve: es la frase que sale debajo del título. Si la dejas vacía, lee «Completa estos pasos para empezar. Puedes dejarlo a medias y seguir otro día.»
• Activo: si lo apagas, el alta no se puede asignar a ningún cliente. Sirve para retirar una vieja sin borrarla.
• Predeterminado: la que hacen los clientes que no tienen otra asignada. Sólo puede haber una: al marcar otra, la anterior deja de serlo.

Guarda y pasas directamente a su editor, que es donde se montan los pasos. Más adelante lo abres pulsando el alta en la lista, o con Editar en su menú.

Paso 3 — Añade los pasos y míralos como tu cliente

El alta se edita en una sola pantalla, y todo se guarda solo:

• Arriba, el Nombre, Quién la hace —lo ves en el paso 4— y el interruptor Activa, y debajo, Lo que le dices al empezar: la descripción del paso 2, la frase que tu cliente lee bajo el título.
• A la izquierda, los pasos, numerados en el orden en que los hará tu cliente. Se ordenan arrastrándolos por el asa de su izquierda —con el teclado, con espacio y las flechas—, se configuran abriéndolos con un clic y se añaden con Añadir paso.
• A la derecha, Así lo verá tu cliente: el paso que tienes abierto tal como le saldrá en su portal, con sus mismos botones, en ordenador o en móvil, y cambiando mientras escribes. Es donde se detectan las instrucciones que se entendían mucho mejor en tu cabeza.

Hay cuatro tipos de paso:

Los antiguos «Formulario personalizado» y «Rellenar datos» son ahora uno solo: Pedir datos.

Además, cada paso tiene:

• Título y Qué le dices: lo que lee tu cliente para saber qué hacer.
• Obligatorio u opcional. Un paso opcional lo puede saltar —le sale Saltar este paso—; uno obligatorio, no: su alta no se da por terminada sin hacerlo.
• Quitar el paso. Ojo: lo que ya hubieran respondido tus clientes en ese paso se pierde.

Para añadir un paso Firmar un documento necesitas al menos un documento activo; si no lo tienes, Fube te pide que lo crees primero en Documentos para firmar. Junto al documento elegido tienes Abrir el documento, para ir a corregirlo sin perder el sitio.

Paso 4 — Decide quién la hace y mira cómo van

Quién la hace tiene dos opciones:

• Todos los que no tienen otra: es el alta predeterminada. Sólo puede haber una.
• Sólo a quien se la asignes: la hace el cliente al que se la pongas en su ficha.

Para asignarle un alta a un cliente concreto, ve a su ficha, pestaña Portal (en Ventas → Clientes) y, en Alta, elige entre El alta predeterminada y cualquiera de las tuyas. Esa línea sale si el cliente ve Alta de clientes.

El avance se ve en tres sitios:

• En la lista de Altas, la columna Cómo van: cuántos clientes la han terminado y cuántos la tienen a medias.
• En la pestaña Clientes del portal, la columna Alta de cada cliente y la cifra Altas sin terminar.
• En la pestaña Portal de su ficha.

Los estados son cuatro: Sin empezar, En curso, Completada y Abandonada. Si el cliente deja el alta a medias y vuelve, sigue donde lo dejó. Y cuando un cliente termina su alta, salta un aviso en la campana a quien en tu equipo puede ver las altas: ya puedes empezar a trabajar con él.

Para verla con sus ojos, abre su portal con Ver como este cliente, desde la pestaña Portal de su ficha o desde su fila en la pestaña Clientes. Es sólo para mirar: en esa vista previa no se rellena el alta ni se firma, y al cliente no le llega ningún aviso.

Cambiar un alta que ya tienen a medias

Todos tus clientes —los que empiezan hoy y los que iban por la mitad— siguen el alta tal y como esté guardada en ese momento. Si hay alguno a medias, el editor te lo dice arriba, con su nombre. Lo que conviene saber:

• Lo que ya hicieron sigue hecho, aunque cambies el orden. Cada respuesta va atada a su paso, no a su posición, y el cliente sigue por el primer paso que le quede por hacer en el orden de hoy.
• Si añades un paso, también se lo pedirá a quien la tiene a medias, en el sitio que le hayas dado. Si es obligatorio, no terminará el alta sin hacerlo.
• Cambiar el texto de un paso es seguro: verá la versión nueva, y lo que ya respondió sigue ahí.
• Quitar un paso borra lo que respondieron en él. Fube te lo recuerda antes de quitarlo.

Mandar un documento a firmar, sin alta

No todo se firma al darse de alta. Un anexo, una renovación, un mandato SEPA que llega más tarde: para eso está Mandar a firmar, y lo tienes en tres sitios:

• En la ficha del cliente, pestaña Portal, en el apartado Firmas.
• En la pestaña Firmas del portal, arriba.
• En la pestaña Documentos para firmar, en el menú de un documento: Mandar a firmar….

Se abre un panel lateral:

1. Cliente, si no vienes de su ficha.
2. Documento: uno de tus documentos activos, con cómo se firma y qué rellena.
3. Le llega a: las personas con acceso al portal de ese cliente. Vienen marcadas las que ya han entrado alguna vez —o todas, si no ha entrado nadie—; marca o desmarca las que quieras.
4. Mensaje, opcional: sale en el correo y encima del documento.
5. Debajo, Lo que verá: el documento con los datos de ese cliente y lo que tendrá que rellenar. Repásalo: si le falta un dato, aquí lo ves.
6. Pulsa Mandar a firmar.

A cada persona marcada le llega un correo de tu empresa pidiéndole que firme el documento, con un botón Leer y firmar que la deja directamente dentro del documento, sin contraseña. Ese botón vale 7 días y una sola vez; si caduca, entra en tu portal con su correo y lo tiene en su Inicio, en Para firmar.

Lo puede firmar cualquiera de ellas, y en cuanto una firma, queda firmado. En las pruebas sale quién fue y con qué correo entró.

Antes de mandarlo, Fube comprueba tres cosas:

• El portal tiene que estar abierto: cerrado, tu cliente no podría entrar a firmar.
• Alguien de ese cliente tiene que tener acceso. Si nadie lo tiene, el panel te lo dice: dale acceso primero desde su ficha.
• El documento tiene que estar activo.

Queda Pendiente hasta que lo firme, y desde la pestaña Firmas se lo puedes recordar o retirar.

La pestaña Firmas

Es todo lo que se firma en tu portal, junto: lo que mandas a firmar, lo firmado en un alta y lo que falta por firmar en las altas a medias. Arriba tienes un buscador por documento o cliente, las pestañas Todas, Pendientes y Firmadas con su número, y el botón Mandar a firmar. La pestaña Firmas lleva además un contador con las pendientes, para que no se te pasen.

De cada una ves el documento y de dónde salió —quién lo mandó, o en qué paso de su alta—, el cliente, el estado (Pendiente, Firmada o Retirada), cuándo se pidió, y cuándo se firmó y con qué correo. Lo que puedes hacer depende del estado:

Las pruebas de cada firma

Cada firma —en un alta o mandada suelta— se guarda con lo que la convierte en prueba. Lo ves al pulsarla en Firmas, o en el apartado Firmas de la ficha del cliente, en Pruebas de la firma:

• Documento, con la versión que se firmó.
• Firmante: su nombre, si se lo pusiste al darle acceso, y el correo con el que entró.
• Cómo se identificó: con el botón de un solo uso que se mandó a su correo, y cuándo se le mandó.
• Cómo firmó: dibujando la firma o marcando «Acepto».
• Fecha y hora.
• Desde: la dirección IP y el navegador.
• Huella (SHA-256): un código que identifica el texto firmado. Si se cambiara una sola letra, dejaría de cuadrar.
• Lo pidió: quién de tu equipo lo mandó y cuándo, o de qué paso de qué alta salió.
• El texto que firmó, tal como lo tenía delante, y el trazo de su firma si la dibujó.

El PDF firmado lleva todo eso dentro: el texto y la firma, la huella en el pie de cada página y, al final, una hoja con las pruebas y lo que rellenó. Lo descargas con Descargar el PDF.

Cuando alguien firma:

• Quien firma recibe por correo una copia del PDF. Le llega siempre, tengas como tengas configurados los correos de tu empresa.
• Tu empresa también, en su correo de facturación, y la persona de tu equipo que lo mandó, si se mandó desde Fube. Este aviso sí va con los correos de notificación de tu empresa.
• Salta un aviso en la campana a quien en tu equipo puede ver las firmas.

Es una firma electrónica simple: deja constancia de quién firmó, cuándo, desde dónde y qué texto, pero no es una firma cualificada, como la que se hace con un certificado digital. Si un documento concreto te exige esa otra firma, consúltalo con tu asesoría.

Y dos cosas que conviene tener claras:

• Lo firmado está en la firma, no en el documento. El documento muestra el texto de hoy; lo que firmó cada cliente está en su firma y en su PDF. El día que alguien pregunte qué firmó, búscalo ahí.
• Una firma no se puede modificar ni borrar, y tampoco se puede crear desde dentro de Fube. No es una norma de uso: la aplicación no ofrece ninguna forma de hacerlo, a propósito. La única manera de que exista una firma es que la haga tu cliente desde su portal.

Las firmas anteriores a octubre de 2026 no guardaban la huella, y las de antes del acceso por correo tampoco quién entró: en sus pruebas lo verás indicado.

Casos límite y errores comunes

• «En el documento firmado sale {{client.phone}}». A ese cliente le faltaba el teléfono cuando firmó. Complétale la ficha; lo firmado se queda como se firmó, así que, si el dato era importante, mándaselo a firmar otra vez.
• «No me deja añadir un paso de firma». No tienes ningún documento activo: créalo en Documentos para firmar y vuelve.
• «No me deja mandarlo a firmar». Lee el aviso: o nadie de ese cliente tiene acceso al portal —dáselo desde su ficha—, o el portal está cerrado —ábrelo con Abrir el portal, en la pestaña Ajustes—, o el documento está desactivado.
• «Mi cliente dice que el botón del correo ya no vale». Vale 7 días y una sola vez. Que entre en tu portal con su correo: lo tiene en su Inicio, en Para firmar. O pulsa Recordárselo en Firmas y le llega uno nuevo.
• «Se lo he mandado a quien no era». Retíralo desde Firmas y vuelve a mandarlo a la persona buena.
• «Ha firmado y a mí no me ha llegado el correo». Primero, el correo no deseado. Y el aviso a tu empresa va con los correos de notificación: si los tenéis apagados en Configuración › Notificaciones › Email, no sale, aunque la campana sí te avisa. Lo cuenta la guía para elegir qué correos recibes de Fube. La copia de tu cliente no depende de eso, y el PDF lo tienes siempre en Firmas.
• «Mi cliente dice que no le ha llegado su copia». Que mire en el correo no deseado del correo con el que entró a firmar, que es al que va. Si no aparece, descárgala en Firmas y mándasela tú.
• «No encuentro Eliminar en un documento». Ya se ha firmado o se ha mandado a firmar alguna vez, aunque lo retiraras: desactívalo.
• «Quiero retirar un alta antigua». Desactívala —interruptor Activa, o Desactivar en su menú— en vez de borrarla: deja de poder asignarse y no te llevas nada por delante.
• «He marcado dos altas como predeterminadas». No es posible: al marcar la segunda, la primera deja de serlo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedirle una firma a un cliente que ya terminó su alta?

Sí. Con Mandar a firmar, desde su ficha, desde la pestaña Firmas o desde el propio documento. No hace falta un alta para firmar.

¿Recibe el cliente una copia de lo que firma?

Sí. Al firmar le llega por correo el PDF, con la hoja de pruebas al final. Y si se lo mandaste a firmar, también puede descargarlo en la propia pantalla de firma.

¿Puedo editar un documento que ya han firmado varios clientes?

Sí, sin riesgo. Cada firma conserva el texto que se firmó, y la versión del documento sube para que se distingan.

¿Qué firma vale, la casilla o la dibujada?

Las dos se guardan con las mismas pruebas —quién, con qué correo, cuándo, desde dónde y qué texto—, y las dos son firma electrónica simple. Cuál te conviene pedir depende de lo que se firme; si tienes dudas sobre un documento concreto, pregúntaselo a tu asesoría.

¿Puedo tener varias altas a la vez?

Sí. La predeterminada la hacen los clientes que no tienen otra, y a cualquier cliente puedes asignarle otra desde la pestaña Portal de su ficha.

¿El cliente puede dejar el alta a medias?

Sí. Al volver a su portal sigue donde lo dejó.

Monta el alta una vez y olvídate

Un alta bien montada convierte tres correos y dos recordatorios en unos pasos que el cliente hace en su portal cuando le viene bien, y Mandar a firmar hace lo mismo con lo que llega después. Y el día que haya que enseñar qué firmó y cuándo, está guardado con su correo, su fecha, su IP y el texto exacto. Tienes el detalle de la función en la página de onboarding y contratos del portal, y si todavía no tienes clientes en Fube, empieza por crear tu cuenta o por la guía de crear un cliente.