Cómo migrar tus datos de otro programa a Fube poblando la plantilla automáticamente

Cambiar de programa de facturación frena casi siempre por lo mismo: no por desconfiar del nuevo, sino por la pereza de la mudanza. Llevas años de clientes con su NIF, un catálogo de productos y un histórico de facturas en tu software anterior, y la idea de teclearlo todo otra vez —un fin de semana copiando filas, con el riesgo de duplicar un cliente o equivocarte en un importe— es lo que lo aparca. Esta guía es para quien hace esa mudanza: en lugar de copiar a mano, subes el archivo que exporta tu antiguo programa y Fube intenta encajar tus columnas en su plantilla, para que solo revises y confirmes. Está pensada para una gestora que migra una cartera entera, pero sirve igual si solo traes tu lista de clientes.

Antes de empezar

Tres ideas que conviene tener claras para que la migración salga a la primera:

• El export de tu programa anterior. Casi cualquier software de facturación deja exportar sus datos a una hoja de cálculo (CSV o Excel). Ese archivo es tu materia prima: no importa que sus columnas no se llamen igual que en Fube, porque el paso de poblar plantilla intenta emparejarlas por ti.
• El orden de dependencias. Hay datos que dependen de otros: un producto puede colgar de una categoría, y una factura necesita a su cliente y a sus productos ya creados. Por eso se importa por capas —primero las categorías de producto, después clientes y productos, y solo al final los documentos—. Saltarse el orden es la causa más común de errores por fila.
• Una sola plantilla por tipo de dato. No se migra todo en un único archivo: hay una plantilla para clientes, otra para productos, otra para facturas, etc. Repetirás el mismo flujo una vez por cada tipo.

Fube ordena y prepara tus datos para importarlos a tu cuenta; no presenta nada ante la Agencia Tributaria por el hecho de migrar. La presentación de modelos y la comunicación a la AEAT son procesos aparte.

Paso 1 · Abre el asistente de importación y elige el tipo de dato

En la sección de importación de Fube, el asistente muestra los trece tipos de dato importables. Cada uno tiene su propia plantilla, así que el primer paso es elegir qué vas a traer en esta tanda:

Las facturas rectificativas no se importan, ni las normales ni las de simplificadas: una rectificativa se hace en Fube, contra la factura que corrige.

Empieza por la base de la que dependen los demás. Si vas a migrar facturas, importa antes tus clientes y tus productos —y, si tu catálogo está organizado por categorías, las categorías antes que los productos—: así, cuando lleguen las facturas, cada una encontrará a su cliente y sus líneas ya creados. Puedes apoyarte en la guía de cómo dar de alta un cliente para entender qué campos pide la ficha y qué significan.

Paso 2 · Sube el export de tu antiguo programa para poblar la plantilla

Con el tipo de dato elegido, abre la opción de obtener plantilla. Verás dos caminos:

• Descargar plantilla vacía — bajas la plantilla Excel oficial con las columnas ya preparadas y la rellenas a mano. Útil si tienes pocos registros.
• Poblar desde un archivo existente — aquí está el atajo de la migración: subes el CSV o Excel que exportaste de tu antiguo software y Fube te devuelve la plantilla oficial de Fube ya rellenada con tus datos.

Elige poblar desde archivo existente y selecciona tu export. Fube lee las cabeceras de tu archivo y las empareja automáticamente con los campos de su plantilla: una columna "Nombre" de tu programa cae en el campo nombre de Fube, "NIF" en el campo de identificación fiscal, y así sucesivamente. El emparejado es genérico: intenta encajar las columnas de cualquier CSV o Excel, sin importar de qué programa venga. Al terminar, descargas una plantilla Excel poblada con tus datos dentro.

Paso 3 · Revisa la plantilla poblada antes de importar

El emparejado automático acierta en lo evidente, pero no es infalible: una columna con un nombre poco habitual puede no encajar, y un dato que en tu programa anterior estaba en un formato distinto puede llegar incompleto. Por eso este paso es el más importante de toda la migración: abre la plantilla poblada y repásala fila a fila.

• Comprueba que cada columna ha caído donde toca (que el NIF está en la columna del NIF, no en otra).
• Rellena a mano los campos obligatorios que hayan quedado vacíos —el encabezado los marca— y corrige lo que el mapeo no haya entendido.
• No toques los encabezados de la plantilla ni la conviertas a otro formato: la plantilla Excel conserva los acentos y caracteres especiales correctamente.

Si en tu archivo de origen un valor no encaja con las opciones que Fube espera para un campo (por ejemplo un tipo de cliente que no existe), el mapeo lo deja con el valor por defecto o vacío: revisarlo aquí te evita un aviso de error más adelante.

La columna «Referencia»: lo único que tienes que inventarte tú

Si lo que traes son documentos —facturas, simplificadas, proformas, presupuestos o albaranes—, su plantilla no tiene una hoja: tiene dos. Una se llama «Importación» y lleva una fila por documento (el cliente, la fecha, el número); la otra se llama «Líneas» y lleva una fila por cada concepto de cada documento.

Lo que ata las dos hojas es una columna llamada «Referencia», y es el único dato de toda la plantilla que no sale de tu programa anterior: lo pones tú. Puede ser lo que quieras —«A», «1», el número de factura de tu software antiguo—, con una sola condición: el mismo texto tiene que aparecer en la fila del documento y en todas sus líneas. No se guarda en Fube; sólo sirve para juntarlas al importar.

Si la dejas vacía, las líneas no se atan a nada y la importación las rechaza. Es el error que más veces convierte una migración de dos horas en una de dos días, porque no salta hasta el final. Cuando revises la plantilla poblada, comprueba esta columna la primera.

Paso 4 · Decide cómo se importa: solo crear o crear o actualizar

De vuelta en el asistente, elige el modo de importación. Son dos y la diferencia importa:

• Solo crear — entran únicamente los registros nuevos. Si un registro ya existe en Fube, esa fila se reporta como error y no se toca el que ya tenías. Es el modo de la primera carga, cuando partes de una cuenta vacía.
• Crear o actualizar — los registros que ya existen se actualizan y los nuevos se crean. Es el modo de una puesta al día, cuando ya tenías datos dentro y quieres refrescarlos.

Y aquí conviene saber cómo decide Fube que un registro "ya existe", porque no es por donde la mayoría supone. Cada tipo de dato tiene su propia clave:

Lo de clientes y proveedores sorprende siempre: dos fichas con el mismo NIF y el nombre escrito distinto —«Acme SL» y «Acme, S.L.»— son, para la importación, dos registros distintos, y en modo «crear o actualizar» te acabas con las dos. Antes de una puesta al día, normaliza los nombres en tu hoja.

En ambos casos ningún registro se duplica sin que tú lo veas: tú decides si esta tanda es una primera carga o una actualización.

Paso 5 · Sube la plantilla y revisa el resultado

Por último, sube la plantilla Excel de Fube ya revisada. Aquí hay un detalle clave: en la subida final, el importador acepta solo plantillas Excel (XLSX) generadas por Fube —vacías y rellenadas a mano, o pobladas en el paso 2—, no un CSV suelto ni el export en bruto de tu antiguo programa. El populate del paso 2 es justo el puente entre ese export y la plantilla que sí se acepta. Cada archivo admite hasta 20 MB.

Antes de escribir nada, Fube comprueba la plantilla entera y te enseña qué va a pasar con cada registro: si se crea, si actualiza uno que ya tienes o por qué no entra, y en los documentos, el total que calcula Fube con sus líneas. Hasta que no lo confirmas, no se ha escrito nada.

Si algún registro no entra, eliges tú: no importar nada todavía —la opción que viene marcada: corriges esas filas y vuelves a subir la plantilla— o importar sólo los correctos y dejar los demás para después. Si cierras sin confirmar, no se pierde: queda en el listado de Utilidades › Importar datos como Pendiente de revisar, y al abrirla vuelves a la revisión.

Al terminar, el resultado te dice cuántos han entrado y, si alguna fila se ha quedado fuera, cuál y por qué. Descargar errores te baja tu misma plantilla con sólo esas filas y el motivo en una columna «_error»: la corriges y la vuelves a subir tal cual. Y si una importación sale Fallida entera, Reintentar vuelve a comprobar el archivo y te lleva de nuevo a la revisión, sin escribir nada hasta que confirmes. Repite el flujo completo para el siguiente tipo de dato.

Casos límite y errores comunes

• Importar facturas en el orden equivocado. Si subes las facturas antes que sus clientes o productos, las filas afectadas no entrarán. Importa siempre clientes y productos primero.

• Histórico de facturas. Fube puede importar tu histórico de facturas y simplificadas marcándolo como facturas externas —las rectificativas no: se hacen en Fube, contra su factura—: reflejan tu numeración previa y no se vuelven a enviar a la AEAT, a diferencia de las que emitas desde Fube. Ese histórico tiene que cumplir tres condiciones, y la tercera es la que más filas tumba en una migración real:

  1. Tu empresa necesita tener ya al menos una factura emitida en Fube con Verifactu. Si no, la importación se rechaza entera.
  2. Cada factura externa debe tener fecha anterior a esa primera factura de Fube.
  3. Su número no puede existir ya en esa serie. Si el número que traes coincide con uno que Fube ya ha generado, la fila se rechaza con un aviso del estilo de «Ya existe una factura con numeración F260001 en esta serie». Ojo: la comparación es contra el número ya decorado —con su prefijo y su año—, así que el choque aparece justo cuando tu numeración antigua se parece a la que Fube usa por defecto. La forma limpia de evitarlo es importar el histórico a una serie propia, distinta de la que usas para emitir.

  Antes de migrar el histórico conviene entender cómo funciona el envío de serie en Verifactu en Fube.

• Las importaciones no se deshacen en bloque. No hay un botón de "deshacer" masivo. Por eso conviene probar con pocas filas antes del lote completo y conservar el archivo original por si hace falta reimportar.

• Sin importadores por marca. Fube no tiene un importador específico de tal o cual competidor: el mapeo es genérico y trabaja sobre las columnas de tu archivo, vengan de donde vengan. Lo que cambia entre programas es cómo se llaman las columnas del export, y eso se resuelve revisando la plantilla poblada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir directamente el CSV que exportó mi antiguo programa?

Sí, pero en el paso de poblar plantilla: ahí Fube acepta tu CSV o Excel para encajarlo en su plantilla. En la subida final, en cambio, solo se admite la plantilla Excel (XLSX) generada por Fube. Es decir, tu export entra por la puerta del populate, que te devuelve la plantilla que sí se importa.

¿Qué pasa con los acentos y los caracteres especiales?

La plantilla Excel los conserva correctamente. Rellénala o pobla la plantilla directamente sin convertirla a otros formatos, y los acentos llegarán intactos.

¿Puedo migrar también clientes y productos, no solo facturas?

Sí. Son trece tipos: clientes, proveedores, categorías de producto, productos, los cinco documentos de venta (facturas, simplificadas, proformas, presupuestos y albaranes), gastos, y los tres de equipo (empleados, departamentos y centros de trabajo). Las rectificativas no se importan: se hacen en Fube, contra la factura que corrigen. Recuerda el orden: primero la base (categorías, clientes, productos), después los documentos que dependen de ella. Si dudas con los impuestos que se aplicarán a tus documentos, repasa cómo trata Fube los impuestos en tus facturas.

¿Por qué la importación me rechaza todas las líneas de mis facturas?

Casi seguro por la columna «Referencia». Es la que ata la hoja «Importación» con la hoja «Líneas», la rellenas tú y, si la dejas vacía o no coincide exactamente entre las dos hojas, las líneas no se atan a ningún documento y se rechazan. Está explicada en el paso 3.

¿Esto presenta algo ante Hacienda?

No. Migrar es traer tus datos a tu cuenta de Fube y dejarlos ordenados; no presenta modelos ni comunica nada a la AEAT por sí mismo. Para cualquier duda sobre qué declarar y cuándo, consúltalo con tu asesoría.

Empieza tu mudanza con calma

La migración es una de las herramientas del área de importación y exportación de datos de Fube: arrancas con tu cartera dentro, no con una cuenta vacía. Si quieres probarlo, puedes crear tu cuenta gratis y empezar por traer tus clientes; el resto de tipos de dato siguen el mismo flujo.