Cómo crear y enviar un presupuesto en Fube

Cómo crear y enviar un presupuesto en Fube

Antes de facturar, casi siempre hay una conversación de precio: el cliente pide una oferta, tú la preparas, la envías y esperas el "sí, adelante". Esa oferta es el presupuesto, y el problema habitual no es hacerlo, sino que se pierde en el correo: no recuerdas qué versión mandaste, ni cuáles siguen abiertas, ni cuáles se cerraron.

Esta guía es para quien vende servicios o productos y quiere ordenar ese embudo: vas a aprender a crear un presupuesto, enviárselo al cliente y registrar su respuesta para que en todo momento sepas qué tienes sobre la mesa.

Antes de empezar conviene tener claras dos cosas. La primera: un presupuesto no es un documento fiscal. No genera asiento contable, no lleva numeración fiscal y no se envía a la AEAT; eso ocurre solo cuando emites la factura. Por eso puedes editarlo, reenviarlo y negociar con total libertad. La segunda: necesitas una serie de presupuestos configurada —Fube crea una por defecto la primera vez, con el prefijo PR y el año delante del número, del estilo PR260001— y, si vas a enviarlo por email, tener bien el correo del cliente en su ficha. Si todavía no has dado de alta a quién va dirigida la oferta, puedes crear la ficha del cliente sobre la marcha desde el propio formulario.

Paso 1. Crea el presupuesto

Desde el menú lateral, el panel de presupuestos de Fube reúne todas tus ofertas con su estado, con pestañas para verlas por respuesta: Todos, Aceptados, Pendientes y Rechazados. Pulsa Crear presupuesto —o la tecla N, que hace lo mismo— y rellena el formulario.

Cinco cosas son obligatorias y conviene saberlas antes de sentarte a montarlo:

Lo demás es tuyo. El cliente es opcional al crear el documento —puedes montar la oferta y asignarlo después—, aunque conviene indicarlo porque sus datos quedan copiados en el presupuesto. Las líneas de detalle las añades del catálogo o a mano, con cantidad, precio, descuentos y el tipo impositivo que corresponda (IVA, IGIC en Canarias o IPSI en Ceuta y Melilla); el panel calcula la base, los impuestos y el total. Y los métodos de pago, las notas y el pie de página son textos comerciales que se muestran en el documento y que puedes dejar preconfigurados como plantilla.

Que la fecha de vencimiento sea obligatoria es una decisión deliberada: una oferta sin caducidad se queda abierta para siempre y no hay forma de hacerle seguimiento.

Cuando termines, guarda. El presupuesto queda en estado Pendiente a la espera de respuesta del cliente.

Dónde se configura todo esto. La serie y las preferencias del módulo (textos por defecto, impuestos, plantilla) cuelgan del propio módulo de presupuestos, en Ventas > Presupuestos > Series y Ventas > Presupuestos > Preferencias. No hay un apartado global de "Series y numeración" en Configuración: cada tipo de documento lleva las suyas. Si gestionas varias líneas de negocio y quieres una numeración propia para cada una, ahí es donde creas series independientes.

Paso 2. Revisa y descarga el PDF (opcional)

Antes de enviarlo, conviene comprobar cómo se verá. Desde el menú de cada presupuesto, Descargar presupuesto (PDF) genera el documento tal cual lo recibirá el cliente, con tu logotipo y tus condiciones. Es la forma de revisar el formato o de adjuntarlo tú mismo a un correo escrito a mano.

Paso 3. Envíaselo al cliente

Fube ofrece dos vías de envío, y puedes usar la que prefieras según el caso.

Enviar por email

En el menú del presupuesto, Enviar presupuesto abre un panel con el destinatario (toma el email de la ficha del cliente), un asunto y un mensaje, ambos ya redactados con el número del presupuesto. Revisa el texto, ajústalo si quieres y confirma. Fube envía el correo con el presupuesto adjunto.

Compartir un enlace público

La opción Generar enlace crea una URL pública y la copia al portapapeles. El cliente la abre sin registrarse en Fube y ve el presupuesto, que puede descargar en PDF. Es cómoda para compartir por WhatsApp, Telegram o cualquier canal que uses.

El enlace caduca, y viene con fecha puesta. Fube propone 90 días (unos tres meses) desde el día en que lo generas; puedes cambiar esa fecha antes de crearlo, pero si no tocas nada ése es el plazo. Llegado el día, el enlace deja de funcionar de verdad: Fube marca los enlaces vencidos cada madrugada y el cliente ya no ve el documento. Si te lo vuelve a pedir, genera uno nuevo.

Paso 4. Registra la respuesta del cliente

Cuando el cliente te confirma —por el canal que sea—, abre el presupuesto y cambia su estado de aceptación a Aceptado o Rechazado. Ese estado queda visible en el listado y alimenta tu tasa de conversión, de modo que ves de un vistazo cuántas ofertas tienes sobre la mesa y cuántas se han cerrado.

Conviene aclarar un punto para no llevarse a engaño: el enlace público muestra el presupuesto, no incluye un botón para aceptarlo. La aceptación no es una firma electrónica vinculante ni se registra sola: eres tú quien marca el estado en Fube cuando el cliente da el visto bueno. El presupuesto es una oferta comercial, no un contrato.

Ojo con marcar Rechazado a la ligera. No es una etiqueta informativa: un presupuesto rechazado queda bloqueado para la conversión, y el submenú Convertir a... desaparece de su menú. Si no estás seguro de que la oferta esté muerta, déjala en Pendiente.

Paso 5. Cuando hay venta, conviértelo en factura

Con el presupuesto aceptado (o simplemente pendiente), en su menú de acciones tienes Convertir a..., que crea una factura nueva en borrador ya rellenada con el cliente y las líneas del presupuesto, y la deja enlazada al documento de origen. También puedes convertirlo en proforma o en albarán.

El recorrido completo —qué se copia y qué no, qué pasa con la numeración, qué hace falta tener configurado y por qué un presupuesto solo se convierte una vez— está en la guía de convertir un presupuesto en factura.

Casos límite y variantes

• Ofertas parecidas para varios clientes. Usa Duplicar presupuesto: copia un modelo y solo cambias el cliente y las cantidades. Te ahorra montar el documento desde cero cada vez.
• El cliente pide cambios. Edita el presupuesto y vuelve a enviarlo o a compartir el enlace. Si quieres dejar constancia de cada versión, mejor duplica el original y envía uno nuevo.
• Descartar una oferta. Si una propuesta ya no aplica, puedes eliminarla desde su menú con Eliminar presupuesto. Como no es un documento contable, borrarlo no tiene efecto fiscal alguno.
• Marcaste Rechazado y el cliente ha cambiado de opinión. El presupuesto rechazado no se convierte en nada: primero devuélvelo a Pendiente o Aceptado (o duplícalo) y entonces conviértelo.
• Se te pasó la fecha de validez. No pasa nada automático: el presupuesto no cambia de estado ni se bloquea. Al ir a convertirlo, Fube te avisa de que caducó y cuántos días hace, pero te deja facturarlo igual —un cliente que acepta tarde es normal—. Repasa antes que los precios sigan en pie.

Preguntas frecuentes

¿Un presupuesto tiene efecto fiscal?

No. Es una oferta comercial sin impacto contable: no genera asiento, no lleva numeración fiscal y no se remite a la AEAT. Solo la factura que generas a partir de él cuenta a efectos fiscales.

¿El cliente acepta el presupuesto desde el enlace?

No directamente. El enlace público le permite ver y descargar el documento sin registrarse, pero no incluye un botón de aceptación con valor legal. Eres tú quien marca el estado como Aceptado o Rechazado en Fube cuando el cliente te lo confirma.

¿Qué pasa cuando vence la fecha de validez de un presupuesto?

Nada de forma automática: el estado no cambia solo. Si la oferta ya no es válida, duplica el presupuesto y envía uno nuevo con precios y condiciones actualizadas.

No lo confundas con la caducidad del enlace público, que es otra cosa y va por su cuenta: Fube le pone 90 días por defecto y, pasada esa fecha, el enlace deja de abrir el documento aunque el presupuesto siga perfectamente vivo.

¿Puedo convertir un presupuesto que marqué como rechazado?

No mientras siga rechazado. El submenú Convertir a... desaparece de su menú, y si entras por la URL de conversión verás el aviso "Este presupuesto ha sido rechazado y no se puede convertir en una factura". Devuélvelo antes a Pendiente o Aceptado, o duplícalo.

¿La factura que sale del presupuesto cumple con Verifactu?

Sí: es una factura ordinaria de Fube y sigue el mismo flujo que el resto de tu facturación. Pero Verifactu no viene activado de serie: si tu cuenta ya está sujeta a él y no has completado su configuración, podrás preparar el borrador pero no emitirlo —Fube responde "No se puede emitir la factura porque Verifactu no está activo"—. Ten presentes los plazos de obligación: 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios, profesionales y autónomos. La guía de cómo empezar con Verifactu te lleva por la activación.

Con esto tienes el recorrido de la oferta: montarla con las fechas puestas, enviarla por el canal que uses y dejar registrado el "sí" o el "no" para no perder el hilo. Puedes empezar a usar Fube gratis y mandar tu primer presupuesto en minutos; el plan gratuito está disponible para siempre.