Cómo escribir docs con tu equipo y pedírselos a Fube

Cómo se hace una visita técnica, qué cubre cada garantía, qué se le manda al cliente cuando firma: en casi todos los equipos eso vive en la cabeza de una persona, en notas del móvil o en un grupo de mensajes. Funciona hasta que esa persona no está, o hasta que entra alguien nuevo. Esta guía es para dejarlo escrito dentro de Fube, en docs que lee todo el equipo, y para pedirle a Fube que escriba contigo: que mejore un párrafo, que haga un informe con tus facturas o que dibuje los pasos de un proceso.

Antes de empezar: qué es un doc

Un doc es un texto que escribe tu equipo: un protocolo, un acta, una lista de precios, una bienvenida para quien entra. No es un documento de venta: las facturas, los presupuestos y los albaranes siguen en Ventas. Los docs viven en la Biblioteca, la entrada del menú lateral que lleva la etiqueta «Beta», junto a los archivos que sube el equipo; cómo se ordenan en carpetas y proyectos lo tienes en la guía de la Biblioteca.

• Quién entra: todo el equipo con acceso a la Biblioteca. La gestoría no entra, porque es de fuera del equipo: a ella se le manda el doc en PDF.
• Fube escribe en los docs con el Agente IA, y lo que le pidas cuenta en su presupuesto mensual, como lo que le pides en el chat. Lo tienes explicado en el presupuesto del Agente IA.

Paso 1 — Crea el doc

En la Biblioteca, pulsa Crear y elige Doc en blanco, o pulsa la tecla N. Se abre el doc vacío: escribe el título arriba y el texto debajo. No hay botón de guardar: el doc se guarda solo mientras escribes, y arriba a la derecha ves Guardando… y luego Guardado.

También puedes pedírselo a Fube desde el cuadro de la Biblioteca, «Pide a Fube un doc o busca en toda la biblioteca…»: escribe lo que quieres —«un resumen del trimestre para la gestoría»— y pulsa Intro. Fube lo escribe en segundo plano con los datos de tu empresa y el doc aparece en la Biblioteca al terminar. Si dentro de un proyecto pulsas Crear, el doc nace ya en ese proyecto.

Paso 2 — Escribe con la barra o con «/»

La barra de arriba tiene lo de cualquier editor: deshacer y rehacer, el tipo de texto (texto, títulos 1 a 3, cita o código), negrita, cursiva, subrayado, tachado, las tres listas —con viñetas, numerada y de tareas, con su casilla para marcar—, la alineación, los enlaces y Insertar.

En una línea vacía, escribe / y elige qué poner: Texto, Título 1, Título 2, Título 3, Lista, Lista numerada, Lista de tareas, Tabla, Cita, Bloque de código o Separador. Los atajos de siempre también funcionan: Ctrl+B para la negrita, Ctrl+Z para deshacer o Ctrl+A para seleccionar todo.

• Las tablas se manejan con sus asas: cada fila y cada columna tiene la suya, con un menú para insertar y eliminar, y hay botones para añadir una fila o una columna. Arrastrando el borde de una columna cambias su ancho, y el ancho se guarda.
• En esta página: con los títulos que pongas, el doc arma su índice en el margen izquierdo, cuando la pantalla deja sitio, y marca dónde estás al bajar.

Paso 3 — Decide quién lo ve

Al lado de Guardado, el botón de quién lo ve tiene dos opciones:

Sólo el autor del doc cambia quién lo ve. Los demás ven lo que hay, sin el desplegable. Un doc del equipo lo puede editar cualquiera del equipo; borrarlo, sólo su autor, el propietario de la cuenta o un administrador, desde Más → Eliminar doc.

Esto también decide qué sabe Fube: los docs del equipo los usa para contestar en el chat —si el equipo dejó escrito qué cubre una garantía, Fube lo contesta con lo que dice el doc—, y los de Sólo yo no los usa para nadie.

Paso 4 — Escribid a la vez

Varias personas pueden tener abierto el mismo doc y escribir al mismo tiempo, incluso en el mismo párrafo: cada una ve el cursor de las demás con su nombre, y arriba quién está dentro. Lo que escribe cada uno se junta solo, sin pisarse, y Ctrl+Z deshace sólo lo tuyo.

Si se te va la conexión, sigues escribiendo: arriba verás Sin conexión: se guarda al volver, y al volver se junta con lo de los demás. Si intentas cerrar la pestaña con algo sin guardar, el navegador te pregunta antes. Y si el autor pasa el doc a Sólo yo mientras lo tienes abierto, verás Ya no tienes acceso a este doc.

Paso 5 — Pídele a Fube que escriba dentro del doc

Fube escribe dentro del doc de dos formas:

• Sobre un texto que selecciones. Al seleccionarlo sale Pedir a Fube, con seis peticiones a un clic —Mejora la redacción, Hazlo más corto, Hazlo más claro, Resúmelo, Corrige la ortografía y Tradúcelo al inglés— o la que tú le escribas.
• Donde está el cursor. En una línea vacía, Pedir a Fube es lo primero del menú / y del Insertar de la barra. Puedes pedirle algo con tus datos: «una tabla con lo facturado este mes por cliente».

Lo que propone no se queda hasta que tú quieras: lo que quita sale tachado y lo nuevo, resaltado en azul, en su sitio. Debajo eliges Aceptar, Descartar u Otra versión. Mientras decides, el doc no cambia, y los demás ven en tu cursor que le estás pidiendo algo a Fube. Al aceptarlo, entra como un cambio tuyo.

Paso 6 — Gráficas y diagramas

Fube también dibuja dentro de los docs, cuando se lo pides:

• Gráficas de barras o de líneas con tus cifras —«lo facturado y lo gastado cada mes»—, dibujadas a escala: cada barra mide lo que dice su cifra.
• Diagramas para pasos, fases o caminos —«el camino de una instalación, de la visita a la legalización»—.

No se editan a mano. Al pulsar uno se selecciona entero, y encima sale Pedir a Fube que lo cambie, con peticiones como Pásala a líneas, Actualiza las cifras o Simplifícalo. Al descargar el doc salen como imagen.

Paso 7 — Úsalo desde el chat

El botón Preguntar de arriba le pasa el doc al chat de Fube para que le preguntes sobre él o le pidas un cambio; desde la Biblioteca, lo mismo hace Añadir al chat.

• Pedir un informe. Si en el chat le pides un informe, o que guarde lo que te ha contado, Fube lo escribe como un doc y te deja el enlace. Ese doc nace en Sólo yo, porque es la respuesta a lo que pediste tú; si quieres que lo vea el equipo, cámbialo a Equipo o pídeselo así desde el principio.
• Cambiar un doc. Antes de tocar un doc que ya existe, Fube te pide que lo confirmes. Cambia sólo el trozo que toca, aunque haya alguien escribiendo: quien tenga el doc abierto ve el cambio resaltado, firmado como «Fube, por» y el nombre de quien se lo pidió. La tarjeta Doc cambiado del chat tiene el botón Deshacer el cambio de Fube, que quita sólo lo suyo aunque otros hayan escrito después.
• Reescribir entero un doc que alguien tiene abierto no se hace encima: Fube lo deja en un doc nuevo y te lo dice.

Paso 8 — Descárgalo

En Más tienes Descargar en PDF, Descargar en Word y Descargar en Markdown. El PDF sale en A4, con su texto seleccionable y el título y el número de página en el pie. Es la forma de mandarle un doc a la gestoría o a alguien de fuera.

Lo que todavía no hace

Para que no lo busques:

• Imágenes dentro del doc: no se pueden poner. Una foto o un PDF van aparte, como archivo en la Biblioteca.
• Comentarios, historial de versiones y plantillas: no hay.
• Permiso de sólo lectura: quien entra en la Biblioteca lee y edita los docs del equipo.
• Gráficas de tarta o de áreas: de momento, barras y líneas.
• Dibujar tú una gráfica o un diagrama: los dibuja Fube; si quieres cambiar algo, se lo pides.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un doc y un documento? En Fube, un documento es lo que emites o recibes en la facturación: una factura, un presupuesto, un albarán. Un doc es un texto de tu equipo. Por eso se llaman distinto, y Fube no los confunde cuando le pides «el documento FAC0142».

¿Fube lee mis docs privados? Los de Sólo yo no los usa para contestar a nadie. Sí los lee si tú se los pasas, con Preguntar o Añadir al chat.

¿Puede la gestoría ver un doc? No entra en la Biblioteca. Descárgalo en PDF o en Word y mándaselo.

¿Se pierde algo si dos personas escriben en la misma frase? No. Lo que escribe cada uno se junta solo, y cada uno puede deshacer lo suyo sin tocar lo del otro.

Empieza por lo que más se pregunta

El primer doc que más rinde suele ser el que responde a la pregunta que más te hacen: cómo se hace una visita, qué cubre una garantía, a quién se llama cuando algo falla. Escríbelo una vez, déjalo en Equipo y Fube lo tendrá a mano cuando alguien se lo pregunte. Si todavía no usas Fube, crea tu cuenta gratis y pídele el primero.