Cómo leer el panel CRM de Fube (y qué hacer con cada cifra)

Cómo leer el panel CRM de Fube (y qué hacer con cada cifra)

Un panel comercial no sirve para mirarlo: sirve para decidir qué haces el lunes. El panel CRM de Fube reúne ocho cifras que responden a tres preguntas distintas —cuánto entra, cuánto hay en juego y qué se te está escapando— y cada una pide una reacción diferente.

Esta guía va indicador por indicador: qué mide exactamente, qué significa que esté alto o bajo, y qué hacer entonces. Con dos avisos de lectura que evitan sacar conclusiones equivocadas.

Antes de empezar: el CRM está desde Business

El panel forma parte del módulo CRM, que no entra ni en el plan gratuito ni en Pro. En esos dos planes, al abrir CRM verás la pantalla que explica el módulo y ofrece subir de plan; desde Business tienes el panel completo. Lo que incluye está en CRM y embudo de ventas, y qué trae cada plan, en precios.

Y necesitas algo que medir: el panel se calcula sobre tus leads, tus oportunidades y tus actividades. Sin nada de eso, es una pantalla de ceros perfectamente sana.

El selector de periodo, y el primer aviso de lectura

Arriba a la izquierda eliges el periodo: Últimos 7, 30 o 90 días, Últimos 12 meses, Este mes, Este trimestre (el valor por defecto) o Este año. Fube recuerda el que elijas en ese navegador, así que sobrevive a un refresco.

Aquí está el primer aviso: no todas las cifras cambian al cambiar el periodo. Y no es un fallo.

Las de la derecha son una foto del estado actual: cuánto tienes abierto y cuánto tienes sin hacer hoy. Preguntar «cuántas oportunidades tenía abiertas en marzo» no tiene respuesta en este panel, porque abierta es un estado, no un suceso. Las de la izquierda sí cuentan sucesos, y por eso se recortan al intervalo.

Cuánto entra: leads y conversión

Leads del periodo es simplemente cuántos contactos comerciales nuevos has creado en el intervalo. Es el termómetro de tu captación.

Tasa de conversión es el porcentaje de esos leads que acabaron ganados, es decir, convertidos en cliente. De cada cien que entraron, cuántos terminaron facturando.

Las dos hay que leerlas juntas, porque por separado engañan:

• Muchos leads y conversión baja — captas mucho y mal. El problema está en la cualificación, no en el cierre: cruza la cifra con el desglose Leads por estado para ver en qué fase se caen, y con Leads por origen para ver qué canal te trae gente que no compra.
• Pocos leads y conversión alta — cierras bien pero llega poca gente. El cuello está antes: no toques el proceso de venta, abre el grifo.
• Conversión al 0 % con leads que sí compraron — casi siempre significa que nadie está marcando los leads como Ganado, que es el estado que esta cifra cuenta. Convertirlo con convertir un lead en cliente lo hace solo; si tu equipo crea el cliente por su cuenta y deja el lead como estaba, la cifra no se entera.

Y una precisión que evita discusiones: los dos indicadores se calculan sobre los leads creados en el periodo. Un lead que entró en enero y firmó en marzo suma en la conversión de enero, no en la de marzo. Es lo que hace que la tasa mida la calidad de una tanda de captación y no la actividad de un mes suelto — pero también que los periodos cortos y recientes salgan bajos, porque a esos leads aún no les ha dado tiempo.

Cuánto hay en juego: las tres cifras del pipeline

Oportunidades abiertas es cuántas ventas siguen vivas. Valor del pipeline es lo que sumarían todas si ganaras absolutamente todas. Pipeline ponderado es lo que cabe esperar de verdad: cada oportunidad cuenta por su valor multiplicado por su probabilidad de cierre.

Las tres cuentan sólo oportunidades abiertas. Lo ya ganado o perdido no entra, porque esto mide el negocio que aún está en juego.

De las tres, la que sirve para tomar decisiones es el pipeline ponderado. El valor bruto es una cifra de consuelo: nadie gana el cien por cien. Compara el ponderado con tu objetivo del mes y tendrás una respuesta honesta a «¿llego?».

Y una advertencia que ahorra sorpresas: el ponderado se mueve solo cuando cierras una venta. Al pasar una oportunidad a una etapa ganada, su probabilidad se fuerza al 100 % y acto seguido sale del pipeline abierto, así que el ponderado baja justo cuando has ganado. Es correcto. Lo ganado se mide en la cifra siguiente. La mecánica entera está en gestionar tu embudo de ventas.

Cuánto has cerrado: ganado y win rate

Ganado en el periodo es el importe de las oportunidades que cerraste con éxito dentro del intervalo. Es tu marcador.

Win rate es el porcentaje de acierto: de las oportunidades que se resolvieron en el periodo —ganadas más perdidas—, cuántas ganaste. Ojo con la lectura: no cuenta las que siguen abiertas. Un mes en el que no cerraste nada, ni bien ni mal, deja el win rate en 0 % sin que hayas perdido una sola venta.

Si el win rate cae, la respuesta no está en este panel sino en los motivos de pérdida que anotaste al mover las tarjetas a la columna de perdidas. Ahí se ve si pierdes por precio, por plazo o porque nadie contesta, y son tres problemas distintos.

Qué se te está escapando: actividades pendientes

Actividades pendientes cuenta tus seguimientos sin cerrar, y entre paréntesis, en rojo, las vencidas: las que tenían fecha y esa fecha ya pasó. Cuando hay alguna, la tarjeta entera se resalta.

Es el único indicador del panel que señala trabajo tuyo, y por eso es el primero que hay que mirar. Si el número de vencidas crece, deja de captar. Meter más leads en un embudo que ya no se atiende sólo empeora la tasa de conversión del mes que viene. Abre el calendario de actividades, ponte al día y vuelve.

Los desgloses: dónde se atasca el negocio

Bajo las cifras hay cuatro cuadros que sirven para diagnosticar lo que los KPIs sólo anuncian:

• Embudo — las oportunidades abiertas de un embudo en cada etapa, con lo que valen. Sale el embudo por defecto; si tienes más de uno, eliges cuál en la propia tarjeta. Si se acumula todo en una etapa intermedia, ahí tienes el atasco.
• Leads por estado — en qué fase de la cualificación se te quedan.
• Leads por origen — qué canales te traen gente, para saber dónde invertir.
• Actividades por tipo — de qué está hecho tu mes: llamadas, reuniones, tareas.

Y al pie, un bloque de actividad reciente con el pulso del periodo (leads nuevos, actividades completadas, oportunidades cerradas y notas: las de tus leads, tus oportunidades y tus clientes) y dos alertas: las actividades vencidas y las oportunidades estancadas.

Sobre las estancadas, un aviso. Fube considera estancada una oportunidad abierta que lleva más días sin tocarse que los Días para estancarse de su etapa. Se ponen en el editor de etapas de cada pipeline, y una etapa sin ese número no estanca nunca: las seis que crea Fube de partida vienen sin él, así que hasta que lo pongas esta cifra saldrá en cero aunque tengas operaciones paradas.

Casos límite y errores comunes

• Cambio de periodo y hay cifras que no se mueven. Es lo esperado. Ver la tabla del principio.
• El panel no refleja algo que acabo de hacer. Las cifras se calculan al abrir el panel y al cambiar de periodo. Vuelve a entrar, recarga o cambia el periodo.
• Win rate en 0 % sin haber perdido nada. No cerraste ninguna operación en el periodo. Amplía el intervalo.
• Ganado en el periodo en blanco pero sé que vendí. El importe se imputa por la fecha de cierre de la oportunidad, no por la de la factura. Si cerraste en el CRM el mes pasado, ahí está.
• La tasa de conversión no sube aunque gano clientes. Sólo cuenta leads que hayan quedado en estado Ganado. Un cliente creado directamente no pasa por el embudo, y un lead que ganaste sin tocarle el estado tampoco cuenta.
• «No se han podido cargar las métricas». Vuelve a entrar; si sigue, es cosa nuestra y no de tus datos: escríbenos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula exactamente la tasa de conversión?

Leads creados en el periodo cuyo estado es Ganado, dividido entre el total de leads creados en ese mismo periodo, en porcentaje.

¿El pipeline ponderado y el valor del pipeline son lo mismo?

No. El valor es la suma bruta de las oportunidades abiertas; el ponderado aplica la probabilidad de cada una. El primero es lo que ingresarías ganándolo todo; el segundo, lo que cabe esperar.

¿Qué cuenta como actividad vencida?

Una actividad pendiente cuya fecha programada ya pasó. En cuanto la completas o la cancelas, deja de contar.

¿Los datos del panel se actualizan solos?

Se calculan al abrir la pantalla y al cambiar de periodo. No hay refresco automático en segundo plano.

¿Puedo ver el panel de un comercial concreto?

El panel muestra las cifras de la empresa. Para mirar la cartera de una persona, filtra por responsable en los listados de leads, oportunidades y actividades.

Míralo el lunes, no a fin de mes

El panel se aprovecha con una rutina corta: vencidas primero, ponderado contra el objetivo después, y el desglose por etapa cuando algo no cuadra. Cinco minutos que evitan descubrir el 30 que el mes estaba perdido desde el día 10. El panel entra a partir del plan Business: míralo en precios y, si te encaja, crea tu cuenta y empieza a llenarlo. Antes puedes ver qué mide el CRM de Fube.