Cómo automatizar tus facturas recurrentes paso a paso

Hay ingresos que se repiten igual cada periodo: una cuota mensual, un alquiler, un mantenimiento, una iguala. Facturarlos no es difícil, es pesado: cada mes toca copiar la factura anterior, cambiar la fecha y comprobar que el número sigue la serie correcta. Multiplicado por todas tus cuotas, es media mañana y una fuente de despistes —la que se olvida, la que sale con fecha equivocada, la que rompe la numeración—. Esta guía es para quien factura lo mismo de forma periódica y quiere configurarlo una sola vez para que cada factura se prepare sola.

Antes de empezar

Empecemos por lo que nadie te dice hasta que entras a buscarlo: las facturas recurrentes no están en el plan gratuito. Son un módulo que entra a partir del plan Pro, con un cupo de plantillas que sube con el plan. Si estás en Starter, Recurrentes sí te aparece en el menú —no es que la opción desaparezca—: lo que te encuentras al entrar no es la lista de plantillas, sino la tarjeta que te ofrece activar el módulo. Dicho de otra forma, el clic no te da un error ni un vacío raro; te lleva a la pantalla de contratación. Puedes comparar en planes y precios, que traen periodo de prueba.

Con el plan resuelto, lo demás es tener a mano lo que vas a facturar:

• La ficha del cliente al que vas a emitir, ya creada.
• Los conceptos (productos o servicios) que incluirás, con su tipo de impuesto y, si eres profesional, su retención de IRPF.
• Decidido cada cuánto facturas y en qué serie.
• La activación de Verifactu completada. No hace falta para crear la plantilla ni para que Fube prepare el borrador, pero sí para emitirlo: sin ella, cada mes te encontrarás con un borrador que no puedes cerrar. Es un paso de una sola vez y lo cuenta la guía de cómo empezar con Verifactu.

Con eso resuelto, montar la recurrente lleva un par de minutos.

Paso 1 — Abre las facturas recurrentes

Entra en Ventas › Facturas › Recurrentes. Ahí viven las plantillas: cada una es una factura "maestra" que Fube usará para generar las facturas reales llegada su fecha. Si es tu primera vez, encontrarás el listado vacío y el botón para crear la primera. Tienes el detalle de cómo funciona esta parte en la página de facturas recurrentes.

Paso 2 — Crea la plantilla

Define el cliente, los conceptos que vas a facturar (con su impuesto y su IRPF si eres profesional), los métodos de pago y la serie de numeración. Es la misma información que pondrías en una factura normal, pero la guardas como plantilla para que se reutilice cada periodo en vez de rehacerla cada vez.

Hay dos campos propios de la plantilla que conviene no despachar:

• Nombre, y es obligatorio. No sale en la factura: es como se llama la plantilla para ti y, sobre todo, es el texto que aparece en las notificaciones ("Se ha generado la factura recurrente: X"). Un "Recurrente 1" te deja adivinando cuando tengas quince; "Cuota mensual mantenimiento — Acme S.L." se lee de un vistazo.
• Días para el vencimiento, que viene a 15. Cada factura que se genere tomará ese número de días desde su fecha de operación para calcular el vencimiento. Si cobras a 30 o a 60, cámbialo aquí una vez y deja de corregirlo cada mes.

La serie que elijas marca el orden de la numeración. Si aún no tienes claro cómo organizar tus series o por qué la numeración debe ser correlativa, repasa cómo funcionan las series y la numeración: Fube las lleva de forma correlativa y sin huecos por ti.

La descripción se rellena sola con la fecha del periodo

Este es el detalle que convierte una plantilla decente en una buena. En el campo Descripción o proyecto puedes insertar variables que Fube sustituye al generar cada factura:

{mes_operacion}, {año_operacion}, {fecha_operacion}, {mes_vencimiento}, {año_vencimiento} y {fecha_vencimiento}.

Así, Mantenimiento web — {mes_operacion} {año_operacion} sale como "Mantenimiento web — marzo 2027" en marzo y como "Mantenimiento web — abril 2027" en abril, sin que toques nada. El formulario te enseña la vista previa con las fechas reales de la próxima emisión mientras escribes.

Paso 3 — Define la frecuencia y el intervalo

Aquí decides el ritmo. La recurrencia es frecuencia por intervalo: eliges una de las cuatro frecuencias base —diaria, semanal, mensual o anual— y la combinas con un intervalo para afinarla:

• Trimestral: frecuencia mensual, intervalo 3 (cada 3 meses).
• Quincenal: frecuencia semanal, intervalo 2 (cada dos semanas).
• Anual: para una licencia o un servicio que se renueva una vez al año.

Fijas la fecha de inicio —si la dejas vacía se usa la de hoy, y si la pones en el futuro la primera factura sale ese día— y, si quieres, el total de facturas que se generarán (por ejemplo, doce cuotas y para). Si no lo limitas, la plantilla seguirá preparando facturas mientras la mantengas.

Mientras rellenas estos tres campos, el formulario te va enseñando debajo las próximas fechas de emisión que resultan de la combinación. Míralas antes de guardar: es la forma más rápida de cazar un intervalo mal puesto, y evita descubrirlo el día que llega una factura de más.

Paso 4 — Revisa el borrador que Fube prepara

Llegada la fecha programada, Fube crea la factura como borrador y te avisa dentro de la aplicación con una notificación que lleva el nombre de la plantilla. Ese borrador es tu punto de control: entre que el calendario prepara el documento y que sale con efectos fiscales, decides tú.

Con un matiz honesto: el modo borrador es el comportamiento por defecto, no una ley física. La plantilla tiene una opción de emisión automática que, activada, hace que cada factura se emita directamente en su fecha, sin pasar por borrador. Hoy esa opción no se puede marcar desde la aplicación —el formulario no la ofrece; sólo es accesible a través de la API—, así que si tú no has hecho nada especial, tus recurrentes generan borradores y punto. Pero conviene saber que la palanca existe, sobre todo si conectas Fube por API o alguien lo hizo por ti.

La notificación llega a los miembros del equipo que tienen permiso para ver facturas recurrentes, no a todo el mundo.

Paso 5 — Emite la factura

Abre el borrador, comprueba que todo está en orden (importe, conceptos, fechas) y emítelo. La emisión la confirmas tú siempre.

Una vez emitida, la factura recurrente se trata como cualquier otra: Fube la registra con su huella encadenada y su código QR y la envía a la AEAT, igual que si la hubieras hecho a mano. La serie y la numeración salen en orden.

Eso sí: para emitir hace falta tener Verifactu activado. Es la condición que más vale comprobar el primer mes, porque el fallo es silencioso en el peor sentido: la recurrente sigue generando borradores puntualmente y tú vas acumulando facturas que no puedes cerrar. Si al emitir ves "No se puede emitir la factura porque Verifactu no está activo", completa la activación de Verifactu y emite después: los borradores siguen ahí.

Cómo se gestiona una recurrente ya montada

Desde el menú de cada plantilla tienes lo que necesitas para el día a día:

• Editar regla de recurrencia, para cambiar importes, frecuencia, repeticiones o cliente. Los cambios afectan a las facturas futuras; las ya generadas no se tocan.
• Duplicar regla de recurrencia, que es lo que usarás para montar la segunda cuota de un cliente sin rehacerla entera. La copia se crea al momento y se abre para que la ajustes, con dos cambios a propósito: empieza mañana y no emite sola, aunque la original sí lo hiciera, de modo que lo que genere sean borradores mientras la repasas. Si quieres que emita sola, activa Emitir automáticamente en la copia.
• Borrar regla de recurrencia, para dejar de generar. Las facturas ya generadas se conservan: borras la plantilla, no el histórico.

Y si lo que quieres es que pare sola, no la borres: pon un total de facturas y se detendrá al llegar a ese número.

Casos límite y errores comunes

Algunas situaciones que conviene tener claras de antemano:

• Subes el precio de una cuota: edita la plantilla y el nuevo importe se aplicará a las facturas que se generen a partir de ese momento; las ya emitidas no cambian. No se actualiza sola, así que conviene revisar tus recurrentes cada cierto tiempo para que importes y condiciones sigan vigentes.
• Necesitas facturar un periodo pasado: la generación automática solo trabaja hacia delante. Para un mes anterior, crea esa factura manualmente desde el listado de facturas.
• Varias cuotas para el mismo cliente: puedes tener tantas plantillas como te permita tu plan, y son cientos. Es habitual una por concepto —por ejemplo hosting, mantenimiento y soporte—, cada una con su frecuencia.
• Cobras por domiciliación SEPA: programa la generación unos días antes del cargo, así te da tiempo a revisar y enviar cada factura junto a su adeudo.
• Una generación falla (un cliente eliminado, una serie sin cuenta válida): Fube te avisa, pero la notificación no te dice por qué. Su texto es siempre el mismo: "No se ha podido generar la factura recurrente «X» en su fecha programada. Revísala para corregir el problema". Así que toca abrir la plantilla y mirar qué falta —lo habitual es el cliente o la serie—. La buena noticia es que la recurrente sigue activa y no consume esa ocurrencia: si lo arreglas, vuelve a intentarlo en la siguiente pasada.

Preguntas frecuentes

¿La factura se emite sola o la reviso antes? Por defecto, la revisas: Fube prepara cada factura como borrador y te avisa. Existe una opción de emisión automática en la plantilla que se salta ese paso, pero hoy no se puede activar desde la aplicación —sólo por API—, así que en el uso normal la emisión la confirmas tú.

¿Cada cuánto puedo facturar? Combinas frecuencia (diaria, semanal, mensual o anual) con un intervalo, así que cubres desde "cada día" hasta "una vez al año", pasando por trimestral o quincenal.

¿Las facturas recurrentes cumplen con Verifactu? Sí. Una vez emites el borrador, la factura se trata como cualquier otra: se registra con su huella y su QR y se envía a la AEAT. Ahora bien, para poder emitir tienes que haber activado Verifactu antes: si no, el borrador se genera igual pero no se deja cerrar. Recuerda que usar un sistema de facturación conforme a Verifactu es obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto de empresarios, profesionales y autónomos desde el 1 de julio de 2027. Si quieres una guía práctica paso a paso, tienes cómo empezar con Verifactu en Fube.

¿El precio se actualiza solo si cambia? No. Editas la plantilla y el nuevo importe aplica a las facturas futuras; las ya generadas quedan intactas.

Empieza a automatizar

Si facturas lo mismo cada periodo, configurar tu primera plantilla recurrente lleva unos minutos y te ahorra reconstruir la factura del mes pasado una y otra vez. Es un módulo de los planes de pago, así que el primer paso es ver cuál te encaja en planes y precios —tienen periodo de prueba— o, si aún no tienes cuenta, crear la tuya gratis y empezar por la facturación normal. Cuando el volumen te lo pida, las recurrentes están esperando.