Cómo crear y emitir tu primera factura en Fube

Tu primera factura es la que más respeto impone: no quieres equivocarte en el número, en el IVA ni en los datos fiscales del cliente. La buena noticia es que en Fube ese cuidado lo lleva el sistema por dentro —numeración correlativa, impuestos, registro legal— y a ti te queda lo que de verdad importa: decidir a quién facturas, qué conceptos incluyes y darle al botón de emitir cuando todo está en orden. Esta guía te lleva de la pantalla vacía a tu primera factura emitida, con su PDF y su código QR, sin que tengas que saber nada de Verifactu para empezar.

Antes de empezar

Necesitas cuatro cosas resueltas:

• La activación de Verifactu completada. Es la que más gente pilla por sorpresa, porque no se hace desde la factura: hasta que la completas puedes preparar borradores pero no emitirlos, y al pulsar Emitir te lo dirá. Es un asistente de una sola vez —revisar los datos de empresa y firmar el acuerdo con tu certificado, en tu propio ordenador— y lo cuenta entero la guía de cómo empezar con Verifactu. Está incluido en todos los planes, incluido el gratuito, pero incluido no es lo mismo que activado.
• Tu dirección fiscal completa. Fube no te deja emitir si falta. Si al pulsar emitir ves el aviso "Completa la dirección fiscal de tu empresa antes de emitir facturas", ve a la configuración de tu empresa, rellénala y vuelve. La dirección sale en la propia factura.
• El cliente al que vas a facturar, ya lo tengas o lo crees sobre la marcha.
• Saber qué cobras: los conceptos (productos o servicios), su precio y su tipo de impuesto. Si eres profesional y aplicas retención de IRPF, tenlo en cuenta también.

La facturación está disponible en todos los planes de Fube, incluido el gratuito, así que puedes hacer esto desde el primer día. Cada plan tiene un cupo anual de facturas; lo verás si te acercas al límite.

Paso 1 — Elige o crea el cliente

Entra en Ventas › Facturas y pulsa el botón para crear una nueva factura. Lo primero que te pide es el cliente.

• Si ya lo tienes dado de alta, búscalo y selecciónalo: Fube recupera su nombre, su NIF y su dirección fiscal automáticamente.
• Si es nuevo, créalo en el momento sin salir de la factura. Ojo con lo que te va a pedir: si el cliente es una empresa o un autónomo, el formulario exige el NIF y la dirección de facturación completa —calle, número, código postal, provincia, ciudad y país— antes de guardar. Sólo para un particular basta con el nombre. Ten esos datos a mano o el alta se te quedará a medias con la factura abierta.

Si prefieres prepararlos antes, gestiónalos desde su propia sección —tienes el detalle en gestión de clientes—. Los datos del cliente son los que saldrán impresos, así que conviene que su NIF y dirección estén bien.

Paso 2 — Añade los conceptos (las líneas)

Una factura es, en el fondo, una lista de líneas: cada línea es un concepto que cobras. Por cada una indicas:

• Descripción: qué vendes o qué servicio prestas.
• Cantidad y precio unitario (sin impuestos).
• Impuesto de esa línea. Aquí está la clave fiscal: el impuesto se elige línea a línea, no para toda la factura. Por defecto Fube propone IVA 21 %, pero puedes cambiarlo a IVA 10 %, 5 %, 4 % o 0 % (los tipos de la península), a IGIC si operas en Canarias, a IPSI si estás en Ceuta o Melilla, o marcar la línea como exenta. Cada concepto puede llevar el tipo que le corresponda.

Puedes traer conceptos de tu catálogo de productos para no teclearlos cada vez —lo tienes en la guía de cómo montar tu catálogo— o escribirlos a mano si es algo puntual. A medida que añades líneas, Fube calcula sola la base imponible, el impuesto y el total.

Descuentos: los hay de dos clases

No es lo mismo rebajar una línea que rebajar la factura entera, y Fube distingue las dos cosas:

• Descuento de producto, que se aplica a una línea concreta. Útil cuando rebajas un artículo y el resto va a tarifa.
• Descuento a todo el documento, que se aplica sobre el conjunto. Es el clásico «un 10 % por pronto pago».

Los dos salen desglosados en el panel de totales, así que el cliente ve de dónde viene la rebaja en lugar de encontrarse un precio raro sin explicación.

Las dos fechas, y por qué el vencimiento sale a 15 días

La fecha de operación es la de la venta o el servicio y viene puesta con la de hoy. La fecha de vencimiento es la fecha límite de pago, y Fube te la propone a 15 días vista de la fecha de hoy: es un valor fijo de partida, no algo que salga de la serie ni de la ficha del cliente. Si tú cobras a 30 o a 60, cámbiala a mano en cada factura.

La descripción del documento es el título o la referencia interna que verás en el listado y en el PDF. Admite hasta 255 caracteres: es un titular, no un lugar donde contar el proyecto —para eso están las notas—.

Si eres profesional: la retención de IRPF

Si emites facturas profesionales sujetas a retención de IRPF (el porcentaje que el cliente te retiene y adelanta a Hacienda por ti), actívala en la factura e indica el tipo (por ejemplo, 15 % o 7 %). A diferencia del impuesto, el IRPF se aplica al conjunto de la factura, no a cada línea: Fube lo resta del total para que el importe a cobrar salga correcto. Si no procede retención, déjalo desactivado.

Paso 3 — Elige la serie

Toda factura pertenece a una serie, que es la que marca su numeración. Elige la serie y Fube se encarga del resto: asigna el número correlativo, sin saltos y sin huecos en el momento de emitir (no antes). La ley exige numeración consecutiva, y un hueco o un número repetido es justo el tipo de error que da disgustos en una revisión; Fube lo evita por diseño.

Si trabajas con varias series (una por año, por tipo de documento o por delegación) y quieres organizarlas, repasa cómo funcionan las series y la numeración. Para tu primera factura, la serie por defecto sirve perfectamente.

Paso 4 — Revisa el borrador

Mientras la rellenas, la factura vive como borrador. En ese estado puedes cambiarlo todo cuantas veces quieras: añadir o quitar líneas, corregir importes, ajustar el cliente. El borrador todavía no tiene número definitivo ni efectos fiscales; es tu espacio de trabajo.

Antes del paso siguiente, repasa con calma: el cliente y su NIF, los conceptos y sus importes, el impuesto de cada línea, el IRPF si lo aplicas y la serie. Comprueba que el total cuadra con lo que esperas cobrar; lo que veas aquí es exactamente lo que saldrá en el PDF.

Paso 5 — Emite la factura

Cuando todo está revisado, pulsa Emitir. Fube te muestra una confirmación ("Confirmar emisión") con el número y la fecha de la factura y te recuerda asegurarte de que los datos son correctos antes de continuar. La emisión siempre la confirmas tú: Fube nunca emite una factura a tus espaldas. Ese clic es la frontera entre un borrador editable y un documento con valor legal.

Al confirmar, en ese mismo instante ocurren varias cosas, todas automáticas:

• La factura recibe su número correlativo de la serie y pasa al estado emitida. A partir de aquí ya no se edita.
• Se registra conforme a Verifactu con su huella encadenada: una firma única (un hash) que se enlaza con la de la factura anterior, formando una cadena que delata cualquier manipulación posterior. Una vez has completado la activación, va de serie: no vuelves a tocar nada factura a factura.
• Se genera el PDF con su código QR, que permite verificar la factura y es la marca visible de que el documento es conforme.
• El registro se envía a la AEAT (la Agencia Tributaria) como parte de Verifactu, también de serie.

El aviso que verás no dice "Factura emitida", y conviene saberlo. Con Verifactu activo, al confirmar sale "Factura registrada." con la coletilla "La estamos enviando a la AEAT. El resultado aparece en la propia factura, en el apartado Veri*Factu". No es un fallo ni un documento a medias: la factura ya tiene su número y ya no se edita; lo que queda pendiente es la respuesta de la Agencia, que llega en minutos y puede ser aceptada, aceptada con errores o rechazada. Sólo cuando la AEAT la da por buena verás el "Factura emitida." a secas.

Mientras tanto ya la tienes: descargable, enviable a tu cliente y con todas las garantías. Si quieres entender qué es Verifactu sin tecnicismos, tienes la guía para empezar con Verifactu y los detalles del envío a la AEAT; si la AEAT rechaza alguna, el camino de vuelta está en resolver errores de Verifactu.

Qué puedes hacer con una factura ya emitida

Emitir no es el final. Desde el menú de acciones de la propia factura tienes, entre otras:

• Enviar factura por email al cliente, con el PDF adjunto.
• Generar enlace para que la vea o la descargue sin registrarse.
• Añadir pago, total o parcial, y llevar así el estado de cobro.
• Descargar factura (PDF), con su código QR.
• Duplicar factura, para reutilizarla como base de la siguiente.
• Crear rectificativa, si detectas un error.
• Convertir a… albarán, presupuesto o factura proforma, cuando el mismo documento tiene que viajar en otro formato.
• Anular factura, que no es lo mismo que rectificar: genera un registro de anulación que también se envía a la AEAT. Fube no la deja anular si la factura ya tiene rectificativas asociadas: son dos caminos excluyentes.

Y el listado tiene tres pestañas, que es donde se pierde la gente que busca una factura y no la encuentra: Emitidas, Anuladas y Borradores. Si acabas de guardar algo sin emitir, está en la tercera.

Casos límite y errores comunes

• "Completa la dirección fiscal de tu empresa antes de emitir." Falta algún dato de tu empresa. Ve a la configuración, rellena la dirección fiscal y vuelve a emitir.
• Te has equivocado en una factura ya emitida. No se borra ni se edita —la ley no lo permite—. Lo correcto es emitir una factura rectificativa (un abono que corrige a la original). Tienes el detalle en facturas rectificativas.
• Vendes a un particular por un importe pequeño. Si es menos de 400 €, te puede encajar mejor una factura simplificada (un ticket), que no necesita los datos fiscales completos del cliente. Esta guía cubre la factura ordinaria; el resto de tipos —proforma, presupuesto, albarán— los tienes en la sección de facturación.
• Aún no quieres que tenga efectos. Déjala en borrador: no consume número de serie ni se registra hasta que la emitas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que entender Verifactu para emitir mi primera factura? Entenderlo, no; activarlo, sí. La activación es un paso previo de una sola vez y sin él no puedes emitir —sólo preparar borradores—. Hecho eso, Verifactu (la huella, el QR, el envío a la AEAT) funciona por debajo: tú creas la factura como siempre y Fube se ocupa del cumplimiento. La guía de empezar con Verifactu explica las dos cosas sin jerga.

¿Cómo aplico el IRPF si soy autónomo profesional? Activa la retención de IRPF en la factura e indica el tipo (por ejemplo, 15 % o 7 %). Fube lo resta del total automáticamente. El impuesto (IVA, IGIC o IPSI), en cambio, se elige en cada línea por separado.

¿Fube me garantiza que la numeración no tenga huecos? Sí. El número se asigna al emitir, de forma correlativa y sin saltos dentro de cada serie. No tienes que llevar tú la cuenta. Lo explica a fondo la página de series y numeración.

¿Y si facturo lo mismo cada mes? Para cuotas e igualas periódicas, configúralas una vez como recurrentes y deja que Fube prepare cada factura por ti (tú solo revisas y emites). Lo tienes en la guía para automatizar facturas recurrentes.

Emite tu primera factura

No hay misterio: eliges cliente, añades lo que cobras con su impuesto, escoges serie, revisas y emites. El cumplimiento legal —numeración, huella, QR, AEAT— lo pone Fube por debajo, y la decisión de emitir siempre es tuya. Crea tu cuenta gratis y ten tu primera factura emitida en unos minutos. Cuando quieras ir más allá, te esperan las facturas recurrentes y el resto de la facturación de Fube.