Cómo comunicar algo a tu plantilla: anuncios y buzón interno
Publica un anuncio y segméntalo por departamento o centro, y abre hilos de conversación con un empleado sin salir de Fube. Con la trampa de la fecha de publicación explicada.
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Cómo comunicar algo a tu plantilla: anuncios y buzón interno
Hay dos cosas distintas que se confunden todo el rato. Una es decir algo a mucha gente —el almacén cierra el viernes, cambia la política de teletrabajo— y ahí no quieres respuestas: quieres que llegue. La otra es hablar con una persona concreta sobre un tema que se alarga, y ahí lo que quieres es el hilo entero en un sitio.
Fube tiene una herramienta para cada una, y esta guía explica cuándo usar cuál. Empezamos por la primera, que es la que tiene una trampa que conviene conocer antes de tocar nada.
Antes de empezar
Las dos son zonas administrativas: publicar anuncios y abrir hilos requiere permiso sobre el área de personal. La plantilla recibe y responde, pero no publica ni abre conversaciones.
Paso 1 — Escribe el anuncio
Ve a Equipo > Comunicación > Anuncios y pulsa Crear anuncio.
El título y el contenido son lo obvio. Los dos campos que deciden de verdad son el destinatario —al que llegamos en el paso siguiente— y la fecha de publicación, que es la trampa de la que hablábamos.
La fecha de publicación no programa nada. Es un interruptor.
En cuanto la rellenas y guardas, el anuncio sale en ese mismo momento, pongas la fecha que pongas. No se compara con el día de hoy: no hay un proceso esperando a que llegue el martes que viene. Si escribes el 20 de septiembre, se envía hoy.
Lo que sí puedes hacer —y es la forma correcta de trabajar con esto— es dejar la fecha de publicación vacía. Así el anuncio queda como borrador, no se entera nadie, y lo tienes ahí para repasarlo. El día que quieras publicarlo de verdad, lo abres, le pones la fecha y guardas: se envía en ese instante y una sola vez.
Hay también una fecha de expiración y una URL de imagen. La imagen es decorativa. Y sobre la expiración conviene ser claro: se guarda con el anuncio, pero hoy no hace que deje de verse. Es una anotación tuya, no un temporizador.
Paso 2 — Elige a quién le llega
El campo de destinatarios tiene tres opciones y funcionan exactamente como esperas:
| Destinatario | A quién llega | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Toda la empresa | A toda la plantilla | Cierre por puente, política general, comunicados de seguridad |
| Por departamento | Sólo a quien tenga ese departamento en su ficha | Cambios que afectan a un equipo |
| Por centro de trabajo | Sólo a quien esté asignado a ese centro | Obras en la nave, cambio de turnos de un almacén |
Segmentar bien no es una cortesía: un anuncio de almacén que le llega a toda la oficina enseña a la gente a ignorar los anuncios, y entonces ya no sirve ninguno.
Si vas a usar departamentos o centros, tenlos montados antes: los tienes en centros y departamentos.
Paso 3 — Entiende cómo lo recibe la gente
Aquí es donde se rompe la expectativa más común, así que va directo: no hay un tablón de anuncios que el empleado pueda abrir en la aplicación web. Lo que hay es esto:
- Al publicar, cada destinatario recibe una notificación —"Nuevo anuncio"— que lleva dentro el título y el texto completo. Esa notificación es el anuncio para el trabajador.
- En la app Fube Time las tiene reunidas en Más > Social > Anuncios, que es lo más parecido a un tablón: el histórico de lo que se le ha publicado.
De ahí salen dos consecuencias prácticas que más vale saber antes que después:
- Editar un anuncio ya publicado no vuelve a avisar a nadie. La notificación se envió con el texto de aquel momento y no se reescribe. Si te has equivocado en algo importante, lo honesto es publicar un anuncio nuevo con la corrección.
- Un anuncio en borrador no llega a nadie, ni siquiera a quien tenga permisos: mientras no tenga fecha de publicación, no existe fuera de tu pantalla.
Paso 4 — Para lo que necesita respuesta, abre un hilo en el buzón
Los anuncios son de ida. Cuando lo que hace falta es una conversación —pedirle a alguien una documentación que falta, seguir un tema durante semanas— la herramienta es el buzón.
Ve a Equipo > Comunicación > Buzón de mensajes y crea el hilo con tres datos: el asunto, el empleado con quien lo abres y el estado, que nace en Abierto.
A partir de ahí funciona como esperas: los mensajes se ordenan cronológicamente, tú escribes, la persona responde desde su lado —en Fube Time, en Más > Buzón— y todo queda en el mismo sitio. Los hilos los abre siempre RRHH o un responsable; el empleado responde a los que le abren, no inicia los suyos.
Paso 5 — Cierra el hilo cuando el asunto esté resuelto
Sólo hay dos estados y hacen justo lo que dicen:
| Estado | Qué permite |
|---|---|
| Abierto | Las dos partes pueden escribir |
| Cerrado | El histórico se conserva íntegro, pero no admite ninguna respuesta más |
Cerrar no es archivar por estética: es un cierre de verdad. Si alguien intenta responder a un hilo cerrado, Fube lo rechaza. Y si el asunto revive, se reabre volviendo a ponerlo en Abierto y la conversación continúa donde estaba.
Casos límite y errores comunes
- "He puesto fecha de publicación futura y se ha enviado hoy." Es el comportamiento esperado: la fecha no programa. Para publicar más adelante, deja el campo vacío y rellénalo el día que toque.
- "He corregido una errata y nadie se ha enterado." Correcto: editar no reenvía. Publica un anuncio nuevo si la corrección importa.
- "El anuncio caducó y sigue ahí." La fecha de expiración no oculta nada hoy. Si el anuncio ya no vale, bórralo.
- Alguien te pide días libres por el buzón. Redirígelo: las vacaciones tienen su propio flujo, con saldo y aprobación, en la guía para gestionar vacaciones y ausencias del equipo. Lo mismo con las correcciones de fichaje, que van por su solicitud y no por el buzón.
- Un empleado sin departamento asignado. No recibirá los anuncios segmentados por departamento. Revisa su ficha si esperabas que le llegaran.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los empleados responder a un anuncio?
No. Los anuncios son unidireccionales por diseño. Para conversar, el buzón.
¿Puedo programar un anuncio para el lunes que viene?
No hoy. La fecha de publicación publica en el acto. La forma de trabajar con ello es dejar el anuncio en borrador —sin fecha— y publicarlo el día que quieras.
¿Cómo sé si un anuncio llegó?
Se envía a todos los destinatarios del segmento en el momento de publicar. No hay acuse de lectura por persona.
¿Puedo abrir yo un hilo si soy empleado?
No. Los hilos los abre RRHH o un responsable; tú respondes a los que te abren. Tienes lo que sí puedes hacer por tu cuenta en la guía del portal del empleado.
¿Se borra algo al cerrar un hilo?
Nada. El histórico completo se conserva; lo único que cambia es que deja de admitir respuestas.
Un canal para avisar y otro para hablar
Si separas las dos cosas —anuncios para lo que hay que saber, buzón para lo que hay que resolver— la comunicación interna deja de vivir en un grupo de mensajería donde todo se mezcla y nada se encuentra. Y recuerda lo único que de verdad sorprende: la fecha de publicación publica ya.
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