Cómo montar tu catálogo de productos y servicios en Fube

Cómo montar tu catálogo de productos y servicios en Fube

Facturar lo mismo dos veces y teclearlo dos veces son cosas distintas, y la segunda no hace falta. El catálogo es la lista de lo que vendes —cada cosa con su precio y su impuesto ya decididos—, y su única función es que al hacer una factura escribas tres letras y salga la línea entera. Montarlo es media hora el primer día, y a cambio te ahorras el error de teclear un 10 % donde iba un 21 %.

Esta guía va de eso: crear productos, organizarlos, meterlos en bloque si ya los tienes en un Excel y saber qué pasa el día que dejas de vender uno.

Antes de empezar

No hay nada que activar: el catálogo está disponible desde el primer día y en todos los planes, también en el gratuito —que admite hasta 50 productos; a partir de ahí, el cupo sube con el plan—. Lo único que conviene tener decidido antes de empezar es qué impuesto lleva cada cosa que vendes, porque es el dato que se arrastra a todas las facturas futuras.

Si aún no tienes claro qué tipo aplicar a qué —IVA, IGIC o IPSI según el territorio de tu cliente—, léelo antes en la guía de impuestos en tus facturas. Aquí damos por hecho que ya lo sabes.

Paso 1 — Crea tu primer producto

Hay dos caminos, y acabarás usando los dos.

Desde el módulo. En el menú lateral, entra en Inventario › Productos y pulsa Crear producto —o la tecla N, que hace lo mismo—. Es el camino cuando te sientas a montar el catálogo de una tacada.

Desde la propia factura. Cuando estás añadiendo una línea y el producto no existe todavía, el selector te ofrece Crear producto para el catálogo. Lo creas ahí mismo, sin abandonar la factura, y queda disponible para la siguiente. Es el camino natural: el catálogo se acaba llenando solo, factura a factura.

Lo mismo vale para Inventario › Categorías, que cuelga del mismo grupo del menú junto con albaranes y pedidos.

Paso 2 — Los campos que deciden algo

El formulario tiene más campos de los que necesitas mirar. Estos cuatro son los que cambian el resultado; el resto se explica solo en pantalla.

El tipo de producto: Bien o Servicio. Está entre la categoría y la descripción, viene por defecto en Bien y es el que más gente pasa por alto. No es una etiqueta decorativa: es lo que permite clasificar correctamente las operaciones intracomunitarias, donde un bien y un servicio no tributan igual. Si vendes horas, ponlo en Servicio.

El precio y el impuesto, que se calculan en los dos sentidos. Tienes tres casillas —precio unitario sin impuestos, impuesto y total con impuestos— y funcionan en las dos direcciones: si tecleas la base, Fube calcula el total; si tecleas el total, Fube deriva la base. Eso es más útil de lo que parece cuando vendes a particulares y lo que tienes decidido es el precio de escaparate, con el impuesto ya dentro. Por defecto el producto nace con IVA 21 % y precio 0.

El estado: activo o inactivo. Un producto activo aparece en los selectores al crear documentos; uno inactivo desaparece de ellos pero sigue en todas las facturas donde ya está. Es la palanca para retirar cosas del día a día sin tocar el histórico, y volveremos a ella al final.

Los perfiles fiscales, que casi siempre se dejan vacíos. Es el campo para forzar un régimen fiscal concreto en este producto —por ejemplo un régimen especial de la AEAT—. Si lo dejas en blanco, el producto hereda los perfiles del cliente y, en su defecto, los de tu empresa, que es lo que quieres en la inmensa mayoría de los casos. Rellénalo sólo a propósito: cuando lo rellenas, manda sobre el del cliente y el de la empresa.

La referencia (tu SKU) es opcional, pero si vendes productos físicos ponla desde el principio: es lo que te deja buscarlos por código en vez de por nombre.

Paso 3 — Organiza con categorías antes de que sean cincuenta

Una categoría es un nombre, una descripción y un color, y sirve para que el listado siga siendo legible cuando el catálogo crezca. Se crean en Inventario › Categorías.

No hace falta inventar una taxonomía: agrupa por cómo vendes, no por cómo es el producto. Servicios profesionales, licencias, formación, mantenimiento, material… Lo que te permita filtrar el listado y encontrar algo en dos segundos.

Categoriza desde el principio. Recategorizar ciento veinte productos sueltos es una tarde que nadie dedica nunca.

Paso 4 — Úsalo al facturar

Con el catálogo montado, hacer una factura es escribir el nombre en la línea y elegirlo: la descripción, el precio y el impuesto vienen puestos. Puedes cambiar cualquiera de los tres en esa factura concreta sin que el producto del catálogo se entere —el precio del catálogo es la propuesta, no una condena—.

Y al revés: cambiar el precio de un producto no toca ninguna factura ya emitida. Cada línea guarda el importe con el que se emitió, así que subir tarifas en enero no reescribe lo del año pasado. El cambio afecta a lo que hagas a partir de ese momento.

El recorrido completo de una factura, con impuestos e IRPF, lo tienes en la guía de crear y emitir tu primera factura, y el detalle del módulo, en la página de catálogo de productos.

Paso 5 — Si ya tienes el catálogo en un Excel, súbelo en bloque

No lo teclees. El asistente está en Utilidades › Importar datos —no en Configuración, que es donde mucha gente lo busca— y funciona igual que con los clientes: eliges Productos, descargas la plantilla, la rellenas y la subes.

Dos cosas que conviene saber antes de abrir la plantilla:

• Las columnas vienen con el nombre técnico del campo, en inglés (name, reference, price, tax, category…), no en castellano. Es la plantilla que Fube genera y la que Fube espera de vuelta: no renombres las cabeceras ni la conviertas a otro formato.
• En la subida final sólo se aceptan plantillas generadas por Fube. Si tu catálogo está en un CSV o un Excel propio, súbelo en el paso de obtener plantilla para que Fube te lo encaje en la suya, y esa es la que importas.

La importación de datos es un módulo de pago: en el plan gratuito no está disponible, y entra a partir del plan Pro. Si estás en el gratuito y tienes veinte productos, sale más a cuenta teclearlos; si tienes cuatrocientos, mira los planes. El paso a paso del asistente, con el modo «solo crear» frente a «crear o actualizar» y el informe de errores fila a fila, está contado en la guía de importar clientes desde Excel: el flujo es el mismo.

Para el camino de vuelta no hace falta ningún módulo: en el listado seleccionas los productos que quieras, abres el menú de acciones y usas Exportar productos, en XLSX o CSV. Exporta lo que has seleccionado, no todo el catálogo.

Cuando dejas de vender algo: desactivar, no borrar

Aquí está el error que más veces hay que deshacer.

Si intentas eliminar un producto que aparece en algún documento, Fube no te deja y te dice exactamente dónde está metido: «No se puede eliminar "X" porque está en uso en 3 facturas, 1 presupuesto…». Y cuenta de verdad todo: facturas, simplificadas, rectificativas, presupuestos, proformas, albaranes, pedidos, recurrentes y oportunidades del CRM.

No es una molestia: borrarlo dejaría todos esos documentos sin el enlace a lo que se vendió, conservando el importe pero perdiendo el rastro, y eso no tiene vuelta atrás.

La salida es la que propone el propio mensaje: desactívalo. Deja de aparecer al crear documentos nuevos y el historial se queda intacto. Reactivarlo es editarlo y volver a ponerlo en activo.

Sólo se puede eliminar de verdad un producto que no aparece en ningún documento: uno creado por error, o un duplicado que nunca llegaste a usar.

Casos límite y errores comunes

• Un precio que cambia en cada venta. Deja el precio en 0 en el catálogo y pon el importe en cada factura. El producto sigue sirviendo para no reescribir la descripción y el impuesto.
• Precios distintos por cliente. El catálogo guarda un precio por producto. Si un cliente tiene tarifa propia, ajústala en la línea de su factura o presupuesto.
• Vendes en Canarias, Ceuta o Melilla. El tipo que corresponde lo marca el territorio de tu cliente, no el tuyo. Si facturas a los dos lados, ten productos distintos o cambia el impuesto en la línea.
• Has creado un duplicado. Busca por referencia o por nombre antes de crear. Si ya hay dos y ambos se han usado, desactiva el que no quieras y sigue con el bueno.
• Necesitas saber qué cambió y cuándo. Cada producto guarda un historial de versiones accesible desde su menú: es donde se ve un cambio de precio con su fecha.
• Buscas las estadísticas de un producto suelto. No existen: lo que hay es un ranking agregado de los más vendidos, y sólo con estadísticas avanzadas, que no están en el plan gratuito. Lo tienes en estadísticas de productos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener un producto con precio 0 €?

Sí. Sirve para muestras, para conceptos sin coste y para lo que se cotiza a medida: pones el importe en cada factura.

¿Cómo aplico un descuento a un producto?

En la línea del documento, no en la ficha. El descuento es de esa venta, no del producto.

Si cambio el precio, ¿se recalculan mis facturas?

No. Las emitidas conservan el importe con el que salieron. El precio nuevo se aplica a los documentos que crees a partir de ese momento.

¿Un producto inactivo desaparece de mis facturas antiguas?

No. Deja de ofrecerse al crear documentos nuevos y nada más: donde ya estaba, sigue.

¿Puedo importar productos en el plan gratuito?

No. La importación de datos entra a partir del plan Pro. Crearlos a mano, en cambio, no tiene ninguna limitación de plan.

Móntalo una vez y olvídate

El catálogo no es un módulo que haya que dominar: son treinta segundos por producto, hechos una sola vez, para que cada factura posterior salga en la mitad de tiempo y sin equivocarse de impuesto. Empieza por los cinco o seis conceptos que facturas cada semana y deja que el resto se vaya llenando desde las propias facturas. Crea tu cuenta gratis y monta los tuyos, o mira todo lo que cubre la facturación de Fube antes de empezar.