Cómo preparar el modelo 111 de retenciones de IRPF en Fube

Cómo preparar el modelo 111 de retenciones de IRPF en Fube

Cada trimestre, quien contrata a un asesor, un abogado o un diseñador que factura con retención tiene que rendir cuentas a Hacienda por el IRPF que les ha retenido: ese es el modelo 111. Y casi siempre toca el mismo repaso a mano — abrir las facturas recibidas, separar la base de la retención y sumar perceptor a perceptor. Si eres autónomo o una pyme dada de alta en el censo como obligado al 111, esta guía te enseña a montar la declaración en Fube paso a paso, entendiendo qué cifra calcula Fube y cuál completas tú.

Antes de empezar necesitas tener registradas en tu cuenta las facturas de gasto con retención de IRPF del trimestre —las de esos profesionales que te facturan reteniendo el 7 % o el 15 %—. No hay un paso extra de "preparar impuestos": el cálculo parte de esos mismos gastos. Si todavía no los anotas en la plataforma, empieza por registrar y digitalizar tus gastos; de ahí sale la parte del 111 que Fube arma por ti.

Una aclaración importante de partida: Fube ordena tus datos, calcula las dos secciones principales y genera el fichero, pero no presenta el modelo ante la AEAT en tu nombre. La presentación la haces tú o tu asesoría en la sede electrónica. Y nada de esto es asesoría fiscal personalizada: ante una duda sobre tu situación concreta, consúltalo con tu asesoría.

Qué declara el modelo 111 (y qué calcula Fube exactamente)

El 111 recoge las retenciones de IRPF que tú practicas a terceros y que ingresas por ellos. Tiene varias secciones —rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios, aprovechamientos forestales, derechos de imagen—, pero conviene tener claro de entrada qué hace Fube:

• Fube calcula la sección de actividades económicas: las retenciones a los profesionales que te facturan con IRPF. Las suma directamente desde tus facturas de gasto con retención del periodo.
• Y precarga también la sección de rendimientos del trabajo, o sea las nóminas de tu equipo, desde los resultados de nómina que hayas registrado en RRHH. Trae los perceptores, el importe y las retenciones, tanto dinerarias como en especie, y usa la fecha de pago para decidir a qué trimestre pertenece cada una —que es lo que declara el 111: retribuciones satisfechas en el periodo, no devengadas—.
• El resto lo completas tú sobre el desglose: los casos menos habituales (premios, aprovechamientos forestales, derechos de imagen).

No confundas el 111 con el modelo 130: el 111 son las retenciones que tú practicas a otros, mientras que el modelo 130 es tu propio pago fraccionado de IRPF como autónomo. Son trámites distintos y pueden convivir. Si quieres el contexto completo del modelo —quién está obligado, plazos y su relación con el 190—, el artículo modelo 111: retenciones de IRPF trimestrales explicadas lo desarrolla.

Paso 1 · Comprueba que tus gastos con retención están al día

Fube construye la sección de profesionales a partir de lo que ya hay en tu cuenta. Un gasto entra cuando cumple cuatro condiciones, no sólo la de llevar retención:

1. Está aprobado —el estado con el que nace un gasto revisado—.
2. Está en estado emitido. Un gasto anulado no se declara, aunque tenga retención.
3. Su retención de IRPF es distinta de cero.
4. Su clave de retención es la de actividad económica. Esto es lo que decide de verdad si entra, y lo vemos justo debajo.

Para cada gasto que pasa el filtro, Fube suma la base y la retención, y cuenta como perceptores a los proveedores distintos del periodo. Y si tienes equipo, la otra mitad viene de RRHH: asegúrate de haber registrado los resultados de nómina del trimestre, con su fecha de pago. Es el paso que más se olvida, porque se hace en otro módulo.

Si tienes dudas sobre cómo aparece el IRPF en un documento, la guía de los impuestos en tus facturas lo explica.

La clave de retención: lo que decide en qué modelo se declara

Llevar retención no basta para entrar en el 111. Lo que manda es la clave de retención que marcas al registrar el gasto, porque el IRPF que practicas a terceros se reparte en tres modelos distintos:

Así que la factura del alquiler, aunque la registres con su retención —y debes hacerlo, porque cuenta para el libro de gastos y para el modelo 130—, no suma en la sección de actividades económicas del 111.

Dos avisos sobre esto. El primero: los gastos anteriores a que existiera esta clave no la traen, y Fube los cuenta como actividad económica para no vaciarte el modelo. Si llevas años registrando bien el alquiler del local, revisa que esos gastos antiguos no se te estén colando. El segundo: si Fube detecta una retención del 19 % sin clasificar, te lo señala en el borrador en vez de decidir por ti, y con razón —ese mismo tipo es también el de las retribuciones del administrador de una sociedad que factura menos de 100.000 €, y ésas sí son del 111—.

Paso 2 · Crea el modelo del trimestre desde Informes

Desde el panel, entra en Informes → IRPF → Modelo 111 y crea uno nuevo. Primero indicas el ejercicio fiscal y el periodo de la declaración (1T, 2T, 3T o 4T) y pulsas Siguiente.

Con esos dos datos, Fube reúne los gastos con retención del periodo y arma la sección de actividades económicas —número de perceptores, base e importe retenido— y, en paralelo, la sección de rendimientos del trabajo con las nóminas pagadas en ese rango.

Paso 3 · Revisa el desglose y completa lo que falte

Fube muestra el desglose del modelo con sus totales. Detente aquí, porque es la parte clave:

• Comprueba que los perceptores, la base y las retenciones de actividades económicas coinciden con tus facturas de gasto del trimestre. Ojo con una cosa que confunde: la sección II no separa por porcentaje, y no es un descuido de Fube —el modelo no lo pide—. El 7 % del nuevo autónomo y el 15 % general van al mismo sitio, porque lo que se declara es el importe retenido, no el tipo con el que se calculó.
• Si un gasto con retención de alquiler te ha aparecido aquí, es que llevaba la clave de actividad económica (o ninguna, por ser antiguo). Corrígela en el gasto y vuelve a generar el borrador: esa retención es del 115.
• Mira si el borrador trae un aviso en la sección de rendimientos del trabajo. Fube compara lo capturado con la plantilla del periodo y, si falta alguien, lo escribe en el propio modelo diciendo cuántas personas son. No vacía la sección —lo capturado es correcto— ni te impide seguir, porque hay huecos legítimos, como una excedencia sin sueldo. Pero si el aviso está y el hueco no es legítimo, lo que falta es registrar esa nómina en RRHH, no teclearla aquí.
• Completa tú las secciones que Fube no calcula: los casos menos habituales (premios, aprovechamientos forestales, derechos de imagen). Si este trimestre no tienes nada en ellas, las dejas a cero.

El total de retenciones del modelo es la suma de todas las secciones, así que repasa que el resultado refleje tanto lo que Fube ha sumado como lo que has añadido tú. Cuando esté correcto, pulsa Presentar para guardar el modelo y pasar a la pantalla de descarga y justificante.

Paso 4 · Descarga el TXT y el PDF

En esa pantalla, Fube te deja dos botones de descarga:

• Descargar para presentar (TXT): un fichero con el formato del modelo 111 para subirlo a la sede electrónica de la AEAT, de modo que el formulario se rellene a partir de él.
• Descargar para tu archivo (PDF): una copia en PDF para tu archivo.

Recuerda: Fube genera el fichero, el botón de presentar en la sede lo pulsas tú (o tu asesoría), con certificado digital o Cl@ve.

Paso 5 · Adjunta el justificante y marca el modelo como presentado

Una vez presentado en la sede, vuelve a Fube. En esa misma pantalla rellenas el Número de declaración, adjuntas el PDF del justificante y pulsas Dar por presentado. Así dejas cada trimestre cerrado y localizable, sin tener el justificante perdido en una carpeta de descargas.

Casos límite y errores comunes

• El trimestre sale a cero. Si estás dado de alta en el censo como obligado al 111, debes presentarlo aunque no hayas retenido a nadie ese trimestre. Fube te deja el modelo listo para exportar igualmente.
• Las nóminas no aparecen, o aparecen a medias. No las teclees encima: el modelo ya las precarga, y escribirlas a mano las cuenta dos veces. Si faltan, es que esos resultados de nómina no están registrados en RRHH o su fecha de pago cae fuera del trimestre. El borrador te lo dice con un aviso cuando detecta personas de la plantilla sin resultado en el periodo; el arreglo está en RRHH, no en el modelo.
• Una factura no entra. Si el importe no te cuadra, casi siempre es porque un gasto no está registrado, tiene la fecha fuera del trimestre o no lleva retención anotada. Revisa el listado de gastos antes de descargar el fichero.
• Una factura de alquiler entra en el modelo y no debería. Es la clave de retención: revísala en el gasto. Y al revés, si te falta una retención que esperabas, comprueba que el gasto esté aprobado y emitido, no sólo registrado.
• Ya presentaste un 111 con un error. La dirección del error decide el camino: si el error hace que salga más a ingresar, es una declaración complementaria —al crear el modelo marcas Declaración complementaria, indicas el número de justificante de la original y el importe ya ingresado, y el nuevo modelo refleja la diferencia—. Si el error implica menos importe, no es una complementaria: hay que pedir una rectificación de autoliquidación en la AEAT. Fube te da el cálculo corregido; el trámite lo haces en la sede. Ante la duda, confírmalo con tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿De dónde saca Fube los datos del modelo 111?

De dos sitios. La sección de actividades económicas sale de tus facturas de gasto con retención de IRPF ya registradas: perceptores, base e importe retenido. Y la sección de rendimientos del trabajo sale de los resultados de nómina capturados en RRHH, por fecha de pago, con las retribuciones dinerarias y en especie. Sólo las secciones raras —premios, aprovechamientos forestales, derechos de imagen— se completan a mano.

¿Recoge las retenciones del 7 % y del 15 %?

Sí. Las retenciones a profesionales van a la sección de actividades económicas tanto si son del 7 % (el que suelen aplicar los nuevos autónomos) como del 15 % del régimen general. El porcentaje no cambia dónde se declara, solo el importe de la retención que Fube suma desde tus facturas de gasto. Puedes comprobar el cálculo de una factura concreta con la calculadora de retenciones de IRPF.

¿Fube presenta el modelo por mí ante Hacienda?

No. Fube genera el fichero TXT para la sede y el PDF para tu archivo, pero la presentación en la sede electrónica de la AEAT la haces tú o tu asesoría. Después puedes volver a Fube, adjuntar el justificante y marcar el modelo como presentado.

¿En qué se diferencia del modelo 130?

El 111 declara las retenciones que practicas a terceros —tu equipo y los profesionales que contratas—. El modelo 130 es tu propio pago fraccionado de IRPF como autónomo en estimación directa. Son cosas distintas y pueden convivir.

Deja el 111 listo sin cruzar nada a mano

La parte mecánica del modelo 111 —sumar las retenciones a profesionales perceptor a perceptor— deja de dar pereza cuando los gastos ya están en su sitio: Fube arma esa sección desde tus facturas de gasto con retención, tú completas el resto y te llevas el fichero listo para la sede. Puedes empezar gratis y montar tu primer modelo desde Informes, o revisar el modelo 111 dentro de Impuestos y el resto de modelos e impuestos que prepara Fube. El cálculo de profesionales lo pone Fube; la presentación, tú o tu asesoría.