Cómo revisar el registro de actividad y accesos de tu cuenta
Comprueba quién ha entrado en tu cuenta de Fube, cuándo y desde qué IP, qué intentos de acceso fallaron y quién ha creado, editado o borrado cada documento.
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Cómo revisar el registro de actividad y accesos de tu cuenta
Hay dos preguntas que nadie se hace hasta que pasa algo: «¿ha entrado alguien más en mi cuenta?» y «¿quién ha tocado esta factura?». Fube guarda la respuesta a las dos, pero no en el mismo sitio ni con la misma forma, y esa es la parte que cuesta encontrar. Esta guía te enseña a leer el registro de accesos —quién entró, cuándo, desde qué IP y qué intentos fallaron—, a filtrarlo y exportarlo, y a saltar al registro vecino cuando lo que buscas es quién cambió un documento. Al final tienes también lo que ninguno de los dos guarda, que conviene saber antes de necesitarlo.
Antes de empezar
Los dos registros viven en Configuración › Registros y son cosa del Propietario o del Administrador. Ningún otro rol los ve: la entrada de menú se filtra por el permiso de gestión de la empresa, y la propia API vuelve a pedir el permiso de lectura de auditoría, que sólo tienen esos dos perfiles. Si no encuentras Registros dentro de Configuración, no es que esté escondido: es que tu rol no llega. Cómo se reparte eso lo tienes en invitar a tu equipo y asignar roles.
No hace falta activar nada. Fube escribe estos registros desde el primer día y no se pueden apagar.
Paso 1 — Abre Configuración › Registros
Entra en Configuración, baja hasta el bloque Registros y pulsa la única tarjeta que hay, también llamada Registros («Consulta los registros de autenticación y actividad»). Fube te deja directamente en la primera de las dos pestañas que aparecen en la cabecera:
| Pestaña | Qué contesta |
|---|---|
| Logs de autenticación | Quién entró en la cuenta, cuándo y qué intentos fallaron. Se abre por defecto |
| Registro de actividad | Qué se creó, se editó o se borró, campo a campo y con la persona detrás |
Un aviso para no perderte: la pestaña se llama Logs de autenticación, pero el título grande de esa misma pantalla dice Actividad de Autenticación. Son la misma cosa con dos nombres.
Paso 2 — Aprende a leer una línea
El registro de accesos es una tabla ordenada de más reciente a más antiguo, con cinco columnas:
| Columna | Qué trae |
|---|---|
| ID | El identificador del apunte, útil sólo si tienes que citarlo en una consulta a soporte |
| Mensaje | El suceso, escrito como un código técnico en inglés |
| Fecha | El momento exacto, con hora |
| Nivel | INFO, ERROR o WARNING |
| Registrado por | El correo de la persona a la que Fube atribuye el suceso |
Lo que descoloca la primera vez es la columna Mensaje: no es una frase, es una etiqueta técnica. Son 19 sucesos distintos —nueve parejas de éxito y fallo, más uno suelto—, y esta es la traducción completa:
| Mensaje en el registro | Qué ha pasado |
|---|---|
authentication_success / authentication_failure | Alguien ha iniciado sesión, o lo ha intentado sin conseguirlo |
refresh_token_success / refresh_token_failure | Una sesión ya abierta se ha renovado sola, o no ha podido |
logout_success / logout_failure | Cierre de sesión |
registered_success / registered_failure | Alta de una cuenta nueva |
email_verify_email_sended_success / email_verify_email_sended_failure | Envío del correo de verificación de la dirección |
email_verify_success / email_verify_failure | Esa dirección se ha verificado, o el intento ha fallado |
reset_password_email_sended_success / reset_password_email_sended_failure | Envío del código para restablecer la contraseña |
reset_password_check_token_success / reset_password_check_token_failure | Comprobación de ese código de seis dígitos |
reset_password_success / reset_password_failure | La contraseña ha quedado cambiada, o no |
ecommerce_credentials_revealed | Alguien ha mostrado en pantalla las credenciales de una tienda conectada |
Ese último merece una mirada si vendes online: cuando alguien muestra en pantalla las credenciales de una tienda conectada, este apunte es el único rastro que queda de ello. Cómo se conectan esas tiendas está en conectar WooCommerce o PrestaShop.
Qué significa cada nivel
El filtro ofrece cuatro niveles —Depuración, Información, Advertencia y Error—, pero en la práctica sólo se usan tres: Información para los nueve sucesos que salen bien, Error para los nueve que fallan y Advertencia para el aviso de credenciales de tienda. Filtrando por Error te quedas exactamente con lo que no funcionó, que suele ser lo que buscabas.
Paso 3 — Despliega la fila y mira la IP
La columna de la IP no existe, y es justo el dato que casi siempre se busca. Está un clic más adentro: pulsa en cualquier punto de la fila, o en la flecha del principio (Mostrar detalles), y se abre el apunte completo.
Ahí encontrarás la dirección IP desde la que se hizo la petición, junto al resto del detalle técnico del suceso. Es lo que te permite distinguir «entré yo desde casa» de «entró alguien desde un sitio que no reconozco».
Y una tranquilidad que conviene decir en voz alta: el registro nunca guarda contraseñas ni tokens
de acceso. Fube los sustituye por *** antes de escribir el apunte, así que ni tú ni nadie con
acceso a esta pantalla puede leer la clave de nadie.
Paso 4 — Filtra hasta la línea que buscas
Sobre la tabla tienes un buscador —su texto de ayuda es el número de registros que hay— y, a su lado, un botón con forma de embudo, sin rótulo, que despliega una fila de filtros con una entrada por columna (al pasar el ratón dice Mostrar filtros; en el móvil abre un panel titulado Todos los filtros):
- Fecha, como rango, para acotar el día o la semana del incidente.
- Nivel, con las cuatro opciones de arriba.
- Registrado por, para seguir a una persona concreta.
- Mensaje e ID, por si buscas un suceso exacto.
Cuando hay algo filtrado aparece un botón para Limpiar filtros. Y un detalle práctico: los filtros viajan en la dirección de la página, así que puedes copiar el enlace de una vista ya filtrada y pasársela a tu asesoría o a soporte sin explicar nada.
Paso 5 — Selecciona y exporta
Aquí es donde más gente se atasca, y tiene una explicación de una línea: el botón Acciones está apagado hasta que seleccionas filas. No es un fallo ni un límite de plan.
- Marca las casillas de los apuntes que quieras (o la casilla de la cabecera para todos los de la página).
- Pulsa Acciones › Exportar registro de accesos.
- Elige formato —xlsx (Excel) o csv— y pulsa Descargar.
El fichero es más completo que la tabla: además del suceso, la gravedad y quién lo originó, trae el Detalle del suceso y la Información adicional, que es donde va la IP. Es el formato que querrás si tienes que adjuntar el rastro a una incidencia o guardarlo fuera de Fube. Si lo que necesitas es un volcado más amplio de tu cuenta, mira descargar tus datos y darte de baja: el registro de accesos también viaja dentro de esa copia.
Paso 6 — La otra pestaña: quién cambió qué
Si tu pregunta no es «quién entró» sino «quién cambió esto», cambia a la pestaña Registro de actividad. Es otra pantalla entera y se lee distinto: no es una tabla, es una línea de tiempo agrupada por días.
Cada apunte trae una etiqueta de color con lo que se hizo —Creado, Editado, Eliminado, Asociado o Desasociado—, el tipo de dato, la hora, la persona y su IP, y una vista previa de los tres primeros campos que cambiaron, con el valor anterior tachado y el nuevo al lado. Si hay más, lo dice: «+ N campos más». Al pulsar un apunte se abre un panel lateral con Fecha, Usuario, Acción, IP e ID Registro, y flechas para ir al anterior y al siguiente.
Tres cosas que conviene saber antes de empezar a buscar ahí:
- Arranca mostrando los últimos 30 días. Si buscas algo más antiguo, cambia el rango en Filtros › Fechas antes de concluir que no está.
- Cubre 28 tipos de dato, cada uno con su contador en Filtros › Tipo: facturas, rectificativas, simplificadas y sus rectificativas, proformas, presupuestos, albaranes, clientes, proveedores, gastos, productos, usuarios, fichajes y solicitudes de modificación de fichaje —y, para cada tipo de documento, su configuración y sus series—. Las líneas de cada documento se ven dentro del apunte del documento, no como un tipo aparte.
- Donde pone «Sistema» no hay persona detrás. Son los cambios que hace el propio Fube, por ejemplo al generar una factura recurrente.
En pantallas grandes hay además un botón En vivo, que refresca solo mientras lo miras, y una exportación propia que respeta los filtros que tengas puestos.
Casos límite y errores comunes
- El botón Acciones está gris y no puedo exportar. Selecciona antes al menos una fila. Sin selección no hay nada que exportar y el botón se queda apagado.
- No encuentro quién cambió el rol de un compañero. Ninguno de los dos registros lo guarda: los cambios de permisos de un miembro no están entre los tipos que cubre el registro de actividad. Para saber quién tiene qué hoy, ve a Configuración › Seguridad › Miembros; el reparto de accesos lo explica la página de equipo y permisos.
- Veo un
authentication_failurecon un correo que no es de nadie de mi empresa. Es un intento de acceso con una dirección tecleada a mano. Fube lo atribuye a ese correo tal cual; si no corresponde a ningún usuario tuyo, ese intento no aparece en tu registro. - Un apunte dice
anonymous. Es un suceso que Fube no ha podido atribuir a nadie: ni había sesión ni el correo intentado pertenece a una cuenta. - Busco los accesos a los fichajes y no están aquí. Tienen su propio registro, en otro sitio: Equipo › Horas y saldos › Auditoría de accesos, que anota quién ha consultado los fichajes de quién, cuándo, desde qué IP y con qué tipo de consulta.
- Quiero borrar una línea que no me gusta. No se puede, y es a propósito: un registro que se puede editar no sirve como rastro. La pantalla sólo consulta y exporta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se conserva el registro de accesos?
El plazo previsto es de 24 meses, el mismo que tiene previsto el registro de accesos a los fichajes: busca el equilibrio entre servir de rastro y no guardar correos e IPs más tiempo del necesario. En la práctica los apuntes antiguos siguen ahí: la poda automática existe pero está desactivada, así que hoy no se borra nada solo.
¿Puedo apagar el registro o borrar apuntes?
No, y esa es la idea. Fube escribe estos apuntes siempre, y la pantalla no ofrece ninguna acción de borrado ni de edición. Lo único que puedes hacer con ellos es consultarlos y exportarlos.
¿Me avisa Fube si alguien intenta entrar en mi cuenta?
No hay ninguna alerta automática por intento de acceso fallido: el registro está para que lo mires tú. Por eso la defensa real no es vigilar esta pantalla, sino activar la verificación en dos pasos, que impide entrar aunque alguien acierte la contraseña. Revisar el registro de vez en cuando es el complemento, no el sustituto.
¿Se ve mi contraseña en el registro?
No. Antes de guardar cada apunte, Fube sustituye por *** cualquier dato que huela a contraseña o a
token de acceso. En el registro queda el suceso, no la credencial.
¿Los cambios de una factura ya emitida aparecen aquí?
En la pestaña Registro de actividad, sí: cada cambio queda con quién lo hizo, cuándo y qué campo tocó, incluidas las líneas del documento. En Logs de autenticación, no: esa pestaña sólo guarda sucesos de acceso a la cuenta.
¿Puedo dar acceso al registro a mi asesoría sin hacerla administradora?
Hoy no. Consultar los registros va unido a los perfiles de Propietario y Administrador, así que o le das uno de esos dos roles o le pasas el fichero exportado, que suele ser lo razonable cuando sólo necesita ver un periodo concreto.
Míralo una vez al mes y deja de preocuparte
No hace falta vivir pendiente de esta pantalla. Con abrirla una vez al mes, filtrar por Error y comprobar que los correos que aparecen son los de tu equipo, ya tienes cubierto lo esencial de lo que esta pantalla sirve para detectar. Y si algo no cuadra, ahí tienes la fecha, la IP y el fichero para exportarlo. Si todavía no usas Fube, puedes crear tu cuenta gratis y tener el registro funcionando desde el primer acceso.
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